進行中のデジタル化の傾向のおかげで、人々は紙での作業を減らし、どのデバイスからでも最も重要なドキュメントにアクセスできることを期待しています。 このプロセスを簡素化するために、ドキュメント管理システムを使用することを強くお勧めします。 今日のデジタル世界では、ドキュメント管理ツールは成功する企業にとって不可欠な要素です。 文書管理システムは、ファイリング キャビネットの列の代わりに、適切な権限があれば誰でもアクセスおよび変更できる電子アーカイブを生成します。 デジタル ペーパーの管理と古い紙ファイルのスキャンは、ドキュメント管理ツールの助けを借りて簡単に行うことができます。 エンタープライズおよび Microsoft ドキュメント管理ツールに焦点を当てた管理ツールのリストを調べ、オープン ソースを含むいくつかの DM システム企業の名前も挙げます。
また、 パスワード管理
ドキュメント管理ツールとは
ドキュメント管理ツールは、紙の使用を削減しながらドキュメントを追跡、管理、および保存するために使用されるソフトウェアです。 このプログラムには、クラウドでのメディア ファイルのアーカイブから、事務処理に関するチームワークの促進まで、いくつかの潜在的な企業アプリケーションがあります。
DM には、企業の円滑な運営に不可欠なさまざまな機能が含まれています。 非常に価値があり、あらゆる種類のビジネスに役立つドキュメント管理ツールの機能には、次のものがあります。
- レコードを検索してアクセスできる単一の場所。
- 以前は紙に保管されていたドキュメントをスキャン、アップロード、デジタルで整理できるようになり、以前は紙の保管に必要だった追加のスペース (およびお金) の必要性がなくなりました。
- 組織と生産性の向上、この変化。
- デジタル ドキュメント ストレージを使用すると、ファイルの置き忘れや破損の可能性が低くなります。
ドキュメント管理ツールは、個人を特定できる情報を含む大量のデータを処理および/または保存する、医療および金融セクターのビジネスに特に役立ちます。 これらのシステムは、許可されたユーザーに必要なすべてのファイルへの迅速で信頼できるアクセスを提供しながら、特定の分野でドキュメントのコンプライアンスを保証できます。
最高のファイル管理ソフトウェアは何ですか?
紙のドキュメントへの依存を軽減し、企業の DM パフォーマンスを向上させるために一般的に使用されている、最もよく知られている DM ソフトウェアのいくつかを見てみましょう。
- クリックアップ
- Mファイル
- スマートシート
- チームワークスペース
- pCloud
- HubSpot
ドキュメント管理システムにはどのような種類がありますか?
DMシステムのXNUMXつのタイプは次のとおりです。
- エンタープライズコンテンツ管理。
- コンテンツ管理 (Web コンテンツ管理)
- ドキュメントイメージング。
- ワークフロー管理。
- 記録管理。
ドキュメント管理ツール一覧
法律事務所、デザイン スタジオ、出版社は、ペーパーレス化を望んでいるが、適切なソリューションを見つけるための支援が必要な SMB のほんの一例です。 ビジネスでは常に大量のデータを管理する必要があるため、効率を最大化するには、信頼性と拡張性の両方を備えた DM ツールを選択することが不可欠です。
中小企業 (SMB) は、効果的なドキュメント管理ツールから大きな恩恵を受けることができます。 最も基本的なものは、記録を整理するための一元化された場所の必要性です。 DM ツールは、バージョン管理、プロセス、ユーザー権限、バックアップ、セキュリティなども管理できます。 会社の機密ファイルを保管し、他のユーザーと共有する場所を探すときは、まずここから始めるべきです。 データ分類は、ビジネスがプロセスを図式化する方法を大幅に変更する可能性があるもう XNUMX つの DM 機能です。 DM および ECM システムの予測される世界的な収益は、健全なクリップで成長していますが、それには正当な理由があります。
そうは言っても、以下はいくつかのトップドキュメント管理ツールのリストです。
＃1。 サインデスク
SignDesk は、契約プロセスのすべての側面を自動化する目的で開発されたスマート コントラクト ライフサイクル管理 (CLM) プラットフォームです。 SignDesk CLM の助けを借りて、チームは AI が提案する条項を含む契約をすぐに作成し、それらを承認して条件を交渉することができます。
＃2。 コンテンツバース
Contentverse でドキュメントを管理すると、必要なリソースがなくなることはありません。 Contentverse は、クラウドとオンプレミスの展開の選択肢と、カスタマイズ可能なユーザー設定を提供するため、部門の特定の要件に対応できます。
＃3。 オプティクス
強力で使いやすい文書管理ソフトウェアである Optix は、ワークフロー自動化ソリューション、標準操作手順管理、および企業プロセスの効率を向上させるために設計されたその他の最新機能を提供します。
＃4。 ドキュフリー
サービス対応のビジネス コンテンツ管理システムである Docufree Document Cloud は、ドキュメントのスキャンとキャプチャ、ドキュメント管理、およびプロセスの自動化を単一のクラウドベースのプラットフォームに統合します。
＃5。 DocStar ECM
DocStar Enterprise Content Management は、あらゆる分野の大規模および中規模企業に対応し、さまざまな形式でドキュメントをアップロード、保存、および交換するためのツールを提供します。 その顧客は幅広い業界から来ています。 クラウド上とローカルで実行されるソフトウェアのバージョンがあります。
＃6。 ファイルホールド
ペーパーレス オフィスは、ドキュメント管理ツールの助けを借りて実現する方が簡単かもしれません。 大企業向けに設計された FileHold Enterprise。 FileHold のインストールは、オンプレミス、または安全なプライベート クラウドまたはパブリック クラウド環境で行うことができます。
＃7。 ドキュフェーズ
ドキュメント管理、ワークフローの自動化、および光学式文字認識 (OCR) キャプチャ ツールはすべて、DocuPhase Enterprise Automation Platform によって提供されます。 DocuPhase システムは、あらゆる規模の企業のニーズを満たすことができます。 クラウドベースのモデルに加えて、オンプレミス モデルで入手可能です。
#8。 eFileCabinet
eFileCabinet は、業務で消費される紙の量を削減し、作業手順を合理化することにより、あらゆる規模の企業が収益性と効率を高めるのを支援することに重点を置いたドキュメント管理システムです。
#9。 ドキュエクスプローラー
ペーパーレス化と反復的なデータ入力プロセスの自動化により、スタッフは時間を節約し、煩わしさを軽減すると同時に、リスクを軽減し、潜在的な問題にさらされる可能性を減らすことができます。 知識豊富な支援と簡単で操作が簡単なツールの助けを借りて、ビジネス プロセスの目標を達成します。
＃10。 ドキュメント ロケーター
エンタープライズ ドキュメント管理ソフトウェアである Document Locator は、Microsoft Windows でのみ利用可能な方法で統合されています。 Microsoft Office やその他の商用ソフトウェアとの互換性に加えて、プラットフォームは完全に Windows オペレーティング システム内で実行できます。
Microsoft SharePoint は DM ツールではありませんが、一部の企業ではドキュメント管理ソリューションとして機能します。 SharePoint の汎用性は、Microsoft ドキュメント管理ツールを探している小規模企業よりも、コンテンツ管理とイントラネット開発の支援を必要とする大規模組織に適しています。
書類の管理はどうしていますか？
ドキュメント管理の標準的な手順を実装すると、会社の運営がより効率的になる場合があります。 スムーズな移行を行うには、他の新しい取り組みと同様に、現在のリソースを評価し、ギャップを特定し、専用の学習時間を確保する必要があります。 ドキュメントの管理に必要な手順は次のとおりです。
- ドキュメントの作成と保持の計画
- システムの選択
- 実装
- ストレージを設定する
- メンテナンスを続ける
ドキュメント管理スキルとは？
- システム分析 - DMS がどのように機能するか、およびさまざまな入力と変数が最終製品にどのように影響するかを理解するプロセス。
- 時間管理
- システム評価
- 読解力
- 批判的思考スキル
- 良いライティングスキル
- 判断と意思決定
- プログラミング
Microsoft ドキュメント管理ツール
規模の大小にかかわらず、すべての企業は、事務処理を効率的に管理する方法を見つける必要があります。 ドキュメント管理システム (DMS) は、あらゆる企業の効率を改善し、コストを削減する可能性があります。 利用可能な代替手段は多数あるため、会社のソリューションを決定する前に、それぞれを慎重に検討することが重要です。
ビジネスで Microsoft 製品に大きく依存している場合は、Microsoft 製品と互換性のあるドキュメント管理ツールを探す必要があります。 ビジネスの世界では Microsoft プラットフォームが広く採用されているため、考慮すべきいくつかのオプション (ドキュメント管理ツール) が存在します。 ただし、どの Microsoft ドキュメント管理ツールがあなたの会社にとって理想的かは、主にその特定の要件によって決まります。
Microsoft Office Suite ドキュメント管理ツールですか?
この誤解は根強く残っていますが、Microsoft Office Suite (MS Office とも呼ばれます) は完全なドキュメント管理ツールではありません。 複数の企業が、Microsoft Office とドキュメント管理ツールの組み合わせが優れていることに気付き、採用しています。 この手順を使用すると、包括的でスケーラブルな電子文書管理システムが実現します。
Microsoft Office とドキュメント管理ツールの最も顕著な違いは、そのコア機能にあります。 Microsoft Office はドキュメントの作成に重点を置いていますが、ドキュメント管理システム (DMS) はドキュメントの構造と維持を処理し、既存のドキュメントを整理します。
ドキュメント管理システムを使用すると、企業は重要なファイルをアーカイブし、特定のファイルを簡単に取得して、ワークフローと意思決定を改善できます。
MS Office には、そのコンポーネントの多くにドキュメント管理システム (DMS) があるだけでなく、ドキュメントの生成と配布のためのツールも含まれています。
ただし、Microsoft Office にドキュメント管理システム (DMS) の機能が含まれているからといって、他の DMS ツールやプラットフォームも実行可能なオプションではないというわけではありません。 会社で両方のオプションが必要かどうかは、ドキュメント管理とストレージの要件によって異なります。
Microsoft SharePoint は DM ツールではありませんが、一部の企業ではドキュメント管理ソリューションとして機能します。 SharePoint の汎用性は、Microsoft ドキュメント管理ツールを探している小規模企業よりも、コンテンツ管理とイントラネット開発の支援を必要とする大規模組織に適しています。
これは、イントラネット、学習管理システム、チケット ソフトウェアなど、さまざまな種類のソリューションを構築するために使用される柔軟で構成可能なプラットフォームです。」 具体的に言うと、Microsoft SharePoint はドキュメント管理システムの構築に最適です」と、このアプリケーション用の包括的なツールを提供します。
さらに、SharePoint には他にも便利な機能が多数あります。 安全でセキュアな環境でのシンプルなドキュメントの作成と保管、迅速なドキュメントの検索と取得、リアルタイムのコラボレーション、バージョン管理、監査証跡、およびコンプライアンス支援。
上位の Microsoft Office 365 ドキュメント管理ツールのリスト
Office 365 は、Web ベース バージョンの Microsoft Office にアクセスするためのサブスクリプション サービスです。 Word、Excel、PowerPoint に加えて、電子メールと予定表作成用の Outlook、PC でデータベースを管理するための Access、PC で公開するための Publisher、メモをとるための OneNote、クラウド ストレージ用の OneDrive、および定期的なソフトウェア アップグレードが含まれます。 また、Windows、macOS、Android、iOS など、幅広いオペレーティング システムやモバイル プラットフォームと互換性があります。
ほとんどのドキュメント管理ツールは Microsoft Office および Office 365 と互換性があるため、各システムの機能を慎重に比較することが重要です。 そうして集めた情報をもとに、自分に合ったDMツールを選ぶことができます。
これは、Microsoft Office 365 統合のための主要なドキュメント管理ツールの一部のリストです。
- Mファイル
- 同じページ
- ボックスハドル
- Nimbus ポータル ソリューション
- ドキュエクスプローラー
- Bitrix24
ドキュメント管理会社
私たちが今生きている時代は、まさに情報化時代と呼ばれています。 今日の熾烈なビジネス環境で成功したい企業は、自由に使えるデータを最大限に活用する方法を学ばなければなりません。
調査によると、人々は毎日 XNUMX 分から XNUMX 時間ファイルを探すのに費やしています。 このため、企業の経費、処理時間、およびエラー率がすべて上昇し、最終的な収益が減少します。
ドキュメント管理ソフトウェアにはさまざまな種類があり、無料でオープン ソースのものもあれば、使用にライセンスが必要なものもあります。
ドキュメント関連のサービス全体の要求は、多数のドキュメントで満たすことができます 管理会社。 これらの管理会社によるドキュメント サービスには、社内で使用されるファイルの作成、スキャン、アーカイブ、および管理のためのサービスが含まれます。
以下のリストは、2022 年の米国のドキュメント管理ツール企業のトップ XNUMX です。
- レーザーサイクルUSA
- Stargel DMS ソリューション
- アクセスコープ マスターコントロール
- アメリカンマイクロ
- リコー
- AGS レコード管理
- 5i ソリューション
- ドキュペース・テクノロジーズ
- コンデュエント
- GRM ドキュメント管理
- Crown のドキュメント管理ソリューション
- 保管庫
エンタープライズ ドキュメント管理ツール
「エンタープライズ ドキュメント管理ツール」という用語は、大量のドキュメントやデータ、およびそれらの保存、検索、およびさまざまなプロセスによる処理を処理するように設計されたソフトウェアを指します。
基本的に、エンタープライズ ドキュメント管理ツールのおかげで、ドキュメントの作成、保存、管理、インデックス作成、保護、検索、さらには整理さえも簡単に行うことができます。 企業がエンタープライズ ドキュメント管理ツールを使用すると、実質的に紙の記録の使用からデジタル時代に移行します。
企業は、エンタープライズ ドキュメント管理ツールを使用することで、時間とお金を節約できます。 彼らは、EDMS を使用してドキュメントをデジタル化し、保存することで、すばやく簡単にアクセスし、組織を改善することができます。
エンタープライズ ドキュメント管理ツールの種類は何ですか?
基本的に、EDM ツールには主に XNUMX つのタイプがあります。
＃1。 クラウドベース：
クラウド EDM システムのユーザーは、開発者のサーバーにリモートで接続してシステムを管理できます。 クラウドベースの EDM ツールを使用すると、ソフトウェアの互換性の問題を心配することなく、任意のコンピューターまたはモバイル デバイスからそれらにアクセスできます。 これは、ドキュメントが常にクラウドにバックアップされているためです。
＃2。 セルフホスト:
対照的に、自己ホスト型の EDM システムは、ユーザー自身のネットワーク インフラストラクチャの範囲内に完全に存在します。 自己ホスト型 EDMS は、クラウドベースのシステムほど多くのデータ アクセスを提供しない場合がありますが、多くの場合、ドキュメントの処理方法についてユーザーに多くの発言権を与えます.
エンタープライズ ドキュメント管理ツールの基本的なプロセスとは?
EDMS は、職場でデジタル システムを使い始めたばかりであるか、すでにデジタル システムに大きく依存しているかにかかわらず、デジタル ドキュメント管理に対する企業のニーズを満たすことができます。 以下に、エンタープライズ ドキュメント管理ツールの基本的なプロセスまたは手順を示します。
＃1。 紙文書の電子化と収集
EDMS ソフトウェアを使用すると、完全または部分的に自動化された方法で、紙のドキュメントをデジタル ファイルに変換できます。 これらのツールを使用すると、ドキュメントのデジタル化プロセスが容易になります。 紙の文書、電子メール、およびシステム生成のレポートはすべてスキャンされ、デジタル形式に変換され、電子文書管理システム プロセスの一部として保存されます。
＃2。 ドキュメント ストレージの一元化
ドキュメントが変換されると、ドキュメント管理システムのデジタル アーカイブに保存できます。 電子ファイルキャビネットは、本質的に、中央ストレージに接続された多くの場所から取得されたすべてのドキュメントを管理および保持するプロセスにおいて重要な役割を果たす中央ドキュメントストレージスペースです。インターネット接続があれば誰でもそれに到達します。
＃3。 ドキュメントの検索と配布
ドキュメントをオープンに交換し、ビジネス目標に使用することは重要なステップです。 この段階では、この目標を達成するためにドキュメントが取得および配布されます。
エンタープライズ ドキュメント管理ツールの機能は何ですか?
- 集中型ドキュメント ストレージ ハブ
- 共同機能
- ワークフロー操作
- ドキュメントとフォルダに対するさまざまなセキュリティ権限
- ユーザーフレンドリーな検索オプション
ドキュメント管理システム オープンソース
DMS は、電子ファイリング キャビネットのアップグレードされ、よりよく整理されたバージョンのようなものです。 従来のファイリング キャビネットとは対照的に、DMS はさまざまな方法で書類を整理できます。
オープンソースの助けを借りて 文書管理システム、ビジネス用のドキュメントを保存、管理、およびすばやく検索できます。 オープンソースのドキュメント管理システムとして、ユーザーはプログラムのソース コードにアクセスし、独自の変更を加えてより適切に機能させることができます。
ソース コードにアクセスできることは、チームや組織のニーズに合わせて変更できるため、大きな利点です。 少しでも知識のあるソフトウェア開発者は、ソフトウェアに変更を加えたり、すぐに利用できる他のビジネス ライン アプリケーションとの新しいコネクタを構築したりできますが、製品の作成に使用される言語を学ぶ必要があります。
一方、ライセンスされた DMS は、ユーザーとドキュメントの数に基づいて、前払いまたは定期的に支払う必要があり、カスタマイズ オプションがそれほど多くないため、ユーザーはあまり制御できません。 企業がソフトウェアを変更する必要がある場合、通常、変更を行うためにソフトウェア開発者に料金を支払う必要があります。
多くの優れたオープンソースのドキュメント管理システムから選択できますが、システムを正しく選択することは、ビジネスの運営に大きな影響を与える可能性があります.
オープンソースのリストから組織の目的に合ったシステムを選択できます 文書管理 以下のシステム。
- OpenDocman
- 論理ドキュメント
- シードDMS
- OpenKM
- 屋外で
- キミオス DMS
- クリスタルDMS
まとめ
DMS は、アップグレードされ、よりよく整理された電子ファイリング キャビネットのようなものです。 DMS は、従来のファイリング キャビネットよりもはるかに多くの方法で書類を整理できます。 ボタンを押すだけで、ドキュメントを保存、管理、取得できます。 アーカイブの場合、紙の文書をスキャンしてデジタル保存することもできます。
ドキュメント管理ツールに関するよくある質問
ドキュメント管理にオープンソース ソフトウェアを使用する利点は何ですか?
オープンソースの文書管理システムを使用すると、必要な紙の文書が少なくなり、印刷や保管にかかる費用も削減されます。
ファイリングシステムにはどのような種類がありますか?
以下のリストに示すように、ドキュメント管理ツールに関しては、ファイリング システムには 3 つのカテゴリがあります。
- アルファベット順
- 数値の
- 英数字
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