組織は、プロジェクトが成功し、クライアントの期待と内部目標の両方を満たすことを望んでいます。 しかし、実際の状況はどうですか？ PMI分析によると、調査したITプロジェクトの14％が失敗と評価されました。 プロジェクトの57％のみが当初の予算内で完了し、残りは自分たちで設定した目標を上回りました。
コスト超過はマージンを減らすだけでなく、将来のプロジェクトを実行する能力を制限するため、これは間違いなく企業にとって悪いニュースです。 プロジェクトのコスト管理とそれを効果的に行う方法を理解することは、企業が軌道に乗るのに役立ちます。
この投稿では、プロジェクトのコスト管理を定義し、そのメリットについて説明し、コスト管理計画の作成に必要な段階を確認します。 また、プロジェクトのコスト管理の例も見て、管理におけるソフトウェアの必要性について説明します。
プロジェクトコスト管理
合意された予算内で支出を維持することを目的として、プロジェクトのライフサイクル全体でコストを見積もり、計画し、管理する方法は、プロジェクトコスト管理と呼ばれます。
プロジェクトが成功したと見なされるには、次のことが必要です。
- 要件と範囲を満たしています。
- その実行品質は優れています。
- 時間通りに完成し、
- それは時間通りにそして予算内で建設されました。
その結果、プロジェクトコスト管理は、プロジェクト管理の最も重要な柱のXNUMXつであり、製造、小売、技術、建設などの分野に関係なく適用できます。 これは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトコストの現在のステータスを評価し、必要に応じて方向性を再調整するための財務ベースラインの開発に役立ちます。
プロジェクトのコスト管理の重要性は何ですか？
コスト管理の重要性は明らかです。 実生活からのプロジェクトコスト管理の例を挙げれば、家を建てることを決定した場合、最初のステップは予算を決定することです。 プロジェクトにいくら費やしたいかがわかったら、次のステップは、全体的な予算をサブタスクとより小さなラインアイテムの費用に分割することです。
予算は、次のような重要な決定ポイントを決定します。どのデザイナーを雇うか-プロジェクトを最初から最後まで構築して提供するハイエンドのデザイナー、またはいくつかの要素を支援してより少ない予算で作業できる人？ 家にはいくつの物語が必要ですか？ どのような材料品質を使用する必要がありますか？
予算がなければ、これらの懸念に答えるのは難しいだけでなく、プロジェクトが開始された後、あなたが正しい軌道に乗っているかどうかを判断することも不可能です。 この問題の範囲は、複数のプロジェクトの同時運用、初期の仮定の変更、および予期しない支出の追加により、大規模な組織で増幅されます。 これは、コスト管理が役立つ場合がある場所です。
- プロジェクトマネージャーは、効果的なコスト削減策を使用して管理を節約できます。
- 利害関係者との明確な期待を確立します。
- 顧客の透明性の結果として、制御範囲が這う。
- 進捗状況を追跡し、できるだけ早く是正措置を取ります。
- 計画されたマージンを維持し、ROIを高め、プロジェクトの損失を回避します。
- 将来のプロジェクトの標準として使用し、長期的なコスト傾向を追跡するためのデータを作成します。
プロジェクトの費用はいくらですか?
プロジェクトまたは作業の一部を実行するために必要な全体的な金額は、 プロジェクト費用、これには直接費と間接費の両方が含まれます。
プロジェクトコスト管理計画
プロジェクトコスト管理計画は、プロジェクトの予算を計画および実行するための戦略です。 もちろん、これはプロジェクトが時間通りに予算内で完了することを保証するために行われます。 ただし、包括的なプロジェクトコスト管理計画を実施していない場合、これらの両方が失敗し、あなたとあなたの組織に多額の費用がかかります。
プロジェクトのコスト管理計画をどのように作成しますか？
コスト管理は、支出管理、コストの透明性、原価計算など、より正確なサブタスク名で知られることがあります。 これは通常、リソース計画、コスト見積もり、予算編成、およびコスト管理のXNUMXつのプロセスで構成されます。
＃1。 プロジェクトリソース計画
プロジェクトの実行と完了に必要なリソースを特定するプロセスは、リソース計画と呼ばれます。 人（従業員や請負業者など）や機器は、リソース（インフラストラクチャ、大型建設車両、その他の限られた供給の特殊機器など）の例です。
実際の作業を開始する前に、プロジェクトの開始時にリソース計画が完了します。
開始するには、プロジェクトマネージャーは最初に作業分解図（WBS）を準備する必要があります。 WBSの各サブタスクを調べて、このタスクを完了するために必要な人数、能力、および機器や材料の種類を尋ねる必要があります。
プロセスを実行する際に留意すべきいくつかのポイントを次に示します。
- サブタスクと関連リソースを決定する前に、過去のデータ（過去のタイムラインと労力）を検討してください。
- SMEやチームメンバーからのフィードバックを検討してください。特に履歴データが不足しているプロジェクトでは、コラボレーションアプローチが効果的に機能します。
- リソース要件に対する時間の影響を調べます。 たとえば、リソースが数か月間利用できず、プロジェクトのタイムラインが遅れる可能性があります。 これは、コスト見積もりに影響を与える可能性があります。
このステップは計画段階で行われるという事実にもかかわらず、プロジェクトマネージャーは地上の現実を考慮する必要があります。 たとえば、特定の専門知識を持つリソースの要件を発見する場合があります。 ただし、そのようなリソースに組織内でアクセスできない場合は、請負業者を雇うか、スタッフをトレーニングしてスピードを上げることを検討する必要があります。 これらの実際の要素はすべて、コスト管理に影響を与えます。
＃2。 コスト見積もり
プロジェクトを完了するために必要なすべてのリソースに関連する費用を計算するプロセスは、コスト見積もりとして知られています。 コスト計算を行うには、次の情報が必要です。
- 必要なリソース（前のステップからの出力）
- 各リソースのコスト（たとえば、XNUMX時間あたりの人件費、ベンダーの雇用コスト、サーバーの調達コスト、ユニットあたりの材料費など）
- 各リソースが必要な時間枠
- 仮定リスト
- 存在する可能性のあるリスク
- 以前のプロジェクト費用、および該当する場合は業界ベンチマーク
- 会社の財務状態と報告構造への洞察
精度が重要であるため、見積もりはコスト管理において最も難しいステップである可能性があります。 プロジェクトマネージャーは、固定費と変動費、諸経費、インフレ、およびお金の時間的価値も考慮する必要があります。
見積もり費用と実際の費用の差が大きいほど、プロジェクトが成功する可能性は低くなります。 ただし、選択できる推定モデルは多数あります。 同様のプロジェクトからの過去のコストデータがたくさんある場合は、類似の見積もりが便利なオプションです。 一部の企業は、次のような数学的方法論を好みます パラメトリックモデリング または、プログラム評価およびレビュー手法（PERT）。
次に、トップダウンにするかボトムアップにするかという問題があります。 過去の原価計算データが利用可能な場合、トップダウンの価格設定が適切に機能します。 この場合、プロジェクトマネージャーは通常、同様のプロジェクトの経験があり、十分な情報に基づいて決定を下すことができます。 ボトムアップは、組織が経験を欠いているプロジェクトに適しています。タスクレベルでコスト見積もりを計算し、それをトップにロールアップすることは理にかなっています。
意思決定支援ツールとしてのコスト見積もり
多くの場合、プロジェクト管理チームはプロジェクトに対して複数のソリューションを開発し、コスト見積もりは、どのパスを取るかを決定するのに役立ちます。 これを支援するために利用できる多くの原価計算方法があります 比較解析、活動基準原価計算、個別原価計算、およびライフサイクル原価計算を含みます。
たとえば、ライフサイクルコストでは、プロジェクトのエンドツーエンドのライフサイクル全体が考慮されます。 たとえば、ITプロジェクトでは保守コストが見過ごされがちですが、ライフサイクルコストは長期的なものを考慮して考慮されます。 サイクルが終了するまでのリソース使用量。 同様に、製造プロジェクトの目標は、将来のサービスと交換のコストを削減することです。
チームは、見積もりプロセスを使用して、コストを評価および削減できる場合があります。 たとえば、プロジェクト管理のバリューエンジニアリングは、コストを削減しながらプロジェクトを最大限に活用するのに役立ちます。
＃3。 コスト予算
コスト予算は、見積もりの延長として、またはそれ自体が別個のプロセスと見なすことができます。 予算編成とは、プロジェクトの特定の部分（個々のタスクやモジュールなど）に、設定された期間にわたってコストを割り当てるプロセスです。 予算には、予期しない費用に対処するために確保されている予備費が含まれています。
2年間のプロジェクトの総費用が35,000万ドルであると仮定します。 ただし、予算の割り当ては時間ベースであるため、プロジェクトマネージャーは、当面は最初のXNUMX四半期に集中することにします。 彼らは、完了しなければならない作業項目と予算、たとえばこの期間のXNUMXドルとこれらの作業項目を特定します。 この図に到達するために、プロジェクトマネージャーは、作業分解図（WBS）と、前のセクションで説明したいくつかの見積もり方法を採用しています。
予算編成は、プロジェクトのコストパフォーマンスを将来測定および評価できるコストベースラインを確立します。 予算がなければ、推定総コストは不定形の数値になり、途中で定量化するのは困難になります。 プロジェクトのパフォーマンスを評価することで、プロジェクトの将来のフェーズに必要な予算を決定できます。
予算を引き締めるもうXNUMXつの理由は、組織が自分たちの資金を調達するために、予想される将来のキャッシュフローに頻繁に依存していることです。 プロジェクトマネージャーは、初期段階では限られた資金プールを持っており、それに応じて目標を設定する必要があります。 それは、家の基礎とXNUMX階から始めて、さらにお金を節約しながらプロジェクトの残りの部分を終えるようなものです。
＃4。 原価管理
コスト管理は、ベースラインからのコスト差異を測定し、割り当てられた予算の増加や作業範囲の縮小など、そのギャップを埋めるための適切なアクションを実行するプロセスです。 これは、プロジェクトのライフサイクル全体で発生する継続的なプロセスです。 ここでは、測定とタイムリーで明確なレポートの両方に重点を置いています。
コスト管理計画は、コストベースラインとともに、コスト管理のための重要な情報です。 この計画には、プロジェクトのパフォーマンスの測定方法、逸脱のしきい値、しきい値に違反した場合に実行されるアクション、および経営者の意思決定権限を持つ人と役割のリストなどの詳細が含まれています。
アーンドバリューマネジメント（EVM）は、コストパフォーマンスを測定するための一般的な方法です。 プロジェクトのコスト管理の例として、次のことを考慮してください。
例
週末にタスクXの進行状況を測定し、25％完了していることを確認します。 予算内でタスクを完了するために順調に進んでいるかどうかをどうやって知ることができますか？
最初に、プロジェクトマネージャーがタスクの見積もり値を決定します（計画段階で）。 タスクXの予算が4000ドルで、週末までに半分完了すると予想されているとします。
週ごとのタスクXの計画値（PV）= $ 4000 * .5 = $ 2000
タスクXのアーンドバリュー（EV）を週数で割った値= $ 4000 * .25 = $ 1000
ここで、作業の実際のコスト（AC）を計算する必要があります。これには、設備や材料のコスト（たとえば、800ドル）などの追加の変数が含まれます。
EV – PV = $ 1000 – $ 2000=-$1000。
EV – AC = $ 1000 – $ 800 =$200のコスト差異
負のスケジュール差異は、タスクがスケジュールより遅れて実行されていることを示しますが、正のコスト差異は、タスクが予算内で実行されていることを示します。
大規模なプロジェクトで何百ものタスクを処理する場合、コスト管理により、意思決定者が状況に迅速に対応するために必要な透明性を提供できます。
プロジェクトコスト管理のためのソフトウェア
プロジェクト管理の他の側面と同様に、コスト管理は、多くの変数が関係している場合に複雑になります。 手順自体は複雑であり、細部への細心の注意と厳密なアプローチが必要です。 このプロセスは、プロジェクトのコスト管理ソフトウェアを使用することで大幅に支援できます。
プロジェクトのコスト管理ソフトウェアを使用する利点のいくつかを見てみましょう。
- 推定および測定中の時間のかかる定量分析の自動化は、人的エラーの削減に役立ちます。
- 計画、見積もり、予算編成、および制御にわたるデータ統合により、XNUMX回限りの介入ではなく、継続的な監視と迅速でプロアクティブな対応が可能になります。
- 意思決定は、シナリオ予測とwhat-if分析を使用して代替ソリューションを評価するプロジェクトコスト管理ソフトウェアによって支援されます。
- ダッシュボードやその他の豊富なUIは、シンプルでわかりやすいレポートを提供します。
- プロジェクトコスト管理ソフトウェアは、地理的に複数の場所に分散しているプロジェクトの多通貨管理の複雑さを軽減します。
- ソリューションの原価計算ソリューションの多くは、サードパーティの統合をサポートしており、データの収集と分析を可能にします。
- 複数のプロジェクトからのパフォーマンスデータが利用できるため、ベンチマークと標準化が可能です。
コスト管理と大規模プロジェクトのパフォーマンス
2018 PMI Pulse of the Profession Reportによると、回答者の41％がプロジェクトが複雑であると述べています。 したがって、調査回答者の40％が、「プロジェクトの成功をより可能にするためのテクノロジーへの投資」を最優先事項としてランク付けしているのは当然のことです。
コスト管理は、現在および将来のプロジェクトを正常に完了する組織の能力と密接に関連しています。 信頼できるコスト管理ソフトウェアに投資することで、大幅な節約が可能になります。 優れたコスト管理ソリューションは、それを個別の機能として扱うのではなく、プロジェクトとポートフォリオのパフォーマンスの重要なコンポーネントとして活用し、プロジェクト間でデータを相互に関連付けます。
プロジェクトにおけるコスト管理の利点は何ですか?
効率的なコスト管理のビジネス上の利点は、プロジェクトマネージャーが見落としてはなりません。 これらの利点のいくつかは次のとおりです。
＃1。 将来の計画を促進する
プロジェクトのコスト管理は、以前のリソースのレポートを最大化して精度を高めることにより、将来の予算を準備するのに役立ちます。
＃2。 リスクを回避するのに役立ちます
これには通常、プロジェクトの成功が予期しないコストによって危険にさらされないことを保証するためのリスク許容値が含まれています。
＃3。 コスト超過を防ぐ
これにより、プロジェクトマネージャーは、コストを配分して、過剰な支出を制限できます。 プロジェクトにコストを割り当てることにより、マネージャーは長期的には過剰な支出を回避できます。
コスト管理計画の一般的な内容は何ですか?
コスト管理計画は、プロジェクト管理の一部として完了する必要のある基準とタスクの概要を示すドキュメントです。 コスト管理計画には、入力コストの見積もり、使用される金額、コスト出力の予測、または受け取った金額の両方が含まれます。
プロジェクト コスト管理の最初のステップは何ですか?
コスト管理の最初のフェーズでは、すべてのプロジェクトタスクを完了するために必要なリソースを定義します。
XNUMX種類のコストとは？
主要なコストは次の XNUMX 種類です。
- 直接
- 間接的な
- 固定費と変動費です。
