組織の規模に関係なく、ビジネス管理のあらゆる側面で、契約の作成、交渉、および管理が必要です。 ただし、契約管理は、ビジネス管理の無視された分野です。 マネージャーは常にスタッフ メンバーと会話を交わし、問題に遭遇します。その中には当然、給与が関係するものもあります。 契約管理は通常、これらの議論のいくつかで出てきます。 CM には、契約の成立から選択した当事者の実行、最終的な解約まで、契約を監視するプロセスが含まれます。 運用および財務パフォーマンスを最大化し、契約条件の不遵守による財務および評判リスクを特定して軽減するために、主要な運用には契約条件に対するパフォーマンス分析が含まれます。 したがって、契約管理プロセスとライフサイクルの基本を理解することが重要です。 CMソフトや防衛契約管理機関についても解説していますので、ぜひ読んでみてください。
契約管理とその例とは?
契約管理は、法的拘束力のある契約を開始から完了まで監督するプロセスです。 誰がどの部分を担当しているかに応じて、当面のタスクは管理的または戦略的である可能性があります。 ビジネスは、契約が効果的に管理されていれば、契約から得られるより良い結果とより大きな価値の実現から大きな利益を得ることができます。
企業の可視性、制御、およびコンプライアンスのレベルは、最終的には契約の管理方法に影響されます。 これには、採用しているテクノロジーとチーム間のコラボレーションも含まれます。 あなたの会社の全体的な成功は、これらの柱がどれだけ強いかによって決まります。 したがって、従業員、運用、およびテクノロジーを開発する際には、このことを念頭に置くことが重要です。
契約管理プロセス
契約管理にはさまざまな側面がありますが、プロセスを XNUMX つの異なるフェーズに分割することで、プロセスを簡素化できます。 これらの XNUMX つの異なるフェーズは、作成、コラボレーション、署名、追跡、および更新です。
ステージ内では、特定のステップをさらに区別できます。 手順全体は XNUMX つのフェーズに分けることができ、それぞれが XNUMX つの大まかな段階の XNUMX つに寄与します。 新しいラウンドの契約の時期になると、これにより、頻繁に発生する四半期末の危機をより簡単に処理できます。 各レベルの手順は次のとおりです。
第 XNUMX フェーズ: 作成
＃1。 最初のリクエスト
これは基本的に、契約の目的をサポートする契約と関連文書を見つけることに関係しています。 最初のリクエストは、CM プロセスの最初のステップの開始を示します。
手作業で契約書を作成するには時間がかかりますが、自動化された契約管理ツールを使用すると、手順を大幅に合理化できます。
第 XNUMX 段階: コラボレーション
＃3。 契約交渉
契約書が作成されたら、従業員は契約書のさまざまなドラフトを確認し、相違点をマークして交渉プロセスを短縮できるようにする必要があります。
第 XNUMX 段階: 署名
＃4。 契約の承認
最もボトルネックが発生する段階は、管理許可を取得する段階です。 ユーザーは、並行承認と順次承認を含むカスタマイズされた承認ワークフローを設計し、意思決定の迅速なフローを維持することで、これを回避できます。
＃5。 契約の履行。
電子署名とファックス機能を使用することで、ユーザーは契約を実行する際の署名プロセスを管理および迅速化できます。
第 XNUMX 段階: 追跡
＃6。 債務管理
主要な利害関係者が目的を達成し、拡張の初期段階で契約の価値が低下していないことを確認するには、集中的なプロジェクト管理が必要です。
＃7。 改訂と修正
契約の最初の準備に必要なすべての書類を集めるのは難しいため、失効する可能性があります。 したがって、この段階で無視されたアイテムが発見された場合、最初の契約を変更するためのシステムを整備する必要があります。
#8。 監査と報告
契約管理は、契約を作成し、それ以上の検討なしにすぐに提出することを伴うものではありません。 契約監査は、両当事者が契約条項を順守しているか、および潜在的な問題を特定するために重要です。
最終段階: 更新
#9。 更新中
手動の契約管理手法は、企業収益の損失や更新オプションの喪失につながる可能性があります。 それでも、組織は更新の可能性を見つけて、手順を自動化することで新しい契約を作成できます。
契約管理の XNUMX つのフェーズは、プロセスの大部分を占めています。 一般に、契約の存続期間の管理は不可欠です。 したがって、契約管理者は、さまざまな契約タイプがさまざまな段階を経る際に、潜在的な変更や契約違反に注意する必要があります。 従業員または会社が契約に不満を持っている場合は、契約を変更する価値があります。 そのため、契約上の責任を守りながら、契約の両当事者の満足を保証することが重要です。
ライフサイクル管理は、契約管理プロセスのいくつかの時点で重要です。 契約を管理するときは、ベンダーのパフォーマンスとリスク評価を考慮することが重要です。 たとえば、ベンダーが契約上の責任を果たさない場合、契約を改訂したり、特定の懲戒処分を課したりする必要がある場合があります。
契約管理の XNUMX つの段階とは
契約管理の XNUMX つの基本的な段階は次のとおりです。
- プレアワード、またはサービス提供の勧誘、開発、および合意の間の期間。
- アワード、 合意されたオファーが議論と承認の対象となる場合。 と
- 受賞後、 契約が締結前にパフォーマンス管理フェーズを開始する場所。
契約管理とその重要性とは？
契約の管理は、最初から最後まで契約をどのように管理するかによって結果が左右されるため、非常に重要です。 コントラクト ライフサイクル管理 (CLM) は、法律を遵守し、外部またはサード パーティとのやり取りを管理しながら、企業が契約を最大限に活用できるようにする方法です。
「No Surprises」というフレーズは、優れた契約管理の目標を要約しています。 すべてが順調に進むと、全員が自分の責任と期日を認識します。 したがって、会社は常に今後の予定を把握し、自信を持って監査の準備を整え、コンプライアンスを遵守していることを簡単に示すことができます。
さらに、組織全体で標準化された共同の CM プラクティスを確立できるようになると、会社のすべての関係者と利害関係者が同じ認識を持つようになります。 このようにして、あなたの会社は、合意した目標を一貫して達成し、その地位を強化する可能性を期待できます。
4種類の契約とは？
一般に、契約は、その主要な業績または必要とされる仕事の種類に従って分類できます。
- 一方的な契約
- 二国間契約
- 契約締結
- 実行契約。
契約管理の XNUMX つの要素とは?
契約管理は、さまざまなアクションを含む多面的なタスクです。 しかし、主な活動を構成する XNUMX つの重要なコンポーネントがあります。
- ガバナンスと CM チームの確立。
- 契約事務の企画・立案・実施。
- 関係管理。
- パフォーマンス管理。
契約管理にはどのような種類がありますか?
契約にはさまざまな形式があり、プロジェクト管理やその他の目的に使用できるさまざまな種類があります。 プロジェクト管理の分野で最も役立つ契約の種類は次のとおりです。
- 定額契約
- 費用償還契約
- 時間と材料の契約。
もあります;
- 黙示の契約
- 単価契約
- 一方的な契約
- エクスプレス契約と
- 二国間契約。
契約管理ソフトウェア
定期的に契約書を起草し、交渉し、管理する必要のない、大きすぎたり小さすぎたりするビジネスはありません。 ただし、時間がかかり、すべての段階で通常のデータ入力エラーが発生しやすくなります。 契約管理ソフトウェアは、契約期間を短縮し、監査や財務上の損失の可能性を減らすのに役立ちます。 しかし、契約管理ソフトウェアとは正確には何ですか？
契約管理ソフトウェアとは何ですか?
契約管理ソフトウェアは、組織のプロセスを簡素化および自動化するために作成されたテクノロジーの一種です。
契約ワークフローでしばしば必要とされる面倒な作業を自動化することで、CM ソフトウェアは、法務およびビジネス チームが商業契約の起草、交渉、署名、更新、および報告をより簡単に行えるようにします。
契約管理ソフトウェアを使用すると、チームは個別のアプリケーションを切り替えることなく、契約のすべての側面を処理できます。 これは、単一のインターフェースからツールキット全体にアクセスできるためです。
CM ソフトウェアを利用するのは誰ですか?
契約活動を拡大したいが、より多くの人を雇う余裕がない組織は、契約管理ソフトウェアに目を向けます。
これは、成長率が高く、契約数が増加している組織が、CMS を使用することで最もメリットを得られることを示しています。
法務、営業、財務、運用、および人事部門は、会社の CMS を使用することでメリットを得ることができる社内部門のほんの一部です。
最高のCMソフトウェアは何ですか?
6 年の 2023 つの最高の契約管理ソフトウェア。
- PandaDoc
- コントラクトワークス
- コンコード
- DocuSignの
- 無法者
- 玉石
- アギロフト
- コンガ
CMS は検索とレポート作成に役立ちますか?
契約を管理および整理するために特別に設計されたソフトウェアは、特定の契約を見つけたり、それらに関するレポートを作成したりする際に非常に役立ちます。 このような契約管理ツールは、契約上の合意のアーカイブ、クエリ、表示、およびレポート作成を簡素化するのに役立ちます。
契約管理ソフトウェアは安全ですか?
デジタル クラウドは契約に安全な場所を提供し、契約管理ソフトウェアはまさにそれを行います。 CM ソフトウェアを使用すると、きめ細かいアクセス制御、一元化されたドキュメント レコード、および追加のセキュリティ オプションを備えた安全な避難場所が契約書に含まれます。
契約管理のライフサイクル
契約ライフサイクル管理では、適切な契約管理のアイデアとプラクティスを契約ライフサイクル全体に適用するプロセスを扱います。これにより、制御を取り戻し、コンプライアンスを確保し、可視性を回復し、契約ベンダーとのより深い関係を築くチャンスが開かれます。
基本的に、契約ライフサイクル管理プロセスを構成する XNUMX つの主要なフェーズがあります。
- インセプション
- 交渉
- 実行
- 起動
- 操作
- 更新
- クローズアウト
防衛契約管理庁
国防契約管理庁 (DCMA) は、調達と維持のための国防次官に対応する米国連邦政府の組織です。 国防総省 (DoD) およびその他の承認された政府部門であり、契約の管理を担当しています。 本社はバージニア州フォートリーにあります。 対外軍事販売の契約は、DCMA によって処理されることがあります。
国防総省、米国航空宇宙局、および他のいくつかの連邦、州、外国、および国際政府および機関は、防衛契約管理局に依存して契約を管理しています。 その目的は、契約がスケジュールどおりに予算内で実行されることを保証することです。
国防総省の契約管理は、長い間研究され、変更されてきました。 国防長官は、1960 年代初頭の国防総省の契約手続き全体を調べる調査を命じました。 契約管理と監査を組み合わせた「プロジェクト60」の成果は、さまざまなメリットをもたらしました。 当時、各防衛部門と軍支部が独自の契約を処理および監査していたため、作業の重複がかなりありました。 最終的に、国防総省は CM 業務 (DLA) の大部分を引き受けました。 しかし、軍事サービスは、武装システムの主要な調達プログラムを監督し続けました。
防衛契約管理機関からのエントリ サマリーの処理
Automated Commercial Environment は、米国税関国境警備局によって、米国関税小見出し 9808.00 の調和関税率表に基づいて免税ステータスが要求されている輸入品を処理するために使用されます。 （以下、防衛契約管理庁（DCMA）という）。
物品が税関長によって認証されると、DCMA のエントリにより、軍事部門向けの物品の免税取り扱いが許可されます。 19 CFR セクション 111 および 163 の記録管理規則は引き続き有効です。 DCMA製品が米国税関の管轄に入った後も、輸入者は、それらのエントリに関するすべての情報の包括的な記録をさらにXNUMX年間保持し、要求に応じてCBPが所有するそのようなデータへのアクセスを許可する義務があります.
まとめ
契約管理は、契約の策定、実行、および分析を管理するプロセスを扱います。 その目標は、財務リスクを軽減しながら、組織の運用および財務パフォーマンスを向上させることです。 組織は、生産性を高めながら経費を節約するというプレッシャーにますますさらされています。 効率的で自動化された CM システムの必要性は、契約管理が企業にとって特に時間のかかる側面になる傾向があるという事実によって促進されます。
ビジネス全体で標準化された共同 CM 手順を実装できる場合、すべての会社関係者が XNUMX つの声で動くだけでなく、すべての利害関係者も同じページにいるようになります。 その結果、あなたのビジネスは、合意された目標を定期的に達成し、新しい利点を生み出す可能性が高くなります。
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