多くの企業は、組織内の生産性のレベルと全体的なコミュニケーションの両方に影響を与える可能性のある内部の問題に苦しんでいます。 企業の性質によっては、イントラネットがそのような問題を解決できる場合があります。 イントラネット サイトを使用することの重要性はいくら強調してもしすぎることはありません。
では、イントラネットとはどのようなもので、従業員の生産性向上にどのように活用できるでしょうか。 では、それについて話しましょう！
イントラネットとは何ですか？
組織には、イントラネットと呼ばれる独自のプライベート ネットワークがある場合があります。これにより、従業員はビジネスに関する情報やコンピューティング リソースを互いに安全に共有できます。 Web サーバー、コンテンツ管理システム、およびファイアウォールに依存して、安全かつ効率的に機能します。 通常、イントラネットのセキュリティは、ネットワークへのアクセスを許可された従業員のすべてのユーザー名を含むデータベースの助けを借りて維持されます。
イントラネットは、単純な内部 Web サイトから、複数の相互リンクされた LAN および WAN を備えた複雑なシステムまでさまざまです。 また、従業員プロファイルのソーシャル イントラネット要素、送信、いいね、コメント、投稿の共有など、さまざまな機能を提供します。 また、グループ作業や電話会議をサポートし、重要な情報、アプリケーション、フォーム、および会社の記録へのアクセスを提供できます。
企業内イントラネットを活用し、社員間のコミュニケーションを図っています。 このため、従業員は重要な情報だけでなく、関連するリンク、アプリケーション、および会社の記録を含むデータベースにすばやくアクセスできます。
最新のイントラネットの機能
最新のイントラネットには、次のような機能が含まれています。
＃1。 パーソナライズされたコンテンツ
最新のイントラネットは、従業員向けにパーソナライズされたホームページとタイムラインを提供し、関連する会社のニュースと発表を配信します。 また、静的なコミュニケーション、オンボーディング ジャーニー、Wiki ページを作成するためのページ ビルダー ツールもあります。
＃2。 コラボレーション
ソーシャル ネットワーキング、ユーザー生成コンテンツ、およびクラウド コンピューティングは、最新のイントラネットで強調されており、従業員の参加、対話、およびコラボレーションを促進しています。
＃3。 他のツールとの統合
ファイル共有ソリューションまたは組み込みのファイル ストレージ システムとの統合。 Microsoft 365、Yammer、Teams などの他のアプリケーションと統合して、シームレスなデジタル ワークプレース エクスペリエンスを提供します。
#4。 リモートアクセス
最新のイントラネットは、クラウドベースのオプションまたはオンプレミス インストールを提供し、サイトへのリモート アクセスを可能にします。
＃5。 コンテンツ管理とドキュメント共有
イントラネット ドキュメント、スプレッドシート、およびスライドを直接編集できます。 また、膨大な量のデータとドキュメントを管理するための効率的なシステムがあり、最新のイントラネットには不可欠です。
＃6。 管理インターフェース、コンテンツ テンプレート、および分析
直感的なインターフェイス、効率的なイントラネット管理およびコンテンツ管理機能、堅牢な分析ダッシュボードは、最新のイントラネットの重要な機能です。
＃7。 適応性
最新のイントラネットは、ビジネスに最も影響を与える変更を組み込むことに重点を置いて、組織とともに進化するように設計されています。 サイト分析とユーザー フィードバックは、進捗状況を追跡し、ユーザーの行動を理解します。
イントラネットは何に使用されますか?
イントラネットにはさまざまな用途がありますが、主な用途は次の XNUMX つです。
- コミュニケーションとコラボレーション: イントラネットは、従業員、マネージャー、およびエグゼクティブ間のコミュニケーションを促進し、組織内でのニュース、更新、および情報の共有を容易にします。 また、ドキュメント共有、リアルタイム編集、期限付きのタスク割り当てなど、コラボレーションのためのツールも提供します。
- ドキュメントとコンテンツの管理: イントラネットは、ドキュメントの管理と制御、バージョンの追跡、および編集履歴の維持に役立ちます。 また、会社のドキュメント、ビデオ、オーディオ ファイルを一元的に保管できるため、従業員は情報に簡単にアクセスして共有できます。
- 情報検索： イントラネットは、すべての企業情報をワンストップ ショップとして機能し、従業員が必要なものを簡単に見つけられるようにします。 これらは強力な検索機能を提供し、最も重要な情報とコンテキストを表示するフィルターとして機能します。
イントラネット サイトを使用できるその他の機能には、次のようなものがあります。
- イントラネット ポータルは、トップダウンとボトムアップの両方のコミュニケーションを通じて、生産性と従業員エンゲージメントを向上させます。
- イントラネット サイトは、従業員が特定の組織の役割を完了するためのタスクをパーソナライズします。
- イントラネット ポータルは、情報を検索し、ワークフローを管理し、組織全体で通信するためのプラットフォームを従業員に提供します。
イントラネットには何種類ありますか?
イントラネットには主に XNUMX つのタイプがあります。 オンサイトおよびクラウドベースのイントラネット。
- オンサイト イントラネット: ビジネス組織は、これらのタイプのイントラネットを完全にオンサイトでホストしています。 オンサイト イントラネットでは、サーバーの管理、更新、およびバックアップを行う専任の IT チームが必要です。 それらは通常、それらを維持するのに十分なリソースを持つ大企業でのみ実現可能です。
- クラウドベースのイントラネット: これらのタイプのイントラネットは、オンラインで作成、維持、および利用できるようになっています。 現場にインフラストラクチャを必要とせず、オンラインですぐに利用できます。 ただし、クラウドベースのイントラネットにはいくつかのセキュリティ上の問題があり、一部の組織はクラウドベースのイントラネットよりもオンサイト イントラネットを選択しています。
機能に基づくイントラネットの種類と、ユーザーに付与されるアクセスの範囲:
＃1。 組織全体のイントラネット
これらのイントラネットは、検索エンジン、ユーザー プロファイル、ブログ、モバイル アプリ、イベント計画などの機能を備えた、社内コミュニケーションとコラボレーションの中心的なハブを提供します。 これらは通常、ローカル エリア ネットワーク (LAN) およびワイド エリア ネットワーク (WAN) テクノロジを使用して確立されます。
＃2。 エクストラネット
顧客、サプライヤー、およびその他の承認された関係者はエクストラネットにアクセスできますが、通常のイントラネットには組織の従業員のみがアクセスできます。 エクストラネットは、認証、承認、およびアカウンティング (AAA プロトコル) を提供することで、プライベート ネットワークをインターネットに拡張します。
＃3。 コラボレーション重視のイントラネット
これらのイントラネットは、グループでの作業や電話会議を容易にするのに役立ちます。 多くの場合、プロジェクト管理、販売および顧客関係管理、企業ディレクトリ用のツールが含まれています。
＃4。 文化を変えるプラットフォーム
イントラネットは、多くの従業員が重要な問題について話し合うことができる企業文化の変化のプラットフォームとしても役立ち、経営、生産性、およびその他の企業側面における新しいアイデアにつながります。
イントラネット サイトを使用することの長所と短所
イントラネット サイトの使用には、複数の長所と短所があります。 彼らです：
イントラネットを使用する利点
- イントラネットは、より良いコミュニケーションの機会を提供します。
- 情報共有がしやすくなります。
- ビジネス内のコラボレーションが容易になります。
- 記録の管理と簡素化
- リクエストのより迅速な追跡を可能にします
- 新しい会社の Web サイトのコンセプトをテストする場所。
- 従業員に焦点を当て、参加と交流を促進するより良い企業文化を提供します。
- 導入コストと運用コストが低いため、高い投資収益率が得られます。
イントラネット使用の短所
イントラネット ポータルをセットアップする場合、次のような問題も発生する可能性があります。
- セキュリティリスク: すべての重要なデータと情報が XNUMX か所に集められるため、イントラネットのセキュリティは重要な問題です。
- 情報過多: プラットフォーム上で過剰な量の情報を管理および保存することは困難な場合があります。
- 時間管理とコスト: イントラネット システムの実装と保守には時間がかかり、繰り返し発生するコストが発生する可能性があります。
- 情報を見つける際の課題: 一部のイントラネット システムでは検索エンジンが貧弱で、従業員が必要な情報を見つけるのが困難になっています。
- コンテンツ更新の難しさ: イントラネット上の情報は更新が難しく、リソースや知識が不正確で時代遅れになるリスクがあります。
- 複雑でコストのかかる実装: イントラネットの実装は、特にカスタム イントラネットの場合、複雑で費用がかかる場合があります。
- リモートワーキング: モバイル デバイスとリモート ヘルプが利用できない場合、リモート ワーカーはイントラネットで情報を取得するのが難しくなります。
イントラネットのベスト プラクティス
イントラネット ポータルが効果的であることを確認するには、次のようないくつかのベスト プラクティスに従う必要があります。
- イントラネットをコミュニケーションの優先モードにして、従業員が定期的に使用できるようにします。
- ユーザー エクスペリエンス (UX) を念頭に置いて設計された、直感的で使いやすいソリューションを探してください。
- イントラネットを使用して、調査、パルス アンケート、コメントの投稿を通じて従業員のフィードバックを収集します。 従業員からのフィードバックを実装することで、従業員のエクスペリエンスが向上し、他のユーザーが意見を共有するよう促すことができます。
- 今日の従業員のニーズを念頭に置いて設計された最新のイントラネット プラットフォームを選択してください。 従来のイントラネット ソリューションは時代遅れであることが多く、すべての従業員にアクセスできず、従業員のエンゲージメントに影響を与えています。
- コラボレーションとコミュニケーションを促進するために、場所に関係なくすべての従業員がアクセスできるイントラネットを実装します。
- リモートで作業し、モバイル デバイスで会社の情報にアクセスする従業員が増えているため、イントラネットがモバイル フレンドリーであることを確認してください。
- 従業員の関与とコラボレーションを促進するには、チャットやメッセージなどのソーシャル機能の実装を検討してください。
- トレーニングとサポートを提供して、従業員がイントラネットを効果的に使用できるようにします。
- イントラネットを定期的に更新して維持し、従業員にとって関連性があり、役立つものであるようにします。
- 組織のニーズに合わせて拡張できるスケーラブルなイントラネット ソリューションを選択してください。
イントラネットとエクストラネットとは?
エクストラネットは、社外の人が特定の資料やプログラムを使用できるようにするイントラネットの一種です。 イントラネットの一部は、顧客、サプライヤー、ビジネス パートナーなどの第三者に公開されています。 これは、クライアントやビジネス パートナーなどの許可されたサードパーティ ユーザーがアクセスできるプライベート ネットワークであり、組織間の安全な情報交換を可能にするため、イントラネットとは異なります。
イントラネットは、従業員のコミュニケーション、コラボレーション、および情報共有を容易にする、組織のプライベートで安全なネットワークです。 通常、イントラネットは組織の従業員に限定されています。
イントラネットとエクストラネットの XNUMX つの違いは?
エクストラネットとイントラネットの XNUMX つの主な違いは、ユーザー数とアクセシビリティとセキュリティです。
＃1。 ユーザー数とアクセシビリティ
- イントラネットは、特定のグループまたは組織 (通常は会社の従業員) のみがアクセスできるため、少数のユーザー グループが利用できます。
- 組織内のメンバーや、サプライヤー、パートナー、クライアントなどの外部関係者を含む多くのユーザーがエクストラネットにアクセスします。
#2 セキュリティ
- 一般に、イントラネットは、インターフェイスが制限されており、アクセシビリティが制限されているため、より安全です。 それらは、定義されたファイアウォールによって保護され、ネットワークにセキュリティを提供してシステムにアクセスします。
- エクストラネット ネットワークは組織と外部メンバーの間で共有されているため、機密データは不要なアクセスの危険にさらされています。 ファイアウォールは、インターネットをエクストラネットから分離し、外部ユーザーを企業ユーザーから分離して、安全なアクセスを実現します。
イントラネット ポータルとは
イントラネット ポータルは、企業情報またはサードパーティ アプリケーションにアクセスするための開始点です。 その結果、ユーザーに個別の視点を提供することで、企業はデータ、ソフトウェア、およびその他の情報をより効率的に管理できるようになります。 企業は、イントラネット ソフトウェアの助けを借りて、従業員だけがパスワードでアクセスできるプライベート ネットワークを構築できます。
VPN はイントラネットの一種ですか?
VPN はイントラネットの一種ではありません。 イントラネットは、インターネットから遮断されたプライベート ネットワークであり、組織内でのみアクセスできます。 一方、VPN は「Virtual Private Network」の略で、インターネットなどのパブリック ネットワークを介して XNUMX 台のコンピューター間で暗号化された通信を作成し、安全かつプライベートにします。
Google はイントラネットですか?
いいえ、Google はイントラネットではありません。 イントラネットは、組織が従業員間で情報やリソースを共有するために使用するプライベート ネットワークです。 Google は、クラウドベースの生産性とコラボレーション ツールのコレクションである Google Workspace を含む一連の製品を提供する会社です。 ただし、サードパーティのイントラネット ソリューションを Google Workspace と統合して、「Google イントラネット」と呼ばれることがあるものを作成できます。
Google サイトを使用して、会社や組織のイントラネットを開発できます。 Google サイトは、Google フォーム、Google カレンダー、Google マップなどのすべての Google ドライブ ツールを見つけやすい XNUMX か所に配置できる、オールインワンのイントラネット オプションです。
イントラネット サイトとは
イントラネット サイトは、従業員が内部のニュース、更新、およびドキュメントにアクセスできるプライベート ポータルです。 リーダーシップ コミュニケーション チャネル、会話およびコラボレーション エリア、会社のナレッジ ベースとして機能します。
参考文献
