現在、あなたのオフィスには何人の人がいますか? 昨日は何人いた？ 前年のXNUMX月はどうですか？ この記事では、訪問者管理システムを定義し、現在多くの企業がそれらを使用している理由を説明します。
前の質問がなければ、最後の質問は確かにあなたにいくらかの困難を引き起こしました.
共有ドライブで古い Excel スプレッドシートを見つけたり、質問に答えたりできた場合、それはおそらく、ゲスト サインイン シートを含むバインダーのエントリを手動で数えなければならなかったためです。
そのバインダーまたはスプレッドシートが開いている間は、さらにいくつかのクエリがあります。
- 何人の名前を読めますか、または間違って入力しましたか?
- 到着時間を記録していない訪問者は何人ですか?
- サインアウトを怠ったのは誰ですか? （それとも、まだオフィスのどこかに隠されているのでしょうか？）
- サインインまたはサインアウトのために記録された時間は正確でしたか?
- 各訪問者はどの従業員とやり取りしましたか?
今、ゲストがあなたのオフィスに入ったらどうなるか考えてみてください。 誰が彼らを歓迎しますか？ 個人的に彼らを引き付け、彼らを歓迎してくれるフレンドリーな受付係ですか？ または、一日中机に向かって立ち往生していて、気になり、コーヒーが不足している人ですか?
おそらく、ゲストを歓迎するために誰も出席していません。 彼らは次に何をしますか？ 従業員が通り過ぎるのを待ちますか、それとも見えているドアをノックしますか? 多くの建物では無人のロビーやドアが開いていることが一般的であり、いつでも誰でもオフィスに入ることができます。
これらの単純な状況は、世界中のオフィスで毎日発生しています。 また、訪問者管理の重要性も示しています。
それらは特に、訪問者管理システム、場合によってはデジタル チェックイン システムの必要性を示しています。
訪問者管理システム
施設やビジネスに入るすべての人を監視することは、訪問者管理として知られています。
顧客、配達担当者、求職者、請負業者、コンサルタント、または XNUMX 回削除された CEO の従兄弟はすべて訪問者になる可能性があります。
正社員以外は、基本的には訪問者です。
訪問者管理システムと呼ばれるツールを使用して、訪問者を正式に追跡します。
今日の訪問者管理システム
今日の企業では、The Receptionist for iPad のようなデジタル訪問者管理ツールが、バインダー、ペン、紙などの従来の訪問者管理ツールに取って代わりつつあります。
デジタル訪問者管理システムは、ゲストをチェックするという重要な機能を処理します。 しかし、次のように、ペンと紙ではできないいくつかのタスクも実行できます。
- オンラインの訪問者ログを保管してください。
- ゲストが分かるように写真を撮ってください。
- あなたの会社のブランディングで訪問者 ID バッジを作成します。
- 秘密保持契約およびその他の法的文書に署名を記録します。
- UPS、FedEx などの宅配便サービスからの配送を受け入れます。
- 訪問者が到着したら、SMS、電子メール、Slack でユーザーに通知します。
- スタッフとゲスト間の双方向のやり取りを可能にします。
- 食品の配達とドロップオフの事務処理を確認する
- ゲストに道順を教えてください。
訪問者管理システムは、オフィスの生産性を高め、オフィスのセキュリティを改善し、会社の評判を高めます。
学校向け来訪者管理システム
安全で安心な学校環境を作るためには、忙しい時間帯でもすべてを監視する統合セキュリティ システムが必要です。
学校は、訪問者管理システムを使用することで、リスクのない環境を簡単に維持できます。
学校への訪問者を追跡するための信頼できるメカニズムを確立しましたか? 学校の敷地内で教職員や生徒とやり取りする訪問者を追跡していますか? あなたの学校のキャンパスには侵入者がいませんか?
当局は、校舎内でインストラクターと生徒を安全に保つために、これらの質問をしなければなりません。
学校向けの訪問者管理システムを導入することで、これらの問題に個別に効率的に対処し、その他の施設要件に対応することができます。
学校向け訪問者管理システム – 主な機能
＃1。 認証済みチェックイン
訪問者の情報を最大限にシンプルに管理することは、学校の訪問者管理システムの特徴です。
学校の敷地に入ったらすぐにフォームに記入する必要があります。 システムは、送信されたデータと情報を検証します。
身元の有効性が確認され、OTP 検証などのツールを使用して電話番号が再確認され、その他の情報が確認されます。
すべての個人データが抽出され、検証され、承認された場合にのみ、施設内への入場が許可されます。
セキュリティのさらなる手段として、現代の VMS は各訪問者を撮影します。
正面玄関での迅速なチェックインと確認プロセスのおかげで、キャンパスは常に安全で安全であることが保証されています。
＃2。 非接触チェックイン
COVID-19 のようなパンデミックの拡大を阻止するために、賢明な教育機関は積極的なアプローチを採用しています。COVID-XNUMX は、深刻な混乱を引き起こし、学校内の教職員の安全を危険にさらしました。
顔認識ソフトウェアやモバイル デバイスでの QR コード スキャンなど、パンデミック防止技術を備えたタッチレス チェックイン オプションにより、感染者が校舎に侵入する可能性を減らすことができます。
学校の訪問者管理システムを選択するときは、適切なオプションを選択してください。
＃3。 確認済みのエントリ
学校では定期的に、何百人ものスタッフが訪問者とともに建物に出入りしています。
訪問者管理システムは、施設にアクセスするすべての人を追跡するのに役立つ、事前に個人情報を入力するオプションも提供します。
認証された教師とスタッフのみが建物への入場を許可されるため、事前に入力されたスタッフの名前と詳細のおかげで、学校の敷地は常に安全です。
追加レイヤーとして OTP 検証が必要かどうかを指定できます。
教職員が登校する場合も事前に氏名を記録しやすく、許可証を持っている人だけがゾーンに入ることができます。
さらに、これにより、許可された労働者は、建物内のすべてのスタッフと教師の動き (頻度、滞在時間、入退室時間など) を簡単に監視できます。
＃4。 リアルタイム ダッシュボード
すべての訪問者、従業員、教職員、保護者、および子供 (必要な場合) の動きをいつでも表示するリアルタイムのダッシュボードは、学校の効率的な訪問者管理システムの機能です。
これにより、敷地内を移動する人々を簡単に識別して追跡できます。
このダッシュボードは、保護者、ゲスト、または従業員が施設に滞在する時間を追跡できます。 たとえば、親が子供を訪問したい場合、アプリを使用すると、親が滞在する時間を簡単に監視できます。
＃5。 訪問者の洞察
一定期間に施設を訪れたすべての人を正確に記録することは、学校が直面する大きな問題です。
紙のログやペンペーパーの方法は、改ざん、損傷、さらには盗難に対して脆弱であるため、失敗することがよくあります。
訪問者管理システムは、訪問者の安全な場所ベースの記録が常に利用可能であることを保証します。
当局は、システムの訪問者の洞察を簡単に調べることができます。
キャンパスに来たのは誰？ 特定の人が建物を離れたのはいつですか。 ゲストはどのくらいの頻度でチェックインしましたか?
チームは、これらの数値がシステム内で準備され、すべての関係者がすぐにアクセスできるようになっているため、特定の施設に出入りする訪問者をより適切に管理するための行動計画を作成できます。
最高の訪問者管理システム
＃1。 Qminder ソフトウェア
Qminder は、キューを管理するためのクラウドベースのソフトウェアであり、企業が記憶に残る待機時間を提供するのに役立ちます。
オンサイトのチェックイン キオスクとリアルタイムの進捗情報を使用して、顧客の列を管理します。 顧客は Qminder を使用して、電話を使用してリモートで列に並び、テキスト メッセージで通知を受け取ることができます。
顧客のセルフチェックイン時に収集された情報により、より個別化されたサービスを提供できます。
価格（英語）
- スターター： 場所ごとに月額 $429.00
- ビジネス： 場所ごとに月額 $659
- エンタープライズ： カスタム価格
- 無料トライアル： 利用できます
- 無料版： 使用できない
＃2。 HID ビジター管理ソリューション ソフトウェア
WorkforceID Visitor Manager のクラウドベースのプログラムは、輸送、エネルギー、ヘルスケア、教育、およびその他のセクターの中小企業が物理的およびデジタル ID アクセスを管理するのを支援します。
管理者は、チェックイン手順を自動化するソリューションを利用して、個別のスクリーニング用の質問を作成できます。
価格（英語）
- 開始価格： 年間2,000.00ドル
- 無料トライアル： 利用できます
- 無料版： 利用不可
＃3。 ALICE受付ソフトウェア
ALICE Receptionist は、さまざまな業界の小規模、中規模、および大規模組織向けの訪問者管理システムであり、クラウドベースおよびオンプレミスです。
訪問者登録、動体検知、認証情報の印刷、ビジネス ディレクトリ、およびイベント管理は、このソリューションの優れた機能です。
ユーザーは、ALICE Receptionist を使用してゲスト管理手順を自動化できます。
部門のリスト、双方向通信、従業員への通知、画像のキャプチャ、およびリモート モニタリングも追加の機能です。
価格（英語）
- 開始価格： 年間3,588.00ドル
- 無料トライアル： 利用できます
- 無料版： 使用できない
#4。 Proxyclick ソフトウェア
小規模、中規模、および大規模なビジネスにとって、Proxyclick はクラウドベースの効果的な訪問者管理システムです。
その主な機能には、訪問者登録、インスタント写真、バッジ印刷、インスタント通知、レポート、および Proxyclick が含まれます。
ユーザーは、Proxyclick を使用して訪問者を制御し、ブランドの評判を高め、セキュリティを保証することができます。
システムのその他の機能には、バッジのパーソナライズ、アクセス制御、訪問者の事前登録、ユーザー権限、データ保護、および安全チェックが含まれます。
価格（英語）
- 開始価格： 月額$ 100.00
- 無料トライアル： 利用できます
- 無料版： 使用できない
#5。 VisitLog ソフトウェア
小規模、中規模、大規模のビジネスはすべて、オンプレミスの訪問者管理システムである VisitLog を使用することでメリットを得ることができます。
基本的な機能には、訪問者の事前登録、バッジの印刷、電子メールと SMS の通知、訪問者の登録、および訪問者の通知が含まれます。
VisitLog キオスク機能は、訪問者の到着と出発、および出席している訪問者の総数を追跡します。
プログラム可能なウェルカム画面、緊急避難リスト、駐車場管理ツール、レポート機能なども追加されています。
価格（英語）
- 開始価格： $1,800.00 XNUMX 回
- 無料トライアル： 利用できます
- 無料版： 使用できない
電子訪問者管理システム
多くの場合、iPad またはタッチレス キオスクに収容されている基本的なコンピューターまたは電子訪問者管理システムは、コンピューター ネットワークを使用して訪問者情報を監視および記録します。
電子訪問者管理システムは、ペンと紙の方法のほとんどの欠点を軽減します。
潜在的なセキュリティの問題をチェックするために、訪問者 ID を地方自治体、州、連邦のデータベースおよび内部データベースと比較できます。
自動訪問者管理システム
一部の企業は、名札やゲストブックなどの時代遅れの手動の訪問者チェックイン方法をまだ使用していますが、自動化された訪問者管理システムに切り替えると、コスト、時間、リソースの節約など、企業にとって多くの利点があります.
2017 年のホワイト ペーパー「訪問者管理の進化」では、質問した組織の 82% が、自動化された訪問者管理システムを実装することで運用効率が向上したと主張しています。
セキュリティを強化し、危険を軽減しながら、受付および管理業務を自動化する訪問者管理システムは、優れた投資収益率を提供します。
訪問者が到着すると、訪問者管理システムが適切な従業員に即座に通知します。
スタッフにゲストが到着したことが通知されます。
まとめ
古くてうまく機能していない訪問者管理システムには、いくつかの問題があります。
時代遅れのプラットフォームは、コンプライアンスの問題やセキュリティの失効につながる可能性があり、非常に費用がかかる可能性があります.
訪問者管理システムに最大の注意を払い、手順全体を再評価する必要があります。
訪問者管理システム よくあるご質問
訪問者管理システムには何種類ありますか?
XNUMX つの異なるタイプの訪問者管理ソフトウェアが存在しない場合でも、XNUMX つの異なる運用アプローチがあります。
訪問者管理システムを設定するにはどうすればよいですか?
訪問者がサインインしたときにスタッフに通知する通知システムを訪問者管理システムに含める必要があります。
理想的には、従業員はいつ、どの通知を受け取りたいかを選択できる必要があります。
ゲスト バッジは、すばやく即座に印刷できる必要があります。
アポなしの来客対応はどうする？
秘書は、予約をしていない訪問者に席を提供し、自己紹介をする必要があります。
- 発信者から情報を取得する
- 監督官庁に相談する
- スーパーバイザーの空き状況について問い合わせる
- 訪問を戦略的に断る
訪問者の種類は何ですか?
途中降機、日帰り、乗り継ぎなど、飛行機で到着する訪問者を「飛行機到着」と呼びます。
クルーズ客など海路で到着する訪問者を海路到着者と呼びます。
海からの到着には、船員やボート乗りなどの途中降機のゲストも含まれます。
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参考文献
