日、週、月、年で完了したタスクと目標の数を確認すると、自分の能力と成果に驚かれることでしょう。 ただし、これでは、その期間の生産性と効率性を正確に把握することはできません。 締め切りに間に合わなかったり、一部の仕事を完了するのに時間がかかりすぎたりすることがあります。 これらは、生産性の主要な障害でした。 仕事でタスクの優先順位を付ける方法は重要になります。毎日実行する作業アクティビティが多数ある場合、それらを処理するための効率的な戦略を作成する必要がある場合があります。 優先順位付けとは、重要度に基づいて最初に何をすべきかを決定する方法です。 タスクに優先順位を付ける最善の方法を理解することは、仕事の時間を節約するのに役立つかもしれません。 この投稿では、優先順位付けを定義し、タスクに優先順位を付ける方法に関するわかりやすいガイドを提供します。
タスクに優先順位を付ける方法
優先順位を付けるには、タスクの価値に応じてタスクを実行する順序を決定する必要があります。 この方法は、時間をよりよく整理するのに役立ちます。 これにより、仕事に優先順位を付け、締め切りを守り、より大きな仕事をするためにより多くの時間を割く方法を学ぶことができます。 優先順位付け機能は、より短い時間でより多くの作業を完了するのに役立ちます。 タスク リストを作成します。 やらなければならないことすべてを明確に把握しないと、家事の優先順位を決めることができません。 これは初歩的なことのように思えるかもしれませんが、プロジェクトを急いで始めようとすると見過ごされることがあります。 代わりに、すべてのプロジェクトで取り組む必要があるすべてのリストを作成してください。 圧倒されないように、大きな仕事はサブタスクに分割します。 タスクをまとめて一覧表示したら、次のような追加情報を含めます。
- それぞれ完了するまでにかかる時間。
- 重要度または緊急度
- 締め切り
家事のすべてが XNUMX つの場所にあるため、何をしなければならないかが明確になります。 ほとんどの人と同じように、できるだけ生産的になるという目標を持って仕事を始めます。 しかし、日が経つにつれて、複数の緊急の要求に対応し、タスク リストが増えていることに気付きます。 最初にやろうとしたことは脇に押しやられているように見えます。 これがおなじみのように聞こえるのは、あなただけではありません。 私たちは通常、仕事に優先順位を付けるための枠組みがなければ、仕事で遅れを取り戻しているように感じます。
職場でタスクに優先順位を付ける方法
ほとんどの場合、生産性の低下や締め切りを守れないのは、仕事の優先順位を間違えた結果です。 締め切りを守り、生産性を高めるには、仕事に優先順位を付けることが重要です。 職場でのタスクの優先順位付けを改善するための手順は次のとおりです。
＃1。 タスク リストを作成します。
やらなければならないことすべてを明確に把握しないと、家事の優先順位を決めることができません。 これは初歩的なことのように思えるかもしれませんが、プロジェクトを急いで始めようとすると見過ごされることがあります。 代わりに、すべてのプロジェクトで取り組む必要があるすべてのリストを作成してください。 圧倒されないように、大きな仕事はサブタスクに分割します。
タスクをまとめて一覧表示したら、次のような追加情報を含めます。
- それぞれ完了するまでにかかる時間。
- 重要度または緊急度
- 締め切り
- 家事のすべてが XNUMX つの場所にあるため、何をしなければならないかが明確になります。
＃2。 カレンダーを作成して、タスクを追跡します。
最も重要なタスクを特定したら、それらをカレンダーに追加します。 仕事リストを毎日見ると、時間の優先順位がつけやすくなります。 達成する必要がある各項目を視覚的に思い出させると、それらに集中するのに役立つ場合があります。 それらを完成させることで、達成感を得ることもできます。 明確な開始日と終了日のないタスクを与えられた場合は、そのタスクに取り組む時間をスケジュールして期待を設定できるように、必ずそれらを尋ねてください。 これらの日付を決定したら、予期しない問題を考慮したり、時間通りに仕事を提出したりするために、個人的な終了日をさらに早く設定することをお勧めします.
＃3。 重要度に従ってリストを並べ替える
次の段階は、各活動の重要性または緊急性を確認することです。 重要な作業が予定どおりに完了しない場合、それはプロジェクトの基本であるため、広範囲に影響を及ぼします。 一方、緊急の仕事は締め切りが同じ日であるため、その日のうちに完了する必要があります。 プロジェクトを相互に比較検討することは、プロジェクトを緊急性や優先度の順に整理するための最良の方法です。 ステップ 0 のリストを使用して、各タスクに 10 から XNUMX のスケールで優先順位を付け、緊急のタスクについても同じことを行います。 XNUMX つのスコアを合計すると、スコアが最も高いタスクが最初にランク付けされます。
＃4。 タスクのステータスをチームメイトに伝えます。
最後に、あなたがタスクを完了するのを待っていたり、あなたの時間を争ったりしている可能性のあるチームメイトを含めることを忘れないでください. タスクの完了時、ジョブを終了する予定のとき、および遅延や障害が発生したときにチームメイトにプロアクティブなステータス更新を提供することで、受け取るリクエストの数を減らします。 問い合わせに継続的に返信する代わりに、生産的かつ効率的な方法で仕事を遂行し続けることができます。
タスクに優先順位を付ける方法 プロジェクト管理
プロジェクト管理にまったく慣れていない場合でも、長年の専門知識を持っている場合でも、予定どおりに予算内でプロジェクトを管理して完了することは困難な作業です。 各プロジェクトは独自のものであり、独自の一連のプロジェクト管理の問題を提示します。 取り組んでいるプロジェクトの種類が何であれ、おそらく厳しい締め切りと高い期待に対処しているでしょう。 プロジェクト管理はすべて手作業で行われます。 他の業界とは異なり、間違いを犯しても成功にはつながりません。 代わりに、それはあなたの終焉につながります。
＃1。 アイゼンハワー マトリックスを調べます。
タスクに優先順位を付ける有名な方法の XNUMX つは、アイゼンハワー マトリックスであり、緊急重要マトリックスとしても知られています。 緊急性と重要性に基づいて、緊急で重要なタスクに優先順位を付ける方法を教えてくれます。 タスクは次の XNUMX つのタイプに分類されます。
- 緊急かつ重要 - これらは、すぐに完了しなければならない優先事項です。
- 重要ではありませんが、緊急の仕事です。これらは、迅速に完了する必要がありますが、他の誰かが同様またはそれ以上に行うことができる仕事です。 それらを割り当てます。
- 緊急でも重要でもない - これらは、おそらくなくてもできるタスクです。 これらのタスクにチームの時間をまったく使用しないでください。
プロジェクト管理チャートを作成したり、タスク リストの各項目を検討する際に象限を想像したりすることができます。
#2. 期待される結果に基づいてタスクを並べ替える
緊急度と重要度のマトリックスを使用しても、最初に実行するアクティビティを決定するのは難しい場合があります。 多数のタスクが本当に緊急かつ重要であると思われる場合はどうすればよいでしょうか? プロジェクトを完了するために必要な予測作業量に基づいて、プロジェクトを整理してみてください。 プロジェクトにかかると予測される全体の時間数は、見積工数と呼ばれます。 より困難な (時間のかかる) 家事に優先順位を付けて対処することの利点は、その日の最初に、時間のかかる仕事を残して、よりエネルギーがある可能性があるその日の後半に任せることです。
＃3。 合理的であること
野心的な目標を持つことは悪いことではありませんが、「完璧」を「善」の敵にしないでください。」 非現実的なプロジェクトの目標は、チームの士気をくじき、プロジェクトの失敗につながる可能性があります。 現実的な期待値を設定し、妥当な時間内に目標を達成できることを確認し、メトリクスとチームに頻繁に確認して、見直しが必要かどうかを判断してください。
タスクの優先順位を付ける方法 インタビューの質問
ほとんどの職業では、同時に多くのことを管理する必要があり、競合する優先事項に遭遇します。 その結果、企業は「仕事の優先順位をどのように決めていますか?」などのインタビューの質問を使用します。 「仕事で優先順位が相反していたときのことを教えてください。」 また、時間管理とタスク管理に関して実績のある戦略を持っていることを会社に示すことができない場合、会社は心配するでしょう。 いくつかの一般的な質問とレビューの回答
＃1。 仕事の優先順位をどのように設定しますか?
プロジェクトとその締め切りを Excel スプレッドシートに保存して、すべてを一目で確認できるようにして、自分の仕事に優先順位を付けるのが好きです。 次に、スプレッドシートを並べ替えて調整し、プロジェクトの重要性、所要時間、緊急度、および作業を完了するために他のチーム メンバーからの入力が必要かどうかに基づいて、作業の優先順位を付けます。 毎朝、このシートを繰り返します。 現在のポジションでは、通常 XNUMX ～ XNUMX 件のプロジェクトを担当しています。
＃2。 プロジェクトの次の締め切りに間に合わないことが明らかな状況をどのように管理しますか?
予定された締め切りに間に合わないことが明らかになった場合、私はタスクを評価し、マネージャーと相談して提案や推奨を行います。
タスクの優先順位付けの 4 つのレベルとは?
アイゼンハワー意思決定マトリックスは、緊急重要マトリックスとも呼ばれ、タスクを次の条件に基づいて XNUMX つの象限に分割します。
- 重要。
- 急。
- 重要で時間に敏感です。
- どちらでもない。
タスクに効果的に優先順位を付けるにはどうすればよいですか?
- すべてのタスクのリストを作成します。
- どのジョブが実際に重要であるか (およびどのジョブが延期される可能性があるか) を判断します。
- 最優先事項を表すスケジュールを維持します。
- 最も集中的で労力のかかるプロジェクトを優先します。
- 一度に XNUMX つのタスクに集中してください。
優先順位を付ける 3 つの方法とは?
第 XNUMX 象限: 重要 + 緊急。
第 XNUMX 象限: 重要性 + 緊急性なし
第 XNUMX 象限: 重要でない + 緊急。
第 XNUMX 象限: 重要ではない + 緊急ではない。
タスクインタビューの質問にどのように優先順位を付けますか.
「仕事の優先順位は？」という質問への回答
- 一日の計画をどのように立てているか説明してください。
- 優先順位を切り替える方法を説明してください。
- 締め切りをどのように設定するかについて話します。
- ワークライフバランスをどのように維持しているかを説明してください。
- 回答を仕事の要件に結び付けます。
一度に複数のタスクを処理する方法インタビューの質問.
最良の回答は、いくつかの具体的なハード スキルとソフト スキルを強調しています。 たとえば、優れたマルチタスカーは一貫したスケジューリングを習慣にしていると述べることができます。 また、有能なマルチタスカーは常にタスクに優先順位を付けていることを強調することもできます。 数多くのオプションが用意されています。
仕事量の多い面接の質問をどのように処理しますか?
膨大な作業負荷に対処する場合、それに対処するための戦略が必要になります。 「誰もがキャリアのある時点で重い仕事量に対処しなければならなかった」などと言うかもしれません。 一歩下がって問題を観察することで、より深い洞察と公平性を得ることができます。 完了する必要のある活動を書き留め、各勤務日の開始時に優先度の高い順に優先順位を付けます。 「これにより、ワークフローが改善されるだけでなく、その日の最も重要な作業を確実に完了することができます。」
看護師としての仕事の優先順位は？
ABC の原則は、看護師が各患者の状態に適用する必要があります。 優先順位付けは、初期評価の一部として生命に対する差し迫った危険を評価することから始まり、ABC 肺炎に基づいており、気道が優先され、呼吸と循環がそれに続きます (Ignatavicius et al., 2018)。
まとめ
より多くのことを達成するためにマルチタスクをしたくなるかもしれませんが、多くの場合、一度に XNUMX つのタスクに集中する方が望ましいでしょう。 この方法を使用すると、その割り当てに完全な注意が集中するため、リストの次の項目に進む前に効率的にタスクを完了できます。 他の雑事に気を取られなければ、質の高い仕事を生み出す可能性が高まるかもしれません。 雇用主は、緊急の内容に応じて仕事に優先順位を付け、どのような種類の雇用でも必要なことに集中し続けるためのワークフローを確立できることを知りたいと考えています。 彼らはあなたがあなたと交流していることを知りたいのです チームと経営陣 優先順位付けプロセスの一環として。 面接で上記の回答例と似たような回答をすれば、あなたが職場で生産性を発揮し、何が緊急で重要かを特定できる能力があることを雇用主に証明することになります。
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参考文献
