プロジェクトが予定どおりに予算内で正常に実行されるように、To Doとラインの間で多くの追跡、メトリックの評価、傾向の分析が行われます。
では、プロジェクトマネージャーとして、そのすべてのデータをどのように理解できるでしょうか。
これは、プロジェクト管理レポートを通じて実現されます。 それでは、プロジェクト管理レポートに現在利用可能なツールとソフトウェア、およびプロジェクトレポートのいくつかの例を見てみましょう。
プロジェクトレポートとは何ですか？
In プロジェクト管理、レポートとは、プロジェクトによって生成された主要なデータの高レベルの要約を、わかりやすく使いやすいスタイルで提供することを指します。 プロジェクトレポートは、チーム全体で何が起こっているのか、何をする必要があるのかを知るためのウィンドウを提供するため、プロジェクト管理の成功に不可欠です。
よりシンプルでスマートなプロジェクトレポートを使用して、より良いプロジェクトを推進する方法を学びます。
プロジェクト管理においてプロジェクトレポートが非常に重要なのはなぜですか？
十分なプロジェクト管理レポートがないと、プロジェクトチームとプロジェクトの利害関係者は暗闇にさらされ、プロジェクトで何が起こっているのかを正確に特定することができません。 その結果、関連する洞察が得られず、その結果、適切な判断が下されていないため、プロジェクトが失敗するのは非常に簡単です。
プロジェクトレポートは、次の情報の要件を満たしています。 管理プロセス データが生成された場所から分析および適用された場所にデータを転送することによって。
全体として、プロジェクト管理レポートは次の理由から不可欠です。
- 何が機能しているかを表示します プロジェクト管理チーム 彼らがなぜそれが機能しているのかを説明し、それにもっと集中できるようにするためです。
- チームが最善の行動方針、つまりそれに対して何をすべきかを調査して選択できるように、機能していないものを発見します。
- チームが次に取るべきステップを決定できるように、プロジェクトがどのように進行しているかについて360度の視点をチームに提供します。
最も頻繁な種類のプロジェクトレポートのいくつかと、それらを機能させる方法を見てみましょう。
プロジェクト管理レポートの種類
プロジェクトの報告は、単にチームに通知するだけではありません。 ステークホルダー 最新のプロジェクト更新について。 プロジェクトレポートは、リスクを軽減し、予算とスケジュールを監視し、より正確なプロジェクト計画を作成するためにも使用できます。
興味があるかもしれないいくつかのプロジェクトレポートは次のとおりです。
- チーム可用性レポート
- ステータスに関するレポート
- プロジェクトのヘルスレポート
- リスク評価
- タイムトラッキングに関するレポート
- ベースライン状態に関するレポート
＃1。 チーム可用性レポートの例
したがって、正確なプロジェクト計画を作成する場合は、最初に、タスクを完了するために使用できるリソースを決定する必要があります。 チームの可用性レポートは、各チームメンバーが自分のプレートでどれだけの作業を行っているかを通知し、情報に基づいたプロジェクトリソースの決定を行うことができます。
＃2。 ステータスレポートの例
毎週のステータスレポートは、チームと利害関係者を最新の状態に保ち、プロジェクトの進行に合わせて期待を管理するための簡単な方法です。 プロジェクト管理ステータスレポートでは、次のファストヒットを評価することをお勧めします。
- 完成した作品
- 近い将来に完了する予定の作業
- プロジェクト全体の完了と支出
- アクションのアイテム
- プロジェクトの危険性または懸念
したがって、プロジェクト管理用の無料のステータスレポートテンプレートの例を次に示します。
＃3。 プロジェクトヘルスレポートの例
プロジェクトヘルスレポートは、プロジェクトの現在の状態の概要を示します。 チームとの会議で画面に表示するのに理想的です ステークホルダー 誰もが、何が順調に進んでいるか、何が遅れているか、そして何がすでに期限を過ぎているかを一目で確認できるようにします。
＃4。 リスク評価の例
リスク評価では、プロジェクトのリスクをその重大度と発生の可能性に基づいて識別および分類できます。 そうすれば、懸念事項に優先順位を付け、プロジェクトの成功を損なう前にリスクを回避できます。
＃5。 タイムトラッキングレポートの例
時間追跡レポートは、チームが実際にプロジェクトタスクに費やしている時間を示し、プロジェクトの見積もりと比較して評価することができます。 したがって、これにより、潜在的な予算超過を予測し、将来のプロジェクト見積もりのための重要なデータを提供できます。
＃6。 ベースラインレポートの例
A ベースライン レポートは、元のタイムラインを実際のプロジェクトのタイムラインと比較するため、将来のプロジェクトを計画するときに過去から学ぶことができます。 また、変更または遅延がプロジェクトの時間枠全体にどのように影響するかを示すのにも役立ちます。
したがって、これはベースラインレポートの例であり、計画されたタイムラインは灰色で、実際のタイムラインは青色で示されています。
優れたプロジェクト管理レポートの書き方
したがって、プロジェクト管理レポートの目標は、プロジェクトによって生成されたすべての情報を、利害関係者が理解して適用できる単純な形式で提供することです。 プロジェクトの利害関係者が情報に基づいた意思決定を行えるようにする管理レポートを作成するためのいくつかのベストプラクティスを次に示します。
＃1。 データを最前線に置きます。
プロジェクト管理レポートの目的は、処理されたデータを必要とする人に提供して、情報を提供し、適切な決定を下せるようにすることです。 したがって、レポートは、利害関係者が全体像を把握するために使用できる確かなデータを提示することが重要です。
＃2。 データの視覚化を行います。
可能な限り多数の画像、チャート、グラフを使用して、視覚的なプロジェクト管理レポートツールを使用して提供するデータの重要性を徹底的に示します。
＃3。 ステージを開いたままにして、建設的なコミュニケーションを可能にします。
レポートは、データを吐き出して先に進む終止符であってはなりません。 代わりに、レポートは、追加の質問を招きながら、データとその影響を説明しようとする必要があります。 難しいかもしれませんが、そうすることで、すべての利害関係者が同じページにいて、伝えようとしていることを完全に理解できるようになります。
＃4。 ターゲットオーディエンスに関連するレポートを作成します。
上級管理職は細部をくまなく調べる時間がなく、チームメンバーは、データ、グラフ、メモが少ないレポートを理解するのに苦労します。 レポートは、ターゲットオーディエンスの要求に合わせて調整する必要があります。これにより、ターゲットオーディエンスは、データが不十分なために行き詰まったり、暗闇に置かれたりすることなく、必要なすべての情報を受け取ることができます。
プロジェクト管理レポート用のツールとソフトウェア
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ツールの主な機能、コスト、およびツールの独自性を調べ、会社に適したソリューションを選択します。
＃1。 スコロ
Scoroは、プロジェクトとタスク、連絡先管理、見積もり、チームコラボレーション、請求、レポートなど、必要なすべてのプロジェクト管理ソフトウェア要素を統合する包括的なソリューションです。
機能は次のとおりです。
- サブタスクと時間の制約があるプロジェクト
- リアルタイムの主要業績評価指標（KPI）のダッシュボード
- チームカレンダーと会議のスケジュール
- 連絡先管理
- 作業時間の追跡と請求
- 詳細な財務およびプロジェクトの進捗レポート
- 見積もりと請求のためのプリセットテンプレート
料金はユーザーあたり月額26ドルからです。
＃2。 ProofHub
ProofHubは、レポートなどの複数のプロジェクト管理機能をXNUMXつの屋根の下で組み合わせることにより、従来の電子メールや他の多くのツールに取って代わります。
機能は次のとおりです。
- ユーザーロールが割り当てられています。
- オンラインチームミーティングとチャット
- タスクの委任と責任の割り当て
- プロジェクトの進捗状況の報告と追跡
- 安全なファイルストレージ
価格は月額$ 45から始まります。
＃3。 ベースキャンプ
Basecampは、最新のソーシャルメディアのようなインターフェースと簡単なチームコラボレーション機能を高く評価している、何千ものプロジェクト管理チームにとって頼りになるツールです。
機能は次のとおりです。
- 複数のユーザーの作業を管理するプロジェクト
- 新しいプロジェクトやアイデアのための掲示板
- アプリ内のチームとのコラボレーション
- プロジェクトパフォーマンスレポート
- クライアントには別のダッシュボードが表示されます。
- 電子メールとデスクトップの通知
価格：無料プランが利用可能で、有料プランは月額$99から始まります。
＃4。 アサナ
Asanaは、プロジェクト管理、ファイルストレージ、コラボレーションの要素を組み合わせて、メールなしでチーム全体のプロジェクトを管理するのに役立ちます。
機能は次のとおりです。
- タスクとチームの割り当て
- プロジェクトのタイムラインとロードマップ
- チームの成長とマイルストーン
- バグレポートとスプリントを提出して追跡する必要があります。
- 簡単な概要のためのプロジェクトダッシュボード
価格：最大15人のメンバーは無料、プレミアムオプションはユーザーあたり月額$13から。
＃5。 Citrix Podio
Podioは、仕事やチームのコミュニケーションのための、適応性と調整性に優れたWebセンターです。
以下はハイライトです：
- タスクを割り当てたり、ファイルを添付したり、ソリューション内で詳細について話し合ったりすることができます。
- 暗号化された大きなファイルを配布します。
- 販売ファネルとプロジェクト予算の追跡を自動化します。
- 視覚的なダッシュボードは、会社の概要を提供します。
すべての機能の価格は、ユーザーあたり月額19.20ドルからです。
＃6。 ワークゾーン
Workzoneは、代理店やクリエイティブチームがポートフォリオ全体の可視性を獲得できるよう支援することを目的とした、経験豊富な広告エグゼクティブによって作成されました。
機能は次のとおりです。
- 一人一人に固有のやることリスト
- サブタスクとタスクの依存関係のリストを作成します。
- 特定のユーザー（顧客を含む）のプロジェクト、タスク、およびファイルへのアクセスを構成します。
- ガントチャートを使用すると、ステータスをすばやく確認できます。
- 複数のタスクに人を割り当てます。
料金はユーザーあたり毎月24ドルからです。
＃7。 JIRA
JIRAは、レポートなどの包括的なプロジェクト管理機能を備えたクロスプラットフォームの問題およびバグ追跡ソフトウェアです。
機能は次のとおりです。
- ユーザーストーリーと問題を作成してスプリントを計画します。
- ソフトウェアチームメンバー全体に職務を分散します。
- チームの作業に優先順位を付けて話し合います。
- チームのコミュニケーションを整理します。
- チームの作業に関するリアルタイムのレポートを表示します。
料金は、最大10人のユーザーが月額$ 75、300人のユーザーが月額$ XNUMX、XNUMX人のユーザーが月額$XNUMXから始まります。
＃8。 概念
Notionは、プロジェクト管理に関するまったく新しい視点を提供します。 これは、プロジェクトの計画とディスカッション、チームとの情報の共有、およびすべてのアイデアの追跡に役立ちます。
機能は次のとおりです。
- 自分用の毎週のチェックリストを維持し、メモを取ります。
- ドラッグアンドドロップエディタを使用してタスクボードを作成します。
- ページを積み重ねて、無限の知識ベースを作成します。
価格：ユーザーあたり月額$ 8
＃9。 Trello
Trelloは、段ボールのようなダッシュボードでプロジェクトアクティビティを視覚化することでよく知られています。これは、短時間で迅速な毎日のタスクを管理するのに理想的です。
機能は次のとおりです。
- 板紙での簡単なジョブ管理
- 無限の数のタスクリストを作成する
- 画像とファイルの共有
- リストは、日付または優先度で整理できます。
- コラボレーションとコメント
価格：個人使用は無料ですが、企業はユーザーあたり毎月9.99ドルを支払う必要があります。
＃10。 ActiveCollab
ActiveCollabは、電子メールが廃止されてもチームを整理するのに役立つプロジェクト管理ソフトウェアです。
機能は次のとおりです。
- 請求と時間追跡
- ガントチャート形式の計画タイムライン
- かんばんのカード
- コラボレーションを促進するための共有チームカレンダー
メンバーの価格は月額6.25ドルからです。
プロジェクト報告にはどのような形式がありますか?
日次、週次、月次、および四半期ごとのプロジェクト ステータス レポートは、利用可能な形式の一部です。 プロジェクトに関連する重要な情報を取得して伝達するための手順を簡素化します。
Excel はレポート用のツールですか?
Excel は、データの管理と分析には優れたツールですが、レポートには効果的ではありません。 Excel のデータや、チームが使用するその他のツールを活用して、Excel を Databox などのレポート ソフトウェアに接続することで、適切なレポートを作成できます。
レポートの主な目的は何ですか?
調査結果はレポートで提示され、議論されます。 研究の正当性、研究方法論の説明、調査結果、結果、論理的な議論、結論/推奨事項がすべて読者に提供されます。
プロジェクトのレポート構造には何が必要ですか?
特定のプロジェクトに関係する人々の階層と権限を確立するために、プロジェクト管理の組織構造が使用されます。 プロジェクトの作業中にチーム メンバーが参照できるチャートでは、構造によって各チーム メンバーの役割とレポート ラインが指定されます。
レポートの形式は何ですか?
レポート作成は、主題について詳細に書くための正式な方法です。 レポートの書き方と口調は常に形式的です。 ターゲット オーディエンスは、集中する必要があるセグメントです。
Python はレポートに使用されますか?
データ分析に加えて、Python はレポート作成などの反復プロセスの自動化にも役立ちます。
プロジェクト管理レポートのFAQ
プロジェクト管理における報告とは何ですか？
プロジェクト管理では、レポートとは、プロジェクトによって生成された主要なデータの高レベルの要約を、わかりやすく使いやすいスタイルで提供することを指します。
なぜレポートソフトウェアを使用するのですか？
レポートソフトウェアは、データソースに接続し、情報を収集し、入力データに基づいてグラフやチャートの形式で洞察を提供し、ユーザーが重要な情報を明らかにできるようにします。 意思決定プロセスは、レポートツールによって支援されます。 詳細な洞察により、データをより細かく制御できます。
プロジェクトレポートには何が含まれていますか？
プロジェクト管理レポートは、経済、技術、財務、管理、生産の側面に関する情報で構成されています。
