複数のイニシアチブを管理していて、支出とリソースを追跡するメカニズムがない場合、プロジェクトの失敗は避けられません。 一方、プロジェクト追跡は、この状況で役立ちます。 基本的に、あらゆる規模のチームが、リソースをより適切に管理し、ビジネスの拡大をサポートする成果を生み出すことで、プロジェクト追跡の恩恵を受けることができます。 そこでこの記事では、ビジネスにプロジェクト追跡システムを導入することが重要な理由と、その他知っておくべきことについて説明します。
プロジェクト追跡とは何ですか
プロジェクト追跡と呼ばれるプロジェクト管理手法は、プロジェクト内の作業のステータスを監視するために使用されます。 プロジェクトを追跡することで、予想と比較して実際の進捗状況を評価し、予定通りに予算内でプロジェクトを完了することを困難にする可能性がある問題を特定することができます。
プロジェクト管理方法とプロジェクト追跡ツールの利用は、プロジェクト追跡に不可欠です。 プロジェクトのライフサイクルのあらゆる段階でのアクティビティ、作業負荷、マイルストーンの概要がガント チャートなどで提供され、マネージャーはプロジェクトの進捗状況を監視できます。 ステータス レポートやその他のプロジェクト レポートでは、成果物、リスク、パフォーマンスにさらに光を当てる追加情報を収集できます。 プロジェクト チームと関係者はこの情報を受け取り、最新情報を入手できます。
プロジェクト追跡が重要な理由
プロジェクト トラッカーは、マネージャーがチームのパフォーマンスとリソースの割り当てを監視するために使用できるツールです。 これは、プロジェクトの予算とスケジュールを管理するための重要なツールです。
プロジェクト トラッカーのテンプレートは、プロジェクト開発の単一の情報ソースとして使用できます。 プロジェクト チームは、プロジェクトの開発に関する情報をテンプレートに記入し、その情報をプロジェクト マネージャーや他の関係者と共有して、プロジェクトの現在の状況を示すことができます。
ただし、プロジェクト管理ソフトウェアを使用してプロジェクトを追跡するのが最も信頼できる選択です。 オンライン ツールはリアルタイムで更新され、ソフトウェアはこの情報を共有します。 その後、意思決定に役立つ現在の事実を含むレポートを作成できます。
プロジェクト開発を追跡する方法
プロジェクトの発展を追跡するのは難しい取り組みのように思えるかもしれませんが、事前に手順の概要と計画を立てることで、成功に備えることができます。 軌道に戻るために、すぐに次のアクションを実行できます。
- マイルストーンと成果物の作成
- 達成可能、測定可能、現実的な目標を設定します。
- プロジェクト管理ツールを使用して、時間、経費、タスクを監視します。
- 定期的なチームおよび関係者会議
- 明確な期限を設定する
- 透明性の促進
これらの推奨事項は構造的なものであり、プロジェクトごとに実装する必要があります。 チームを予定のスケジュールと予算に守るために必要な詳細情報をプロジェクト マネージャーに提供するために、プロジェクト マネージャーはプロジェクト追跡ソフトウェアまたはプロジェクト追跡テンプレートを使用できます。
プロジェクト追跡のどの方法が最も効果的か
前述したように、ガント チャートからプロジェクトの概要の作成に至るまで、プロジェクト追跡手法は数多く存在します。 プロジェクト マネージャーとチーム メンバーは、ガント チャートのおかげでプロジェクトのステータスとタスク間の関係を確認できます。 ガント チャートは Excel で作成できますが、プロジェクト追跡機能を備えたプラットフォームを使用すると、変更や更新をリアルタイムで表示する、より堅牢なバージョンが得られます。 これについては次のセクションで詳しく説明します。 それまでの間、プロジェクト管理の方法を見つけるのに役立つヒントを以下に示します。
#1. 始める前に計画を立てる
プロジェクトの追跡が困難になる主な原因の XNUMX つは、必要な準備を行わずにプロジェクトに飛び込む傾向にあります。 計画と目標があると、プロジェクトの進行状況を追跡することができます。
#2. 危険信号を検索して問題を解決する
プロジェクトの成否を左右する要素は、警告指標です。 危険信号に気付かなければ、プロジェクトは失敗します。 注意メッセージの表示に役立つプロジェクト管理アプリが存在します。 一方、未完了のタスクが多数ある場合は、助けを求めることをお勧めします。
#3. ジョブスケジュールを遵守する
プロジェクトが計画された後、作業を実行できます。 高レベルの成果物を小さなタスクに分割することで、人々が何を期待されているかをより明確に理解できるようになります。 これは、彼らが働き始める前に、良い仕事とは何かを認識するのに役立ちます。 タスクと計画を確認することで、プロジェクトの進捗状況を把握できます。 プロジェクトの作業に積極的に取り組むことで、隙間に何かが落ちてプロジェクトの完了が妨げられることがなくなります。
#4. 完了したタスクのみを完了としてマークする
物事の進みが遅い場合は、たとえ部分的にしか完了していなくても、ジョブを完了としてマークし始めることが賢明であるように思われるかもしれません。 このような偽のレポートのせいで、プロジェクトの真の進捗状況を追跡することが難しくなります。
プロジェクト管理ツールで何を探す必要がありますか
各プロジェクト管理ツールには、提供する特別な機能があります。 ただし、必須の機能に関しては、ソフトウェア統合、モバイル アプリ、ワークフロー自動化が主導権を握ります。
#1. ワークフローの自動化
プロジェクト効率の主な要素の XNUMX つはワークフローの自動化です。これにより、プロジェクト チームは、プロジェクト パイプラインでタスクを移動したり、タスクが完了したらすぐにチーム メンバーに通知したりするなど、時間のかかる反復的な操作を実行する必要がなくなります。
自動化を使用すると、独自のワークフローを設計できます。また、一部のプログラム (Monday.com など) では、既製のテンプレートから選択するか、チームの要件を満たすように独自のテンプレートを完全にカスタマイズすることから始めることができます。
たとえば、契約が署名済みに変更されたときにチームの責任者に警告するように自動化されたプログラムをプログラムできます。 この場合、チーム リーダーはステータスの更新を探すのに時間を費やす必要がありません。 代わりに、誰かが契約に署名したときに通知を受け取るだけです。
＃2。 モバイル アプリケーション
モバイル アクセスをサポートしないプラットフォームは、プロジェクト管理ソフトウェアの本質である生産性とは対極にあります。 Monday.com は単なるプロジェクト管理ツールではありませんが、チームは移動中でも好きなデバイスからタスクにアクセスし、状況に応じてコミュニケーションを行うことができます。
プロジェクトの進捗状況を追跡し、その場でタスクを割り当てる機能は、遠く離れたチームを率いるプロジェクト マネージャーにとって非常に重要です。 チームは、Monday.com Work OS で期日を監視し、プロジェクトを最初から最後まで操作できます。また、ワークフローを調整して、あらゆるワークフロー、プロジェクト、またはタスクを最適化することもできます。
#3. ソフトウェアの融合
統合されたプロジェクト追跡ツールを探しているからといって、現在のお気に入りのツールを手放すべきではありません (または、手放すことはできません)。 当然のことながら、選択したプロジェクト管理ソフトウェアが他の IT スタックとうまく連携することが望まれるでしょう。 Monday.com とお気に入りのツールすべてをシームレスに統合すると、実際にチームのすべての作業を XNUMX か所で行うことができます。
プロジェクト追跡用ソフトウェア
プロジェクトを追跡する最も簡単な方法は、プロジェクト追跡ソフトウェアを使用することです。これは、関係するすべての作業を追跡し、予定通りに進めるのに役立ちます。 ほとんどのプロジェクト追跡ソフトウェアは、活動に加えて予算やリソースの割り当てを追跡するためにも使用できます。
プロジェクトが実行フェーズを開始する前であっても、プロジェクト トラッカーは役に立ちます。 これは、プロジェクト計画中にタスクを実行するために必要なリソースの管理に役立ちます。 このプログラムは、プロジェクトの監視および制御フェーズに入ると本格的に機能し、実際の進捗状況がその時点で予想していた状況に対応しているかどうかを確認できるようになります。
どのプロジェクトもプロジェクト管理ダッシュボードを使用して管理する必要があります。 時間、資金、スコープの XNUMX つの制約を管理するメカニズムを提供します。 マネージャーは、アクティビティがいつ終了するかを認識し、割り当てられた以上のリソースやコストを消費しないことを認識しています。
プロジェクト追跡のためのツール
プロジェクト追跡ツールとして知られる Web ベースまたはクラウド ベースのソフトウェア プラットフォームを使用すると、チームや個人がプロジェクトをスケジュールし、進捗状況を監視し、より良いチームワークを促進することができます。 イニシアチブの追跡に役立ついくつかのプログラムは次のとおりです。
- Monday.com は、あらゆる規模のチームの組織化とあらゆる形式の作業の管理を支援する Work オペレーティング システム (Work OS) です。
- Microsoft Project: MS Project は、大規模で複雑なウォーターフォール プロジェクト向けに設計されています。 ただし、アジャイル手法はそれほど適していない可能性があります。
- Trello: カンバン ボードに重点を置いた Trello のボードおよびリスト作成ツールは、チームがプロジェクトを組織するのを支援します。
- Evernote は、ユーザーが Web ベースのメモやその他のコンテンツを保存および整理できる、よく知られたメモ作成ツールです。
- Jira: 多くの開発者は、優先ソフトウェアとして Jira を好みます。 このプログラムは、コード開発と問題の監視を組織化することで特によく知られています。
プロジェクト追跡ツールにはどのような利点がありますか
適切なツールを使用することで、プロジェクト マネージャーはチームのワークフローを強化しながら、プロジェクトをスケジュールどおりに予算内で維持することができます。
彼らは他に何をするのでしょうか?
- プロジェクト計画を促進します。 最も完全なプラットフォームは、プラットフォーム内のドキュメント共有、ガント チャート、カンバン ビュー、その他の機敏な手順を提供します。
- プロジェクトを効果的に計画するには、チーム メンバー間でタスクを分割し、プラットフォーム上でタグ付けして、全員が何をしなければならないかを認識できるようにするツールが必要です。
- 時間の追跡: プロジェクト管理ツールを使用すると、各タスクに費やした時間と完了した進捗状況を追跡することもできます。
- プロジェクト タスクのステータスを確認する – ステータスは、チームの現在の状況を確認するための迅速かつ簡単な方法です。 より親しみやすいソフトウェアのいくつかは、誰でもプロジェクト、タスク、サブタスクの進行状況をすぐに確認できるように、目を引く編集可能なラベルを使用しています。
- プロジェクトのスケジュールを設定することは、すべてのプロジェクトのタイムラインを視覚的に表現したい場合でも、自分とチームがタスクやプロジェクトを完了するまでにどれくらいの時間が必要かを知りたい場合でも、全員が同じ認識を持っていることを確認するために非常に重要です。
無料のプロジェクト追跡
誰もが独自の方法でタスクを管理します。 受信トレイを使用して自分の責任を管理することを好む人もいます。 紙とペンを使った時代遅れの手法を好む人もいれば、カンバン ボードやカレンダー ビューで自分の作業を確認することを好む人もいます。
プロジェクト管理用の無料ツール トップ 8
- Trello ビジュアルによるプロジェクト管理用
- アーサナ チーム向け
- カスタマイズされたタスク ビューの場合は、次を使用します。 クリックアップ
- スプレッドシートに似た機能については、次を使用します。 リケ
- JIRA 開発者向け。
- アクティブコラボ 独立請負業者や小規模な代理店チーム向け。
- Airtable オーダーメイドのプロジェクト管理ツールを作成するため。
- GoodDay さまざまなプロジェクト管理手法について説明します。
プロジェクト追跡アプリ
以下は、ビジネスに役立つプロジェクト追跡アプリのリストです。
＃1。 Trello
一般的なスプレッドシートを超えて移行したい中小企業は、Trello を検討する必要があります。 無料プランでも豊富な機能が利用できるため、個人利用にも最適です。 優れたセキュリティとモバイル アプリを備えたプラグアンドプレイのプロジェクト管理ソフトウェアが必要な場合、Trello はあなたを失望させません。
＃2。 アサナ
これは、Trello (以下で説明します) が好きだが、より豊富な機能が必要な場合に適したオプションです。 Asana は、各チームメンバーと彼らが取り組んでいるタスクを追跡できる包括的なプロジェクト管理ツールです。 プラットフォームのリアルタイム更新のおかげで、プロジェクト パイプラインのタスク、メモ、ワークスペース、タグを最新の状態に保つことができます。
Asana でチームメンバーごとに権限を設定でき、チームメンバーは複数のメールを送信する代わりにそこでプロジェクト文書を共有できます。
＃3。 月曜日.com
Monday.com では、作業を始めるのに役立つ 200 を超えるビジュアル テンプレートを利用できます。 独自のワークフローを設計するために、30 種類以上の異なる列をドラッグ アンド ドロップできます。 また、忙しい作業を最小限に抑えて効率を高めるために、日常的なプロセスを自動化することもできます。
複雑な操作を簡素化するために、ボードをリンクしたり、プロジェクトにファイルを追加したり、チーム メンバーとコミュニケーションしたりできます。 ワークロード ビューを使用すると、マネージャーは無駄な会議を開催することなく、各チーム メンバーが何に取り組んでいるかを確認できます。
＃4。 ベースキャンプ
チームのコラボレーション、プロジェクト管理、ファイル共有のための最高のプラットフォームは Basecamp です。 このプラットフォームは強力な統合を備えているため、組織の運営に使用するソフトウェアの量を減らすことができます。 Basecamp は (ユーザーごとの請求ではなく) 定額料金を採用しているため、競合他社とは一線を画しています。
＃5。 Smartsheet
Smartsheet から Web ベースのコラボレーション ツールを利用して、取り組みを効率化できます。 ライバルの Wrike と比較して、オンボーディングが迅速になります。 リソース管理と自動化のためのツールは、割り当てのバランスを取り、ボトルネックを回避するのに役立ちます。
プロジェクトの追跡とモニタリングとは何ですか?
プロジェクトの追跡は、早い段階で計画を立てることから始まり、プロジェクトが完了するまで継続されます。 プロジェクトの開発後、潜在的な問題を早期に発見し、修正します。
プロジェクト追跡はなぜ重要ですか?
どのタスクが最初に行われるかを追跡することで、プロジェクト追跡により業務を効率化できます。 どちらかを選択するのに役立ちます。 さらに、そうすることで、期限を守り、障害を特定して取り除くことができ、リスクを最小限に抑えることができます。 チームとプロジェクトを全体的にうまく前進させる。
プロジェクトを追跡するために何を使用しますか?
プロジェクトの開発を追跡する最も一般的な方法の XNUMX つは、ガント チャートです。 チームメンバーにプロジェクト管理の進捗状況をリアルタイムで視覚的に表示します。 さらに、ガント チャートを使用すると、タスクがどのように関連しているかを識別しやすくなります。
プロジェクト追跡の責任者は誰ですか?
プロジェクト計画は、効率的なプロジェクト管理の追跡とステータス報告の基礎を築きます。 プロジェクト マネージャーと幹部は、この時点で明確な成果物と進捗状況を評価するためのチェックポイントを確立します。 チームリーダーは、グループ全体の利益のためにプロジェクトの追跡を監督する必要があります。
プロジェクト追跡ソフトウェアは何をするのですか?
プロジェクト トラッカーは、マネージャーがチームのパフォーマンスとリソースの割り当てを監視するために使用できるツールです。 プロジェクトの予算とスケジュールを維持するための重要なツールです。 プロジェクト トラッカーのテンプレートは、プロジェクトの開発に関する単一の情報源として使用できます。
まとめ
プロジェクトの追跡は、早い段階で計画を立てることから始まり、プロジェクトが完了するまで継続されます。 プロジェクトのパフォーマンスを定期的に監視して、プロジェクト管理計画からの逸脱を特定することは、プロジェクトがスケジュール通りに進んでいることを確認するのに役立ちます。
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参考文献
