税務記録を保管することの重要性は誰もが知っていますが、どのくらいの期間保管する必要がありますか? これは、多くの個人だけでなく、ビジネス オーナーが抱く共通の質問です。 質問は、最初に思われるよりも複雑です。 このブログでは、この質問に詳しく答え、税務記録を保持する期間を規定するさまざまな規則や規制を理解するのに役立ちます。
納税記録は、税金を申告し、収入、控除、控除の証拠を提供するために不可欠です。 場合によっては、税務申告のために記録を何年も保管する必要があります。 内国歳入庁 (IRS) は、納税者に対し、書類の種類に応じて特定の書類を最小限の期間保管することを義務付けています。 税務記録を保持する期間を知ることは、法律を遵守し、罰則を回避するために重要です。
税務記録はどのくらいの期間保持する必要がありますか?
ほとんどの場合、納税記録およびその他の裏付け書類は、提出日または納税申告書の提出期限のいずれか早い方から少なくとも XNUMX 年間保管する必要があります。 記録を保持する必要がある期間と、XNUMX 年間のガイドラインに対するいくつかの例外を以下に示します。
次の場合、税務記録を XNUMX 年間保管します。
- 詐欺はなく、すべてのお金が記録されました。
- 返品を提出した後、クレジットまたは返金をリクエストしました。
次の場合、税務記録を XNUMX 年間保持します。
雇用税の記録を保持します。 これらは、納税期日または納付日のいずれか早い方から少なくとも XNUMX 年間保管してください。
次の場合、税務記録を XNUMX 年間保管します。
あなたの収入は 25% 過少申告されていた可能性があります。 この場合、IRS は XNUMX 年前までの納税申告書を調査する権限を持っています。
次の場合、税務記録を XNUMX 年間保持します。
- 価値のない有価証券 (株式や債券の損失など) または不良債権に起因する損失の請求を行いました。
次の場合、税務記録を永久に保持します。
- 不動産を購入したので、その時点でいくら使ったかを表示できます。
- 年次納税申告書を提出しません。
- あなたは虚偽の納税申告書を提出しました。
どのような税務記録を保持する必要がありますか?
すべての納税申告書と関連書類を維持する必要があります。 W-2、1099、支出追跡、マイレージ ログ、項目別控除を証明する記録、およびその他のドキュメントが含まれています。
納税申告書をXNUMX年間保管することがなぜ重要なのですか?
XNUMX年間の納税申告書を維持することが重要である理由は次のとおりです…
IRS の時効は、納税申告書を XNUMX 年間保管することを規定しています。 受け取る資格のある還付の請求を提出しない場合、通常、最初の申告書を提出した日から XNUMX 年、または税金を支払った日から XNUMX 年のいずれか遅い方で、請求を提出することができます。 同様に、IRS は申告書の提出日または期限日 (いずれか遅い方) から XNUMX 年間、追加の税金を査定します。
納税記録規則は例外の対象ですか?
まれに、記録を XNUMX 年以上保持する必要がある場合があります。 たとえば、IRA などの退職金口座の税務書類は、口座が完全に使い果たされてから XNUMX 年間維持する必要があります。 価値のない有価証券の損失または不良債権控除の請求を提出する場合は、記録を XNUMX 年間保存する必要があります。 さらに、資産を償却、減価償却、または売買した場合は、資産を処分した年の制限期間が終了するまで、資産の記録を保持する必要があります。 プロパティには、単に土地や建物以上のものが含まれることを忘れないでください。 また、在庫、オフィス機器、およびその他の資産も含まれます。
また、場合によっては時効が 25 年を超える場合もあります。 たとえば、総収入の XNUMX% 以上を申告しなかった場合、IRS は XNUMX 年ではなく XNUMX 年で追加の税金を徴収します。 さらに、偽の申告書を提出したり、申告書をまったく提出しなかった場合 (私たちは推奨しません)、時効は決して終了しません。
税務書類はいつ捨てる？
興奮しすぎて古い返品を捨てる前に、他の目的でそれらが必要ないことを確認してください。 特定の債権者や一部の保険会社は、IRS よりも長期間記録を保存することを要求する場合があります。 税務書類を処分する場合は、まず細断してください。 個人情報の泥棒は、機密情報が含まれているため、納税申告を楽しんでいます。
ドキュメントを保存するための最良の方法は何ですか?
耐火金庫は、税務書類の物理的なコピーを保管するのに最適な場所です。 税務記録に加えて、住宅証書、住宅ローンや保険の情報、遺言書や信託契約書、銀行口座や証券会社の口座のパスワードなど、その他の重要な書類を保管しておいてください。 安全な鍵の保管場所を少なくとも XNUMX 人に知らせることもお勧めします。 このようにして、緊急事態が発生した場合、その人は、あなたの業務を適切に維持するために必要なドキュメントにアクセスできます.
最後に、記録を長期間保持するつもりであるが、家を紙で散らかしたくない場合は、ドキュメントをスキャンして、暗号化されたハード ドライブまたはクラウドに情報のバックアップを保存することを検討してください。 デジタル版が判読可能である限り、IRS はそれらを受け入れます。 書類を積み重ねるのとは異なり、この方法は場所をとらず、整理もはるかに簡単です。
税務記録をデジタル保存するメリットとデメリット
税務記録を維持することは、今よりも面倒でした。
多くの人がオフィスを整理整頓し、ドキュメントをデジタルで保存しています。 多くの機関は、納税申告書のデジタル版も提供しており、税務書類の証跡をさらに減らすことができます。
書類を最小限に抑えるだけでなく、納税記録や領収書をオンラインまたはクラウドに保存すると便利ですが、サイバー犯罪者が社会保障番号やその他の簡単に特定できる情報を簡単に取得できないように、オンライン ストレージ プロバイダーがデータを暗号化するようにしてください。 ファイルとフォルダを暗号化して保護することができます。
可能な限り文書をスキャンし、保存し、バックアップする必要があります。 証書、権利書、評価書、または投資書類の原本でない限り、紙のコピーは自由に処分できます。 (電子) ドキュメントを安全に保管してください。
IRS は、以前の納税申告書の記録を保持しています。 トランスクリプトは、オンライン、電話、または郵送でリクエストできます。 税務部門は、社会保障番号を含む身分証明書を求めます。
また、 雇用記録：種類と保管方法
永久保存しておくべき書類は？
永久保存しなければならない書類があります。 これらには、出生証明書、結婚証明書、社会保障カードなどの重要な書類が含まれます。 また、住宅の購入に関する証書や住宅ローンの書類などの書類を保管しておくことも重要です。
さらに、車や電化製品などの主要な購入の記録は、アイテムを所有している限り保持する必要があります。 これは、税金の目的だけでなく、保険請求や保証のためにも重要です。
10年間保管しなければならない記録は？
IRS は納税者に対し、特定の種類の収入について少なくとも XNUMX 年間記録を保持することを義務付けています。 これには、株式売却などのキャピタルゲイン、および事業収入と費用に関する記録が含まれます。 また、拠出金や分配金などの退職金口座に関連する記録を少なくとも XNUMX 年間保管する必要があります。
IRS 6 年ルールとは何ですか?
IRS の 6 年ルールは、過小申告された収入の証拠がある場合、IRS が戻って納税者の申告書を最大 XNUMX 年間監査できることを示すルールです。 これは、納税者が法律を遵守していることを確認するために、少なくとも XNUMX 年間は収入、控除、および控除の記録を保持する必要があることを意味します。
税金は7年後に徴収できますか.
IRS は未払いの税金を最大 10 年間徴収できます。 これは10年の時効として知られています。 10 年の期間が経過すると、IRS は納税者から税金を徴収できなくなります。 ただし、納税者が詐欺を犯したり、納税申告書を提出しなかった場合、時効は適用されません。
納税記録を保管しないとどうなりますか?
納税記録を保持しない場合、IRS から罰則を受ける可能性があります。 これには、納税申告書を提出しない、または期限内に税金を支払わない場合の 5% のペナルティが含まれます。 さらに、IRS は未払いの税金の利息を査定する場合があります。 これらの罰則を回避できるように、正確かつ完全な記録を保持することが重要です。
保持する必要がある税務書類は何ですか?
保管すべき最も重要な書類は、納税申告書、W-2、1099、および収入、控除、クレジットに関するその他の書類です。 さらに、主要な購入や投資の記録を保持する必要があります。 また、退職金に関する書類や業務記録の保管も重要です。
死後、税務記録を保管する期間は？
納税記録は、納税者の死亡後少なくとも XNUMX 年間保管する必要があります。 これは、遺産計画と最終的な納税申告書を提出するために重要です。 さらに、遺産の執行者は、資産の売却および相続人への分配に関する記録を少なくとも XNUMX 年間保持する必要があります。
まとめ
税務記録を保持する期間を知ることは、法律を遵守するために重要です。 ほとんどの記録は少なくとも 10 年間保管する必要がありますが、一部の文書は最大 XNUMX 年間保管する必要があります。 IRS からの罰則を避けるために、正確かつ完全な記録を保持することが重要です。
要約すると、少なくとも 10 年間は納税記録を保管する必要があります。 キャピタルゲインや事業所得に関連する記録などの一部の文書は、少なくとも XNUMX 年間保管する必要があります。 さらに、主要な購入、投資、および退職金勘定に関連する記録は、アイテムを所有している限り保管する必要があります。 最後に、資産の売却と相続人への分配に関する記録は、納税者の死亡後少なくとも XNUMX 年間保管する必要があります。
正確で完全な記録を保持することは、税金を申告し、IRS からの罰則を回避するために不可欠です。 税務記録を保持する期間を理解することで、法律を遵守し、潜在的な罰則を回避することができます。
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参考文献
