ファックス機は、文書を電子的に送信するために使用される電子デバイスです。 それらは、インターネットが広く普及する前に使用されていました。 メッセージを送信するときに電子メールを使用することを選択したため、今日ではファクシミリはあまり使用されていません。 しかし、それらは以前、特に 80 年代と 90 年代にはオフィスの定番でした。 通信も文書の送信も一瞬で済む最先端の技術でした。
オンライン ファックスは、電子メールが普通郵便からどのように進化したかのように、進化したファックス メッセージ送信方法です。 これは、メールや他のアプリを介してメッセージを送受信できるようになった採用技術です。 FAX 機と同様に、オンライン FAX では、送信した文書とまったく同じ文書が送信されます。
また、ファックス機は不便で使いにくいため、ファックス機の代替としても使用されています。 従来のファックス機もかさばり、オフィスのスペースを取りすぎる場合があります。 特にビジネスを運営している場合は、オンライン FAX にも多くの利点があります。
あなたのビジネスにオンラインファックスを使用するXNUMXつの理由は次のとおりです。
セキュリティとプライバシーの向上
この時代、サイバーセキュリティは今やインターネットユーザーに脅威をもたらしています。 サイバーセキュリティは、重要な情報が漏洩しないように保護または保護するプロセスとして定義されています。 これは、携帯電話、タブレット、ラップトップ、デスクトップ コンピューター、およびサーバーにセキュリティ対策を追加することによって行われます。
オンラインファックスは、機密文書がハッキングや漏洩から保護される、改善されたサイバーセキュリティシステムを提供します。 メール 現在、露出が多すぎて、プライバシーが侵害されています。 現在では、ハッキングの潜在的な脅威があるため、リスクが高すぎて使用できません。 セキュリティビーチは、政府のWebサイトや銀行のWebサイトでもどこにでもあり、ビジネスでそれが発生することは望ましくありません。
オンラインファックスは、ファックス情報があなたと送信者の間に残るため、より安全でプライベートに使用できます。したがって、ハッキングの可能性が低くなります。 また、Secure Sockets Layer（SSL）暗号化を使用します。これは、サイバーハッカーが送信した情報にアクセス、変更、または漏洩するのを防ぐ高度なテクノロジーです。 オンラインファックスもデバイスで暗号化されています。つまり、情報は使用されているデバイスに残り、トランザクション外では誰もアクセスできません。これは、クレジットカードを使用して支払う場合と同じレベルのセキュリティです。
より良い組織と効率
古いファックス機と比較して、オンラインファックスはドキュメントのより良い編成を提供します。 ペーパーレスで、よりテクノロジーベースです。 すべてがデジタルで行われるため、紙を並べ替えてフォルダに入れる必要がなくなります。 ドキュメントをフォルダにデジタル分類できるようになったため、ファイルが混同されることはありません。
組織が改善されるということは、作業の効率と生産性も向上することを意味します。 重要なドキュメントを探すために費やす時間が減り、従業員は他の重要なタスクに集中できます。 たとえば、席から立ち上がってマシン内のすべてのファックスをチェックする必要がなくなりました。
オンライン FAX は、不動産、法律、金融業界にとっても有利です。 これらの一連の作業では、多くの署名が必要であり、ファックスやスキャンが必要なドキュメントがあります。 また、訴訟や財務諸表など、より機密性の高い重要な文書に電子メールを使用することはお勧めできません。
ユーザー補助
オンラインファックスには、どのデバイスからでもアクセスできます。 オフィスにいない場合でも、送信されたドキュメントを表示できます。 このテクノロジーは、携帯電話から表示、編集、および基本的にアクセスできます。 あなたはのようなサイトをチェックアウトするかもしれません MyFax これらのオンラインFAXサービスへのアクセスの詳細については。
また、オンラインファクスを使用して最大XNUMX個の文書を送信および添付したり、オンラインファクスを使用していなくても別のオフィスのファクス機に送信したりすることもできます。
高い費用対効果
オンラインファックスシステムを入手することは最初は費用がかかりますが、長期的に使用すれば実際にお金を節約することができます。
オンライン ファックスにはさまざまなサブスクリプション パッケージが用意されており、ニーズに応じて 8 つを選択する必要があります。 価格は約 35 米ドルから XNUMX 米ドルです。 これは、かさばるファックス機を購入するよりもはるかに安価です。 このオンライン サブスクリプションを使用すると、追加の用紙や保守費用、電気代を費やすことなく、数百ページの送受信を行うことができます。
環境に優しい
ほとんどの企業は、日常業務を実行する際に環境に優しい慣行を採用しています。 これは、会社がオンライン FAX サービスを使用する必要があるもう XNUMX つの理由です。 現代のテクノロジーが登場する前は、ファックス機は定期的に数十億枚の紙を消費していました。 この状況は、森林伐採、または紙のシートを生産するために広範囲の樹木の伐採をもたらしました。
残念ながら、森林破壊は、土壌侵食、温室効果ガスの排出、水循環の混乱、およびその他の同様の事件を含む、環境に悪影響を与える可能性があります。 さらに、ファックス機を使用すると、電気代も増える可能性があります。 アクティブ時間と非アクティブ時間にFAXを送受信すると、大量の電力を消費します。
これらの環境への影響により、オンラインファックスサービスを利用することは素晴らしい選択肢になる可能性があります。 ファクスの送受信に数枚の紙や大量の電力を消費しません。 これは、ファックス関連のすべてのトランザクションがオンラインで行われるため、組織はあなたとあなたのクライアントが誇りに思うことができる環境に優しい会社になります。
FAX を送信する必要があるときにインターネットにアクセスできない場合はどうなりますか?
これは、使用している特定のオンライン FAX サービスによって異なる場合があります。 一部のサービスでは、インターネットにアクセスできるときにファックスを後で送信するようにスケジュールできる場合がありますが、他のサービスではこの機能がない場合があります。 一般に、オンライン ファックス サービスを使用する場合は、信頼できるインターネット アクセスを確保して、ファックス機能の中断を回避することが重要です。
一度に複数の受信者に FAX を送信できますか?
はい、ほとんどのオンライン ファックス サービスでは、XNUMX つのファックスを一度に複数の受信者に送信できます。 これは、各人に個別の FAX を送信するのではなく、一度に複数の人と通信するための効率的で便利な方法です。
国際番号にファックスを送信できますか?
はい、多くのオンライン ファックス サービスでは、国際電話番号にファックスを送信できます。 ただし、ファックスを国際的に送信するには追加料金がかかる場合があるため、使用している特定のサービスに確認して確認することをお勧めします.
ファックスをオンラインで送信するのにどのくらい時間がかかりますか?
FAX をオンラインで送信するのにかかる時間は、FAX のサイズ、インターネット接続速度、使用しているサービスなど、さまざまな要因によって異なります。 通常、オンライン ファックスは従来のファックス方法よりも高速で、ファックスの送信に数分しかかかりません。
オンラインで受信したファクスを印刷できますか?
はい、ほとんどのオンライン FAX サービスでは、受信した FAX を印刷できます。 これは、記録用に FAX のハード コピーを用意するのに便利な方法です。
ファックス文書の最大サイズは?
FAX ドキュメントの最大サイズは、使用している特定のオンライン FAX サービスによって異なります。 一部のサービスでは、XNUMX 回の FAX 送信のサイズに制限がある場合と、ない場合があります。 使用している特定のサービスに問い合わせて、最大ファックス サイズの制限を確認することをお勧めします。
オンラインファックスの使用を検討してください
オンラインファックスは、特に長期的には、ビジネスをより効率的にするのに役立ちます。 させる コミュニケーション はるかに簡単で、電子メールなどの他の方法を使用する場合と比較して、ドキュメントがより安全でプライベートになり、漏洩しにくくなります。
この新しいテクノロジーは、インターネットにアクセスできる任意のデバイスを使用して使用できます。 セキュリティを犠牲にすることなく、アクセシビリティを提供します。 また、実際のファックス機に手動で入力しなくても、最大XNUMX個のファイルと添付ファイルを送信できるため、より効率的に使用できます。
それが提供しなければならない最高の機能のXNUMXつは、ファイルを持っていなくても実際のファックス機にファイルを送信できることです。 受信者に電子メールがなく、ファックスが必要な場合、送信者は受信者のファックス番号またはテレファックス番号を入力するだけで送信できます。 受信者は、送信したものとまったく同じものを受け取ることが保証されます。
