中小企業や新興企業は、プロジェクトをうまく連携させるためにタスク管理システムを必要としています。 ただし、オープンソースのタスク管理システムは、コストと機能のバランスが取れているため、企業にとって実行可能なオプションになりつつあります. 多くの企業は、オープンソースのタスク管理システムを適切に作成して、ユーザーの注意を引き、さまざまな企業のチームがすべての作業プロセスを整理するのを支援する方法を検討しています。 たとえば、中小企業のプロジェクト マネージャーは、無料のタスク管理システムを使用して、タスクの追跡を自動化し、特定のタスクを視覚化することもできます。 この記事では、あなたの会社に最適な無料のオープンソース タスク管理システムを紹介します。
タスク管理システムとは?
タスク管理は、プロジェクト マネージャーが、完了しなければならない日常のタスクを決定、追跡、および完了するためのプロセスです。 プロジェクト管理では、タスク管理はワークフローを効率的に編成する方法です。 ただし、これはタスク指向で詳細であり、より大きなプロジェクト スケジュールの一部です。 ProjectManager のビルトイン タスク管理、タイム トラッキング、およびチーム コラボレーション ツールを使用して、プロジェクトを簡単に管理できます。
プロジェクトと同様に、タスクにはライフサイクルがあります。 タスクが完了すると開始されます。 次に、割り当て、開始、完了、および検証を行います。 また、停止、一時停止、または失敗することもあります。 一部のタスクは、開始または完了が他のタスクに依存している場合があります。 タスクの追跡は、それらの監視を含むプロジェクト管理の重要な側面です。 そのため、タスク管理は複雑な分野であり、細部への細心の注意、柔軟性、および適切なプロジェクト管理ツールが必要です。
タスクの 4 つのカテゴリとは?
アイゼンハワー法では、タスクを重要/緊急、重要でない/緊急、重要でない/緊急、重要でない/緊急でないの XNUMX つのカテゴリに分類します。 これらは、タスクをすぐに完了する必要があるか、後で完了する必要があるか、またはまったく完了する必要がないかを迅速に判断できるため、効果的です。
最高の無料タスク管理システム
ツールはソフトウェア業界でますます人気が高まっており、現在、どのプロジェクトでも重要な役割を果たしています。 各カテゴリには、いくつかのツールが用意されています。 これらのツールは、手作業を減らし、時間を節約するのに役立ちます。 ここにいくつかの最高のタスク管理ツールがあります.
＃1。 タスク管理ソフトウェア
無料のタスク管理ソフトウェアを使用することは、タスクを管理する最も効率的な方法です。 リマインダー、定期的なイベント、タイム トラッカー、自動通知、作業割り当てなど、必要なすべての機能が含まれています。 タスク管理システムにより、チームメイトだけでなく、他のすべての利害関係者とのコラボレーションが簡単になります。 さまざまな複雑さと機能を備えた多数のツールがオンラインで利用できるため、会社に最適なツールを簡単に見つけることができます。
＃2。 やることリスト
To Do リストは、最も人気のあるタスク管理ツールの XNUMX つです。 人々は毎日、タスク リストを使用してタスクを管理しています。 主な利点は、使い方がとても簡単なことです。 必要なのはペンと紙だけです。 物事をチェックすることも、他にはない方法で満足しています。 To Do リストは単純なリストやタスクの管理には役立ちますが、複数の人や依存関係を持つより複雑な作業項目には不十分です。
＃3。 かんばんボード
カンバン ボードは、タスクを整理するための楽しい方法です。 かんばんボードのオンライン バージョンはいくつかありますが、ホワイトボードといくつかの付箋で十分です。 タスクを視覚的に表現することで、複数の人が簡単にステータスの更新を瞬時に取得できます。 オンライン バージョンには、ビジネス要件に基づくカスタム タスク ステータスやビューなど、より高度な機能が含まれています。
＃4。 スプレッドシート
スプレッドシートは、見つけやすく使いやすいため、タスクを追跡するためによく使用されます。 To Do リストなどのスプレッドシート ソフトウェアを使用して、作業項目の入力と追跡を行うことができます。 スプレッドシートを使用すると、データの管理と共有も簡単になります。 欠点は、時間と進捗状況の追跡、ワークフローの自動化、リソース管理などの高度なタスク管理機能が利用できないことです。
＃5。 ガント チャート
プロジェクト計画でより一般的に使用されるガント チャートは、タスク管理にも使用できます。 かんばんボードに似た視覚的表現により、誰もがこのツールを使用して作業を簡単に採用および管理できます。 また、依存関係管理やクリティカル パス、ベースラインなどの機能により、作業をリアルタイムで正確に表す方法でもあります。 いくつかの種類のオンライン ガント ソフトウェアと、タスク管理ソフトウェアの一部として利用できる無料バージョンがあります。
無料のタスク管理システムが必要な理由
無料のタスク管理アプリをビジネス システムに統合する必要がある上位 XNUMX つの理由を次に示します。
＃1。 より良いコラボレーションと調整を促進
タスク管理ツールの最も重要な利点の XNUMX つは、共通のタスクを完了するために作業するさまざまな部門内および部門間のチーム間のコラボレーションが改善されることです。 プロジェクトの大小にかかわらず、すべてのチーム メンバーには特定の役割と責任があります。 プロジェクトを成功させ、予定通りにロールアウトするには、グループ内のコミュニケーションを常に維持することが重要です。
さらに、無料のタスク管理システムにより、全員が最新の状態に保たれ、コラボレーションが改善されます。 そのため、チーム メンバーは、質問やステータスの更新を適切な担当者と簡単に共有して、すぐに支援を受けることができます。 また、オープンソースのタスク管理システムにより、チームはファイルやドキュメントを共有しながら、全員が最新の状態に保つことができます。
＃2。 計画と実行を改善します。
時間とエネルギーの無駄遣いを避けたいなら、計画は必須です。 プロジェクト計画は、プロジェクト開発サイクルのすべての段階で不可欠です。 マネージャーは、プロジェクト管理ソフトウェアを使用して、能力に応じてさまざまなチーム メンバーにタスクを割り当て、プロジェクトを適切に実行できます。 チームはすべての主要なステップの概要を説明する必要があるため、プロジェクトの計画には時間がかかります。 オープンソースのタスク管理システムにより、管理者はタスクの順序を選択できます。
＃3。 リソース割り当ての支援
タスクの難易度とリソースの能力に基づいて、経営陣がリソースを割り当てることは困難です。 ビジネス プロセスを円滑に実行するには、リソースを効率的に管理する必要があります。
タスク管理ツールは、企業が材料、リソース、およびツールを定義するのにも役立ちます。 プロジェクトのライフサイクルがスムーズに進むために必要です。 良い プロジェクト管理ツール また、企業が不要なリソースを雇用するのを避けるのにも役立ちます。これにより、オーバーヘッドが削減され、時間の経過とともに ROI が向上します。
＃4。 チームのワークフローを改善
タスク管理ツールを使用すると、全員に簡単に情報を提供できます。 このツールは、すべてのチーム メンバーを集めてコラボレーションを強制するプラットフォームとしても機能します。 プロジェクト マネージャーは、さまざまなチーム メンバーの活動を簡単に追跡し、割り当てられたタスクのステータスをリアルタイムで確認できます。
また、タスクを完了するのにかかる時間を決定することもできます。 タスク管理アプリは、マネージャーが共同作業のためにさまざまなメンバーをグループ化できるため、大規模なプロジェクトに特に役立ちます。 その結果、同社は強力なチーム ワークフローのメリットを享受し、すべての目標を期限内に達成することができます。
＃5。 継続的なタスクの監視
長期的な成功と納期厳守を達成するために、企業は各段階でプロジェクトのパフォーマンスを追跡する必要があります。 タスク管理ツールは、この目標をできるだけスムーズに達成するために、各タスクを追跡します。 このツールを通じて、会社の経営陣は各チーム メンバーのパフォーマンス データを取得し、プロジェクトの各段階を継続的に監視することもできます。 これは、会社がすべてのプロジェクトを効果的に最適化するのに役立ちます。
タスク管理スキルとは
タスク管理機能により、時間をより効率的かつ効果的に使用できます。 それらはソフトスキルであり、さまざまな職業や専門的な状況で有益な対人特性です。 時間管理は、あらゆる分野のすべての従業員にとって不可欠です。 重要でないタスクに費やす時間を減らし、重要なタスクにより多くの時間を費やすことができます。
タスク管理スキルの例
タスク管理関連のスキルの例を次に示します。
＃1。 効果的なスケジューリング
タスクのスケジューリングは、タスク管理の重要なコンポーネントです。 それらをより効果的に整理することができます。 綿密に計画されたスケジュールは、仕事上の時間を最大限に活用することもでき、気が散ることを防ぐことができます。 毎日、毎週、毎月のスケジュールを維持することで、各タスクを把握し、その期間を見積もったり、最も重要なものに優先順位を付けたりすることができます。
＃2。 効果的な優先順位付け
あなたの職務の中には、他のものよりも差し迫ったものがあるかもしれませんが、これはあなたの職業によって異なります. それらの重要性を正しく評価し、優先順位に基づいて実行する能力は、仕事の量と質の両方を向上させることができます. 優先順位付けは効率的なスケジューリングの重要な部分です。これにより、より多くのエネルギーを割り当て、最も重要なタスクに集中しながら、より多くの作業を行うことができるからです。
＃3。 ワークロード管理
タスクにできるだけ多くの時間を割くことで、短期的には高い生産性が得られますが、長期的には疲労や燃え尽き症候群につながる可能性もあります。 タスク管理の重要な側面は、ワークロード容量を評価し、それに応じて計画を調整することです。 これにより、高いレベルでより長い期間パフォーマンスを発揮できるため、雇用主にとってより魅力的な候補者になります。
＃4。 細部へのこだわり
各タスクの詳細を分析し、それらの重要性を判断するには、細部への高度な注意が必要です。 この機能は、各タスクを完了するのに必要な時間を評価するのに役立ち、スケジューリングを改善できます。 タスクの優先順位付けとスケジュール設定を支援するだけでなく、細部に細心の注意を払うことで、タスクを成功させる可能性が高まります。
＃5。 効率的な委任
業務内容によっては、業務の一部を委任できる場合があります。 これにより、あなたとあなたの組織の両方の生産性を向上させることができます。 委任は、管理職で働き、自分のタスクに加えて他の人のタスクを監督する場合に特に重要なタスク管理スキルです。
＃6。 高度な批判的思考能力
優先順位を付けるタスクと、それらを完了するのにかかる時間を選択することは、必ずしも簡単な決定ではありません。 ただし、批判的に考え、各決定について論理的な議論を特定できるようになることで、意思決定の質を向上させることができます。 これにより、タスクをより適切に管理できます。 上司があなたのスケジュールに疑問を呈した場合、批判的思考がそれを正当化するのに役立ちます。
タスク管理を改善するにはどうすればよいですか?
タスク管理スキルを向上させるために、次の手順に従うことを検討してください。
＃1。 生産性のピーク期間を特定します。
ほとんどの人は、XNUMX 日または XNUMX 週間のうち、生産性が最も高くなる特定の時間帯を持っています。 ピーク時間を把握することで、最も困難なタスクをその時間帯にスケジュールすることができます。 これにより、これらのタスクをより迅速かつ効率的に完了することができ、生産性レベルがピークに達していないときに、重要度の低いタスクを完了するための時間を増やすことができます。
＃2。 主要なタスクをカレンダーにスケジュールします。
カレンダーで特定のタスクに特定の時間を割り当てるプロセスは、タイムブロッキングと呼ばれます。 これにより、スケジュールをより適切に整理し、効率を高めることができます。 これにより時間管理が改善される可能性がありますが、緊急事態が発生した場合にさまざまなタスクのスケジュールを変更するのに十分な柔軟性が必要です.
＃3。 個々のタスクの進行状況を監視する
時間の割り当てに加えて、各主要タスクの進捗状況を追跡できます。 タスクを完了するためにどれだけの作業が残っているかを知ることで、モチベーションを維持し、タスクを完了するのに必要な時間を見積もることができます。 また、タスクのどの部分が必要以上に長くかかったかも表示されるため、将来の効率向上に役立ちます。
Jira はタスク管理ツールですか?
はい、Jira Core と Confluence を使用すると、タスクをオンラインで割り当て、実行、および追跡できます。
まとめ
オープンソースのタスク管理ツールは、ワークフローの最適化から生産性の向上に至るまで、現代の企業に多くのメリットをもたらし、時間の経過とともに ROI を向上させます。 従業員がすぐに受け入れて使用できる、信頼性が高く将来に備えたタスク管理アプリを選択するだけです。
タスク管理システムに関するよくある質問
タスク管理の4つの要素とは?
Do、Defer (Delay)、Delegate、および Delete は、XNUMX つの D (Drop) です。 これらのカテゴリのいずれかにタスクまたはプロジェクトを配置すると、限られた時間をより適切に管理し、最も重要なことに集中することができます。
作業中のすべてのタスクをどのように追跡しますか？
職場でのタスクを追跡する方法
- Timely でチェックリストを作成します。
- スケジュールにタスクを追加します。
- タイム トラッキングをタスクにドラッグ アンド ドロップします。
- すべてのタスクのステータスを追跡します。
複数のプロジェクトのタスクを追跡するにはどうすればよいですか?
複数のプロジェクトを管理および追跡するための XNUMX つの戦略を次に示します。
- 先を計画する。
- 自由に使えるあらゆるツールを活用してください。
- タスクを整理します。
- 計画を定期的に見直してください。
- いつ委任するかを理解します。
- 集中力を維持してください。
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参考文献
