ワークフロー: 定義、ツール、利点

ワークフロー
画像ソース:クアルトラックス

ワークフローとは、一連の手続き基準に従って各フェーズを完了および自動化する方法と同様に、ビジネス プロセスを完了するために作業の一部が必要とするステップを指します。 ワークフローは、組織がタスクを管理し、生産性を高め、応答性を高め、収益性を高めるために使用するツールです。 ワークフローは、各ステップがその前のステップに依存するシーケンシャルにすることも、複数のプロセスが同時に発生するパラレルにすることもできます。 この投稿では、ワークフロー管理とそのツール、および自動化されたチャート フローについて検討します。

ワークフロー

ワークフローは、特定の順序で行われる定型的な雑用や操作を編成するための方法です。 それらは、商品の生産、サービスの提供、データの処理、またはその他の価値創造活動に関係するかどうかにかかわらず、個人や組織がタスクを実行する手段です。 さまざまなワークフロー、情報システム、データ、人、およびアクティビティ パターンで構成されるビジネス プロセスは、ビジネス プロセス管理のコンテキストではより複雑であると見なされ、単純な一連の個別のタスクとして説明できます。 ワークフローは、図またはチェックリストを使用して視覚化でき、その単純さと再現性によって区別されます。

ワークフローを管理するためのソフトウェアは、組織のビジネス プロセスを最適化し、簡素化するのに役立ちます。 これは主に、さまざまな関係者間または人と情報システム間の相互作用を調整することによって実現されます。

ワークフロー管理

XNUMX 世紀以上にわたり、成功を収めている企業は、ワークフロー管理の規律を使用してワークフローを効果的に管理してきました。 しかし、最近では、ビジネスのプロセスを簡単に自動化できるクリエイティブなテクノロジーが普及した結果、より注目を集めています。 XNUMX 世紀以上にわたり、成功を収めている企業は、ワークフロー管理の規律を使用してワークフローを効果的に管理してきました。 しかし、最近では、ビジネスのプロセスを簡単に自動化できるクリエイティブなテクノロジーが普及した結果、より注目を集めています。

ワークフロー管理の利点

ワークフロー管理は、あらゆる分野の企業に次のような幅広い利点をもたらします。

#1。 協力の増加

ワークフロー管理により、明確なコミュニケーションルートが確立されます。 従業員は、情報を得るためにどこに行けばよいかを認識しています。 また、ワークフロー管理システムにより、従業員はリアルタイムで通信し、データにアクセスできるようになり、職場でのコラボレーションが促進され、顧客サービスが向上します。

#2。 コンプライアンスの向上

ワークフローには多くの可動部分があります。 手動プロセスを使用し続ける企業にとって、コンプライアンスを維持することは困難な場合があります。 組織は、手順の自動化、ワークフローの最適化、および人的エラーの削減によるワークフロー管理を通じてコン​​プライアンスを向上させることができます。

#3。 開放性の向上

ワークフローにアクセスできる従業員は、プロセスを構成するタスク、その実行を担当するのは誰か、次に何が起こるかをよりよく理解できます。 この程度の開放性は、精神と仕事の幸福度を高め、生産性も向上させます。

#4。 低コスト

ワークフローの制御は、コスト削減に不可欠です。 慎重に計画することで、企業は自動化テクノロジーを利用して運用の柔軟性を高め、作業プロセスを合理化できます。

ワークフロー管理ツール

ワークフロー管理ツールは、ユーザーが計画、追跡などのアクティビティを実行できるようにするツールです。ただし、ワークフロー管理ツールは次のとおりです。

#1。 月曜日.com

どのプロジェクトのワークフローも Monday.com で管理できます。 タスクを割り当て、それらを追跡し、チームやプロジェクト全体で手順に従うことができます。 チャット、カレンダー同期、期日アラート、時間追跡、グラフと洞察、フォーム機能を提供します。

#2。 Jira

プロジェクトのライフ サイクル全体を表す Jira を使用して、個別のワークフローを作成および管理できます。 プロセスは、チームにプロジェクトへの完全なアクセスを提供し、全員が同じページにいることを保証します。 また、Jira を使用すると、すぐに使用できるレポートを通じて効率を高めるために使用できる重要な情報をチームが取得できるようになります。

#3。 Jiraサービス管理

IT スタッフは、変更管理と迅速なインシデント対応のためのプラットフォームとして Jira を使用できます。 ただし、承認ワークフローの設定には優れています。 諮問委員会のガイドライン、変更自体の種類、および関連するリスクはすべて、構成時に考慮することができます。 さらに、Jira は最高の ITSM 機能を実装するための優れたフレームワークです。

#4。 ClickUp

オールインワンのプロジェクト管理ツールである ClickUp には、時間、タスク、およびプロセス管理機能が含まれています。 マインドマップの助けを借りて、プロジェクト、タスク、およびその他のことを計画できます。 やることリストを作成したり、アイテムをネストしたり、サブアイテムを追加したりできるチェックリスト機能があります。さらに良いことに、チェックリストを割り当てることができます。

#5。 システムエイド

SysAid には、手作業の手順をデジタル化する機能があり、ワークフローを管理するタスクが大幅に簡素化されます。 つまり、SysAid は、部門をまたがる手作業のワークフローを自動的にデジタル化できます。 統合されたワークフロー デザイナーを使用して、ユーザーはデジタル化されたプロセスを開発、共有、改善する機会も与えられます。 このワークフロー デザイナーにより、ワークフローの作成と変更が簡単になります。 コーディングやスクリプトの経験はまったく必要ありません。 さらに、このソフトウェアにはドラッグ アンド ドロップのユーザー インターフェイスがあり、ワークフローを最初から簡単に作成できます。

#6。 次の問題

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#7。 フレッシュサービス

プロアクティブな IT サービス管理に必要な機能はすべて、Freshservice によって提供されます。 コストと手作業を削減する強力な自動化を提供します。 Workflow Automator を使用して内部手順を自動化できます。 エージェントをリクエストに自動的に割り当てる機能を提供します。 Workflow Automator を使用して、承認ワークフローを設計できます。 このプログラムを使用して、すべてのモジュールのサービス デスクの承認ワークフローを完全に自動化できます。

ワークフローチャート

ワークフロー チャートは、システムまたはビジネス プロセスの概要図を提供します。 通常、予備調査とプロジェクト計画フェーズが終了したら、これらの図を使用して複雑なタスクを視覚化します。 プロセス図を作成すると、プロジェクト全体のタイムテーブルと目的に基づいて、高レベルのタスクと依存関係の詳細な見通しが得られます。 

ワークフロー チャートを使用する場合

ワークフロー チャートは、設計中の新しいプロセスであれ、変更​​中の古いプロセスであれ、プロセスの図です。 例えば:

  • e コマースのカスタマー ジャーニーをスピードアップする方法。
  • クライアントの満足度と定着率を高めるプログラム。
  • 人間の顧客データ関連プロセスを自動化および改善するための方法。 

プロジェクトの開始前に作成するビジネス プロセス マップと、運用を最適化および簡素化するために使用するビジネス プロセスの自動化は、ワークフロー図で分けられています。 これは、関係者が作業を開始するために必要な特定のプロセス ステップをマップが提供しているのに対し、ワークフロー チャートは、プロセス全体の幅広い目標を明確にするのに役立つ高レベルの視覚的表現であるという事実によるものです。

ワークフロー チャートの作成方法

ワークフロー チャートを作成する前に、プロセスの主要な要素を組み立てることから始めます。 これを達成するために、インプット、アウトプット、変換、および主要なプロセスの成果物をまとめてください。 

#1。 必要なワークフロー タイプを選択します。

最適なワークフロー タイプを選択する前に、プロセスに必要な機能について考えてください。 プロセスは途中で変更できますが、事前にワークフローの種類を選択する方が簡単です。 その後、ワークフローの複雑さと単純さを評価できます。

#2。 開始点と終了点を選択します。

次に、ワークフローの開始点と終了点を選択します。 これらのポイントを決定するときは、プロセスの開始点と終了点について考えてください。 プロセスを開始する特定のイベントはありますか? プロセスを結論に導くステップまたはアクションはありますか? これらのデータポイントは、プロセスの開始と終了の通信を成功させるのに役立ちます。

#3。 関連データをコンパイルします。

利害関係者とつながり、情報を取得するためにプロセスの各ステップを理解します。 これには、ワークフロー チャートの作成を開始するために必要な情報と承認を収集するために、さまざまな部門や幹部の代表者とキックオフ ミーティングを開催することが含まれる場合があります。

#4。 非効率性を解消する

ビジュアル プロセスを作成する前の最後のステップは、潜在的な非効率性について考え、取り除くことです。 ワークフローを作成する前に、非効率性を評価して、すぐに対処するのではなく、問題を回避できるようにしてください。

#5。 ワークフローを作成する

最後に、ワークフローの作成を開始します。 ステップ XNUMX で決定した図に、単位データ、データ ポイント、および効率をマッピングします。 それぞれの手順が異なり、すべての図が異なる方法で作成されているため、あなたのものはおそらくそのデザインがユニークです。

自動ワークフロー

自動化されたワークフローは、人間の入力を必要とせずにソフトウェアを使用して特定の操作を実行するプロセスです。 作業を加速、簡素化、標準化するためのツールです。 自動化されたワークフローは、企業が人的労働と反復的な手順を削減するのに役立ちます。 その結果、プロセスがより効果的になり、従業員は価値のあるタスクにより多くの時間を費やすことができます。 プロセスのオーケストレーションも、自動化されたワークフローに大きく依存しています。

自動化されたワークフローの例

ワークフローの自動化について理解したところで、いくつかの例を見てみましょう。 すべてのワークフローには自動化可能なタスクまたはアクティビティがいくつかありますが、自動化のレベルはさまざまです。 ワークフロー自動化ソフトウェアが通常処理するタスクの例をいくつか示します。

  • サービス リクエストは、電子メールとフォームの送信から作成されます。
  • 招待状とカレンダー イベントが作成され、送信されます。
  • ボリューム、タイミング、またはその他の要因に基づくワークロードの分散。
  • 適切な個人が作業項目に割り当てられるか、ルーティングされます。
  • ワークアイテムのステータスが変化した場合、メールまたはアラートが発行されるなど。

ワークフローを自動化する方法

ワークフローを自動化するには、最初にワークフローの結果に影響を与えるすべての要因を理解する必要があります。 ワークフロー ダイアグラムは、それがフローチャート シンボルを含む正式なダイアグラムであるか、リストであるかに関係なく、ワークフローの自動化の可能性を特定するためにチームからのフィードバックが収集されると作成されます。 ワークフローを自動化するプロセスを以下に示します。

#1。 プロセスを指定する

ワークフローを自動化する前に、ワークフローの開始点と停止点を理解する必要があります。 何がプロセスを開始しますか? ワークフローはいつ終了しますか? あなたのプロセスは、明確で数えられる出力をもたらすはずです。

#2。 ワークフローの各参加者を決定します。

位置を決定したら、始点と終点の間のドットを接続します。 誰がプロセスに参加しますか? 資料にアクセスできる個人は、それを確認または配布するためだけであっても、特定する必要があります。

#3。 すべてのプログラム、ツール、およびシステムを一覧表示します。

ワークフローに関与する個人に加えて、タスクに影響を与えるシステム、ツール、およびアプリに注意を向ける必要があります。 たとえば、コラボレーション ツール、共有される受信トレイ、データベース、または ERP、CRM、HRIS などの旧式の部品などです。 チームがローコード自動化システムまたは別のタイプのエンゲージメント戦略を使用している場合は、ワークフローの影響を考慮してください。

#4。 すべての可能な入力を観察します。

ワークフローは、さまざまなソースからのデータまたは情報に依存している場合があります。 これらは、リクエスト、電子メール、メッセージ、ボット、データなど、アプリまたはシステムから情報を収集するフォームである可能性があります。

#5。 すべてのハンドオフに注意してください。

ワークフロー アイテムまたは情報の一部が転送されるときに、問題が頻繁に発生します。 これらは、ボトルネック、フォローアップの失敗、またはアイテムの失速につながる可能性があります.

#6。 自動化のウィッシュリストを作る

プロセスの詳細な計画を作成したら、自動化したいすべてのタスクとアクティビティのリストを作成します。

#7。 将来の反復でワークフローを作成します。

これで、好みの自動化ツールを使用してワークフローを更新する準備が整いました。 ローコード ツールを使用すると、ワークフローを作成し、使いやすいビジュアル インターフェイスを使用して自動化を構成できます。

#8。 将来の反復をテストします。

新しいワークフローをチームに導入する前に慎重にテストして、出力が望ましい結果を満たし、ボトルネック、サイロ、データ漏洩などの問題がないことを確認してください。

#9。 クライアントを教育する

従業員が使用するワークフロー ソフトウェアに慣れていない場合は、新しいツールを使用するように従業員をトレーニングする必要があります。 彼らがすでにシステムに慣れている場合は、最適化されたワークフローの段階を認識しており、それを快適に実行できるかどうかを確認してください。

#10。 実装、追跡、改善

ワークフローの正確性、効率性、生産性を保証するために、チームが新しく自動化されたワークフローを実装することを完全に明確にしたら、ワークフローを監視し、場合によっては改良するという継続的なプロセスを開始します。

ワークフロー vs ワークフローとは?

フローは、ワークフロー ビルダーやルールよりも効果的です。 ワークフロー ルールは常にバックグラウンドで実行されますが、ビジネス プロセスを案内する画面を提供できます。 フローは特定のエンティティに限定されません。

ワークフローの 5 つの段階とは?

仕事を管理するために、通常は 1 段階のワークフロー プロセスを使用します。 何か気になることがあれば、(2) 書き留め、(3) その意味を説明し、(4) 結果を整理します。 次に、(5) その結果を定期的に検討して、(XNUMX) 次に何に取り組むかを決定します。

XNUMX種類のワークフローとは?

成功するワークフロー モデルを設計するための XNUMX つのポイント:

  • ブレーンストーミングを行うことから始めます。
  • ブレインストーミングの結果に挑戦してください。
  • 同時に実行できるプロセスがあるかどうかを確認します。
  • 役割と責任を明確に定義します。

参考文献 

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