特定の最終目標または成果物を持つプロジェクトとは異なり、ポートフォリオは、多くのプロジェクトにわたってリソースの割り当て、優先順位付け、およびスケジューリングを継続的に最適化するための、より戦略的な計画委員会を表します。 したがって、プロジェクトポートフォリオは、組織のプロジェクトのグループと、それらが選択および管理されるプロセスを指す用語です。 何よりも、これらすべての要因とそれ以上のことは、プロジェクト ポートフォリオ管理が、プロジェクトのポートフォリオを持つあらゆる組織に役立つ手順であることを明確にしています。 プロジェクト ポートフォリオの作成方法については、引き続きご確認ください。
概要
一般的に言えば、組織には、資金がサポートできるよりもはるかに多くのプロジェクトの機会があるため、選択プロセスでは、予算の制限に従いながら会社の利益目標を最大化するために、プロジェクトのサブセットを選択する必要があります。 エグゼクティブは、キャッシュフローやその他の要件が確実に満たされるようにしながら、ポートフォリオの全体的なリスクを管理したいと考えています。
したがって、プロジェクトポートフォリオは、組織のプロジェクトのグループと、それらが選択および管理されるプロセスを指す用語です。 さらに、プロジェクトポートフォリオは、企業の組織目標を推進するために、プロジェクトに含まれるさまざまな活動に適したさまざまなプロジェクトまたはプログラムの戦略的に選択されたグループです。
プロジェクトポートフォリオには何を含めるべきですか?
プロジェクト ポートフォリオは、プロジェクト作業、つまり特定の成果物と予測される開始日と終了日を持つ独自の事業に焦点を当てる必要があります。 誰が、何を、いつ、その作業を行っているか、または行う予定であるか、どのようなプロジェクトであるか、どのくらいの期間にわたって作業が予定されているかを判断します。
ポートフォリオの2つの主なタイプは何ですか?
ポートフォリオ評価には主に XNUMX つのタイプがあります。「教育用」または「作業用」ポートフォリオと「ショーケース用」ポートフォリオです。 さらに、ショーケース ポートフォリオは、学生の最高の成果や学習の証拠を共有するためによく使用されます。 学生は通常、何を出版するかを選択することができます。 また、セルフ マーケティング、オンライン ブランディング、または積極的なデジタル フットプリントの構築を支援します。
高等教育では、潜在的な雇用主を引き付けるなどの特定の目的に合わせて、学生の履歴書または履歴書を強調するショーケース ポートフォリオをよく目にします。 そして、ワーキング ポートフォリオ 私たちがよく目にする XNUMX 番目のタイプのポートフォリオは、学習の実行記録です。 目的は、学習プロセスをキャプチャすることです。 開発ポートフォリオ、反映ポートフォリオ、形成ポートフォリオとも呼ばれます。
プロジェクト ポートフォリオの作成方法
類似した目標と戦略を持つプロジェクトがいくつかある場合は、それらをポートフォリオに配置できるため、複数のプロジェクトに関連するすべての情報を一度に観察できます。 プロジェクトポートフォリオを作成する手順を見てみましょう。
＃1。 ビジネスの指針となる目標を決定する
ポートフォリオ管理について考え始める前に、組織のビジネス目標と戦略的目標を理解する必要があります。 プロジェクト ポートフォリオは組織の戦略計画に沿っているという考え方なので、その財務目標と顧客価値が組織にとって十分かどうかを確認する必要があります。
＃2。 リクエストとアイデアをキャプチャして研究する
プロジェクトのアイデアは、いつでもどこからでも生まれる可能性があります。 これらのアイデアを追跡および評価できるように、これらのアイデアを収集するための定期的な取り込みプロセスを用意することが重要です。 これは、ポートフォリオ マネージャーが管理するスプレッドシートのように単純な場合もあれば、社内の誰もが考えたアイデアを入力できるオンライン データベースの場合もあります。
＃3。 最適なプロジェクトを選択
アイデアが得られたら、ポートフォリオ マネージャーは標準的なプロセスを経て、前進するプロジェクトを評価および選択する必要があります。 これには、次のような会社の目標に沿っていることを確認するだけでは不十分です。
- お金関係？
- 予定時刻？
- このプロジェクトのリターンは？ （興味？）
- リソースは利用可能ですか?
- このプロジェクトに関連する危険は何ですか?
一度に複数のプロジェクトで意思決定が行われるため、これはさらに複雑になる可能性があります。 ただし、プロジェクト ポートフォリオ管理プロセスを簡素化し、処分をなくす一般的な方法は、各プロジェクトを測定してスコアリングする基準の単純なリストを作成することです。これには、一般的なランキング要因である投資収益率 (ROI) などがあります。 .
＃4。 ポートフォリオの実現可能性を検証し、プロジェクトを開始
どのプロジェクトを進めるかについて結論が出たら、ポートフォリオ全体を検証することが重要です。 これには、選択したプロジェクトの組み合わせが大きすぎず、リスクが高く、費用がかかりすぎず、相互に依存していないことを確認することが含まれます。 また、ポートフォリオは適切にバランスが取れており、ビジネス目標に沿っている必要があります。 ポートフォリオが検証されると、プロジェクト マネージャーが割り当てられ、プロジェクトが開始されます。
＃5。 ポートフォリオの管理と監視
プロジェクトは時間の経過とともに変化し、成長し、潜在的なプロジェクトのリストに新しいアイデアが追加される場合があります。 これが、進行中のポートフォリオ実行と取り込みプロセスの両方を継続的に管理することが重要である理由です。 ポートフォリオの管理と監視には、次のものが含まれる場合があります。
- プロジェクトマネージャーと協力してプロジェクトのパフォーマンスを監視する
- プロジェクト間の競合の特定と解決
- プロジェクトの保留、プロジェクトのキャンセル、新しいプロジェクトの追加など、必要に応じてポートフォリオを変更する
- プロジェクトが引き続きビジネス目標に沿っていることを確認する
プロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェア
並行プロジェクトを監視するための適切なソフトウェアを使用せずにポートフォリオを管理することは、非常に困難な作業であることは明らかです。 従来のソフトウェアを使用してデータを保存および分析すると、プロジェクトの不一致やコストの超過が発生する可能性もあります。 したがって、プロジェクト ポートフォリオ管理ソフトウェアは、多数のプログラムやプロジェクトをポートフォリオに編成し、プロジェクト間で重要なデータを収集する機能を企業に提供します。
したがって、プロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェアは、現在のプロジェクトのパフォーマンスとリソースの需要を示すことを目的として、包括的なプロジェクト、プログラム、または製品を処理するように設計されているだけでなく、入札中、販売中、または将来の日付で開始されるプロジェクト.
最高のプロジェクト ポートフォリオ管理ソフトウェアの例
以下は、作業方法を向上させることができる、現在利用可能な最高のプロジェクト ポートフォリオ管理ソフトウェアとツールです。
＃1。 月曜日.com
monday.com は、受賞歴のある作業およびプロジェクト管理ソフトウェアであり、あらゆる規模のチームが作業をより効果的に計画、優先順位付け、管理、実行するのに役立ちます。 このソフトウェアは、マーケティング、営業、運用、IT、人事など、幅広いユースケースに対応するソリューションを提供します。
＃2。 キスフロープロジェクト
Kissflow Project は、その洗練されたデザインと非自発的なインターフェイスにより、プロジェクト ポートフォリオ管理の世界で成長している名前です。 シンプルだが非常に効率的なワークスペースを備えた Kissflow Project により、ユーザーは複数のチャネルにわたるプロセスを広範囲に統合し、単一のプラットフォームでデータ収集を自動化できます。
＃3。 Smartsheet
Smartsheet は、オンラインのプロジェクト管理およびコラボレーション ソフトウェアです。 これには、自動化されたアラート、チーム メンバー間での即時の更新と共有、リソース管理、階層に編成されたネストされたタスク、ガント チャート ビュー、エクスポート可能で自動化されたレポート、および統合が含まれます。
＃4。 オラクル・プリマベーラ
Oracle の Primavera は、建設およびその他の資産集約型産業向けに設計されたソフトウェア スイートです。 バイヤーが選択できるさまざまなプロジェクト計画、管理、および実行コンポーネントが含まれています。
＃5。 マイクロフォーカス
これは、データをワークフローと統合して、ビジネス戦略と企業投資を一致させるクラウドベースのハイブリッド ソフトウェアです。 そのポートフォリオ管理モジュールにより、ユーザーはさまざまな what-if シナリオを熟考し、提案とプロジェクトの理想的な組み合わせを作成できます。
プロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェアを選択する際に考慮すべき要素
ポートフォリオ管理ソフトウェア ソリューションを選択する際に考慮すべきいくつかの基本的な領域があります。
＃1。 費用
すべての企業が全体的な予算に収まるものを見つける必要があるのと同じように. コストを検討するときは、毎月のコストと、効率的なシステムを構築するために必要なサードパーティのコスト (他のソフトウェアとの統合など) を検討してください。 そうは言っても、毎日のワークフローに対応できるシステムに投資していることを確認する必要もあります.
＃2。 効率
タスク管理において従業員の効率を維持するのに役立つシステムを選択してください。 タスクを作成し、プロジェクト タイムラインを通じてそれらを追跡する機能は、多くの可動部分を含む複雑なプロジェクトを理解するのに役立ちます。 この種のサービスでは、適切な管理機能を備えていることが重要です。
#3。 柔軟性
多くの企業の業務では、状況が急速に変化します。 プロジェクト ポートフォリオ管理ソフトウェアには、ワークフロー、タスク、およびその他のオプションをカスタマイズするための豊富なオプションが用意されている必要があります。 このようにして、システムを変更して適合させる必要があるものではなく、会社がプロジェクトを編成するために必要なものに変化するソリューションを手に入れることができます。
＃4。 ソフトウェア統合
これにより、柔軟性に関して、システムの多くのギャップを埋めることができます。 多くの大手プロバイダーは、顧客関係管理 (CRM) システムからクラウド ストレージ システムなど、他の種類のビジネス アプリとデータを接続する機能を提供しています。 これらの統合により、これらの他のプラットフォームからの情報を自動的に接続し、そのデータをプロジェクト管理ソリューションに取り込むことで、面倒な作業の多くを自動化できます。
＃5。 すべての利害関係者に対する透明性
関係者は、プロジェクトの全体像と、それぞれがどこにあるかを確認し、リストの優先順位を確認できる必要があります。 そうは言っても、権限オプションの堅牢なセットを使用すると、プロジェクトのセキュリティを維持するのに役立ちます。 チームの一部の作業者は、タスク アイテムへの完全な編集アクセスが必要な場合がありますが、機密情報を扱っていて、関係のない関係者をプロジェクトから除外したい場合があります。 プロジェクトへの関与に応じて、ユーザーの表示と編集のアクセスを切り替えることもできます。
プロジェクトポートフォリオ管理
プロジェクト ポートフォリオ管理は、組織が戦略と目標に沿ったプロジェクトを特定、優先順位付け、調整、および監視するために使用する正式な手法です。 このアプローチでは、各プロジェクトのリスクと報酬の比率、利用可能な資金、プロジェクトの期間の可能性、および期待される結果を調べます。
プロジェクト ポートフォリオ マネージャーは、提案されたプロジェクトと現在のプロジェクトに関するすべてのデータを整理して収束することにより、新しいプロジェクトへの投資を検討している企業に予測とビジネス分析を提供します。 本質的に、プロジェクト ポートフォリオ管理を使用すると、プロジェクトとイニシアチブ全体を可視化して、チームの毎日の ToDo を会社の組織戦略に結び付けることができます。
したがって、プロジェクトポートフォリオ管理は、プロジェクトの実施時に発生する非効率性を減らし、利用可能な情報やシステムの不足によって発生する可能性のある潜在的なリスクを排除することを目的としています. 組織がリソースを最大限に活用しながら、プロジェクトに合わせてプロジェクト作業を調整するのに役立ちます。 さらに、組織のすべてのプロジェクトマネージャーは、それぞれのプロジェクトを実行する際に組織の目標に貢献するために、組織のプロジェクトポートフォリオ管理を認識する必要があります。
プロジェクトポートフォリオ管理のメリット
プロジェクト ポートフォリオ管理の利点を活用することで、企業はプロジェクトのすべての部分を計画して最良の結果を得ることができます。 簡単に聞こえるかもしれませんが、有効なプロジェクト ポートフォリオ管理戦略を作成するには、かなりの労力、時間、およびリソースが必要です。 以下、メリット
＃1。 プロジェクトの目標とビジネス戦略を一致させる
企業の究極の使命は、短期目標と長期目標の両方を達成することであり、着手するすべてのプロジェクトは、その企業をその目標に近づけます。 プロジェクト マネージャーは、すべてのプロジェクトが会社の戦略と目標に沿っていることを確認する必要があります。 したがって、プロジェクトが会社の目的と一致しない場合、リソースと労働力の無駄遣いにつながるだけでなく、プロジェクトの過負荷による損害の可能性も生じます。
＃2。 正確なプロジェクト パフォーマンス データ
Project Portfolio Management は、その監視機能と制御機能で知られているため、プロジェクト マネージャーは高レベルのポートフォリオ データとプロジェクト インジケーターを地上レベルで関連付けることができます。 これは、ポートフォリオが期待どおりに機能しているかどうかを確認するのに役立ちます。 パフォーマンスのガイドラインと許容レベルを確立することで、ポートフォリオに悪影響を与える可能性のある潜在的な傾向を特定しやすくなります。
＃3。 意思決定を容易にする
利害関係者は、さまざまなプロジェクト チームがそれぞれの優先事項に集中し、限られたリソースをめぐって争うことで発生する可能性がある論争に対処するのに苦労する場合があります。 意思決定に標準化されたアプローチを採用することで、競合するプロジェクト チームからの要求を主観的に評価します。 また、管理チームは常に重要な決定を下しており、最初の試行で多くの決定を正しく行う必要があります。
＃4。 プロジェクトの優先順位付けに役立ちます
優れたプロジェクト ポートフォリオ マネージャーは、限られたリソースを最も価値のあるプロジェクトに集中させます。 顧客の要求、規制要件、または戦略の要求が発生すると、チームはプロジェクト ポートフォリオ管理を使用して、組織の目標を達成するのに役立つ実行可能なプロジェクトに取り組みます。
＃5。 プロジェクト管理にガバナンスと監視を組み込む
プロジェクト ポートフォリオ管理は、組織のすべてのプロジェクトに対して自然なガバナンス モデルを構築します。 プロジェクト管理は XNUMX つのプロジェクトに注目しますが、すべてのプロジェクトの全体像を提供します。 プロジェクト マネージャーは、緊急時対応計画を作成し、データ駆動型の手法を採用して、会社を正しい道に導くことができます。
プロジェクトのポートフォリオから恩恵を受けるのは、どのような業種や企業ですか?
PM Solutions の調査によると、71% の企業がプロジェクト ポートフォリオ管理システムを導入しています。 その成長は、プロジェクト ポートフォリオ管理ソリューションを採用する企業数の増加に表れています。 あなたの会社が複数のプロジェクトを扱っている場合、プロジェクト ポートフォリオ管理は特定の業界向けではありません。 そのような：
- IT
- マーケティング
- 構造
- 金融業務
- プロジェクト管理チーム
プロジェクトポートフォリオマネージャー
プロジェクト ポートフォリオ マネージャーは、すべてのプロジェクトをグループ化して整理し、類似点と矛盾点を見つけ、リソースを絡み合わせ、リリースと締め切りの適切なタイムラインを見つける人です。 また、プロジェクト ポートフォリオ マネージャーは、すべてのプロジェクトを管理するための標準と手順を開発、確立、維持し、フィードバックを収集して、すべてのプロジェクトの結果が期限、コスト、およびパフォーマンスに関する顧客と利害関係者の期待に確実に適合するようにします。
さらに、彼らの仕事は、さまざまなポートフォリオ管理ツール、財務アルゴリズム、基準、標準、およびモデルを使用して行われ、プロジェクト ポートフォリオ マネージャーがプロジェクトを組織の戦略的目標に合わせるのに役立ちます。 以下は、プロジェクト ポートフォリオ マネージャーに必要なスキルと要件です。
スキルと要件：
- 決定
- 分析能力
- 競争心
- 感情的知性
- コミュニケーション
- 創造性と敏捷性
- 経営スキル
- 関連する製品と手順に関する知識
- プロジェクト管理における長年の経験
- 管理の応用修士号
- プロフェッショナル認定
プロジェクト ポートフォリオ マネージャーの役割は何ですか?
プロジェクト ポートフォリオ マネージャーは、すべてのプロジェクトとプログラムを戦略的な観点から評価します。 彼らには、組織にとっての重要性に基づいてプロジェクトに優先順位を付け、それに応じてリソースを割り当てる権限があります。 役割には次の責任が含まれます
- プロジェクトとプログラムのパイプラインを作成します。
- パイプラインを企業の目標に合わせます。
- プロジェクト ポートフォリオのリスク、進捗、および問題の管理。
- ポートフォリオの継続的な監視と報告。
- 計画されたプロジェクトとプログラムの予想される ROI を企業のリーダーに伝える。
- プロジェクト ガバナンスを効果的に適用し、あらゆるレベルで利害関係者を積極的に関与させる
- プロアクティブな問題とリスク管理
- 主要なプロジェクト活動、ビジネスおよびプロジェクトのリソース要件、クリティカル パスの特定を含むプロジェクト計画の定義
- 合意された目標に対するプロジェクト スケジュールのプロアクティブな追跡
- プロジェクトの範囲が管理され、プロジェクトの目的が満たされ、適切なレベルの詳細が適用されていることを確認するプロジェクトを主導する
- 社内プロジェクトの推進
最終的な考え
そこにあります。 企業が成長し、より多くのプロジェクトを引き受けるにつれて、ポートフォリオ管理がますます重要になることを知っておく必要があります。 プロジェクト ポートフォリオ管理は、すべての潜在的および進行中のプロジェクトの全体像を提供します。 これにより、エグゼクティブやマネージャーは、ビジネスについてより多くの情報に基づいた意思決定を行うことができます。 本質的に、プロジェクト ポートフォリオ管理は、マネージャーが時間、スキル、リソース、および予算を効果的に管理するのに役立ちました。 また、特に管理者が複数のタスクをこなさなければならない状況で、多くのタスクをより簡単に達成できるようになりました。
参考文献
