理論的には、効果的な従業員スケジューリングは簡単です。人員が過剰になったり不足したりしないように、理想的な作業スケジュールを作成します。 幸いなことに、いくつかの前向きなニュースがあります。 この投稿では、効果的なスケジューリングの鍵となるものと、スケジューリングソフトウェアの簡単な手順で従業員を効果的にスケジュールする方法を学びます。 計画を立てるための基盤となるように、作業を効率的にスケジュールするための鍵を検討してください。 また、従業員の勤務スケジュールも検討しています。
従業員の基本的な効果的な作業スケジューリング
効果的な従業員の作業スケジュールを作成するには、人員と会社の両方のニーズを慎重にバランスさせる必要があります。 たとえば、一部の従業員が特定のシフトを享受しないことを考慮せずに、適切なシフトを組み合わせるなど、ビジネスニーズのみに焦点を当てると、従業員の士気とパフォーマンスが低下します。
＃1。 従業員の要件
従業員の作業スケジュール要件は、職位によって異なります。 彼らは自分たちの生活を管理するために事前の通知を必要とします。 土壇場での絶え間ない変更通知は、恨みと不満につながります。
仕事のスケジュールに合った変更を加える。 たとえば、夜勤は家族連れの従業員にとって理想的ではありません。 一方、独身または最近大学を卒業した人は、このシフトフォームに満足している可能性があります。
彼らが彼らに何が期待されているかを知ることができるように、彼らの雇用が何を伴うかを知ること。 従業員の作業スケジューリングソフトウェアで簡単に実行できる休暇申請を自己管理できること。
＃2。 ビジネスの前提条件
会社のスケジュールのニーズは、勤務する部門によって異なる場合があります。これには次のものが含まれます。
あなたのビジネスに最適なシフトの組み合わせ。 一部のシフトタイプは、他のタイプよりも会社に適しています。 たとえば、24時間の運用では、ローテーションシフトが適切に機能します。 一方、設定された作業スケジュールは、主にキャリア従業員を採用する企業に適しています。
効果的な作業スケジュールが必要なため、常に適切な数の人員が仕事に従事します。 これは、人件費を管理するのに役立ちます。
従業員の離職率をより効果的に処理できること。これは、離職率が高いことで有名なレストランを所有している場合に特に重要です。 POSシステムとシームレスに統合するスケジューリングソフトウェアにアクセスして、作業スケジュールの作成と管理に費やす時間を削減できます。
従業員を効果的にスケジュールする方法
会社とスタッフのニーズを作業スケジュールに統合することの重要性を理解したところで、従業員を効果的にスケジュールするための明確な9ステップの方法を見てみましょう（例を含む）。 ウォールチャートリソーススケジューリング チェックアウトするのに役立つツールになります
ステップ1：作業の生産性基準を決定する
これはXNUMX段階の手順です。
特定の仕事で従業員が特定の時間内に行う必要のある作業量を決定します。 業界に応じて、「作業量」はさまざまな方法で計算できます。 たとえば、レストランを所有している場合、ウェイターが指定された時間内に完了するカバーと場所の設定の数を監視できます。 ビジネスの職位ごとにこのフェーズを繰り返します。
各職位の責任を指定します。 繰り返しますが、会社によって、これらのタスクは異なります。 レストランの例を続けると、キッチンスタッフは、シフトの終わりに、食事の準備、顧客のための食事の準備、およびステーションのクリーンアップを担当します。
ステップ2：現在の活動レベルのグラフを描きます。
作業生産の期待を把握したら、現在の活動レベル、つまり特定の日と特定の時間にどれだけ忙しいかを評価するときが来ました。
このレポートは、勤務時間中にスケジュールする正しい従業員数を決定するのに役立ちます。 直感に基づいて採用を決定したくなるかもしれませんが（結局のところ、あなたは自分の会社を誰よりもよく知っています）、その衝動に抵抗してください。 あなたの本能が正しくない可能性があり、その結果、スケジュールが理想的とは言えず、人員が過剰になったり不足したりする可能性があります。
収益および労働レポートからの市場データを分析して、作業スケジューリングプロセスをアドバイスすることは、より効率的な戦略です。 たとえば、販売レポートは、レストラン経営者に、ある日に行っているカバーの数、最も忙しい期間、および他の月よりも忙しい月を示します。 これらのデータは、より多くの労働者を必要とする特定のシフトを特定するのに役立ち、その逆も同様です。
ステップ3：将来の活動レベルを予測する
現在のアクティビティレベルを使用して、将来のアクティビティレベルを予測します。 日次、月次、四半期、および年次ベースの販売サイクルを検討してください。 データが、XNUMX日またはXNUMX年の特定の時間帯が他の時間帯よりも常に忙しいことを示している場合、このパターンが繰り返されることをある程度確実に予測し、それに応じて計画を立てることができます。
従業員の時間管理をプロットする必要がある場合や、必要な場合でも、これを確認できます。 あなたの仕事をスケジュールする.
ステップ4：必要な従業員の正確な数を計算する
繰り返しますが、あなたの本能に沿って行きたいという衝動に抵抗し、あなたが何人の人々を必要とするかを理解しようとします。 生産基準から顧客数を差し引きます。 たとえば、火曜日に平均150のカバーを管理し、ウェイターが30時間のシフトで8のカバーを実行できるレストランを管理している場合、おそらく5台のサーバーが必要になります。
一部の従業員は他の従業員よりも生産性が高いことを覚えておくことが重要です。 これらの従業員を酷使したくはありませんが、シフト中の人のスケジュールを減らすことができる場合があります。 最後に、本能を使用して結果を再確認し、正しいと感じる最終的な調整を行います。
ステップ5：スタッフの要件を検討する（およびその他の考慮事項）
次の動きは、効果的な勤務スケジュールの必要性と従業員のニーズのバランスをとることです。 これは、次のことを確認する必要があることを意味します。
- 作業スケジュールの変更は、事前に従業員に通知する必要があります。
- シフトを適切な担当者と一致させます。
- 従業員ごとに妥当な数のシフトを割り当てます。
- 誤解を防ぐために、機能を明確に説明してください。
- 労働者がシフトを簡単に切り替えられるようにします。
- ワーカーが自分の休暇申請を処理できるようにします。
土壇場で欠席とシフトスワップを計画することを忘れないでください。 最後に、HR部門と緊密に連携して、労働規制に違反していないことを確認するか、地域の規制について自分自身を教育して、コンプライアンスを維持できるようにします。
ステップ6：シフトスケジューリング方法を決定する
今度は、従業員の作業スケジュールを作成します。 スケジュールを作成するには、ペンと紙、GoogleまたはExcelスプレッドシート、および従業員スケジューリングソフトウェアのXNUMXつの方法があります。 会社に最適な方法を選択するには、それぞれの長所と短所を比較検討してください。
ペンと紙を使って掲示板でスケジュールを作成することは、最も費用効果が高い方法ですが、最も時間のかかる方法でもあります。
従業員スケジューリングソフトウェアは最も高価ですが、長期的にはお金は言うまでもなく、スケジュールの作成と維持にかかる時間を節約できます。
Excelは、ペンや紙よりも洗練されていますが、スケジュールを作成するために時間を費やす必要があり、ソフトウェアのようにスケジュールプロセスを自動化することはできません。
Excelを使用して従業員をスケジュールするレストランのオーナーの場合、レストランの従業員変更スケジュールテンプレートを使用して従業員をスケジュールする方法の例を以下に示します。
レストランシフトスケジュールの作成例
Excelでレストランのスケジュールを作成するには、次のXNUMXつの手順に従います。
A）Excelテンプレートを入手する
Microsoft Excelモデルは、作業スケジュールの作成に使用できますが、多くの場合、一般的であり、レストラン向けに調整されていません。 幸い、レストランを所有している場合は、ニーズに合わせたレストランをダウンロードできます。
B）Excelスプレッドシートを開きます。
C）スケジュールを開始する日を決定します。
D）従業員の名前を入力します。
「従業員1」というラベルの付いたセルに名前を入力します。 残りのスタッフも同じようにします。
不要な行を削除し、必要な行を追加します。 関連するセルを右クリックして、[削除]または[挿入]を選択するだけです。
E）シフトと機能の改訂
スプレッドシートの下部にある[Shifts]タブをクリックします。
次に、シフトまたは役割を挿入します。
シフトの開始時刻と終了時刻を変更すると、シフト列が自動的に更新されます。 最初の（午前9時から午後5時）後と最後の（午前9時から午後5時）の前（午後7時からBD –ビジネスの衰退）に追加の変更を加える
役割のリストの最初の項目の後と最後の項目の前に新しい役割を含めます。
F）作業スケジュールを作成します。
「スケジュール」スプレッドシートに移動します。 （特定の日の）従業員の名前の横にあるセルを選択します。 適切な位置を選択して変更します。 各セルにはXNUMXつのドロップダウンメニューがあることに注意してください。XNUMXつは役割用、もうXNUMXつは変更用です。
変更：
以下は私の役割です。
終了する前に、すべてのスタッフと数日間この手順を繰り返します。 「施設名」と「週」を入力して、スケジュールをさらにカスタマイズすることもできます。
完了したら、[名前を付けて保存]をクリックし、スケジュールに名前を付けて、便利な場所に保存します。 ある週から次の週にスケジュールを調整する場合は、Excelシートを新しいファイル名で保存します（日付で名前を付けることを検討してください）。
ステップ7：必要に応じてトップマネジメントの承認を取得します。
トップマネジメントの承認が必要な場合と不要な場合があります。 いずれの場合も、人件費、従業員の要求、会社の要件などの要因に基づいてスケジュールを精査するようにしてください。 必要な変更を加えます。
ステップ8：スケジュールを従業員が利用できるようにする
最終的なスケジュールに満足したら、それを従業員に配布して、従業員がいつ働いているか、彼らに何が期待されているか、そして説明責任を維持する方法を知ってもらいます。 Excelを使用している場合は、メールで送信するか、クラウドで利用できるようにすることができます。
掲示板やホワイトボードを使用している場合は、新しいスケジュールの準備ができたら従業員に通知し、変更がないか頻繁に確認するように従業員に通知します。 また、スケジュールの変更について話し合うために毎日会議を開くこともできます。
スケジューリングソフトウェアを使用している場合は、プラットフォームでスケジュールを公開すると、従業員はモバイルデバイスで新しいスケジュールと将来の変更について即座に通知を受け取ります。 この配信プロセスにより、対面での会議やマネージャーからのフィードバックが少なくなります。
ステップ9：定期的にスケジュールとプロセスを確認する
スケジュールを立てるまで、仕事は終わりません。 スケジュールとスケジュールプロセスを定期的に確認して、課題を特定し、改善する方法を見つける必要があります。
在宅勤務とは？
在宅勤務とは、従業員がオフィスに出社せずに、自宅などの遠隔地から勤務する柔軟な勤務形態の一種です。
在宅勤務の利点は何ですか？
在宅勤務は、より柔軟なスケジュール、通勤時間と費用の削減、より良いワークライフ バランスなど、いくつかの利点を提供できます。
在宅勤務をリクエストできますか?
はい、在宅勤務をリクエストできます。 ただし、最終的には、会社のポリシーと仕事の性質によって異なります。
アルバイトのスケジュールとは？
パートタイムの勤務スケジュールは、フルタイムのスケジュールよりも少ない時間で働くスケジュールです。 パートタイムのスケジュールはさまざまですが、通常、週に 20 ～ 30 時間の勤務が必要です。
パートタイムのスケジュールの利点は何ですか?
パートタイムのスケジュールには、より柔軟なスケジュール、仕事関連のストレスの軽減、仕事と個人的な責任のバランスを取る能力など、いくつかの利点があります。
パートタイムのスケジュールをリクエストできますか?
はい、パートタイムのスケジュールをリクエストできます。 ただし、最終的には、会社のポリシーと同僚の空き状況によって異なります。
まとめ
従業員のスケジューリングは、実際には決して終わらない難しい作業になる可能性があります。 会社に最適なシフトフォームを選択するだけでなく、休暇や土壇場でのシフト調整に対する従業員の要求にも対応する必要があります。
幸いなことに、従業員と会社のニーズをスケジュールに統合し、見事なスケジューリングのためのXNUMXつのステップの計画を採用すれば、従業員のスケジューリングは難しくありません。
上記のすべてを実行したにもかかわらず、作業スケジュールが引き続き時間のかかる操作であり、スケジュールの作成、管理、および配布に時間を浪費している場合は、プロセスを調整するか、新しいスケジューリングシステムを見つける時期になる可能性があります。
なぜ仕事のスケジュールを立てることが重要なのですか？
構造を提供します。
それはあなたが割り当てられた時間内にあなたの責任を完了することを保証します。 もちろん。 早く終わったり、残業をしなければならない場合があります。 しかし、一貫した作業スケジュールを持つことは奨励します 仕事を効果的かつ効率的に行うための人々
作業スケジュールはどのように作成しますか？
スケジュールを成功させるための6つのステップ
- ステップ1：スケジュールアクティビティを定義します。 …
- ステップ2：アクティビティを順番に並べます。 …
- ステップ3：アクティビティに必要なリソースを見積もります。 …
- ステップ4：各アクティビティの期間を見積もる。 …
- ステップ5：開発をスケジュールします。 …
- ステップ6：スケジュールの監視と制御。
勤務スケジュールの種類は何ですか？
従業員の勤務スケジュールの10の例
- フルタイムのスケジュール。 ..。
- パートタイムのスケジュール。 ..。
- スケジュールを修正しました。 ..。
- 柔軟なスケジュール。 ..。
- 交代制勤務。 ..。
- シフトスケジュールを分割します。 ..。
- オンコールスケジュール。 ..。
- 季節のスケジュール。
スケジュールは何種類ありますか？
XNUMXつのスケジュールタイプ キャパシティスケジュール、リソーススケジューリング、およびサービススケジュールとして知られています。 いくつかの点で、それらは実行できることで重複しており、一部のアプリケーションでは、複数が機能します。
