コストを削減し、生産性を高め、プロセスを自動化し、チームの士気を高めたいですか? 多くの企業がこのソリューションのユニコーンを探していたことが判明し、その多くはワークフォース マネジメント (WFM) を採用することでそれを見つけました。 要員管理とは、リソースの割り当て、効率の改善、作業負荷の予測、およびスケジュールの管理のためのアプローチの集まりを指します。 労働力管理システムのプロセスについて知っておくべきことはすべてここにあります。
ワークフォースマネジメントとは何ですか？
労働力管理 (WFM) は、企業が時間を管理し、効率的な労働力を編成し、従業員の安全を保護し、生産的で費用対効果の高い労働力を構築するプロセスを合理化および自動化するのを支援するシステムです。
要員管理のしくみ
最適な WFM システムは、必要な作業量とその作業を処理するために必要な人数との間で最適なバランスを実現します。 効果的なシステムを作成するには時間がかかるため、すぐに満足できるとは思わないでください。 WFM 計画を策定する際、ほとんどの企業は次の手順を実行する必要があります。
- 戦略的方向性： リーダーシップは、短期目標と長期目標の両方を確立し、それらの目標を達成するために従業員をどのように調整する必要があるかを決定します。
- 分析： 組織は、データを収集して現在の従業員を評価することにより、プロセスの重複とギャップを特定できます。
- ソリューションの特定: WFM の原則を実装するために利用できるツールやソフトウェアは数多くありますが、最良のものは最終的に現在の労働力と将来の目標の両方に依存します。
- 手順の標準化: 適切な WFM ソリューションを実装した後、従業員全体の標準化された手順を開発します。
- 自動化を採用する: 可能な限り自動化を組み込むことで、時間の経過とともに費用を削減しながら生産を最大化する、より単純化された WFM プロセスが実現します。
- 進行状況の監視: 目標が変更されると、WFM システムも変更されるため、進捗状況を監視し、パフォーマンスを評価し、必要に応じて調整できるようにしておいてください。
ワークフォース管理から最も恩恵を受けるのは誰ですか?
ほとんどの企業は労働力管理ソリューションから利益を得ることができますが、企業内では、給与計算も処理する人事部門、運用タスクを処理する中間管理職、およびリアルタイムの監視を必要とする上級管理職のリーダーが最も利益を得ることができます。
Workforce Management ソリューションのコンポーネント
典型的な WFM ソリューションには、時間と労力の追跡、従業員のスケジューリング、および欠勤の管理のためのツールが含まれます。 労働力管理システムは、これらの重要なプロセスに加えて、労働力の健康と安全を組み込むように拡張できます。
＃1。 時間と労力
時間管理システムにより、最も高価で貴重なリソースである従業員を可視化して制御できます。 また、労働規則や労働組合協定の遵守も保証します。
＃2。 休暇管理
従業員の欠勤を管理し、グローバルな休暇要件を遵守するためのアプリケーション。 欠勤管理プログラムを使用すると、コストやリスクの増加、生産性の低下など、欠勤の影響を制限できます。
＃3。 労働者の健康と安全
このプログラムにより、企業は環境の健康と安全の問題を簡単かつ効果的な方法で管理できます。 レポート、重要な情報の記録、イベントの根本原因の特定など、プロセス全体を簡素化および自動化することで、会社全体の安全性を高めます。
ワークフォース管理ソリューションの課題は何ですか?
すべての企業は異なっており、独自の一連の障害に直面しています。 従業員管理ソリューションは、これらの問題を解決する必要があります。 以下は、最も一般的な要員管理 (WFM) の課題の一部です。
＃1。 時間追跡
組織内のほぼすべての従業員が時間監視の影響を受けます。 マスター HR システムから流れるデータの遅延または完全性の欠如は、消費者が現在の専門の時間および労働システムで抱える最も重大な問題の XNUMX つです。 従来、タイムトラッキングは難しく、時間がかかり、エラーが発生しやすいため、追加の人件費や管理上の負担が生じていました。 さらに悪いことに、誤った給与は従業員の士気に悪影響を及ぼします。 従業員に不当な支払いをした、または法律に従わなかったために、法廷やニュースに取り上げられることを望んでいる企業はありません。
＃2。 代表を務めた労働者
一般に、代表労働者は非代表労働者よりも大幅に高い収入を得ており、より多くの福利厚生を持っています。 年功序列、在職期間、適格性、福利厚生、欠勤、および給与資格を管理する要件は複雑であるため、一部の企業はこれらの規制を順守するのが難しい場合があります。 完全な労働力管理ソリューションがなければ、契約ルールの管理が難しくなる可能性があります。
＃3。 勤怠管理システム
信頼できる欠勤管理システムがないと、コストやリスクが増大し、生産性が低下する可能性があります。 企業は、世界中の欠勤ポリシーの管理から生じるさまざまで複雑な要件を管理する必要があります。 さまざまな国や地域に必要なさまざまな法律やユーザー インターフェイスは、勤怠管理システムにしばしば課題をもたらします。
多くの企業は、健康と安全に関するインシデントについてタイムリーに通知を受け取ることが難しいと感じています。 従業員は、ヒヤリハットや危険な状態を雇用主に報告する必要があるかどうか確信が持てません。 多くの企業には、報告を促し、従業員が過去または予見可能な出来事を報告する際の障壁を取り除く、シンプルで使いやすいツールがありません。 組織は最終的に安全衛生規則の責任を負っているため、現代的で効果的な安全衛生管理プロセスを実施することが最善の利益になります。
ワークフォース管理の利点トップ XNUMX
＃1。 自動出席監視
勤怠追跡は従業員管理ソフトウェアによって自動化されるため、データの精度が向上し、給与計算エラーが減少します。 企業は包括的な労働力管理ソリューションを使用して、さまざまなタイプの労働者に、勤務時間と欠勤をリアルタイムで正確に報告する簡単で直感的な方法を提供できます。
＃2。 従業員の生産性の向上
人員管理システムにより、手動プロセスが最小限に抑えられ、幅広い時間および出席基準をより適切に管理できます。 労働時間、労働者の空き状況、および安全イベントの可視性が向上することで、全体的な労働力の生産性が向上し、マネージャーは人員配置のニーズが満たされていることを保証し、状況が変化した場合に迅速に対応できます。
＃3。 より安全な職場
労働力管理システムは、労働力の安全とコンプライアンスの文化を促進するのに役立ち、環境衛生と安全イベントをより効果的に管理するのにも役立ちます。 組織は、情報の正確性を保証し、発生報告から重要な情報の収集まで、健康と安全のプロトコルを合理化および自動化することで、従業員に健康と安全の問題を報告するよう促すことができます。
＃4。 コスト削減
従業員の効率が上がると、より効率的なプロセスの結果、従業員管理の支出が減少する可能性があります。つまり、管理作業に費やす時間が短縮されます。 従業員の空き状況と予定された時間数の可視性が向上すると、勤務時間と欠勤の正確性と信頼性が向上し、追加の残業や労働時間の超過などによる人件費が削減されます。
＃5。 従業員エンゲージメント
ワークフォース管理ツールは、個人が職場での生産性を高め、スケジュールの柔軟性を高めることでより良いワークライフ バランスを達成できるように支援することで、従業員の関与を促進できます。 組織はまた、従業員の意見を即座に収集し、従業員の意見や好みを活用してスケジューリングなどの人員管理活動に影響を与えることで、従業員に発言権を与え、従業員のエンパワーメントを促進することもできます。
＃6。 柔軟なスケジューリング
多くの企業は、スタッフのスケジューリングに苦労しています。特に、生産性を高めて経費を最小限に抑えるために、人材をビジネスの需要に合わせる必要があります。 ワークフォース管理ソリューションには、管理者が従業員を予想 (予測) 需要に合わせてスケジュールを設定できるようにするツールと、従業員がセルフサービス ツールを使用してカレンダーを管理できるようにするツールが含まれています。
#7 セキュリティ
一部の従業員管理ソリューションでは、バイオメトリック データ収集機器 (指紋スキャナーなど) を使用して従業員の出勤と退勤を行っています。 さらに、Web クロックへの位置ベースのアクセスにより、従業員は勤務する場所からのみ出勤できるようになります。 安全な労働力管理システムには機械学習も組み込まれており、労働力管理データの疑わしいアクティビティや異常をチェックし、エラーや不正な給与取引の防止に役立ちます。
#8。 ビジネスインサイト
組織および部門のデータが単一の従業員管理システムに集中化されている場合、企業は将来、より適切なビジネス上の意思決定を下すことができます。 組織は、従業員管理ツールのおかげで、リアルタイムの情報で会社全体の業績を評価できます。
#9。 どこからでもアクセス
労働力管理ソリューションにより、企業は生産性を向上させるために、従業員がいる場所で会うことができます。 いつでもアクセスできるため、従業員は出退勤、シフトの変更、休暇の申請、給与明細や W2 などの情報へのアクセスをモバイル デバイスからすばやく簡単に行うことができます。
#10。 ミスが少ない
自動化された時間と出勤機能により、ワークフォース管理システムは人的ミスを減らします。 自動化により、セルフサービスの時間報告ツールによって引き起こされるデータ入力エラーが排除され、正確さが保証されます。 たとえば、インテリジェントなシステムは、従業員の時間の計算方法に影響を与える可能性のある遡及的な変更をリッスンし、従業員の時間を自動的に再計算して、ロボティック プロセス オートメーションを介して給与計算に修正を送信できます。 インテリジェントなコンプライアンス通知は、従業員の時間が適切に文書化され、作業計画に忠実であることを保証するのにも役立ちます。
ワークフォース管理ソリューションはどのような機能を実行しますか?
＃1。 従業員の生産性向上
人員管理システムにより、手動プロセスが最小限に抑えられ、幅広い時間および出席基準をより適切に管理できます。 労働時間、労働者の空き状況、および安全イベントの可視性が向上することで、全体的な労働力の生産性が向上し、マネージャーは人員配置のニーズが満たされていることを保証し、状況が変化した場合に迅速に対応できます。
＃2。 コストとリスクを最小限に抑えます。
従業員の効率が上がると、より効率的なプロセスの結果として人事管理コストが下がり始めます。つまり、管理活動に費やす時間が減ります。 従業員の空き状況と割り当てられた時間の透明性が向上すると、費やした時間と欠勤の正確性と信頼性が向上し、人件費が削減されます。
＃3。 正確でタイムリーなデータを保証します。
包括的な人員管理ソリューションを使用して、あらゆる種類の従業員が勤務時間と欠勤を正確に報告するためのシンプルで直感的な方法を提供できます。 包括的な時間管理ツールにより、検証を自動化し、従業員にコンプライアンスの問題を通知できます。
＃4。 職場をより安全な職場にしましょう。
労働力管理システムは、労働力の安全とコンプライアンスの文化を促進するのに役立ち、環境衛生と安全イベントをより効果的に管理するのにも役立ちます。 事故の報告から重要な情報の記録まで、プロセス全体を合理化および自動化することにより、情報が正確であることを保証し、従業員が健康と安全の問題を報告するように動機付けます。
最適なワークフォース管理ソリューション: 考慮すべき事項
組織は、要員管理ソリューションの導入を成功させるために、次のベスト プラクティスを実装できる必要があります。
＃1。 従業員にとって物事をシンプルにします。
すべての従業員デバイスでセルフサービスの時間入力と管理を提供します。 従業員がタイム カードやその他のセルフサービス ユーザー プロセスを使用して自分の時間と出勤データを送信できるようにすることで、エラーを最小限に抑え、人事スタッフを解放します。 従業員は、単純なモバイル対応の時間入力または時間と不在の入力用のデジタル アシスタントを使用して、勤務時間をすばやく簡単に記録できます。
堅実な休暇管理ソリューションにより、会社の欠勤を管理する規則と手順を完全に制御できます。 期間条件、適格性、有給休暇、権利の定義、および支払い要件を構成することにより、休暇計画を迅速に作成します。 休暇欠勤の検証、繰り越し規則、管理活動、および表示形式を構成して、休暇の種類を定義します。
＃2。 マネージャーと人事担当者にとってシンプルにします。
最新の柔軟な勤怠管理ソリューションは、ビジネスと従業員の要求を満たすように設計できるため、管理者は予期しない欠勤の影響を減らし、例外によって時間を管理できます。 コンプライアンス アラートは、潜在的な問題の発生を防ぎます。 より迅速に通知するには、テキスト メッセージとして送信できます。 管理者は、柔軟なルール エンジンとテンプレートを使用して、IT 部門に相談することなく、各従業員のタイム カードを作成できます。
＃3。 ビジネス従業員データの接続を簡単にします。
勤怠管理システムはそれ自体にも多くの利点がありますが、スケジューリング、給与計算、総勘定元帳、プロジェクト管理、およびコア HR システムと接続すると、その利点は急増します。 さらに、出退勤管理を給与計算に統合している企業では、給与処理のエラーとタイムトラッキングのエラーが減少しています。 給与および時間管理システムとの強力な接続を提供します。
強力な休暇管理ソリューションは、給与計算、時間と労働、およびコア HCM システムからのデータに依存することにより、休暇と給与計算の変更の間の点を橋渡しします。 従業員は、セルフサービスを使用して、またはタイム カードから直接欠勤を計画できます。 最終的な効果はどちらの場合も同じです。時間と休暇の管理に関する包括的な洞察です。
労働力管理の未来はどのようになりますか?
変化する市場、より厳しい規制環境、多様化と分散化が進む労働力により、労働力管理はより複雑になり、重要性も増しています。 統合された労働力管理システムがなければ、企業は、どこで変更が必要かを判断し、HR の取り組みをビジネス目標に一致させるために必要な戦略的洞察にアクセスできないため、企業の収益は低下します。
効果的な労働力管理には、時間と労働の管理、欠勤管理、健康と安全の管理が含まれます。これらはすべて、給与やその他の主要な HR プロセスと財務データに完全に接続されており、かつては困難だったタスクに正確性、シンプルさ、および洞察を提供します。 その結果、組織の成功に貢献することに意欲的で、生産的で、つながりのある従業員が生まれます。
まとめ
WFM は、企業が業務を適切に実施するために、スケジューリング、予測、および予算編成を成功させるためのフレームワークを開発するのに役立つため、非常に重要です。 組織は、自動化やその他のツールを利用して効率を高めながら、戦略的目標を計画して達成することができます。 セクターに最適な WFM システムを見つけて実装することで、最高のパフォーマンスを発揮する、満足度が高く応答性の高い従業員が生まれます。
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参考文献
