マネージャーとして、複数のタスクに注意を向けることができなければなりません。それぞれのタスクは、対処すべき最も重要な問題であると思われます。 これはかなりの負担になります。 ありがたいことに、仕事のストレスを軽減するために実行できる戦略がいくつかあります。 例外による管理は、そのような戦略の XNUMX つです。 また、このガイドでは、例外による管理が機能する原則について、アクティブ管理とパッシブ管理をケーススタディとして取り上げて説明します。
例外管理とは
例外による管理は、会社の財務および運用上の結果を分析し、結果が予算または予想額と大幅に異なる場合にのみ問題を管理者に知らせる手法です。 たとえば、会社の管理者は、支出が 10,000 ドルを超えるか、または予測より 20% 高い場合、経営陣に警告することを余儀なくされる場合があります。
例外による管理アプローチの目標は、ビジネスの予想される方向性またはパフォーマンスから最も重大な逸脱があるタスク管理のみを行うことです。 マネージャーは間違いなく、これらの大きな逸脱に対処し、修正するためにより多くの時間を費やすことになるでしょう。 この概念を微調整して、小さな逸脱は下級管理職に通知し、大きな逸脱は上級管理職に直接報告することができます。
例外による管理のプロセスはどのように見えますか?
全体的な概念は実際には非常に簡単に把握できますが、適切に実践するのは最も簡単ではありません。 目標または規範の設定、選択した目標のパフォーマンスの評価、起こり得る逸脱の調査、および例外の解決は、プロセスに必要な唯一の目標です。 各セクションを個別に見てみましょう。
＃1。 目標または基準の確立
手順の選択プロセスは、基準を設定することから始まります。 ハンバーガー レストランを経営していて、売り上げや経費などを追跡したいとします。 タスクと操作ごとに標準または目標を定義する必要があります。 基準は、容易に定量化でき、達成可能でなければなりません。 たとえば、毎月のハンバーガーの合計販売数などです。 これは、費用をカバーし、持続可能な速度で開発を続けるために販売しなければならない金額です。 その結果、この場合は 15,000 個のハンバーガーが販売されるという標準を確立します。
＃2。 パフォーマンスの評価と標準との比較
規範が確立されたら、例外による管理の採用を開始できます。 手順の最も重要な側面は、必要なデータ セットを監視し、実際のパフォーマンスが基準を満たしているかどうかを判断することです。 すべての重要なデータを収集し、システムをリアルタイムで監視していることを確認する必要があります。
監視方法は、会社の規模や監視しているデータの種類によって異なります。 自動監視ツールを利用してデータを収集および圧縮し、結果を確認できます。 一方、レポートを手動で確認して、逸脱を特定することもできます。
現在のパフォーマンスに関するデータを収集し始めると、設定した基準と比較し始めることがあります。 これを行うことで、通常からの逸脱を見つけて対処できるようになります。
＃3。 偏差を調べる
パフォーマンス データを基準と比較すると、次の XNUMX つの結果が考えられます。
- 大きな変化がない場合は、何のアクションも実行しません。 前述のとおり、軽微な変更に対応する必要はありません。
- 大きな差異が見つかった場合は、適切な管理レベルに問題を伝える次のステップに進みます。 これは、直属の上司またはより高いレベルの管理職である可能性があります。 方法によっては、マネージャーとして、逸脱に対応するか、チェーンの上流に報告する必要があります。
逸脱をそのまま受け入れるべきではなく、是正措置は、例外の原因を特定した後でのみ実行する必要があります。 XNUMX つのことを心に留めておく必要があります。 まず第一に、人的ミスまたは別の異常が原因である可能性があります。 これは、離脱が見た目ほど深刻ではないことを意味している可能性があります。 覚えておくべき XNUMX 番目のことは、逸脱は必ずしも修正する必要がないということです。 場合によっては、特定の方法の進歩によって変動が生じることがあります。 その結果、逸脱の主な原因を最初に特定せずに、問題の修正を開始しないでください。
＃4。 例外の処理
その場合、逸脱に対処し、適切に対応するのは、責任ある管理者次第です。 異常を解決する前に、まず根本的な理由を理解する必要があります。 場合によっては、基準を調整する必要があることを忘れないでください。 たとえば、ラインに新しい製品を追加すると、経費が増加する必要があります。 したがって、単に例外方式による管理を実施するのではなく、定期的に検討してください。
例外による管理の原則
例外による管理は、主に、管理者が政策のイニシアチブと決定に集中し、重大な逸脱が発生した場合にのみ日常の活動に関与することを保証することに関係しています。 ファンダメンタルズはどうですか？ 例外による管理が機能するために存在しなければならない重要な原則には、どのようなものがありますか?
＃1。 系統だったアプローチ
例外による管理には、組織的なアプローチが必要です。 実際には、これは、組織の運用上の要求と要件のすべてを完全に理解し、概説する必要があることを意味します。 本質的に、会社は起こっていることすべてを認識し、明確な一連の規則を遵守する必要があります。 明確に定義された一連の標準とプロセスがなければ、例外による管理を達成することは不可能です。 簡単に言えば、標準またはいわゆる標準がどのように見えるかを知らなければ、逸脱を検出することはできません。
＃2。 徹底した組織方針
組織ポリシーの概念は、体系的なアプローチの中心です。 組織には、経営陣やその他のレベルのビジネスが従わなければならない目的とポリシーを定義する、事前に決定および確立されたポリシーが必要です。 詳細なポリシーを整備することで、逸脱の特定が容易になるだけでなく、ビジネスのすべてのレベルが同じ一連の基準に従うようになります。
＃3。 例外の強い把握
前述の前提に関連して、例外による管理では、組織全体が逸脱を認識している必要があります。 例外が隠されているか、報告チームだけが知っている場合、システムを実行できません。 チームが何を期待されているか、何を警告すべきかを理解すればするほど、問題を認識したり、そもそも問題の発生を防止したりすることが容易になります。
＃4。 権限の適切な分配
プロセスと構造が機能するためには、適切な権限委譲の原則を作成する必要があります。 前述のように、逸脱は通常の行動と異常な行動に大別できます。 権威のためには、この分断と十分に確立された指揮系統を明確に理解する必要があります。 問題や例外が発生した場合、従業員とマネージャーは、自分が何をすることが期待されているかを理解する必要があります。
＃5。 部下の絶え間ない成長
最後に、多くの管理理論やスタイルと同様に、下位の開発は例外フレームワークによる管理に組み込む必要があります。 このアプローチの長所と短所については後で説明しますが、このシステムはスタッフにとって簡単ではないことを知っておく必要があります。
問題が発生した場合、経営陣は部下に積極的に関与するだけなので、スタッフが可能な限り熟練していることを確認する必要があります。 スタイルだけでなく、部下の役割の他の側面についてもトレーニングを提供する必要があります。 さらに、トレーニングは、個人の管理能力の向上に集中する必要があります。 これにより、組織はよりスムーズな後任の選択肢を提供し、次のマネージャーが組織内から生まれるようになります。
例外による管理の利点は何ですか?
- これにより、経営陣がレビューしなければならない財務および経営成績の数が減り、時間を有効に活用できます。
- 低侵襲のレポートオプションは、会計システムにリンクされたレポートライターを構成して、所定の例外レベルを含む特定の間隔でレポートを自動的に印刷することです。
- この概念により、従業員は独自のアプローチを取り、会社の予算内の成果を得ることができます。 例外的な状況がある場合にのみ、経営陣が介入します。
- 年次監査業務の一環として、会社の監査人は大きな逸脱について調査するため、経営陣は監査の前にこれらの問題を分析する必要があります。
例外によるアクティブ運用
例外による積極的な管理には、活動と結果の両方を管理および監視するリーダーが必要です。 例外による指導とは、問題の最初の兆候に介入して状況を修正および是正し、その原因となったチーム メンバーを叱責することです。
先に進む前に, トランザクショナル リーダーシップとは何かを理解しましょう. 例外による能動的および受動的管理の概念をよりよく理解するのに役立ちます.
トランザクションリーダーシップ
トランザクショナル リーダーシップは、トランスフォーメーショナル リーダーシップよりも直接的で、あまり魅力的ではありませんが、フル レンジ リーダーシップ モデルの一部である自由放任型リーダーシップよりもわずかに優れています。
このタイプのリーダーシップは、さまざまなレベルの達成に対して定義された報酬と罰の構造に基づいています。 変革的リーダーシップとは、人やつながりよりも成果、効率、パフォーマンスに重点を置いている点で区別されます。
トランザクショナル リーダーシップには、例外による能動的管理、例外による受動的管理、および偶発的報酬という XNUMX つの異なる要素または手法があります。
トランザクションのリーダーシップにおける例外によるアクティブな管理
マネージャーまたはリーダーは、チーム メンバーの作業の例外、制御、監督、および検証によって、積極的な管理の作業全体に関与します。 この親密な参加により、リーダーは手遅れになる前に問題に気付くことがあり、影響が完全に回避されたとしても、是正措置を講じることができます。 これは、例外による受動的な管理とは異なります。
例外管理者による積極的な管理は、問題を防止するだけでなく、常に存在し、従業員に何をすべきかを導き、実演します。 これにより、チーム メンバーはエラー回避についてさらに学び、リーダーからより直接的なコーチングを受けることができます。 先頭に立つリーダーシップと同様に、リーダーは他の人が従うべき良い模範を示すことができます。
ただし、例外による能動的管理は、例外による受動的管理と同様に、ネガとエラーの防止に焦点を当てています。 それは単に受動的というより積極的です。
例外による積極的な管理は、ほとんどのトランザクション リーダーシップ アプローチと同様に、少数のアクションとタスクが完了し、製品がそれ自体を物語る反復的なコンテキストでうまく機能します。
例外的なリーダーシップによる効果的な積極的な管理の鍵は、実際の仕事の近くにいて、間違いに早期に気付くと同時に、スタッフがこれらの事例から確実に学び、将来の例外の可能性を下げることです.
特例アクティブ運用が有効な場面
例外による積極的な管理は、次のシナリオで効果的です。
- ファストフードレストラン
- クリーニングサービス
- ロジスティクスと倉庫保管
- アセンブリ
- 農業および中程度の複雑さの生産環境では、手作業が必要です。
例外的なリーダーシップによるアクティブな管理は、例外的なパッシブな管理と同様に、実際の制約があります。 例外に集中することで目的が制限され、ビジョン、エンゲージメント、モチベーションなどの全体像がほとんどまたはまったく強調されなくなります。 それは重要な継続的な開発をもたらしますが、全体的な改善よりも困難を回避することに関心があります.
例外によるアクティブ管理は機能しますか?
例外による積極的な管理は、受動的な管理よりもうまく機能しますが、偶発的な報酬や変革的なリーダーシップほどではありません. 従業員が賃金のために時間を費やすだけの繰り返しの多い環境であっても、先見の明のあるリーダーは、コミットメントを構築するための包括的な目的を常に見つけることができるため、パフォーマンスが向上し、従業員の離職率が低下します。
改善への願望と、周囲の人々を改善するという野心と目的を持つリーダーは、たとえ仕事への参加が含まれていたとしても、このより基本的なリーダーシップの形に甘んじるべきではありません。
MBO とは何ですか、その長所と短所は?
目標管理 (MBO) は、マネージャーと従業員が特定のパフォーマンス目標に同意し、それらを達成するための戦略を考案する手順です。 利点は次のとおりです。
- 目標による管理 (MBO) は、目標の定義と管理に重点を置いた目標指向の戦略であるため、管理者は綿密な計画を立てることができます。
- 上司も部下も自分に求められていることを理解しているので、仕事の曖昧さや混乱がありません。
- マネージャーは、測定可能な目標、パフォーマンス基準、およびこれらの目標の優先順位を定義する必要があります。 さらに、担当者のタスクと権限が明確に定義されています。
- それは、会社の目的に対する個人の意識を高めます。
- 多くの場合、従業員が追加のトレーニングを必要とする領域を示し、キャリアアップにつながります。
- 定期評価の方法は、部下に彼らのパフォーマンスを知らせます。 MBO は定義可能な目標に重点を置いているため、評価と評価はより客観的、具体的、公平なものになります。
- 経営陣と従業員の間のコミュニケーションを強化します。
欠点は次のとおりです。
- MBO は、経営トップが全面的にサポートして初めて成功します。
- 部下は目標管理（MBO）に反対するかもしれません。
- 関係する事務処理が多く、管理者の時間がかかりすぎます。
- 短期的な目標に重点が置かれています。
- ほとんどのマネージャーは、頻繁に必要とされるコーチングやカウンセリングなどの対人関係における適切なスキルを欠いている可能性があります。
- 予測や予算編成などの他のシステムとの MBO システムのインターフェースは、まったく不十分です。 これにより、すべてのシステムの全体的な操作が複雑になります。
- グループの目標を達成することは、より困難です。
例外による管理と目的による管理の違いは何ですか?
目標による管理 (MBO) と例外による管理 (MBE) の主な違いは、MBO は組織の特定の目標が共同で設定されるプロセスであるのに対し、MBE は管理者がそれらの状況のみを調査することに時間を割くポリシーであるということです。実際の結果は異なります。
例外による管理の主な目的は何ですか?
例外による管理は、人々がイニシアチブを取り、自分の仕事とイニシアチブを担当することを奨励するリーダーシップへのアプローチです。 これには、統計的に重要な外れ値に焦点を合わせて調べる必要があります。
例外による管理が効果的な戦略である理由
例外による管理は、レビューが必要な財務および運用結果の数を減らすことで、管理者の時間をより有効に活用します。
結論は、
例外による管理は、管理者の注意を最も差し迫った問題に集中させるための優れた管理手法です。 注意を集中させ、実際の問題が優先される環境を作り出すのに役立ちます。 実際、例外による管理は、日常の活動の整理から適切な権力構造の確立まで、タスクの優先順位付けに役立つ手法です。 会社が最高の基準を満たしていることを確認するのに役立ちます。
よくある質問
例外による管理は良いですか？
例外による管理は、どの企業にとっても素晴らしい概念です。 マネージャーは、ビジネス ユニット全体ではなく、会社の業績に集中するためにそれを利用します。
誰がMBEを開発しましたか?
1968 年頃、XNUMX 人のアメリカ人物理学者、中国生まれの Alfred Y. Cho と John R. Arthur, Jr. がベル研究所で基本的な MBE 技術を開発しました。
特例によるパッシブ運用とは？
例外による受動的な管理とは、間違いや問題が見過ごされなくなるまで行動を延期することを意味します。
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