プロジェクト マネージャーの主な責任は、会社のプロジェクトのすべての段階を監督し、効果的な結論を確実にすることです。 関係者に通知し、チーム メンバーに指示し、プロジェクトの期間を確立するためのドキュメントを作成します。 また、プロジェクトの運用とスケジュールの変更に対応するための変更管理計画を作成することもできます。
この記事では、変更管理プロセスを定義し、プロジェクト管理においてなぜそれが重要なのかを調べ、それを実装する方法を説明し、管理上のアドバイスを提供します。
プロジェクト管理における変更管理とは?
変更管理は、不必要な混乱を避けるために、プロジェクトで発生する重要な変更を検出、記録、および承認するプロセスです。
デジタル トランスフォーメーションなどの大規模な変更の取り組みには、複数の組織やチームの全面的な協力が必要であり、プロジェクト マネージャーにさらなる障害をもたらします。 このような取り組みには、厳格かつ体系的な管理方法が必要です。
変更管理の重要な機能の XNUMX つは、未承認の変更を最小限に抑えることです。これにより、エラーを減らすことができます。 さらに、プロジェクト マネージャは、計画的で統合された変更管理プロセスを採用することで、利用可能なリソースをより有効に活用できます。
変更管理プロセスの利点
プロジェクト管理における効率的な変更管理プロセスは、会社にとって非常に価値があります。 企業は、最先端の変更管理プロセスを使用し、共同チームワークと変更コミュニケーションを促進することで、スタッフの生産性を高めることができます。 以下は、変更管理プロセスの利点のリストです。
- プロジェクト マネージャーは、変更計画段階で変更の必要性について学び、最善の行動方針を検討する時間を持つことができます。
- 各変更に伴うリスクを軽減します。
- 優れたコスト削減およびリスク軽減機能。
- 調整にかかる時間が短縮されます。
- 案件スケジュールに合わせて検討・管理するため、案件スケジュールへの影響を抑えた変更が可能です。
さまざまな種類の変更管理とは?
変更管理は、次の XNUMX つのカテゴリに分類されます。
- 予期しない変更
- 仕事の変化
予期せぬ変化には迅速な対応が必要です。 たとえば、予期せぬ変更とは、避けられない問題のために製品が市場から撤回される場合です。
一方、計画的な変更は、十分な準備とリスク分析を行い、厳密な時間枠を守って実施されます。 計画された変更には、新しい目標または目的のために組織または組織内の特定のチームを準備するという特定の目標があります。 企業文化、内部構造、プロセス、またはその他の機能の変更は、この例です。
主な変更管理プロセスの要素
＃1。 変更依頼
プロジェクトに関する何かを更新したい場合は、変更リクエストを送信する必要があります。 このドキュメントは、提案された変更とその主な根拠をまとめたものです。 変更要求は、社内外を問わず、プロジェクトに関係する誰でも送信できます。
＃2。 変更管理委員会
変更管理委員会の目的は、プロジェクトに対して提案された変更を定期的に見直して決定することです。 変更要求が承認されると、変更オーダーを生成できます。
＃3。 注文変更
変更管理委員会が要求された変更を承認した場合、委員会と影響を受けるクライアントまたは利害関係者は、変更命令に署名する必要があります。 契約に最初に記載された条件が変更され、両当事者はこれらの変更に同意します。
＃4。 ログの変更
変更ログは、プロジェクトの計画または契約に加えられた変更を追跡するために、変更管理で使用されるツールです。 明確に定義された変更ログは、すべてのプロジェクト マネージャーがアクセスできる必要があります。
変更管理プロセスの手順
一般的な変更管理プロセス フローは、XNUMX つのステップで構成されます。 以下のチェンジ マネジメント プロセスのフェーズを確認して、適切なアクション プランを効果的に構築および実装してください。
ステップ #1: 変更の必要性を特定する
利害関係者は、変更の必要性を特定し、それをプロジェクト変更要求フォームで説明することにより、変更を加えることができます。 チーム メンバーが開始する変更リクエスト フォームには、次の情報を含める必要があります。
- プロジェクトのタイトル
- 日付
- リクエストの説明
- に要求された
- 所有者を変更する
- 変化の影響
- 締め切り
- 優先
- コメント
ステップ2。 変更要求を評価する
プロジェクト マネージャーは、正当でない変更要求を拒否またはキャンセルする必要があります。
次に、変更要求分析を行うために必要なリソースを決定する必要があります。
その後、すぐに予想される結果を評価し、必要に応じてリクエスト フォームを修正します。
却下された修正依頼につきましては、当面保留とさせていただきます。
ステップ＃3。 変更リクエストを分析する
評価のために資格のあるスタッフ メンバーに変更要求を割り当てます。
この分析は、延期された変更を考慮して繰り返す必要があります。
ステップ＃4。 変更リクエストを実行する
- 変更を承認する前に、変更のリスクと複雑さを判断してください。
- 最終承認の前に、変更の影響を評価します。
- 変更の影響を分析し、適切な当局にレビューのリクエストを送信します。
ステップ #5: 変更リクエストを閉じる
- プロジェクト管理の慣行と手順をレビューする必要があります。
- 全員が最新の開発状況を把握しておくことが重要です。
- 変更ステータスのリクエストを定期的に確認してください。
- 変更要求の結果を記録します。
- 変更要求を停止します。
さまざまな変更管理プロセスの要因
プロジェクト変更管理プロセスのさまざまな側面には、XNUMX つの主要な部分があります。 リーダーシップの調整、コミュニケーション、利害関係者の関与、変化の影響、準備、トレーニング、および組織の設計は、これらの例です。
＃1。 リーダーシップの調整
リーダーシップの調整は難しくありません。 プロジェクトのスポンサーは通常、元の概要を提供し、メリットについて話し合うため、すでに参加しているはずです。 ただし、従業員が多くのプレッシャーにさらされ、優先順位が常に変化している場合、従業員を熱心にプロジェクトに参加させ続けることは難しい場合があります。
プロジェクト マネージャーは、プロジェクトに関与する他の上級管理者がプロジェクトのスポンサーと同じ視点を持っているか、プロジェクトの目的に同意していると想定することがよくあります。 そうでない場合は、上級チーム メンバーが他の利害関係者に影響を与えるため、彼らの助けを求めることが重要です。
＃2。 利害関係者の分析
プロジェクトの開始時に利害関係者の分析を行うことが重要です。 これにより、プロジェクトの利害関係者を特定して把握し、それらをグループ化し、各グループのエンゲージメント プランを作成できます。
利害関係者の関与は変更の重要な要素であり、変更を定着させるために、プロジェクト全体およびその後も維持する必要があります。 利害関係者グループとそれらを関与させるための計画は、プロジェクト全体のさまざまな段階で修正および更新する必要があります。
＃3。 コミュニケーション
最も重要な側面はコミュニケーションです。 プロジェクト マネージャーは、アクセス可能な通信チャネルを特定し、それらを使用するために必要な措置を講じる必要があります。 あなたは自分のプロジェクトに人々の興味をそそりたいと思っています。 人は互いに意思疎通ができなければ、自分の真実をでっちあげてしまいます。 だから、言いたいことがあれば言ってください。 新しい知識があるかどうかを宣言します。
＃4。 変更の影響と準備状況
変更の影響と準備状況は、変更管理プロセスの重要な側面です。 それは、変更が利害関係者にどの程度影響を与えるか、および彼らが調整を行う準備ができているように見えるかによって決まります。 準備状況チェックリストや準備状況追跡システムなどの準備活動は、変更を実施するグループの能力についての洞察を提供し、提供リスクを軽減します。
プロジェクト マネージャーは、変更の実装を担当する組織が準備状況に関する質問に正確に回答できることを保証する必要があります。 彼らが準備ができていると言っているのにまだ準備ができていない場合は、後で配達に問題が発生します. 予測される準備レベルが満たされていない場合は、変更計画を採用して、プロジェクトの損害を制限する必要があります。
＃5。 組織構造のトレーニングと順守
知識のギャップが特定された場合、採用と統合を支援するためにトレーニングが必要です。 これは、本質的に技術的および行動的なものである可能性があります。 トレーニングの理想的な方法は、変化の種類と関与する個人の数に応じて、「トレーナーのトレーニング」プログラム、トレーニングガイド、またはリモートまたは制御された設定による、グループでのマンツーマンです。
変更の影響を受ける企業またはチームは、移行に対応するために、新しい組織構造を構築するか、既存の構造に変更を加える必要がある場合があります。 「現状」と「将来」の分析、および関連する手順と職務記述書を完了する必要があります。
組織設計はプロジェクトの一部ではないかもしれませんが、それが機能するために必要です。 つまり、設計作業は主要なプロジェクト活動と同時に行う必要があり、調整はプロジェクトの納期前または納期中に行う必要があります。
プロジェクト管理で統合変更管理を実装する方法
＃1。 変更管理システムを作成します。
変更要求を構成するものと構成しないものを定義します。 たとえば、プロジェクト フェーズに時間がかからず、スケジュールに影響しない余分なステップを追加する場合は、変更要求は必要ありませんが、締め切りに干渉する余分なステップを追加すると、変更要求が必要になります。 リクエストの送信、承認、および更新のプロセスを決定します。
＃2。 変更管理手順を作成します。
このプロセスには、利害関係者と連絡を取り、進捗状況を監視し、全員に最新情報を提供するリーダーを割り当てます。 また、プロセスを継続するために、事前に設定された応答で変更要求に応答します。 提案された変更が予算、タイミング、リスク、利害関係者、消費者、およびチーム メンバーに与える影響の内訳を含めます。
＃3。 潜在的な変更の影響を書き留めます。
チャートを使用して、変更要求の影響を受ける領域をマッピングします。 お金、スケジュール、リソース、品質を含めて。 次に、変更内容と、それについてあなたまたはチーム メンバーが持つ可能性のある予備的なクエリを定義します。 その後、各地域の KPI を使用して影響を計算します。 たとえば、予算が影響を受ける場合、変更が受け入れられた場合に失われる、または得られる金額を使用して、予想される結果を計算します。
まだ行っていない場合は、プロジェクトに関連するすべてのタスクのリストを作成してください。 変更要求をタスク リストと照合して、競合がないかどうかを確認します。 変更が実装された場合、現在の負担の一部を組み合わせたり、おそらく排除したりすることができる、かなりの重複を発見することさえあるかもしれません.
＃4。 ドラフト テンプレート:
変更管理プロセスを自動化することで、新しいフェーズごとに伝達する時間を節約できます。 複数の人がプロセスを監督する場合、他のチーム メンバーが一貫したプロトコルに従うのにも役立ちます。 取り込み、処理、承認、および次のアクション テンプレートを作成します。
変更管理プロセスのツール
プロジェクト マネージャーは、変更管理の効果的な計画を確立するために、変更管理ツールにアクセスする必要があります。 プロジェクト ワークフローの性質に応じて、変更管理ソフトウェアで次のツールを検索する必要があります。
＃1。 プロセス マップ/フローチャート
フローチャートとプロセス マップは、変更管理マッピングの優れたツールです。 これにより、プロジェクトの内外を問わず、すべての利害関係者がプロセスを包括的に理解できるようになります。
フローチャートは、作成と保守が簡単です。 フローチャートを使用すると、プロジェクト マネージャーは組織プロセスの現在の状態を計画し、変更管理サイクルを更新し、変更管理委員会の承認に基づいて変更要求を追加または削除できます。
＃2。 ADKAR評価
ADAKAR とは、Awareness、Desire、Knowledge、Ability、Reinforcement の頭字語です。 変更管理では、すべてのプロジェクト参加者が変更を信じて支持することを保証するためのトレーニング手法として ADKAR 分析が使用されます。 チームリーダーの一連の目標を示します。 計画は、以前に合意された改善を実行することを目的としています。 プロダクト マネージャーは、次の方法でこれらの目標を達成できます。
- 意識を高め、
- 従業員の参加意欲を復活させ、
- 必要な知識を提供し、
- 能力を高め、
- 調整を定着させる。
＃3。 力場解析
プロジェクト マネージャーは、バリアを使用して分析や力場分析を支援することで、より適切な意思決定を行うことができます。 これは、利害関係者が変更のアイデアを支持または反対する理由を理解するための貴重な手法です。
＃4。 カルチャーマップ
カルチャー マップ ツールは、会社の規則、価値観、および従業員の行動が会社の文化にどのように影響するかを示すためによく使用されます。 製品マネージャーは、イニシアチブを変更するために重要な情報を見つけることができます。 カルチャ マップは、プロジェクト マネージャーがチーム内のポジティブなイネーブラーを特定するのに役立ちます。 その結果、適切な担当者に責任を割り当てることが容易になり、プロジェクトが直面するリスクを最小限に抑えることが保証されます。
これら以外にも、プロジェクト マネージャーはさまざまなツールを使用して変更管理を改善できます。
2023 年変更管理プロセス テンプレート
変更を適切に実行するには、変更管理プロセス テンプレートが非常に重要です。 変更の性質に応じて、プロジェクト管理チームはさまざまな変更管理テンプレートを使用する場合があります。 いくつかの一般的な変更管理テンプレートを見てみましょう。
＃1。 提案テンプレートの変更
変更が既に承認されている場合でも、変更提案テンプレートは、変更の背後にある「理由」を判断するのに役立ちます。 このテンプレートを完了すると、変更が重要である理由を説明し、他の人が同じことを行うのを助けることができるようになります.
重要なコンポーネント:
- 提案された変更
- 変更の理由
- 期待される結果
- 時間の見積もり
- コスト見積もり
- その他の考慮事項
＃2。 コミュニケーション計画テンプレートの変更
コミュニケーション戦略は、あらゆる計画に不可欠な要素です。 変更の影響を受ける人々は、変更の成功に対して最終的な責任を負うため、変更を伝達するための計画を策定することが重要です。 変更コミュニケーション計画テンプレートは、戦略の実行に役立ちます。
考慮すべき要素:
- 変更管理モデル
- リーダーの変更
- 通信関連イベント
- 連絡日
- Audience
- 通信方法
＃3。 変更分析フォーム
変更管理プロセスの各フェーズは、複数の小さなステップで構成されています。 プロジェクト マネージャーは、これらの各プロセスを徹底的に調べる必要があります。 変更分析テンプレートは、変更の効果的な監視と実装に役立ちます。
考慮すべき要素:
- 変更管理モデル
- 分析日
- 発生した問題
- 成功
- 必要な手順
変更管理プロセスのベスト プラクティス
＃1。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用します。
プロジェクト管理および変更管理ソフトウェアを使用して、変更管理手順をスムーズに実行することは、変更管理プロセスが正常に機能することを保証する優れた方法です。
プロジェクト管理専用に作成されたソフトウェアは、コミュニケーションの改善、予定どおりのスケジューリング、使用可能なリソースの利用率の向上など、いくつかの利点を提供できます。 共同ソフトウェア ツールを使用することで、チーム メンバーは自分の役割とチームの一般的な目標をよりよく把握できます。 以下は、共同作業を支援するソフトウェアの例です。
- Trello
- プロジェクト マイクロソフト
- フリードキャンプ
- ハイブ
- アーサナ
＃2。 潜在的な危険を認識する
プロジェクト管理リスクは、プロジェクトがその目的を達成するのを妨げる可能性があるものとして定義できます。 プロジェクト マネージャーは、変更管理プロセス中にプロジェクトの潜在的なリスクを定期的に調べます。 そうして初めて、ビジネスへの悪影響を最小限に抑える効果的な変更管理戦略を開発することができます。
リスクの特定、評価、軽減は、効果的な変更管理の重要な要素です。 効率的な変更管理システムを作成することで、企業は起こりうる障害を予測し、簡単に克服することができます。
＃3。 変更管理計画を作成します。
プロジェクトに変更を加える場合、よく考え抜かれた変更管理計画により、無駄な時間を減らしながら成果を上げることができます。 これは、健全な管理アプローチを持つことで、プロジェクト マネージャーが問題を予測し、代替案を作成し、あらゆる事態に備えることができるという事実によるものです。 これらの計画を使用して、組織に大きな変化をもたらすことは、他の運用要素に悪影響を及ぼさないことを保証しながら、コスト削減とスケジューリングに役立ちます。
＃4。 変更リクエスト フォームと変更ログを利用します。
標準化された要求フォームにより、変更要求の追跡、分析、および実装のプロセスが簡素化されます。 変更を要求するときに従う一貫したフレームワークをチーム メンバーに提供することにより、変更管理テンプレートは効果的な変更管理プロセスを保証します。 また、プロジェクト マネージャーが変更要求と以前の変更を追跡するのにも役立ちます。
変更管理と変更管理の違いは何ですか?
組織の移行後、変更管理とは、新しい基準を分析、調整、および適応するプロセスです。 一方、変更管理は変更管理のサブセットであり、ロードマップまたは変更実装計画をソース、分析、管理、および生成します。
プロジェクトの変更管理をどのように処理しますか?
プロジェクトの変更管理を効果的に管理するために、プロジェクト マネージャーは変更管理テンプレートを使用し、変更ログを注意深く監視することがあります。
チェンジ マネジメントの XNUMX つの主な目標は何ですか?
変更管理プロセスには、次の XNUMX つの主な目標があります。
- プロジェクトで問題が繰り返されるのを防ぐために、プロセスを分析し、是正措置と予防措置を実施します。
- すべての変更要求がプロジェクト管理計画に従っていることを確認します。
- 権限のある当局から提供された指示に従って、変更要求を処理します。
変更管理文書はどのように書かれるべきですか?
プロジェクト マネージャーは、効果的な変更管理プロセス ドキュメントを起草する必要があります。
- 調整を行った理由を説明してください。
- さまざまな利害関係者を特定して、変更管理チームを作成します。 変更の具体的な利点を明確にします。
- プロジェクト管理チームがプロジェクトを完了するために達成する定義済みの目標を設定します。
まとめ
変更管理は、チームワークを強化し、従業員の生産性を高め、チームがより迅速に課題に対処できるようにします。 テキストを読むと、変更管理プロセスのさまざまな側面に関する重要な知識が得られます。
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参考文献
