エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) は、あらゆる規模と業界の組織が構造化されていないコンテンツを整理、管理、および配布するのを支援する重要なビジネス テクノロジです。 このテクノロジーは、ほとんどの企業で非常に価値があります。 このガイドでは、ECM の概要、例、および会社に最適なソフトウェアを選択する方法について説明します。
ECMとは？
エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) ソリューションは、企業がライフサイクルを通じてコンテンツと情報を安全に管理するのに役立ちます。 Word ドキュメント、PDF、電子メール、スキャンした写真などの非構造化データを安全に保管し、許可されたユーザーに配布します。
ECM システムを導入する動機は、商用サプライ チェーンから契約管理、人事プロセスから政府管理に至るまで、ビジネスをより効率的に実行することです。 組織は、紙の文書への依存を排除し、ビジネス ニーズに応じて非構造化情報を分類することで、作業を簡素化および合理化できます。 とは異なります 同意管理プラットフォーム CMP いくつかの類似点があります。
ECM の適用と例
＃1。 デジタル化
デジタル化とは、紙の文書や写真プリントなどのアナログ情報をデジタル形式に変換するプロセスです。 経費の削減、プロセスの合理化、および時間の節約を望む多くの企業は、エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) システムを使用して、紙ベースのオフィスをペーパーレスのデジタル オフィスに変換しています。
スキャナーはデジタル化プロセス全体を通して紙の文書からデジタル画像を取得し、ECM システムはそれらをまとまりのある構造に編成し、情報を抽出し、文書名、抽出された情報、および追加のメタデータに基づいて資料を分類します。
デジタル化は、デジタル プロセスの開発を希望するすべての企業にメリットをもたらしますが、具体的なアプリケーション例を見てみましょう。
デジタル化の例
数百人の従業員を抱える製造会社を考えてみましょう。 すべての人事 (HR) 文書は紙のファイルに保管されており、新入社員の職務記述書と履歴書から始まり、パフォーマンス レビュー、財務と医療の詳細、退職または退職フォームに進みます。 この知識を紙に書き留めておくと、さまざまな課題が生じます。
- 不十分なセキュリティ (ファイリング キャビネットのキーを持っている人なら誰でもアクセスできる)
- 特に実際の論文がオフサイトで開催されている場合は、アクセスが遅くなります。
- 共有と更新に時間がかかる
- 火災や洪水は建物を完全に破壊する可能性があります。
- ミスファイリングは一般的です。Gartner によると、誤ってファイリングされたドキュメントの 25% は決して見つからないということです。
- ゼロ コラボレーション — 物理的な紙のドキュメントで作業できるのは、常に XNUMX 人だけです。
これらの懸念は、紙の人事文書をデジタル化し、ECM を通じて自動化された効率性を実装することによって対処されます。 デジタル化プロセスは、次の XNUMX つの段階に分けられます。
既存の各ドキュメントをスキャンし、光学式文字認識 (OCR)、インテリジェント文字認識 (ICR)、およびフォーム ツールを使用して実行し、重要なデータをページから直接抽出して ECM システムに保存し、すばやく簡単にアクセスできるようにします。
紙からではなく、デジタル化された履歴書、フォーム、およびシステムから、新鮮な資料を継続的に挿入できるようにするための簡単なプロセスとユーザー インターフェイスの開発。
デジタル化は、ビジネスにおける紙の量を大幅に削減し、効率を高め、リモート アクセスを提供し、デジタル トランスフォーメーション戦略を加速する可能性があります。
＃2。 文書管理
ビジネス ドキュメント管理システムは、企業が単にコンテンツを保存するだけでなく、効率的に検索および整理できるようにするツールであると考えてください。 デジタル化の取り組みに基づいて構築されたドキュメント管理システムは、デジタル化よりも包括的なストレージ機能を提供し、ドキュメントのバージョン管理、セキュリティとアクセス管理、監査証跡などの機能を使用してコンテンツを整理、追跡、取得します。
例
ドキュメント管理ツールの実際の例として、プロジェクトの提案書を作成して共同作業するチームを考えてみましょう。 ドキュメント管理により、複数のユーザーが同時に提案を更新できるようになるだけでなく、変更によって互いに上書きされないことが保証され、常に単一の信頼できる情報源が保証されます。
バージョン管理により、チームは提案の現在の反復がどのように見えるかを確認できると同時に、エラーや再考が発生した場合に以前のバージョンに戻ることができます。 さらに、ECM ドキュメント管理システムは、コンプライアンスを検証し、組織とユーザーの両方を保護するために、ドキュメントに対するすべてのユーザー アクティビティの完全な監査記録を提供します。
＃3。 コンプライアンスとガバナンス
政府および業界の法律に違反すると、重大な金銭的罰則、会社の混乱、評判の低下、場合によっては、医療、金融サービス、エネルギーなどの規制分野での懲役刑につながる可能性があります。
ECM ソリューションには、レコード管理 (RM)、保存管理、破棄、eDiscovery、監査証跡などの機能が含まれており、企業がガバナンスとコンプライアンスの法律を順守するのを支援します。
例
たとえば、ヘルスケア業界では、HIPAA 保持要件により、文書は作成日から最低 XNUMX 年間保管する必要があると規定されています。
管理者は、安全なコンテンツ管理システムを使用してドキュメントの保存期間を作成レベルで設定し、自動破棄されるまでドキュメントを安全に保つことができます。これにより、監査とデータベースの量が減り、罰金のリスクが低くなります。
より高度な例は、弁護士が電子メール、書類、アカウント レポート、チャット メッセージなど、訴訟に関連するデジタル データと記録を提出することを余儀なくされる可能性がある法務ビジネスで発生します。 eDiscovery とは、電子資料を特定、収集、保存、および配布するプロセスを指します。 eDiscovery プロセス中に、法務チームは訴訟ホールドを確立し、関連情報の処理または破棄を停止します。
＃4。 ケース管理
ドキュメントのデジタル化と管理がドキュメントに焦点を当てているのに対し、エンタープライズ ケース管理システムは、もう少し洗練された要素であるケースに焦点を当てています。 事例とは、患者、訴訟、計画案など、単一のエンティティに関する一連の論文と情報の集まりです。 ケース管理は、ケースを単一の収集アイテムとして扱い、そのケースのすべてのアクティビティとワークフローを実行できる単一のユーザー インターフェイスを提供します。
例
たとえば、保険会社の顧客または対象者が自動車事故に巻き込まれ、保険金を請求する場合があります。 保険ケース マネージャーは、書類、警察の記録、事故の画像、医療レポート、署名済みの宣誓供述書、修理の見積もり、およびクライアントが適切な医療と払い戻しを受けることを保証するその他の関連データを含むケースを作成します。
最も効果的なソリューションとサービスを提供するには、ケースワーカーは、必要に応じてケース ユニットのすべての情報を XNUMX つの画面で確認できる必要があります。ここで、ECM のケース管理機能が役立ちます。
ローンの組成と処理、保険契約と請求の管理、従業員のファイル管理、医療記録の管理、新しいクライアント アカウントの開設とオンボーディングはすべて、あらゆるビジネスにおけるケース管理の一般的な例です。 ケース管理システムは、主題ごとに多くのドキュメントに依存し、付随するビジネス プロセスを持つ活動のグループを支援できます。
＃5。 知財管理
組織内で知識、経験、および情報を開発、取得、構造化、保存、および配布するプロセスは、ナレッジ マネジメントとして知られています。 効率性と意思決定能力を高めると同時に、オンボーディング段階から十分な情報に基づいた協力的な労働力を開発することにより、企業に競争上の優位性を提供します。
組織内では、ナレッジ マネジメント ソフトウェアは、多くの場合、エンタープライズ検索、フェデレーション、およびアイデアなどの機能と利点の組み合わせを提供します。
エンタープライズ コンテンツ検索
現代のビジネスのペースは重要です。 情報の検索に費やす時間は、従業員にとって最も大きな障害の XNUMX つです。 ワーカーは、メタデータと呼ばれるファイルのさまざまな特徴をすばやく簡単に検索して、探している情報や関連する知識を見つけることができます。 この洗練された検索機能により、ユーザーはタイプ、日付、トピック、ケース、作成者、およびその他の基準でドキュメントを相互参照できるため、コンテンツの干し草の山からナレッジ ニードルをすばやく発見できます。これは、ナレッジ マネジメントの大きな利点です。
コンテンツ フェデレーション
ナレッジ マネジメント システムが組織に最適なサービスを提供するには、ユーザーがすべてのシステムからコンテンツを参照できる必要があります。 ただし、ほとんどの組織では、環境内に分断された時代遅れの情報サイロが多数存在するため、これは難しい作業です。 コンテンツ フェデレーションは、基本的なビジネス システムを接続することにより、これらの仮想的な障壁を打ち破り、ユーザーは、基礎となるコンテンツがどこにあるかに関係なく、関連する情報をすばやく検索、取得、および配布できるようにします。
アイデア
イノベーションの過程で、新しい有用な情報を生み出す上で最も重要な要素はアイデアである可能性があります。 どの企業にも豊富な情報が含まれていますが、膨大な量のデータを格納するデータベースは、消費者にとって圧倒される可能性があります。 簡単な主題検索で、ビジネスの内外から関連性の高い情報やアイデアを得ることができ、より創造的な意思決定や新しいソリューションにつながります。
ナレッジマネジメントの例
カスタマー サポート ヘルプ デスクは、ECM ナレッジ マネジメント アプリケーションの一例です。 顧客が連絡を取ったり、チケットを提出したりした場合、サポート チームはできるだけ早く問題を解決する必要があります。これは、75% の企業が、顧客維持率または顧客生涯価値の向上が収益の増加につながることを証明できるためです。
サポート担当者はナレッジ マネジメント システムを使用して、顧客のファイルを見つけ、以前の通話のメモを確認できます。 システムは、マニュアル、製品ビデオ、最新の企業ニュースやポリシーの更新、および問題を迅速かつ効率的に解決するのに役立つその他の関連情報など、現在の問題に関連する情報を配信できます。
また、 コンテンツ管理: 定義、戦略、ツール
エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) ソフトウェアとは?
エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) ソフトウェアは、大規模な組織の資料をインテリジェントに保存、整理、および検索できるようにするプラットフォームです。 2020 年の Markets and Markets 分析によると、ECM ソフトウェアの購入者と販売者の両方の選択肢が拡大しており、業界は 67 年までに 2025 億ドル以上に達すると予測されており、50 年間でほぼ 19% 増加しています。 COVID-XNUMX のシャットダウンにより、ますます多くの企業がリモートワークに移行し、オンライン ECM の需要がさらに高まると、これはさらに増加する可能性があります。
ECM ソフトウェアの重要な機能
ECM ソフトウェアを決定する前に、必須の特性が含まれていることを確認してください。 以下は、企業が製品を決定する前に考慮すべき機能のリストです。
＃1。 強力な文書および資産管理
カスタマイズされたフォルダーとアクセス検証を備えた強力でインテリジェントなドキュメントおよび資産管理システムは、ECM が提供する必要がある基本的な側面の XNUMX つです。 これには、記事、マーケティング PDF、スタッフ トレーニングのドキュメントと資料、セールス ピッチ、提案書、テンプレートなど、内部または外部 (顧客) とのコミュニケーションを目的としたあらゆる形式のコンテンツとアセットが含まれます。
＃2。 安全なコラボレーション
コラボレーションは、ECM にとって重要なオプションです。 特に COVID-19 のシャットダウン中に世界中で在宅勤務をしている従業員にとって、ECM でのコラボレーション機能に対する需要は非常に大きくなっています。 コラボレーション機能により、さまざまな部門の多数のユーザーが同じドキュメントで同時に作業できます。 また、管理者はコンテンツ作成の進行状況をリアルタイムで追跡できます。 ただし、アクセシビリティの向上には、セキュリティとユーザー認証の強化が必要です。 許可されたユーザーのみが、包括的なユーザー アクセス レベル検証を持つ ECM 内のドキュメントを表示、変更、または削除できる必要があります。
＃3。 記録の保存
ビジネス コンテンツ管理ソフトウェアは、会社および部門のすべての内部記録を含む集中型ドキュメント管理センターとして機能します。 販売レポート、会計および顧客データ (CRM 接続が推奨されます)、予算および支出などがすべて含まれます。
＃4。 高度なルックアップ
組織全体の情報が XNUMX つのプラットフォームに一元化されているため、チームが検索基準に応じて正しいドキュメントにすぐにアクセスできるように、ECM に高度で高速な検索機能が備わっていることが重要です。 これらのフィールドには、部門および内部分類、タイトル、内容用語、日付などによる論文の検索が含まれます。 迅速かつ正確な検索結果を提供しない ECM は考慮すべきではありません。
＃5。 ロールバックと変更履歴の追跡
複数の人が組織ファイルにアクセスして編集しているため、ECM が編集履歴をリアルタイムで追跡および保存することが重要です。つまり、誰がいつ変更を行ったかです。 間違った編集が行われた場合、ECM にはドキュメントを以前のバージョンにロールバックするオプションが必要です。
＃6。 冗長性の自動検出
ECM の最も重要なアプリケーションの XNUMX つは、ドキュメントの最新の一意のコピーのみを保持する機能です。 これは、余分なファイルを自動的に検出し、削除するように提示することによって実現されます。 これにより、従業員はファイルの最新バージョンのみを表示し、さまざまなバージョンに混乱しないことが保証されます。
＃7。 既存のアプリケーションとの統合
一元化された運用ランドスケープを作成する場合は、エンタープライズ コンテンツ管理の統合が重要です。 ECM ソフトウェアは、既存の部門/役割固有のシステムとの API 統合をサポートする必要があります。 この統合を使用して、組織のコンテンツと記録の最も洗練された完全なリポジトリを確保し、承認されたアクセスの準備ができていることを確認できます。 たとえば、Web サイト、ベンダー管理ポータル、人事情報システム (HRIS) はすべて ECM ソフトウェアにフィードできます。
＃8。 コンプライアンス
最初から、スマート エンタープライズ コンテンツ管理システムは、すべての重要な地域および業界固有の規制に準拠します。 たとえば、GDPR に準拠したコンテンツの廃止と取得のプロセスでは、各資産に対するユーザーの同意の記録が保持されます。 さらに、高度なカスタマイズにより、企業固有のアーカイブ慣行を満たすことができます。
#9。 ハイブリッド ホスティング設定
コンテンツと ECM プロセスをパブリック クラウド、プライベート サーバー (リモート)、またはオンプレミスでホストするオプションがあります。 そして、最適な組み合わせを自由に選択できるのは素晴らしいことです。 ハイブリッド ホスティングでは、業界の要件と互換性のある環境を選択できます。 たとえば、大規模なスタッフが分散しているコンタクト センターでは、世界中から簡単にアクセスできるようにクラウド ファーストのインフラストラクチャが必要になる場合がありますが、銀行では、セキュリティ上の理由から、すべてのコンテンツをオンプレミスに保存することを選択する場合があります。
#10。 分析の洗練
分析と標準 ECM の統合により、インテリジェント情報管理 (IIM) が実現します。これは、情報および画像管理協会が ECM ソフトウェアの成長における次のステップと呼んでいます。 この機能は、データ処理機能を提供することにより、コンテンツ管理を拡張します。 エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) ソフトウェアとその重要な機能について知っておくべきことをすべて学んだので、現在市場に出回っているトップ オプションを見てみましょう。
結論は、
エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) ソリューションは、企業がライフサイクルを通じてコンテンツと情報を安全に管理するのに役立ちます。 エンタープライズ コンテンツ管理システムには多くの潜在的なアプリケーションがあり、ビジネスやテクノロジと共に拡大し続けます。 組織がデジタル化、自動化、事業運営の最適化、コンプライアンス、文書の保存および/または破棄、またはよりまとまりのある文化の構築に関心があるかどうかに関係なく、ECM システムは大きな競争上の優位性を提供できます。
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参考文献
