プロジェクト管理の最も難しい側面のXNUMXつは 時間を効果的に管理する。 プロジェクトマネージャーとして、あなたは自分の時間に余裕があります。 チームの要求や顧客や利害関係者の期待は言うまでもなく、対処すべき競合する目的が頻繁にあります。 それはすべて少し（まあ、たくさん）圧倒される可能性があります。 そこで、プロジェクト管理における時間管理のプロセスについて詳しく説明し、時間管理プロセスに役立つツールとソフトウェアを見つけます。
プロジェクト管理における時間管理とは何ですか？
時間管理は、プロジェクトに費やされた時間と達成された進捗量として定義されます。 それはの最も重要な側面のXNUMXつです プロジェクト管理 そして、ほとんどのプロジェクトマネージャーが関わっているものです。 時間管理により、 プロジェクトの完了をスケジュールおよび監視します。 簡単に言えば、それはプロジェクト完了のための開発とスケジューリングの時間です。
プロジェクトで時間管理が非常に重要なのはなぜですか？
時間管理は、タスク管理の重要なコンポーネントです。 プロジェクトを分割し、タスクを割り当て、プロジェクトを時間どおりに完了するのに役立ちます。 幸いなことに、少しの努力で、あなたはあなたをより効率的にするだけでなくあなたの仕事の生活をより楽しくするかもしれない時間管理技術を使うことができます。
これらの戦術は、大きくXNUMXつのカテゴリに分類できます。
- プロジェクト時間管理プロセス
- 時間管理のベストプラクティスを実行に移す
- 適切なプロジェクト時間管理ツールを利用する
もちろん、これらのカテゴリにはいくつかの重複があるため、特定の順序で完了する必要があるステージとは考えないでください。 代わりに、チームと大企業のニーズを検討してから、影響を与える可能性が最も高いと思われる手法を適用することから始めます。
プロジェクト時間管理プロセス
プロジェクトの時間管理プロセスは、XNUMXつのプロセスで構成されています。 以下で詳しく見ていきましょう。
＃1。 プロジェクト計画の作成
計画は、プロジェクト管理の重要なコンポーネントです。 プロジェクト計画書を作成するのは、プロジェクトマネージャーとしてのあなたの義務です。 プロジェクトマネジメント協会によると、プロジェクト計画は「プロジェクトの実施、監視、制御、および終了の方法を指定する文書」です。
これは、プロジェクトの目的と範囲を指定し、プロジェクトチーム、より広範な企業、および プロジェクトの利害関係者。 しっかりとした戦略を立てるだけで、プロジェクトの進行に伴い、自分自身とチームの時間とフラストレーションを大幅に節約できます。
＃2。 プロジェクトスケジュールの管理手順
これは、プロジェクトの時間管理プロセスで最も重要なプロセスです。 プロジェクトのスケジュールは、単なるカレンダーではありません。 プロジェクトのスケジュールと、各タスクを実行するために必要な組織のリソースを指定します。 チームのすべてのメンバーは、プロジェクトスケジュールにアクセスできる必要があります。 その目的は、重要な情報をチームに送信することです。したがって、それは徹底的かつ簡単に把握する必要があります。
プロジェクトスケジュールの作成におけるいくつかのフェーズは、時間管理に直接関連しており、相互に依存しています。 以下は、次の順序で完了する必要があるプロジェクトの時間管理アプローチです。
＃3。 プロジェクトの活動の概要
これは、プロジェクトを完了するために実行する必要のあるタスクのリストを作成するのと同じくらい基本的な場合があります。 大規模なプロジェクトの場合、これらのタスクを作業分解図（WBS）の形式で整理すると便利な場合があります。これは、タスクとそのサブタスクを視覚化するチャートです。
＃4。 依存関係を決定する
すべてのプロジェクト活動の概要を説明したら、それぞれを慎重に検討して、タスクが他のアクティビティに依存しているかどうかを判断します。 たとえば、家を建てる場合、フレームが完成するまで屋根を付けることはできません。 正確にスケジュールを設定して遅延を回避できるように、すべてのジョブの依存関係を正確に指定することが重要です。
＃5。 アクティビティを論理的な順序で配置します
依存関係を指定したら、操作を順番に並べることができます。 この時点では、勤務時間や期日に関して、アクティビティに時間を割り当てていません。 代わりに、最も効率的なフローを作成するために、すべてのプロジェクトアクティビティを完了する必要がある順序に集中しています。
＃6。 期間とリソースを見積もる
期間を見積もる最良の方法は、同様の以前のジョブからのデータを使用することです。 使用するデータがなく、参照できる業界標準がない場合は、最良、最悪、および最も可能性の高い可能性の平均に基づいて、知識に基づいた推測を行ってください。 各プロジェクト活動に必要なリソースを見積もります。
リソースの割り当てはスケジュールに影響を与えることを忘れないでください。 同じチームメンバーが多くのタスクを担当している場合、それらを同時に実行することはできず、スケジュールに影響します。
効率的な時間管理手法の実装
事前に計画を立て、適切なプロジェクト管理ツールを使用すれば、良いスタートを切ることができます。 次に、プロジェクト管理にいくつかの時間管理方法を追加します。
＃1。 タスクリストを作成する
プロジェクトのワークリストとは別に、自分用のタスクリストを作成し（これは非常に重要ですが）、同僚に同じことをするように促します。 XNUMX日だけであっても、特定の時間のタスクリストを作成することが不可欠です。
＃2。 優先順位を設定する
アイビーリーはアメリカの広報の専門家でした、 しかし、彼の名を冠した方法は生産性に関するものです。 彼がより多くのことを成し遂げるためのXNUMXつのステップの方法は非常に単純ですが、それを却下しないでください。 XNUMX世紀以上の間、それは人々がやることリストから項目を削除するのを助けてきました。
- 翌日の仕事の終わりに行う必要がある最も重要なXNUMXつのこと（そしてXNUMXつだけ）を書き留めます。
- タスクを重要度で並べ替えます。
- 翌朝仕事に戻るときは、一番のタスクに十分注意してください。 タスク＃1に進む前に、完了するまでそのタスクに取り組みます。
- リストの下のタスク＃2などについて繰り返します。 真の緊急事態によって中断された場合は、できるだけ早くタスクに戻ってください。
- XNUMX日の終わりに、次の就業日のXNUMXつの優先順位のリストを作成し、未処理のアイテムをすべて引き継ぎます。
＃3。 気を散らすことは避けてください。
前に述べたように、物事を成し遂げ、あなたの時間を効果的に管理するためには注意が重要です。 あなたの仕事に集中する仕事のための時間を取っておきなさい。 カレンダーで予定をスケジュールして、チームが忙しいことを認識できるようにすることもできます。
＃4。 代表者を任命する
ワークリストを完成させるのに十分な時間がない場合は、チームの他のメンバーに責任を委任することを検討してください。 効果的なプロジェクトマネージャーであるということは、すべての作業を自分で行うことを意味するわけではありません。 それは、誰がそれをするかに関係なく、仕事が完了し、うまく完了することを保証することを必要とします。
＃5。 ボトルネックを特定する
チームが常にスケジュールより遅れている場合は、ワークフローを確認してボトルネックがどこにあるかを確認してください。 特定のチームメンバーに負担がかかる場合、これが一般的な原因です。
適切なプロジェクト時間管理ツールとソフトウェアの使用
過去数年間で、デジタルプロジェクト管理の世界は劇的に拡大し、すべてのレベルのプロジェクトマネージャーに、プロジェクトと時間の管理を支援するための多数のツールが提供されました。
プロジェクト管理の時間を管理するのに役立ついくつかのツールを次に示します。
＃1。 かんばんシステム
かんばんボードは、チームの全員がプロジェクトとそのタスクを一目で確認できる視覚的なプロジェクト管理の一種です。 各タスクは、タスクに割り当てられた人や期日などの重要な情報を含むカードで表されます。
＃2。 タイムキーパー
プロジェクトのすべての部分に時間がかかりますが、プロジェクトの最後に到達すると、プロジェクトダッシュボードを見て、特定のアクティビティに誰がどのくらいの時間を費やしたかを特定するのが難しい場合があります。 同等のプロジェクトが予定されている場合は、各プロジェクトのタスクとフェーズにどれだけの時間を費やすかを知っておく必要があると感じますが、チームが以前に時間を測定できなかった場合は、ちょっとした推測ゲームです。
有能なプロジェクトタイムトラッカーは、不正確な請求、鋭敏なチーム管理、および綿密な計画を支援します。
＃3。 コラボレーションのためのツール
多くのチームは、効果のないコミュニケーションツールの結果として時間を浪費しています。 ツールの使用が難しい場合があります。 また、いくつかの通信チャネルがあり、人々はそれらすべてをチェックすることができません。 すべてのチャネル（電子メール、SMS、インスタントメッセージ、ボイスメール…リストはどんどん増えていきます！）をチェックするのに時間がかかることがあります。 チームのコミュニケーションチャネルを簡素化することは、優れた時間管理の一部です。
プロジェクトを効果的に管理するために必要なすべての機能を含むプロジェクト時間管理ソフトウェアを利用できます。
最高のプロジェクト時間管理ソフトウェア
＃1。 ProofHub
ProofHubの最も重要な利点は、プロジェクトの時間管理とコミュニケーションのための「オールインワン」ソリューションを提供することです。 タイムトラッキングソフトウェアとは別に、プルーフ、ホワイトラベリング、タスク、かんばんボード、ガントチャート、レポート、チャット、カレンダーなど、チームがより短い時間でより多くのことを実行できるようにするためのさまざまな重要な機能も含まれています。
＃2。 トグル
Togglは、既存のツールに追加できるシンプルな時間監視ソフトウェアであり、XNUMX日を通して生産性を高めるのに役立ちます。 ただし、その機能はかなり制限されています。 Togglは、特にプロジェクトの時間追跡を徹底する必要がある場合、あなたとあなたのチームの期待を下回る可能性があります。 このツールは、その使いやすさで頻繁に賞賛されています。
＃3。 ハブスタッフ
Hubstaffは、プロジェクトの時間管理を含むもうXNUMXつの人気のある時間管理ツールです。 ソフトウェアは、アクティビティレポートの形式で、仕事に費やした時間と従業員の余暇を追跡します。 また、日次、週次、または月次ベースで時間エントリを表示できる構成可能なカレンダービューも提供します。 これは、チームのパフォーマンスを常に分析し、プロジェクトを管理するための素晴らしい機能です。
＃4。 ClickTime
ClickTimeは、プロジェクトの予算管理のための時間追跡プログラムであり、人員の時間、可用性、および支出に関するリアルタイムのデータを提供します。 チームがプロジェクトに費やした時間を追跡することにより、プロジェクト要件の予測を支援します。 ただし、ソフトウェアには学習曲線があり、レポート作成は難しく、一貫性がありません。
＃5。 チームワーク
チームワークを使用すると、タスクを完了するのにかかると思われる時間を見積もり、その見積もりに対して実際の時間を追跡できます。 チームの作業を計画できるように、アクティビティにかかる時間を追跡できます。
締め切りと成果物を常に調整している場合は、プロジェクトの時間管理ソフトウェアから利益を得る可能性があります。
プロジェクト時間管理を使用する利点
効果的な時間管理は、すべての人の職業的および個人的な生活に好ましい影響を及ぼします。 プロジェクトの時間管理には、次の利点もあります。
目標を達成する
時間管理戦略は、プロジェクトの完了を支援し、多様な個人的および専門的な目的に影響を与えます。
生産性を向上させます
プロジェクトの時間管理は生産性を高め、最も重要なことに集中するのに役立ちます。 それはあなたがあなたの活動に優先順位をつけることを可能にします。
ストレスを軽減
プロジェクトの時間管理では、期限の遵守に伴うストレスを軽減するのに役立つ戦略とソフトウェアを利用します。
エラーを減らします
プロジェクトのXNUMXつの領域に集中することで、作業を正しく完了し、長期的には間違いを犯さないようにすることができます。
それは専門知識につながります
角を曲がったプロジェクトのタイムテーブルは便利であり、チームは自分が何をする必要があるのか、いつそれを行うべきかを確認できます。 これは彼らの仕事のすべての面で専門知識と熟練につながります。
より大きな機会
プロジェクト時間管理は、チームまたは部門がプロジェクト管理をより効果的に行い、プロジェクトを時間どおりに予算内で完了するのを支援します。 これにより、将来さらに多くのことを実行できるようになります。
それは過剰をカットします
それはコストを下げることによってあなたの支出を管理下に保つのを助けます、そしてそれはまた彼らのお金が賢く使われていることを利害関係者に保証します。
まとめ
時間はお金のように価値があり、有限です。 効果的な時間管理技術を使用する人々。
- より効率的です
- より大きなスタミナを持っている
- 緊張を和らげる
- 追加のタスクを完了します。
- 彼らは自分たちに満足しています。
結果として、どの時間管理方法があなたに最適であるかを理解することは良い考えです。 だからあなたはそれを持っています。 幸運をお祈りしています！
プロジェクト時間管理に関するFAQ
効果的な時間管理の4つのDは何ですか？
XNUMXつのDは次のとおりです。 実行、延期（遅延）、委任、および削除（ドロップ）.
時間管理の最初のステップは何ですか？
アクティビティ追跡 進捗状況を評価するためのベンチマークを設定するため、目標設定と時間管理の最初のステップです。
時間管理ツールの例は何ですか
カレンダー、メモ取りソフトウェア、タイムトラッカー、特定の時間管理アプリなど。
