会社の生産性を向上させながらコストを削減する準備はできていますか? ワークフローを調整して、人員最適化手法を組み込みます。
会社の従業員の機能を改善すると、同じ目標を達成するために、より懸命に働くのではなく、効果的により賢く働くことができます。 これは、企業の業績に重大かつ広範囲に影響を与える可能性があります。
この投稿では、従業員最適化の可能性を紹介し、それを会社で活用する方法を示します。
労働力の最適化とは何ですか?
本質的に、労働力最適化 (WFO) は、ビジネスの全体的な効率を向上させるための方法です。 スタッフの生産性の向上、顧客満足度の向上、組織手順の合理化はすべてその一環です。
企業は、リソースを最大限に活用し、エラーを除去し、結果を改善するために、多くのツールやアプローチを使用して基盤となるプロセスを最適化しています。 最終的な目標は、既存のリソースを使用して結果を向上させることです。
従業員の最適化には徹底的なパフォーマンス調査が必要です。 包括的なレビューにより、修正可能な欠陥が明らかになり、それらに対処する方法についての洞察が得られます。 このプロセスの対象となる領域の一部を次に示します。
- 従業員管理
- スケジューリングと計画
- 予算管理
- 品質管理
- 顧客関係管理 (CRM)。
本質的に、WFO は会社の実質的にすべての活動を包含する包括的な用語です。
最適化プロセスにより、組織の従業員の効率が向上し、顧客満足度が向上します。 絶え間なく変化する市場動向と競争の激化を考慮すると、企業は最新のテクノロジーとアプローチを使用して、はしごを登るのを支援する必要があります。
そして、その目標を達成するための最初のステップは、パフォーマンスとプロセスを最適化することです。
労働力の最適化はなぜ重要ですか?
ここで、XNUMX 万ドル規模の質問に移ります。なぜ労働力の最適化が重要なのか、それとも行うべきなのか? 従業員の最適化がなぜそれほど重要なのかを理解するのに役立ついくつかの例を次に示します。
- 進歩する唯一の方法は、パフォーマンスを常に評価し、欠陥を発見し、より良い方向に変更を加えていくことです。 労働力を最適化するには、各プロセスを徹底的に調査し、組織のあらゆる部分についての洞察を得ることが必要です。 基礎となる労働力最適化システムを理解したら、適切と思われる方法で手順を最適化するために調整を加えることができます。
- 従業員のパフォーマンスは顧客満足度に直接関係します。 高品質の仕事は運用の最適化から生まれ、消費者 (そして最終的にはあなた) を満足させます。
最も重要な側面の XNUMX つは、熟練した労働力が常に課題を解決する準備ができていることです。 そのため、問題が発生した場合でも、すぐに解決できる可能性があります。 綿密な準備とスケジュールを立てることで、避けられない事態に備えることができます。 - 売上の増加に固執する企業は、従業員の喜びを軽視し、従業員の幸福を無視することがよくあります。 一方、優良な企業は、従業員の疲労を引き起こすことなく業績を向上させようと努めます。
- 幸いなことに、WFO は従業員の精神的および身体的健康に配慮しています。 残業や余分な労力のリスクを招くことなく、生産性と効率が向上します。 この方法で従業員のパフォーマンスを最適化すると、従業員のスキルが向上し、より幸せで満足感が高まります。 これには、適切な労働力最適化アプリケーションの利用が確実に含まれます。
ご覧のとおり、WFO は運用を最適化し、ビジネスを成長させるための重要なツールです。 次のパートでは、従業員のパフォーマンスを向上させる方法について完全にまとめます。 最適化の手順を詳しく見てみましょう。
従業員の最適化の例
WFO が実際にどのようになるかを示すサンプルをいくつか示します。
＃1。 スケジューリング
これは、従業員のスケジュールを作成するために、従業員の出勤状況、業績統計、その他の指標を追跡するソフトウェアです。 残業や燃え尽き症候群を管理できるだけでなく、より多くの人を雇用する必要があるかどうかも判断できます。 プロセスがワークロードに影響を与える可能性があるため、これは派遣社員にも関係します。
たとえば、クリスマスなどの売上のピーク期には、さまざまな状況に応じて、新しい労働力システムを導入したり、臨時労働者を採用したり、従業員を追加雇用したりする必要がある場合があります。 多くのサプライチェーン、倉庫、小売企業がこれを懸念しています。
WFO は、英国に本拠を置く書店「Book People」によって、予測、日常管理、スケジュール設定、休日処理、リアルタイム レポートなどの従業員管理に使用されました。 その結果、顧客サービスのレベルが 5% 向上しました。
＃2。 時間管理
時間追跡ソフトウェアや勤怠管理ソフトウェアを使用すると、何が起こっているかを常に把握できます。 従業員の到着が遅いのか、それとも早いのかなどの質問に対する回答が提供されます。 あるいは、従業員が同僚の代わりに打刻するときに発生する「偽打刻」があるかどうか。 ただし、これは懲罰的な措置ではありません。 むしろ、企業はスケジュールを検討し、すべての地域、営業時間、ピーク時間、祝祭日/週末において、スケジュールが常にカバーされていることを確認できます。
たとえば、Ingenico は WFO を利用して、同じサービス レベルを維持しながら、残業代を 25% 削減し、リソース調達に費やす時間を 87% 削減しました。
＃3。 パフォーマンス管理
WFO は、従業員のパフォーマンスを最適化し、従業員がその役割を確実に遂行できるようにするためのパフォーマンス管理で頻繁に使用されます。 パフォーマンスを測定および支援する場合、通常、Asana や Trello などのタスク追跡プラットフォームを使用するのが有益なツールです。 これらのテクノロジーにより、スタッフは「ノイズ」を遮断して、重要かつ緊急のことに集中できるようになります。 個人レベルでは、タスク管理に役立ちます。 組織が最適かつ最も効率的な方向に仕事を移行できるように支援します。
従業員の最適化のメリット
#1. 効率と生産性の向上
常に適切な数の人員を用意してください。 組織は、スタッフの出席状況と合計時間を包括的に把握できます。 その結果、顧客のニーズに効率的に対応できるようになります。 WFO を利用すると、企業は繁忙期に、臨時労働者を雇う必要があるか、労働需要の増加に対処するためのテクノロジーを導入する必要があるかを判断できます。
#2. コストの削減と節約の増加
顧客サービスの低下による収益の損失につながる人員過剰と人員不足の両方を防ぐことができます。 コストが削減されるだけでなく、クロスセルやアップセルの可能性も広がります。 自動化を組み込んだ WFO は、収益見込みに関するリアルタイムの推奨事項と実用的な情報を提供します。
#3. 顧客サービスと顧客維持の向上
お客様はサポートを受け、質問に迅速かつ効率的に回答できます。 これにより、消費者にポジティブな体験がもたらされます。 WFO は、顧客コミュニケーションの分析、消費者行動の主な原因の理解、顧客維持戦略の実装を支援します。
WFO ソフトウェアを使用すると、企業は顧客の習慣と顧客の要求を満たす能力をより深く理解できるようになります。 これにより、企業は消費者の懸念により迅速に対応し、より迅速に行動できるようになり、顧客の幸福度が向上します。 満足した顧客はリピートする可能性が高くなります。
#4. 新しい機会
新しい機会や製品が生み出されるにつれて、WFO は社内のキャリア移行を奨励します。 これにより、個人が最高のパフォーマンスを発揮できるようになり、社内での垂直方向または水平方向の昇進の可能性が高まります。 顧客満足度は従業員満足度とともに高まります。
労働力最適化ソフトウェアとは何ですか?
大企業では、手動で分析して改善するのは現実的ではないため、労働力最適化ソフトウェアの恩恵を受けるでしょう。 WFO ソフトウェアは、職場効率のいくつかの領域の最適化を可能にするソリューションです。 たとえば、従業員数、ピーク期間、可用性、予算、スキル、労働法、契約上の義務などのビジネス要件を調査できます。 次に、この情報に基づいて従業員を評価、スケジュール、予測、最適化します。
労働力最適化ソフトウェアプロバイダーは数多くあります。 最も重要なことは、次のことを行う必要があるということです。
- 優れたユーザーインターフェイスを備えている – リアルタイムで意思決定が行われるため、直感的なソフトウェアである必要があります。 複雑なインターフェースは意思決定を混乱させるだけです。 視覚的に魅力的で現代的であり、リアルタイムの更新を提供する必要があります。
- スケーラブル – 従業員最適化ソリューションが組織全体、部門全体、さまざまな種類の作業にわたって拡張可能であることが重要です。
- インテグレーション – おそらく最も重要な要素です。 組織の内部システムと通信し、一般的な HR プログラム (SAP、Sage、BambooHR など) と連携する必要があります。
- 値 – WFO ソフトウェアは一般的に高価であるため、ソフトウェアを選択するときは、必要なすべてのコントロールに加えて、その他の特典 (強力な顧客サービス、モバイル アプリ、新しいバージョンのリリースなど) が含まれていることを確認してください。
WFO ソフトウェアの例には、Kronos Workforce Management、SAP Workforce Management、Monet Live WFO、When I Work、BambooHR、Oracle Workforce Management などがありますが、利用可能なソフトウェアは多数あります。
労働力最適化のベストプラクティス
#1. 従業員、マネージャー、オーナーを巻き込みます。
従業員の最適化は、従業員からマネージャー、オーナーに至るまで、組織内の全員がプロセスの実装に関与している場合にのみ効果を発揮します。
従業員の最適化には、特定の運用モデルに応じてさまざまな形があります。 実装するソリューションはチームに直接影響を与えるため、スタッフを動揺させたり誤解を与えたりするためだけに最高レベルで決定を下すことは望ましくありません。
#2. スケジュール設定ソリューションを導入します。
最適なツールを使用してスケジュールを合理化し、最適化することは、従業員を管理する (そして従業員をより良い方向に改善する) 上で重要な要素です。
可能な限り綿密なスケジュールを作成すると、チーム メンバーのスキルを会社内の特定の責任に適合させることができます。 これが起こると、従業員も顧客も満足し、すべてがうまくいきます。
#3. タスクの割り当てを通じてチームメンバーの集中力を維持する
チームの働き方を改善する最も効果的な方法の XNUMX つは、チームが自分のタスクに集中できるように支援することです。
従業員最適化ソフトウェアには、マネージャーやスタッフが次に完了する必要があるタスクを特定するために使用できる「To-Do リスト」が含まれている必要があります。
#4. 勤怠管理ソフトウェアの導入
紙のタイムシート、時間の盗難、さらには固定の出勤/退勤端末さえも過去のものになりました。
最新の勤怠管理ソフトウェアがクラウドで利用できるようになり、チームのメンバー全員が必要なときにいつでもどこでも使用できるようになりました。
#5. コミュニケーションを強化する
コミュニケーションは、従業員の最適化のプロセスにとって非常に重要です。 チーム メンバーと直接話す場合でも、電子メールでコミュニケーションを送信する場合でも、最新情報やポリシーの変更をインスタント メッセージで送信する場合でも、コミュニケーション システムを導入する必要があります。
定期的にコミュニケーションがうまく取れないと、知識を最も必要とする人に知識を届けることが難しくなります。
#6. チームタスク管理を導入します。
スタッフの仕事を順調に進めることは、労働力の最適化の重要な側面です。 ここでチームのタスク管理が重要になります。
チーム タスク管理は、大小さまざまなプロジェクトを完了まで導き、手配し、実行するプロセスです。
これには多くの場合、次のようなことが伴います。
- 計画
- テスト
- 追跡
- 各種レポート作成
- 期限の設定
- タスクの依存関係を含む
- 優先順位を決める
- タスク時間の管理
チームのタスク管理は、単純な To Do リストとプロジェクト管理という、他の XNUMX つの典型的なビジネス プラクティスに似ています。 しかし実際には、これら XNUMX つの活動は大きく異なります。
To-Do リストは、その日に何をしなければならないかをスタッフに伝えるためのシンプルな方法であり、自分自身を含む全員を整理して予定通りに進めるのに役立ちます。
一方、プロジェクト管理は、大規模な事業の各フェーズとその背後にあるチームの取り組みに重点を置きます。
チームのタスク管理はその中間に位置します。 コピー機の用紙がなくなったら補充するようただ通知するのではなく、プロジェクトやビジネスをうまく進めるために完了しなければならない個々のタスクに焦点を当てています。
＃7。 給与と福利厚生をオンラインで追跡する
給与や福利厚生を手動で計算して調整するのは複雑で時間もかかります。 しかし、場面に応じたアプリケーションが普及している今日では、必ずしもそうである必要はありません。
プロセスに必要な段階の多くは、従業員管理ソフトウェアによって自動化および合理化されているため、スタッフへの支払いにかかる時間と労力は以前よりも軽減されます。
WFO ソフトウェア ツールを使用すると、給与計算や福利厚生の処理速度に関して、より多くのオプションが提供されます。 Sling には、シフト終了時の即時支払いやタイムシートを給与計算に同期するオプションなどの便利な機能があります。
#8. データを調べて労働動向を予測する
前述したように、人件費は会社が直面する最も重要な経費の XNUMX つです。
さらに、監視しないものは管理できないため、Sling の人員最適化ツールを使用すると、傾向を予測して人件費を最適化できます。
スケジュールを立てながら人件費を調査できるため、人件費の予算を把握しやすくなり、大幅な節約、利益の拡大、収益の向上が容易になります。
潜在的な残業を特定して回避したり、売上に対する労働力の割合を表示したりすることもできるため、お金がどこに使われているかを正確に把握できます。
#9. より良い収益を得るために事前に計画を立てる
労働力最適化ソフトウェアの予測機能を利用すると、原材料、新しい設備、テクノロジーなどの最大の出費の予算をより適切に立てることができます。
WFO ツールによって収集されたデータは、資本管理に当たり外れがある可能性がある会社の暗い領域に光を当てます。
これにより、より正確な予算編成が可能になり、収益を節約して組織の他の領域に振り向けることができます。
最終的な考え
従業員の最適化が正しく行われれば、さまざまな種類の企業に多大なメリットをもたらすことができます。 テクノロジーを使用して従業員を最適化することは、成功には不可欠です。 WFO は一夜にして起こるものではありません。 これは段階的なプロセスであり、新しいシステムやテクノロジーが導入されるにつれて反復と改善が行われます。
- Sling 従業員スケジューリング: Sling スケジューリング ソフトウェアとは何ですか、その価格など
- ワークフォース マネジメント ソフトウェア: 仕組み [+トップ 10 ピック]
- 労働力管理ツール: 最高の労働力管理ツール
- 要員管理システム: 種類、機能、利点
- 従業員のスケジュール：種類とベスト5の従業員の作業スケジュールアプリ
参考文献
