ワークフローは、ビジネス プロセスの基盤です。 また、ワークフロー管理システムは、これらのビジネス プロセスを自動化して効率を最大化します。 これらのワークフロー管理システムがどのように機能するかについて、選択できる最高のオープン ソース ソフトウェアの例を挙げて説明します。
ワークフロー管理システムとは?
ワークフロー管理システムは、手順を効率的に自動化するソフトウェア プラットフォームです。 合理化されたワークフローにより、重要なパフォーマンス指標と企業の生産性が向上します。 ワークフロー管理システムの例には、Taiga、Pipefy、Kissflow、Kanboard などがあります。
ワークフローの自動化は、指定された状況とルールに基づいて一連のアクションを整理し、優先順位を付けるプロセスです。 ワークフロー管理戦略は、より効率的で合理化されたワークフロー プロセスを開発するために、プロセスのボトルネックと遅延を特定し、タスクを計画することを目的としています。 多数の独立したワークフロー ソフトウェア ツールが XNUMX つのアプリケーションに統合され、事前に定義されたパスに沿って人間および機械主導のプロセスが自動化されます。 ワークフロー管理ソリューションは、企業の成功を達成するために、人間とシステムのスムーズな統合にも役立ちます。
ワークフロー管理システムの種類は何ですか?
＃1。 ドキュメント ワークフロー管理システム
チームのプロジェクト プロセスでドキュメントが重要な場合、ドキュメント ワークフロー ソリューションは不可欠です。 さまざまな手続きを経るドキュメントの流れは、会社の効率を改善するための組織の取り組みにとって重要になります。 つまり、ある段階で XNUMX つのドキュメントを処理した結果が、次の段階へのインプットとなります。 ドキュメント中心のシステムは、ドキュメントの承認とレビュー、翻訳、転記に使用されます。
＃2。 人間中心のワークフロー管理システム
ヒューマン セントリック ワークフロー テクノロジは、多くの人間の参加を必要とするプロセス、タスク、および手順の設計と開発に使用されます。 その結果、彼らは提案書の作成やデータ分析などの機能において重要です。
＃3。 統合ワークフロー管理システム
統合されたワークフローには、人的介入を最小限に抑えた、反復的で順次完了される反復操作が伴います。
ワークフロー管理がビジネスにとって重要な理由
年齢を重ねるごとに変化は避けられませんが、受け入れるのは難しいものです。 コンピューター、ラップトップ、および携帯電話は、XNUMX 世紀の労働力の拡大に貢献してきました。 彼らは、クラウドの機能を使用してあらゆるデバイスからデータにアクセスし、仕事や個人的なニーズには携帯電話に依存しています。 このように技術的な改善が広く行われているため、ワークフロー管理システムの実装は簡単なはずです。 驚くべきことに、多くの企業は、組織内のビジネス プロセスにおける BPM ツールやワークフロー ソフトウェアの重要性を無視しています。
それどころか、業界では、ワークフローを管理し、監視し、企業プロセスを最適化するために、優れたワークフロー管理システムが必要です。 プロセス プロセスをさらに詳しく調べると、冗長性と接続されていないジョブが示されます。 文書、領収書、請求書、休暇申請書、およびフォームを含む紙やフォルダーの山は、整理されていないタスクの結果です。 ワークフロー管理システムが導入されていない場合、最先端のハイテク企業でさえ、まとまりのない書類や、構造化されていないばらばらな活動に陥る可能性があります。
最高のワークフロー管理システムの例
以下は、試すことができる最高のワークフロー管理システムの例です。
＃1。 ハイブ
Google、Starbucks、Comcast、および Toyota はすべて、洗練されたプロジェクト管理ツールとして Hive を使用しています。 Hive は、その強力なプロジェクトおよびタスク管理機能に加えて、プロジェクトを可能な限り効果的に完了しながら、日常の作業プロセスでコミュニケーションをとる必要があるチームにワークフロー管理機能を提供します。
Hive プラットフォーム内に構築された Hive Automate を使用すると、Hive と他の定期的に使用される仕事用アプリとの間のワークフローを構築することもできます。 このアプリケーションは、すべての Hive ユーザーが利用でき、操作を合理化し、繰り返しの手順を自動化し、時間を節約するための優れた方法です。
＃2。 Kissflow
Kissflow は、生産性を向上させ、チームがワークフローを視覚化するのを支援し、チーム メンバー間の責任を確立し、組織内の全員を同じページに保つように設計された、優れたプロジェクトおよびプロセス管理アプリケーションです。 Kissflow がワークフロー管理の優れた選択肢となるいくつかの特徴を以下に示します。
- 操作の自動化と合理化を支援するために完全にカスタマイズできるフォーム。
- 組織の役割と責任を定義するアクセス制御。
- 実用的で、ワークフロー全体に対する重要な洞察を提供するレポートと分析。
- 統合を容易にするツール。
＃3。 シフト
Shift は、メール アカウント、アプリ、拡張機能を XNUMX つのブラウザーに統合して生産性を向上させるデスクトップ プログラムです。 お気に入りのアプリと統合し、独自のワークスペースを作成して、受信トレイの過負荷を解消します。 Shift は究極の生産性向上ツールです。 今すぐ Shift をダウンロードして、集中力を再発見してください。 それは本当にゲームチェンジャーです。 Shift を使用すると、次のことができます。
- すべてのメール アカウントとお気に入りの Web アプリを接続して、ワークスペースをパーソナライズします。
- メール、カレンダー、ドライブのすべてのアカウントを検索します。
- お気に入りのツールを組み合わせて、理想的なワークフローを作成します。
＃4。 プロプロフ
ProProfs Project は、リアルタイムのプロジェクト ライフ サイクル情報を提供するスマートなワークフロー管理ソフトウェアです。 ユーザーフレンドリーなインターフェースで、プロジェクト、サブタスク、締め切りを簡単に管理できます。 スムーズなファイル共有を楽しみ、いつでもどこからでもディスカッションに参加できます。 このツールは請求書を生成し、パーソナライズすることができます。 プロジェクトの要件に基づいて、オーダーメイドのワークフローを開発することもできます。 ProProfs があれば、チームの協力は簡単です。 ProProfs には、優れたワークフロー管理ソフトウェアとなる以下の特徴もあります。
- ワークフローを自動的に実行します。
- クロスファンクショナル チームを管理する
- 外出先でのプロジェクト開発の更新
- ガント チャート、カンバン ボード、およびその他のツール
＃5。 流体
Fluix は、建築、エネルギー、航空、改造などのビジネス向けのノーコード Web ソフトウェアです。 このプラットフォームの主要なソリューションは、自動データ収集とワークフロー管理です。 モバイル フォームを使用してデータを収集し、その後ワークフローを介してルーティングして、離れた場所にいるチーム間の業務を合理化できます。 このような自動化された方法は、フィールド検査、安全管理、機器のメンテナンス、および多くのタスクと実行者を含むその他の業務の管理に役立ちます。 Flux は以下を提供します。
- Web、iOS、および Android プラットフォーム。
- 入力可能な PDF と Web フォームにより、多くのチーム間のコラボレーションが促進されます。
- ドラッグ アンド ドロップ ワークフロー ビルダーを使用すると、ステップベースのワークフローを開発できます。
- きめ細かい役割ベースのアクセスにより、誰がタスクとファイルにアクセスできるかが管理されます。
- ビジネス インテリジェンス ツールとの統合により、データのエクスポートと分析が可能になります。
＃6。 プロジェクトリー
500apps の Projectsly は、広範なタスク管理と強力な自動化ツールを含む新しいプロジェクト管理ソフトウェアです。 このアプリケーションはリモート チームにとって非常に有益であり、作業のコラボレーションを促進し、プロジェクト マネージャーが重要なマイルストーンを見逃すことなくチームの割り当てを割り当て、追跡できるようにします。 Projectsly は、プロジェクトの計画を合理化し、プロジェクトのすべての部分を最初から最後まで処理できるようにします。 Projectsly には次の機能があります。
- タスクの作成と追跡に使用されるかんばんボード。
- タスクの進行状況をグラフィカルに追跡するには、ガント チャートを使用します。
- ワークフロー作成の自動化
- Chrome 拡張機能による Gmail プロジェクト管理
＃7。 ClickUp
ClickUp は、チームのリソースを管理しながら、ワークフローとプロジェクト計画を合理化するのに役立つソリューションです。 世界中のチームが、簡単で美的に魅力的なアプリケーションを利用して、作業を順調に進めています。 ClickUp は、次のようなさまざまな理由から、ワークフロー管理ソフトウェアになる可能性があります。
自動化テンプレートを使用すると、ワークフローの一部を自動化するための特殊なテンプレートを作成できます。
- プロジェクトでは、ガント ビュー、カレンダー ビュー、およびタイムライン ビューをすべて使用できます。
- カスタム ダッシュボードを作成できるレポート機能。
- チームが追加情報として現在使用している最適な ClickUp の代替手段を確認してください。
＃8。 Smartsheet
10,000 フィートと提携して以来、Smartsheet はワークフローだけでなく、チーム全体のリソースを管理するための優れたツールになりました。 Smartsheet は主に Excel に似た方法で構築されているため、チームは将来のステップとアクション アイテムを簡単に視覚化できます。 Smartsheet は、次の要因により優れたワークフロー管理ソフトウェアです。
- プロジェクトとタスク全体のワークフローの自動化。
- タスクの可視化のためのガント チャートとテーブル ビューは、柔軟なプロジェクト構成に含まれています。
- Microsoft Office や Google Apps などの製品との統合。
- リソース容量の増加。
#9。 パイプフィー
Pipefy は、チームがデータを要求し、タスクを実行し、プロジェクトやキャンペーン全体で成功を報告するのを支援するワークフロー管理ソフトウェアです。 は、そのローコード ワークフロー開発アプローチにより、世界中のチームのワークフロー管理の頼りになるソリューションになりました。 Pipefy を優れたワークフロー管理ソフトウェアにするいくつかの機能:
- 全体的なワークフローとプロセスの構造化に役立つテンプレート。
- 生産性を向上させるカスタム ローコード ワークフロー。
- 必要に応じて、企業全体からワークフローを可視化します。
＃10。 Airtable
そのユニークな Excel のようなフレームワークにより、Airtable はワークフロー管理アプリケーションに最適です。 このツールは世界中のチームで利用されており、強力なスプレッドシートとして機能するため、ワークフロー管理のファンに人気があります。 Airtable を優れたワークフロー管理ソフトウェアにするその他の機能:
- すべてのプロジェクトとタスク用にカスタマイズされたデータベースを確立する機能
- 適応可能なプロジェクト固有のテンプレート
- グリッド、カレンダー、ギャラリー、カンバン ビューを使用すると、最も便利な方法でプロジェクトを表示できます。
- エクスペリエンスを向上させる既製のアプリ
オープンソースのワークフロー管理システムの例
以下は、オープンソースのワークフロー管理システムの例です。
＃1。 タイガ
Taiga は、ユーザビリティの問題を克服することを目的とした、オープンソースのプロジェクトおよびワークフロー管理ソフトウェアです。 Kaleidos のチームは 2014 年初頭からこのプロジェクトに取り組んできました。現在、Taiga Agile はプロジェクトに正式な構造を提供しています。
このプロジェクトには、かんばんまたはアジャイル テンプレートを使用してプロジェクトを簡単に構築できるツールが含まれています。 アジャイルを使用してスプリントとユーザー ストーリーを開発することもできます。 ユーザー ストーリーをスプリントに追加して、タスクを割り当てることもできます。 さらに、かんばんテンプレートを使用して、ポストイット タイプのタスク ウィンドウと使いやすいドラッグ アンド ドロップ ユーザー インターフェイスを備えたプロジェクトを構築できます。
＃2。 カンボード
Kanboard は、オープンソースの基本的なかんばんワークフロー管理ソフトウェアです。 PHP で書かれており、MIT ライセンスの下で配布されています。 Kanboard はセットアップが簡単で、リソースをほとんど消費しません。 タスクの検索とフィルタリング、添付ファイル、サブタスク、コメントなどの主要な機能があります。 カードは、さまざまな形式でエクスポートすることもできます。
#3 バックログ
Backlog は、開発者チーム向けに特別に設計されたオープンソースのワークフロー管理ソフトウェアです。 ユーザーの要求に合わせてカスタマイズできる、シンプルでありながら強力なインターフェイスを備えた単一のプラットフォームです。 これにより、開発チームと設計チームのメンバーは、任意の場所またはデバイスから単一のプラットフォームで対話および接続できます。 ガント チャートや Git グラフなどの洗練された視覚化を使用して、プロジェクトの開発を追跡できます。 また、情報の明確性を高め、チームが指定された時間枠内でタスクを完了できるようにします。
＃4。 アパッチエアフロー
Apache Airflow は、プロジェクト プロセスの作成、監視、管理に使用できる無料のオープン ソース ワークフロー管理ソフトウェアです。 このプラットフォームは、動的で直観的、拡張可能で拡張性の高いワークフロー管理ソフトウェアの作成を可能にする XNUMX つのコンセプトに基づいています。
有向非巡回グラフ (DAG) は Apache Airflow で使用され、ノードを介したデータ フローの設計、スケジューリング、プログラミング、および自動化においてチームを支援します。 データ転送の方向は、Apache 気流のパイプラインによって表されます。 基本的に、XNUMX つのノード (タスク) の出力は、別のノードへの入力であることがよくあります。 たとえば、チームがすべてのタスクを完了するには、プロセスを完了するか再開する必要があります。
＃5。 アパッチ タベルナ
Apache Taverna は、科学チームが科学ワークフローを作成および管理できるようにする、科学チーム向けの無料のオープンソース ワークフロー管理ソフトウェアです。 ワークフロー ツールはプラットフォームに依存せず、さまざまなオペレーティング システムで使用できます。 Apache Taverna スイートは、Taverna エンジン、Taverna Workbench、および Taverna Server の XNUMX つのコンポーネントで構成されています。 これらのコンポーネントは連携して機能し、科学者が高度なデータ パイプラインを作成して分析するのに役立ちます。 さらに、このスイートは、医療、地理学、スポーツ分析など、さまざまな分野の公的および私的なソースからのデータを受け入れます。
ワークフロー管理システムをどのように作成しますか?
＃1。 簡単にアクセスできるようにする
今日のビジネスは静的ではありません。 あなたの乗組員は世界中に分散している可能性があります。 ただし、誰もがビジネス ワークフローを合理化できるソリューションにアクセスする必要があるため、誰でも簡単に利用できるクラウドベースの製品とプラットフォームを選択してください。
＃2。 チームを啓発する
スタッフが使い方を理解していなければ、ワークフロー管理ソリューションは効果的ではありません。 彼らの仕事を支援するためにソフトウェアに投資している場合は、誰もがその利点とそれをうまく活用する方法を理解していることを確認してください。
＃3。 共に働く
最も成功しているワークフロー管理システムにより、チームは簡単かつリアルタイムで共同作業を行うことができます。 ワークフロー管理システムを構築するためのソフトウェア パッケージを探すときは、協力を優先してください。
＃4。 あなたの開発を追跡します。
管理者は、プロセスの進捗状況の記録を監視し、ワークフロー管理システムの改善点を強調する必要があります。これは、誰でも簡単に利用できる必要があります。 ドキュメントは、すべての組織で不可欠です。 ワークフロー管理システムを使用して、チームの成長に合わせてチームを効率的に監視および文書化できるようにします。
＃5。 警戒を怠らない
テクノロジーは常に進化しており、現在、ワークフロー管理システムを改善する新しいテクノロジーが数多く開発されています。 ワークフロー管理システムを改善し、チームの効率と生産性を向上させる新しいシステムに注目してください。
ワークフロー プロセスを作成する方法
- リソースを決定します。
- 完了しなければならない仕事のリストを作成します。
- 各フェーズの責任者を決定し、職務を割り当てます。
- プロセスを視覚化するのに役立つワークフロー図を作成します。
- 新しいワークフローをテストしてください。
- 新しいワークフローについてチームに知らせます。
- 新しいワークフローをインストールします。
ワークフローの 3 つの基本コンポーネントとは?
ワークフローの XNUMX つの基本コンポーネントは、入力、変換、および出力です。
XNUMX つのワークフロー ロールとは?
その後、必要なワークフロー ロール (編集者、レビュー担当者、承認者、または発行者) を、情報ガバナンス カタログ用語集管理者ロールを持つユーザーによって、そのガバナンス チームの一部であるユーザーに割り当てる必要があります。
SAP ワークフローとは?
SAP Workflow Management を使用して、ワークフローをデジタル化し、意思決定を行い、エンドツーエンドのプロセスの可視性を獲得し、ローコード アプローチを使用してプロセスを作成することができます。 これにより、ユーザーはプロセスを作成、実行、および管理できます。 これにより、ユーザーは意思決定をデジタル化および自動化できます。
ワークフロー モデルとは
ビジネス プロセスを構成する一連のアクティビティと選択肢は、ワークフロー モデルによって表されます。 ワークフロー モデルを作成することで、ビジネス ユーザーはプロセスがどのように動作するかをよりよく理解し、プロセスを合理化および最適化して、最大の結果と最大の効率を得ることができます。
スマートワークフローとは？
ビジネス要件が変化した場合でも、スマート ワークフローは、独自のルーティングとルールの要求を満たすように変更できる既成のソリューションです。 Smart Workflow のユーザー フレンドリーな承認者ウィザードのおかげで、アドホック承認者は承認サイクルに参加できます。
優れたワークフローとは?
優れたワークフローは、企業運営に関する深い知識を提供します。 重複と冗長性を排除することで、適切に設計されたワークフローは会社のプロセスを高速化します。 ビジネス プロセスの強化されたコミュニケーション、可視性、および制御は、プロセス ワークフローの追加の利点です。
結論は、
適切なワークフロー管理システムを使用すると、組織の生産性が向上し、収益が増加します。 このガイドには、最適なワークフロー管理システムがリストされています。それらがお役に立てば幸いです。
ワークフロー管理システムに関する FAQ
ワークフロー例とは?
フリーランサーが請求書を作成して顧客に送信します。 請求書はクライアントの財務部門に送信されます。 請求書は財務部門によって承認され、支払われます。
ワークフロー図とは
ワークフロー図は、プロセス、プロジェクト、またはジョブをフローチャートのように視覚的に表現したものです。
ワークフローとプロセスの違いは何ですか?
ワークフローは、小規模な目標までの詳細を説明しますが、プロセスは大規模な出力を参照します。
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参考文献
