HOA の管理は簡単な作業ではありません。 オンラインでの支払いの回収、口座の整理、理事会のスケジュール、コミュニティのウェブサイトと住民のデータベースの管理、人々とのコミュニケーション、建築の見直し、サービス リクエストの管理、CC&R 規則の施行など、あなたの手は常にいっぱいです。間に何十もの他のタスク。
そして、このすべての努力に終わりは見えないようです。
それは完全に正しくありません。 確かに、HOA を実行すると、常に忙しくなります。 ただし、HOA 管理ソフトウェアを利用して、ほとんどの雑用を簡素化および合理化することで、時間を節約できます。
このチュートリアルでは、それについて知る必要があるすべてを教えてくれます。 HOA ソフトウェアを使用する利点をすべて説明し、市場で現在どのようなソリューションを協会が利用できるかを示します。
HOA管理ソフトウェアとは何ですか?
HOA ソフトウェアは、住宅所有者の組織が業務の多くの要素を管理するのを支援するプログラムまたはプラットフォームです。
通常、HOA ソフトウェアは、HOA のアクティビティの XNUMX つの領域 (アカウント、スケジューリング、支払い、CC&R 施行など) に集中します。 ただし、ソフトウェアには、さまざまな HOA プロセスを支援するさまざまなモジュールを含めることもできます。 これらのソフトウェア ソリューションは、オールインワンの HOA 管理ソフトウェアと呼ばれます。
HOA管理ソフトウェアが必要な理由
もちろん、基本的な対応は、多くの労力を軽減できるということです。 しかし、それだけではありません。 そのため、以下では、HOA の管理に役立つソフトウェア ソリューションを利用することのその他の利点について概説しました。
HOA ソフトウェアを使用すると、ほぼすべてのプロセスを合理化できます。 自己管理型のさまざまな HOA ソフトウェア プログラムが、すべての文書の管理、CC&R 違反レポートと違反レターの発行、支払いの受け取り、帳簿の管理などを支援します。 ソフトウェアはこれらのタスクの多くを自動的に処理するため、時間を解放して HOA の他の要素に集中できます。
HOA ソフトウェアを使用して、どこからでも住宅所有者または地域団体を管理できます。 現在市場に出回っているほとんどすべてのソリューションは Web ベースです。つまり、専用のアプリを介して、任意のコンピューターや携帯電話からデータにアクセスできます。
また、 HOA（住宅所有者協会）：定義、料金、規則
専用の HOA ソフトウェアがあるということは、協会のすべての文書とデータが XNUMX つの場所にあることを意味します。 すべての主要な利害関係者は、多くの場合モバイルアプリを介してアクセスできるため、関係者全員の説明責任が向上します。
また、データは、XNUMX 台のマシンやごちゃまぜのフォルダーではなく、クラウドベースのシステムに保存した方が安全です。
このソフトウェアは、社内外のコミュニケーションを大幅に改善する可能性を秘めています。 これの一部は、すべてのデータが XNUMX つの場所にあるという事実によるものです。 誰もが主題に関するすべての知識にアクセスできるようになると、さまざまな問題について判断を下し、合意に達することがはるかに容易になります。 同様に、合理化された通信ソフトウェアによって、居住者とのより効果的で優れた通信が実現します。 あなたの近所の人々は、すぐにニュースを受け取り、コミュニティで何が起こっているかを知ることができます。
最後に、ソフトウェアとそれが提供できるデータにより、協会の活動を報告し、その知識を使用して地域の将来を組織し、計画するためのより良い手段が可能になります。
HOA管理ソフトウェアで注意すべきこと
すべての HOA ソフトウェアが同じように作られているわけではありません。 他の人が提供しないモジュールを提供するものもあれば、特定のタイプのサービス (つまり、Web サイト構築) に特化したものもあります。 HOA に適したソフトウェアを選択することが重要です。これは、多くの場合、オールインワン プラットフォームを使用することを意味します。
HOA ソフトウェアの主な機能は次のとおりです。
＃1。 財務報告と会計
優れた HOA ソフトウェアの会計スキルにより、財務を追跡できるようになります。 また、正確なレポートを提供し、銀行取引明細書を照合できるようにする必要があります。
＃2。 コミュニケーションツール
洗練された通信システムにより、さまざまなチャネル (電子メール、プッシュ通知、アラートなど) を通じて居住者に情報を提供し続けることができます。 優れたソフトウェアは、メッセージを一括および個別に送信できる必要があります。
＃3。 イベント管理
優れたイベント管理システムを含む HOA ソフトウェアを探してください。 これを使用して、カレンダーでイベントをスケジュールしたり、地元の人のためにオンライン カレンダーを維持したりできます。 また、ゲストがオンラインで登録してチケットを購入できるようにすることで、イベント自体を支援する必要があります.
＃4。 オンライン決済システム
会員を喜ばせる戦略の XNUMX つは、会費をオンラインで簡単に支払うことです。 優れたソフトウェアには、クレジット/デビット カードや ACH ドラフトなど、さまざまな支払いオプションが含まれています。 メンバーは、自分の銀行情報を自分の口座に直接リンクできる必要があります。
オンライン決済システムは、ソフトウェアで追跡できるはずの延滞支払いを減らすのにも役立ちます。
＃5。 オンライン住宅ポータル
居住者がどこからでもオンラインでアクセスできるポータルを含むソフトウェアを選択してください。 メンバーは、数回クリックするだけで、プロフィールの更新、会費の支払い、イベント カレンダーの確認、コミュニケーションへの対応、HOA データへのアクセスを行うことができます。
＃6。 住宅データベース
ソフトウェアは、メンバー情報のマスター リストを保持し、フィルターで検索できるようにする必要があります。 これには、名前、連絡先情報、プロフィールなどが含まれます。 情報の更新も簡単でなければなりません。
＃7。 違反トラッカー
居住者は時折規制に違反することがあるため、ソフトウェアにはその情報を追跡するメカニズムが必要です。 これは、複数の違反が同時にまたは重複して発生する可能性があるため、大規模なコミュニティで特に役立ちます。 このモジュールを使用すると、メンバーの違反を追跡し、違反履歴にアクセスし、通知を送信できます。
トップ10の優れたHOA管理ソフトウェアの代替
＃1。 AppFolio プロパティ マネージャー
- 価格： ユニットあたり月額 $1.40 から
- デモ/トライアル: ご要望に応じてデモンストレーションを行います。
AppFolio は包括的な HOA 管理ソフトウェアであり、アーキテクチャの評価、会費と評価の収集、違反の追跡、理事会メンバーの承認、銀行のコネクタなどを可能にします。 これらの機能はすべて、Web またはモバイル アプリケーションを介して利用できます。
ハイライトは以下を含む：
- テキストメッセージによるコミュニケーション
- メールデザインテンプレート
- 住民ポータル
- オンラインメンテナンスのお願い
- パフォーマンスに関する洞察
＃2。 組織の声
- 月額$ 50から
- トライアル/デモ: 無料のデモが提供されます。
AssociationVoice は、使いやすい Web ベースの HOA ソフトウェア プログラムで、Web、電話、テキストで会費を徴収できます。 もう XNUMX つの機能は、理事会やコミュニティ ルールを組織し、コミュニティ ニュースを広め、HOA アクティビティを処理するカスタム フォームを作成する機能です。
ハイライトは以下を含む：
- 住民ポータル
- ドキュメント ライブラリ
- インタラクティブなローカル マップ
- グループディスカッション
- アメニティのご予約
＃3。 Bitrix24
- 価格： 無料の制限付きバージョン、月額 19 ドルのプレミアム版
- デモ/トライアル: ご要望に応じてデモンストレーションを行います。
Bitrix24 を使用して、投票、電子メール通知、IM およびグループ チャット、フォト ギャラリーを備えた HOA メンバー ポータルを開発できます。 また、会費の管理、メンバーへのメールの送信、オンラインでの仕事の依頼の提出もできます。
ハイライトは以下を含む：
- モバイルデバイス用のアプリ
- HOA ディレクトリ
- 住宅所有者向けのプライベート ソーシャル ネットワーク
- 対象グループ
- ビデオ会議
＃4。 ビルディウム
- 月額$ 50から
- デモ/トライアル: 14日間の無料トライアル; ご要望に応じてデモをご利用いただけます。
Buildium は、小規模から中規模の住宅所有者協会向けの包括的なソフトウェア ソリューションであり、オンライン メンバーの支払い、メンテナンス リクエストの追跡、賃貸物件の管理、および完全な会計機能を備えています。
ハイライトは以下を含む：
- 小売店での現金支払い
- フォーム 1099 の電子ファイリング
- 不動産の検査
- 賃貸人向け保険
- テナントの審査
＃5。 CINC システム
- 価格はリクエストに応じて利用できます。
- デモ/トライアル: ご要望に応じてデモンストレーションを行います。
レポートによると、CINC は、不動産管理、統合銀行業務、およびクラウド アカウントをすべて XNUMX つのパッケージで提供する業界で唯一のソフトウェア会社です。 CINC を使用して、オンライン支払いを管理し、メンバー ディレクトリとスケジュールを最新の状態に保ち、作業指示書を提出して追跡し、重要な HOA 書類を伝達できます。
ハイライトは以下を含む：
- モバイルデバイス用のアプリ
- 違反の管理
- アーキテクチャ レビュー リクエストの管理
- 時間通りの財務報告
＃6。 フロントステップ
- 価格はリクエストに応じて利用できます。
- デモ/トライアル: 無料試用版が利用可能で、リクエストに応じてデモを利用できます。
FRONTSTEPS を使用すると、HOA ブランドのコミュニティ Web サイトを簡単に作成できます。 違反、会費、オンライン支払い、作業指示、およびメンテナンス要求の追跡が機能の XNUMX つです。
ハイライトは以下を含む：
- 駐車場と来客管理
- 荷物の追跡
- カスタマイズ可能なニュースレターとデジタル速報
- テキストメッセージによるコミュニケーション
＃7。 HOAエクスプレス
- 価格： 無料の限定版、月額 25 ドルのプレミアム版
- デモ/トライアル: デモ Web サイトと同様に、無料の試用版が提供されます。
HOA Express を使用して、HOA 用の魅力的で安価なモバイル フレンドリーな Web サイトを作成できます。 ウェブサイトをすばやく簡単に更新したり、メールを送信したり、フォーラム ディスカッションをモデレートしたりできます。 会員はオンラインで会費を支払うこともできます。
ハイライトは以下を含む：
- レター郵送の自動化
- オーダーメイド調査
- 住民名簿
- 訪問者の追跡
#8。 トップス [ONE]
- 価格： ユニットあたり月額 $0.75 から
- デモ/トライアル: デモンストレーションが可能です。
TOPS [ONE] は、自治コミュニティに最適です。 同社のソフトウェアには、コンドミニアム/HOA 管理ビジネス向けに開発された会計および会費支払いシステム、約款を施行して違反を追跡するためのツール、施設管理ツール、および住宅所有者向けの通信手段が含まれています。
ハイライトは以下を含む：
- オーナー様向けセルフサービスサイト
- オンライン ファイル ストレージは無限です。
- 総勘定元帳のカスタマイズ可能
- 移動中の検査
#9。 ネイバーズ ヴィンテウム
- 月額$ 25から
- デモ/トライアル: 14日間の無料トライアル; ご要望に応じてデモをご利用いただけます。
Vinteum Neigbrs で Web サイトとモバイル アプリケーションを作成し、テキスト メッセージや電子メールで住民とつながり、アメニティの予約を管理し、ユーザーを登録してコミュニティ ペーパーにアクセスすることができます。
ハイライトは以下を含む：
- インシデント報告システム
- 自動発信
- メール履歴
- モバイルデバイス用のアプリ
#10。 ヤーディ・ボイジャー
- 価格はリクエストに応じて利用できます。
- デモンストレーション/トライアルの場合は該当なし
Yardi Voyager は、住宅所有者協会向けの Web ベースの管理システムです。 彼らのソリューションには、所有権と HOA コストの追跡、料金の計算、支払いの回収、維持管理の監視、細則の施行などのためのツールを含む単一の統合データベースがあります。
ハイライトは以下を含む：
- ワークフローの自動化
- 料金計算機
- 保守・点検・追跡違反の仕組み
- 取締役の管理メカニズム
コミュニティ アソシエーション管理ソフトウェア ソフトウェアおよびサービス
＃1。 資産管理
不動産管理ソフトウェアは、不動産管理者の運用、財務、およびリースのタスクを自動化します。 このソフトウェアは、賃貸管理、物件管理、経理、テナントと家主のコミュニケーションなどの業務を簡素化および合理化することにより、不動産ビジネスの運用をより効率的にするように設計されています。 リビング コミュニティは物件で構成されており、ホーム オーナーズ アソシエーション (HOA) でさえ、フロント オフィス業務の削減から利益を得ることができます。
＃2。 施設管理
建物の管理者は、施設管理ソフトウェアを使用して物理的特性を管理および維持します。 施設管理ソフトウェアの XNUMX つの最も重要な利点は、建物とユニットのメンテナンス要求の最適化と、従業員とリソースの簡単なスケジューリングと管理です。 アパート、コンドミニアム、協同組合の居住者と管理者は、組み込み機能を備えたコミュニティ アソシエーション管理ソフトウェアや、施設管理ツールとの簡単な接続を利用できます。
＃3。 レンタルの支払い
賃貸料支払いソフトウェアを使用すると、不動産管理者とテナントの両方が、簡素化された自動化された家賃の収集を期待できます。 請求書と請求書は自動的に生成および配布され、支払いはオンラインで収集および処理でき、銀行とのコラボレーションも簡素化されます。
まとめ
HOA を実行するのは難しい作業であり、常に手がいっぱいです。 幸いなことに、特定のソフトウェア ツールを使用して、関連付けを管理する多くの要素を自動化および合理化することができます。 それらのいくつかは、HOA の特殊な側面に役立ちますが、他のものはほぼすべてに役立ちます。
この投稿のおかげで、今日の市場でトップの HOA 管理ソフトウェア ソリューションを特定できました。
このリストが、協会の管理に役立つパッケージを選択するのに役立つことを願っています。
HOA管理ソフトウェアに関するよくある質問
HOA に QuickBooks を使用できますか?
はい、QuickBooks は協会の収入と支出を追跡するツールを提供しています。 これは、正確な収入と支出の明細書を維持するのに役立ちます。 HOA の費用を調べて、予算を上回っているか、その月の支払い予定額を下回っていないかを判断できます。
優れた HOA Web サイトの条件とは?
専用ドメイン、居住者向けのオンライン ポータル、オンライン支払いの選択肢、コミュニティ カレンダー、通信チャネル、投票機能、アメニティ予約ツールはすべて、上位の HOA Web サイトの特徴です。 また、モバイル対応で、使いやすく、管理しやすく、ローカル コミュニティを際立たせます。
QuickBooks で Hoa を設定するにはどうすればよいですか?
- [リスト] メニューに移動し、[勘定科目表] を選択します。
- 任意の場所を右クリックし、[新規] をクリックします。
- [その他の口座の種類] を選択し、ローンに適した口座の種類を選択します: …
- 続行を選択します。
- アカウントの名前と番号を入力します。
- [保存して閉じる]をクリックします。
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参考文献
