プロジェクト開発プロセスを動かし続ける燃料は、商品、材料、およびサービスです。 それらの品質が低いか、数が不十分な場合、プロジェクトが正常に完了しない可能性があります。 その結果、プロジェクトを効率的に実行するために、 プロジェクトマネージャ ベンダーとの関係を構築および維持する必要があります。 これはプロジェクト調達が行われる場所です 管理 プロジェクトマネージャーがプロジェクトを成功させるのを支援します。 このエッセイは、それがどのように行われるか、そしてプロジェクト調達管理と計画の4つの主要なプロセスについての完全な理解を提供します。 しかし、最初に、プロジェクト調達管理の定義を見てみましょう。
プロジェクト調達管理の定義
PMBOK®ガイドの定義の第XNUMX版によると、プロジェクト調達管理には、製品、サービス、または結果を他のソースから購入または取得するために必要なプロセスが含まれます。 プロジェクトチーム.
プロジェクト管理フレームワークのサポートの柱として機能するXNUMXの知識領域のXNUMXつは、プロジェクト調達管理です。 その主な目標は、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて商品やサービスを提供するサプライヤーとの良好な関係を構築し、維持することです。
契約は通常、ベンダー契約を確立して正当化するために使用されます。 これにより、必要な商品とサービスがスケジュールどおりに提供され、購入組織によって指定されたプロジェクトの品質基準が満たされます。 これは、プロジェクト開発プロセスの円滑な実行に大きく役立ち、プロジェクトの目的が達成されることを保証します。 プロジェクト調達管理は、 サプライチェーンマネジメント.
「これはどの程度正確に機能するのか」と疑問に思われるかもしれません。 さて、プロジェクト調達管理は、最初に何を契約する必要があり、どのように契約するかを決定する必要がある論理的な手順に従います。 その後、販売者に契約要件を送信する必要があります。 契約が配布されると、売り手は入札を送信し始めます。 あなたは今、最良のものを選び、彼らとの契約を締結しなければなりません。 プロジェクトの開発を開始するときは、契約が守られていることを常に確認する必要があります。 プロジェクトが終了したら、プロジェクト契約を締結し、関連する書類を完成させる必要があります。
4つの主要なプロジェクト調達管理プロセス
ベンダーからアイテムを購入する準備ができたら、プロジェクト調達管理は4つの主要なプロセスに分けられます。
＃1。 プロジェクト調達管理計画
調達は、プロジェクトの計画段階で最初に特定されます。 各外部請負業者は、契約中のタスクを説明するドキュメントとして機能するために、作業範囲記述書（SOW）が必要です。
ただし、契約前は、多くの請負業者が入札する提案依頼書であり、プロジェクトマネージャーがオファーに基づいて誰が契約を取得するかを決定します。
これらのリクエストは、プロジェクトのガイドドキュメントとして機能するため、よく考えられています。 それらの特異性が高いほど、優れています。 これにより、後の混乱を防ぎ、より正確な計画の作成に役立ちます。
この手順は、要件文書、リスク登録、活動リソース要件を含む調達管理計画に文書化されています。 プロジェクトスケジュール、活動コストの見積もり、およびその他の情報。
タスクが外部プロバイダーを必要とするか、社内で完了できるかを判断する製造または購入分析など、これらの決定を導くのに役立つツールと方法論があります。 専門家のアドバイスを求め、市場調査を実施し、 利害関係者とのミーティング すべてがこの決定を導くのに役立ちます。
＃2。 調達執行
最初のフェーズで事務処理を完了した後、調達の実施フェーズでは、返される入札を調べて、どちらを受け入れるかを決定します。 ただし、決定を下す前に、プロジェクトに最適でロジスティクス管理に適した入札を決定するための基準を設定する必要があります。 その後、契約書に署名し、プロジェクト管理計画を更新します。
入札者と協議し、提案を評価するための手法を開発し、入札が通常の範囲内にあることを確認するための独立した見積もりを取得することにより、勝者を決定します。 あなたが契約している分野の専門家のアドバイスを求めることは決して痛いことではありません。
使用できる分析技術もあります。 広告は、可能な限り幅広いネットをキャストしていることを確認するための良い方法であり、すべての潜在的な入札者に基づいて決定を下すことができます。 次に、お客様と請負業者の両方のニーズを満たすために最終契約を微調整するための調達交渉が行われます。 発注書は、注文した商品/サービスの価格、数量、納期、および支払い条件を文書化するために使用する必要があります。 これは法的拘束力のある契約であり、あなたとあなたのベンダーが同じページにいることを保証します。 当社の発注書テンプレートは、プロジェクトに適したものを作成するのに役立ちます。
＃3。 調達管理
契約が締結されたら、それらの請負業者の管理を全体的な管理責任に組み込む必要があります。 請負業者は予算とスケジュールに悪影響を及ぼし、プロジェクトが軌道に乗らないか悪化する可能性があります。
その結果、請負業者の契約を確認し、進捗状況の更新を取得し、作業パフォーマンスを評価して、請負業者が契約で概説されている要件を満たしていることを確認するには、定期的なステータスの更新が必要です。 請負業者がその分野の専門家であるために雇用した場合でも、計画どおりに進行していることを確認するために、請負業者の作業を監視および追跡する必要があります。
作業が正しく行われるようにするには、変更管理システムを契約し、検査や監査を含む定期的な調達パフォーマンスレビューを実施するのが最善です。 管理者は、パフォーマンスレポートによっても通知されます。 支払いシステム、および請求管理と記録管理システムを導入する必要があります。 パフォーマンスの監視を容易にするために、作業指示書には、請負業者によって実行されている作業に関するすべての詳細を含める必要があります。
＃4。 調達の閉鎖
調達を開始するためのプロセスが実施されているのと同様に、調達を完了するためのプロセスも実施されている必要があります。 完了した作業を構成するものは、作業が完了したときにどちらの当事者も混乱しないように、請負業者との最初の合意で指定する必要があります。
保険と保証には通常、正式な責任の免除が必要です。 これにより、契約の価値や完了日に未解決の変更がないことが保証されます。
調達監査、および構造化された調達交渉は、このプロセスを支援します。 調達プロセスのこの段階に関連するすべての事務処理を管理するには、記録管理システムが必要になります。
つまり、これは調達管理をどのように実行するかということでした。 しかし、プロジェクト開発の正しい方向性を提供するために含める必要のある要素は何ですか？
プロジェクト調達管理計画の重要な要素
以下に、プロジェクト調達管理計画のテンプレートをまとめました。
- 提案された契約を通じて調達される成果物の完全なリスト。
- 契約の交渉と管理に十分な成功を収めるリソース管理戦略を実施する必要があります。
- 選択した購入手法を明確に示す必要があります。
- サプライヤーとベンダーの選択における重要な段階に注意する必要があります。
- サプライヤーとベンダーの選択プロセスの重要なステップ。
- 適切な調達資金戦略を提供する必要があります。
- 購入契約のサンプルが存在する必要があります。
- 品質の承認と保証、およびリスク管理のための参考資料を提供する必要があります。
プロジェクトの調達管理が何を伴うのかをよく理解していただければ幸いです。 この記事をさらに一歩進めて、プロジェクトにどのように役立つかを見てみましょう。
また、 RFP (提案依頼書) とは: 知っておくべきこと
プロジェクト調達管理のメリット
プロジェクトは、さまざまな方法で調達管理の知識から利益を得ることができます。 私はそれらのいくつかを以下に述べました：
- プロジェクトを正常に完了するために購入する必要があるアイテムとサービスを特定するのに役立ちます。
- 発注書と問題の包括的なリストをベンダーに提供します。
- 合意された納期と方法を指定します。
- サプライヤーからの商品やサービスの評価と調達を支援します。
- サプライヤー契約のマイルストーンを検証し、支払いを承認します。
- 契約に関連するサプライヤーのパフォーマンスを評価するための参照として機能します。
- これは、サプライヤーのパフォーマンス問題の特定と解決に役立ちます。
- これはコミュニケーションチャネルとして機能し、プロジェクトの状態について上級管理職に通知します。
調達におけるプロジェクトマネージャーの役割は何ですか？
プロジェクトマネージャーは、プロジェクト管理プロセスの他のコンポーネントと同様に、調達に関与します。 ただし、これは、プロジェクトの他の側面ほど強力ではない可能性がある手順です。
プロジェクトマネージャーは、組織に代わって請負業者と契約を結ぶ権限を持っていますが、プロジェクトマネージャーは、契約が締結された後に契約を監督する人ではないことがよくあります。 とにかく、プロジェクトマネージャーに常に情報を提供することが重要です。
それには、プロジェクト管理知識体系（PMBOK）で指定されているXNUMXつのプロセスとプロジェクト調達管理知識ドメインに精通している必要があります。 XNUMXつは、購入と買収を計画することです。これは、プロジェクトに必要な外部リソースを評価することを意味します。 彼らはプロジェクト全体の要件についてより教育を受けているため、プロジェクトマネージャーがこれを管理できます。
計画契約とは、必要なアイテムやサービスの要件を作成し、これらの製品やサービスを提供する組織を決定するプロセスです。 次に、会社を数社に減らしてから、通常は 御用達 購買部門の。
契約管理は、ベンダーの契約の管理です。 プロジェクトマネージャーは、ベンダーのアカウントマネージャーと毎日協力します。 契約の終了は、契約が完了すると発生します。 通常、購入部門がこれを再度担当します。
プロジェクト調達管理に関するよくある質問
プロジェクト調達管理の最初のステップは何ですか？
計画を立てることは、プロジェクト調達管理を成功させるための最初のステップです。 これには、次の計画を立てる必要があります。プロジェクトに必要な材料とサービスは何ですか。 これには、最小品質要件など、すべての材料およびサービスパラメータが含まれます。
プロジェクト調達管理が重要なのはなぜですか？
このプロセスを管理して、関連するすべてのサービスと資料が特定の期限までに選択され、取得されることを保証することが重要です。
プロジェクト調達管理の4つの主要なプロセスは何ですか
プロジェクト調達管理の4つの主要なプロセスは次のとおりです。 調達の計画、選択、管理、および終了.
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