最近、多くの企業が仮想データ ルーム (VDR) を使用し始め、その多くのメリットが明らかになっています。 しかし、市場には非常に多くの仮想データ ルーム プロバイダーが存在するため、企業はどれを選択するかについて混乱しています。
もちろん、選択する仮想データ ルームは、セキュリティの強化、コンプライアンスの改善、投資家の関与の増加など、ビジネスの目標とニーズに基づいて決定されます。 いずれにせよ、すべての VDR に必要な機能がいくつかあります。
注目すべきいくつかの重要な機能を次に示します。
＃1。 セキュリティと暗号化
セキュリティは、運用する仮想データ ルームを選択する前に決定する最も重要な要素であることは間違いありません。VDR は、企業が機密ファイルや情報を保存するためによく使用されます。情報。
Firmex などの最新の仮想データ ルームには、ファイルのアクセス許可を設定できるため、情報が悪用されず、チーム メンバーからの内部情報の漏洩を防ぐことができます。 Firmex.com にアクセス もっとお知りになりたい。
＃2。 タスク管理システム
通常、人々は作業中に複数のアプリやソフトウェアを使用する必要があります。これには、タスクが全員に割り当てられる管理ソフトウェアが含まれます。 データ ルーム内でタスクを割り当てて表示できると、全員がよりよく整理された状態を維持するのに役立ちます。
＃3。 スマート検索
高度なテキスト検索機能を使用すると、仮想データ ルーム内のすべてのドキュメント、フォルダー、およびファイルをいくつかの特定のキーワードで検索し、何でもすぐに見つけることができます。
また、スマート検索機能を使用すると、一度に複数のドキュメントをふるいにかけることができ、ドキュメントを開く前にドキュメントの小さなプレビューを表示できます。
＃4。 高度な分析
分析にアクセスすると、仮想データ ルーム内のユーザーが何をしているか、ドキュメントに費やした時間、ドキュメントを同時に見ている閲覧者の数を追跡できます。
また、ダウンロード、ビューなど、仮想データ ルームで発生するすべてのことを時系列で記録する監査ログもあります。
＃5。 閲覧制限
制限された表示により、ドキュメントにアクセスしたくない人からドキュメントを安全に保つことが容易になります。 それは持っているべきです 複数レベルのユーザー権限 誰がドキュメントを表示、編集、またはダウンロードできるかを制御できます。
ドキュメント保護のさまざまなレベルを選択し、必要な人だけにアクセスを制限することができます。
＃6。 簡単なアクセシビリティ
仮想データ ルームは、世界中のさまざまな場所でさまざまなデバイスを使用して多くの人々によって使用されるため、彼らが簡単にアクセスできる必要があります。 仮想データ ルームは、Android、IOS、Windows などのすべての一般的なオペレーティング システムで動作するはずです。
ユーザーが好きな言語で話せるように、モバイル向けに最適化され、多言語がサポートされている必要があります。 また、優れた仮想データ ルームでは、特定のタスクのために追加のダウンロード プラグインを必要としません。
＃7。 ライブチャット
コラボレーションとチームワークは、労働力のすべてのメンバーがさまざまな国やタイム ゾーンに分散している場合に特に困難になります。 しかし、仮想データ ルームに組み込まれたメンバーがリアルタイムでテキストを送受信できるライブ チャット機能は、非常に効率的であることがわかります。
また、保存された通信チェーンを提供し、いつでも戻ったり、他の目的に使用したりできます。
