すべてのプロセスを終了するための手順があります。 それにもかかわらず、多くのワークフローには、費用と時間がかかり、ミスを起こしやすい手作業が含まれています。 ビジネスの世界で最も面倒で効果のない業務の XNUMX つは、手作業によるデータ入力かもしれません。 眠くなるだけでなく、貴重な時間とリソースを消費し、生産性を大幅に低下させます。 そのため、プロセスを高速化し、コミュニケーションを強化するために、組織はビジネス オペレーション全体および IT プロセス内でワークフローの自動化を進めています。 ワークフローの自動化は、手作業をプロセスの全部または一部を完了するソフトウェアに置き換えることで、プロセスを自動化します。 しかし、ワークフローの自動化にはどのような手順が必要で、マーケティングのメリットは何ですか? 続きを読む…
ワークフローの自動化とは何ですか?
ワークフローの自動化は、確立されたビジネス標準に準拠して、作業関連のアクティビティ全体でタスク、ドキュメント、および情報を独立して実行できるようにするための戦略です。 この種の自動化は、日々の生産性を高めるために頻繁に実行される単純な操作である必要があります。
つまり、ワークフローの自動化とは、時間とリソースを大幅に節約するために、テクノロジを使用して手動で時間のかかるタスクを合理化および自動化する行為です。 ワークフローを管理する一連のルールとプロセスを設計することにより、ソフトウェアを使用して、データ入力、電子メール通信、ドキュメント管理などの反復タスクを自動化します。 エラーを減らしながら効率と精度を高めることで、より迅速でシンプルで信頼性の高い作業を実現します。 ワークフローの自動化は、特定のタスクの実行を人からコンピューター プログラムに移します。
ただし、組織は、ワークフローを自動化する前に、まずジョブを構成するタスクを特定する必要があります。 次に、それらのタスクの実行方法を指定するロジックとルールを開発します。 ソフトウェアは、定義済みのビジネス ロジックと規制を使用してプログラムされます。
ロジックとルールは通常、プログラムの指示として機能する一連の if-then ステートメントであり、何をすべきか、あるタスクから次のタスクに進む方法をプログラムに通知します。 人間がアクティビティを管理する必要をなくすために、ソフトウェアはこれらのルールとロジックに従って一連のタスクを最初から最後まで完了します。
ワークフロー プロセスをどのように自動化しますか?
ワークフロー プロセスの自動化とは、ワークフロー ルールに基づくビジネス プロセスの作成、実装、および自動化を指します。 ビジネス ワークフローでは、確立されたビジネス規則に従って、システムと人の間で情報、人の作業、またはファイルを移動する必要があります。 ワークフローの自動化は、ビジネス オペレーションを合理化すると同時に、冗長な手動処理を排除するために行われます。
自動化できる典型的なビジネス プロセスの例を次に示します。
- 人事
- マーケティング
- ファイナンス
- 調達
- 営業
- IT サービス リクエスト
自動化されたワークフローを確立する最も効果的な手法は、完全なワークフロー図を作成することです。
ワークフロー ダイアグラムを準備したら、最新の自動化ソフトウェアが提供するドラッグ アンド ドロップ インターフェイスを使用して、自動化されたワークフローを非常に簡単に作成できます。
シンプルで複雑な会社の手順は、ワークフローの自動化の助けを借りて自動化できます。 自動化は、ビジネス プロセスを合理化するだけでなく、運用コストも削減します。 従業員と管理者は、面倒な雑用をやめて、より戦略的で生産的なプロジェクトに集中できるようになります。
ワークフローの自動化手順
ワークフローの自動化に完全に切り替える前に、すべての組織が検討する XNUMX つの重要なステップを簡単に確認してみましょう。
＃1。 反復タスクを特定する
企業がワークフローの自動化について考えるとき、最初のステップは、プロセスが繰り返されている領域を特定することです。
問題を特定するには、ビジネスを完全に把握する必要があります。 ビジネス ワークフローをよりよく理解し、定期的なタスクを特定するための最良の方法は、フロー ダイアグラムを使用して視覚的に描写することです。
現在のワークフローを強化し、面倒なプロセスを自動化することでプロセスを簡素化するワークフローを設計できます。 これは、他の利害関係者やプロセスの実際のユーザーと緊密に連携して実行する必要がある重要な段階です。
また、時間と実際のコストの削減という点で、正味の利点を考慮することもできます。 これにより、特定のビジネス オペレーションを自動化する必要がある理由について、説得力のあるビジネス ケースを作成しやすくなります。
＃2。 ビジネス目標の確立
問題が特定されたら、次のステップは、現在標準として導入されている手動のワークフローを利用して、会社の目標を概説することです。
目標は、単一の CPU でスループットを向上させるか、サイクル時間を短縮することによって、より多くの出力を提供するジョブのリソースを最適化することです。
あなたのチームは、より少ないデータ入力に対処し、プロセスの最適化により集中する必要があるかもしれません。
どのような場合でもかまいませんが、自動化がビジネス目標の達成にどのように役立つか、および成功の測定方法を計画する方法を説明できなければなりません。
＃3。 適切なワークフロー自動化ソリューションの選択
目標を達成するための手段を選択することが次の段階になります。 企業目標をどのように達成したいですか？ 次の重要なステップは、ソリューションに到達できるように最適なワークフロー自動化システムを選択することです。
適切なソフトウェアを選択して、ソリューション プロバイダーの選び方を理解してください。 自動化ツールの場合、基本的に市場にはたくさんの可能性があります。 あなたの会社に最適なものを理解することが重要です。
多くの企業は、柔軟性が高く、コストが低いため、クラウドの代替手段に切り替えています。
各オプションの利点と欠点を十分に検討する前に、独自の要求に基づいて 3 つから 5 つのプロバイダーを絞り込むことができます。 この選択を行う前に、ワークフローをわずか数分で設計できるクラウドベースの安全でセキュアなワークフロー ソフトウェアの完全なデモを表示することをお勧めします。
前の段階で確立した目標に基づいて、会社のプロセスを自動化するワークフロー ソフトウェアを選択します。 選択するワークフローは、簡単で、ユーザー フレンドリーで、ユーザーが順応できるようにする必要があります。
＃4。 ユーザーを教育する
スタッフは、次の段階で新しいワークフロー ソフトウェアを使用する方法についてトレーニングを受けます。 経営陣によって実施されるすべての新しい変更は、従業員から不要なものと見なされるため、抵抗に遭遇します。
エンドユーザーを意思決定プロセスの重要な部分にするためには、最初からエンドユーザーを組み込み、会話に含めることが不可欠です。 これにより、エンド ユーザーが責任を負い、最高のコンセプトを高めることができます。
既存の手動手順から新しい自動化システムへの明確な道筋があり、追いつくのに十分なトレーニングを受けていれば、この移行を効果的に行うのははるかに簡単です.
＃5。 重要なパフォーマンス指標を測定してプロセスを最適化
前述の手順を完了すると、新しい自動ワークフロー システムを使用できるようになります。
ビジネス ユーザーは、使用方法に基づいて手順を入力するため、この段階でアーマーのよじれを解決することが重要です。 重要業績評価指標の測定とワークフローの合理化を伴う最後のフェーズを実行する準備が整いました。
自動化されたワークフローは継続的に測定および監視されるため、ボトルネックを特定し、開発のための領域を提供するのに役立ちます。 新しく更新されたワークフローが継続的に評価されれば、チームはより効果的に機能します。
さまざまな種類のワークフロー自動化とは?
ワークフローの自動化は、ビジネス プロセス (BP) とロボティック プロセス (RP) の XNUMX つのカテゴリに分けることができます。
＃1。 ビジネス プロセス ワークフロー
組織は、ビジネス プロセス管理 (BPM) アプローチを採用することで、クライアントにより良いサービスを提供できます。 一般に、本質的なビジネス目標を達成するために、企業のワークフローをより効果的にする必要があります。 ワークフロー自動化ソフトウェアは、BPM の原則を使用して作成されることがよくあります。 したがって、このソフトウェアは、組織内の以前は面倒だった手動プロセスを合理化するのに役立ちます。
＃2。 ロボット プロセス ワークフロー
ロボティック プロセス オートメーション (RPA) ソフトウェアが利用可能になり、人間がかつて行っていたタスクをロボットが実行できるようになりました。 多くの場合、ボットは IT と並んで (および他のドメインで) 管理手順を支援します。 ボットは、処理の問題を修正するために最も適切なデータを認識して提供できます。 さらに、ボットはヘルプ デスクのリクエストとログイン認証を減らし、処理の問題が発生したときに介入することができます。
シミュレーションプロセス管理
ワークフローの自動化は、ほとんどの企業が行っている繰り返しのタスクをスタッフが実行する場合に時間を節約するのに役立ちます。 もちろん、ワークフローの自動化は困難な場合があります。 そのため、強力なワークフロー自動化ソフトウェアでプロセスを迅速に自動化する必要があります。
プロセスとワークフローを管理するためのその他のオプションについては、最高のビジネス ワークフロー自動化ソフトウェアを見てみましょう。
＃1。 ザピア
ワークフロー自動化ツール Zapier は、ドラッグ アンド ドロップのノーコード プロセス エディターを採用しています。 簡単な操作から多段階の繰り返しタスクまで、あらゆるものを自動化するのに役立ちます。
しかし、Zapier を際立たせているのは、それが提供するプログラム統合の数です。 基本的に、Zapier は 5,000 以上のアプリに対応しています。 また、このソフトウェアを使用することで、Gmail、Slack、Trello、Stripe など、すべてのビジネス アプリケーションの手順を自動化できます。 さらに、このリストのソフトウェア接続でさまざまなワークフロー自動化ツールを強化します。 Zapier のアプリのリストに必要な統合が見つからない場合は、追加のアプリを要求するか、自分で作成することができます。
＃2。 ClickUp
ClickUp は、基本的に完全な作業管理ツールです。 ワークフローの自動化のためのツールに加えて、プロジェクト管理、チーム コラボレーション、その他多くのツールを備えています。
別の言い方をすれば、ClickUp は単なる自動化ツールではないと考えるべきです。 はい、他のいくつかの自動化プログラムは、いくつかのタスク管理機能を提供します。 それにもかかわらず、ガント チャート、かんばんボード、サブタスクなどの一般的なツールを提供する ClickUp ほど多くの機能を提供するものはほとんどありません。 これは、ClickUp のルーチン タスクのすでに強力な自動化に加えて追加されたものです。 つまり、ClickUp を使用すると、自動化やプロジェクト管理を犠牲にすることなく、単一のソフトウェアですべてのワークフロー管理要件を処理できます。
＃3。 統合する
Integrify は、コーディングをほとんどまたはまったく必要とせずに、ワークフローを管理および自動化するためのプログラムです。 このプラットフォームには、プロセスの作成、フォームの設計、およびレポート プロセスのためのツールがあります。
Integrify は他のワークフロー アプリケーションと同様に多くの特徴を備えていますが、プロセスを構築する際にメモやコメントを追加する機能など、独自の機能もいくつか備えています。 したがって、Integify は、ビジネス ワークフローを開発および改善するために協力したいグループに最適です。 Integrity がプロセスのテストを可能にし、すべての自動化ワークフローの監査証跡を生成する方法と同様に、ワークフローの中断を恐れることなくコラボレーションを可能にします。
＃4。 ニンテックス
3 万を超えるワークフロー アプリが現在そのプラットフォームで実行されている Nintex は、8,000 を超えるエンタープライズ クライアントが、コーディングの知識を必要とせずにビジネス プロセスを管理、自動化、および改善するのを支援しています。
あなたの会社は、プロセス マッピング、高度なワークフロー、プロセス インテリジェンスなどの幅広いワークフロー自動化ツールを提供することで、各プロセスを計画し、実行し、成功を評価することができます。
確立されたプロセスを持つ企業の場合、Nintex を強くお勧めします。 これは、使いやすいワークフロー設計ツールと強力な接続を組み合わせて、すべてのアプリをリンクする洗練されたソフトウェアです。 これは、人事、財務、IT、および法律専門家に特に役立ちます。
＃5。 Kissflow
ワークフローとアプリの構築のために、Kissflow はノーコードとローコードの両方の代替手段を提供します。 Kissflow は現在、ワークフロー管理プラットフォーム、軽いプロジェクト管理ツール、そしておそらくマーケティング オートメーション ソフトウェアとして機能する多用途性を備えています。
Kissflow のプロセス ソフトウェア パッケージは素晴らしいものです。 これらは、わかりやすい UI と強力な分析の理想的な組み合わせを提供します。 たとえば、ワークフロー自動化システムの統計を表示するには、単純なメトリック ベースのレポートを使用できます。 または、独自のレポートを実行して、タスクを調べたり、データをより詳細に処理したりすることもできます。 さらに、Kissflow を使用すると、ダッシュボードを簡単に作成できるため (コードを使用せずに、または少しだけ)、レポートにアクセスして理解しやすくすることができます。
＃6。 フロックズ
Flokzu ビジネス プロセス管理ツールを使用すると、企業はフォームの設計、手順の自動化、レポートの実行などを行うことができます。 Zapier を使用して他の多数のソフトウェア プログラムと統合します。
ただし、Flokzu には、柔軟性の点で他のワークフロー プログラムとは一線を画すいくつかのツールがあります。 たとえば、チームメンバーの交代が簡単になります。 したがって、カスタム手順を簡単に変更して、誰かがオフィスにいない間に代わりのチーム メンバーを含めることができます。 そうすれば、仕事の遅れを心配する必要はありません。 同様に、Flokzu を使用すると、ワークフローを自動化しながら一時停止してタイマーを設定できます。 基本的に、Flokzu のワークフロー ソフトウェアは、変化するプロセス要件に適応できます。
ワークフロー自動化の利点
ワークフローの自動化は、管理から財務、IT、マーケティングまで、すべての部門を手動操作の負担から解放する可能性があります。
ビジネスの各部門でのワークフロー自動化ソフトウェアの利点を次に示します。
マーケティングにおけるワークフロー自動化の利点
- 反復的で退屈なタスクを実行するマシンを指定する
- さまざまな場所にいる同僚と一緒にワークフローに取り組みます。
- 適切な人がすべてのコンテンツを承認していることを確認してください。
- 質の高いリードを育成し、追求するための信頼できる手順を作成します。
- 複数のキャンペーンを自動化することができ、それらはすべて XNUMX つのダッシュボードから追跡できます。
IT プロセス自動化の利点
- 対応可能なチーム メンバーにチケットとエスカレーションを配布します。
- 冗長なサポート リクエストを排除
- 予定されている更新を関係者と確認します。
- シャドー IT を制御する
- リソースを制御し、使用パターンを観察する
シミュレーションプロセス管理 福利厚生 人事（HR）で
- 事務処理を大幅に削減
- 自動承認により、応募者のソーシング、検証、採用を迅速化
- すべてのプロセスが準拠していることを確認してください。
- ワークフローの可視性を高める
- オンボーディングおよびオフボーディング プロセスの速度を向上させます。
財務におけるワークフロー自動化の利点
- ドキュメント管理をよりシンプルに
- 承認の処理にかかる時間を短縮します。
- 定期請求の自動支払いを設定します。
- 給与を管理するための巧妙なメカニズムを作成します。
- 他の会計プログラムとデータを同期する
営業でワークフローの自動化を有効にする利点
- すべてのリードが同じロイヤル トリートメントを受けるようにします。
- 進行中の手順に関する有益な情報と分析を入手してください。
- ミスの結果として、リードが亀裂を通過することは決してありません。
- パーソナライズされた挨拶、感謝、またはプロモーション メールを送信します。
- リストの作成を標準化して簡単にします。
ワークフローの自動化を使用するには、開発者である必要がありますか?
いいえ。フォームとプロセスを生成するためのドラッグ アンド ドロップ技術を使用して、これらの製品はビジネス ユーザー向けに作成されます。 必要に応じて、開発者は追加のツールを使用してシステムを拡張できます。
ワークフロー自動化ツールとは?
ワークフロー自動化ツールは、システム間のデータの標準化、自動化、および転送に使用されます。
CRMのワークフロー自動化とは?
ワークフローの自動化は、ほとんどの CRM ソリューションに組み込まれている機能です。 ほとんどの場合、データの更新、統合、アクションのタイミングなどのパイプラインを開始する必要があります。CRM システム専用のこれらの機能を使用するには、CRM ライセンスが必要です。 ワークフローの自動化は、CRM をさらに効率化するのに役立ちます。
まとめ
ワークフローの自動化を使用すると、隙間から何かを逃すことなくビジネスを拡大し、繁栄させることができます。 テクノロジーが手作業を実行できるようにすることで、成長の痛みを経験することなく、会社をうまく拡大できます。
このテクノロジーは、基本的にすべての部門または部門で企業に利益をもたらします。 ワークフローの自動化には多くのメリットがあり、マーケティング、人事、財務のいずれにおいても、より効率的に作業できるようになります。
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参照
