x が発生した場合に何がうまくいかないかを計画し、実際に何かがうまくいかない場合の対応として y を計画することは、リスク管理の基礎です。
ビジネスが成功するためには進化することが重要であり、ビジネスを改善および拡張する方法は常に存在します。 私たちは、特定の成果物を伴うこれらの短期的な取り組みを「プロジェクト」と呼ぶことを学びました。 新しいイニシアチブにリスクベースのアプローチを採用するには、会社の他のすべての領域に対する新しいプロジェクトの影響を考慮する必要があります。 開始するのに最適な場所は、プロジェクト全体でチームと組織を導くリスク管理計画を策定することです。
この投稿では、リスク管理計画とは何かを説明し、計画の目的を説明し、何を含める必要があるかを明確にし、ルートに沿ったすべての例を提供します.
リスク管理とは？
すべての組織が危険にさらされています。 リスク管理とは、このようなリスクに対処する方法です。自然災害からサイバーセキュリティの脅威まで、さまざまな予測不可能な出来事に対するリスク対応計画です。
事業の継続性と収益性を確保するだけでなく、リスク管理も慎重に行っています。 ほとんどの法律、規制、および業界のコンプライアンス フレームワークでは、データ侵害を回避し、機密情報を保護するために、リスク評価およびその他の手順の検証が必要です。
リスク管理は、すべてのリスクを排除するものではありません。 代わりに、リスク削減とビジネス リソースの使用との間の費用対効果の関係を最適化するための適切な一連の行動を評価します。
リスク管理計画とは
プロジェクトのリスク管理手順がどのように実行されるかは、リスク管理計画で指定されます。 これには、リスクの特定、評価、緩和、および監視に使用される資金、ツール、および手順が含まれます。
リスク管理計画には何が含まれていますか?
多くの場合、リスク管理計画には次のものが含まれます。
- 方法論： リスク評価、リスク分析、リスク軽減策などのリスク管理タスクで利用するツールと方法論を指定します。
- リスク登録簿: リスク登録簿は、プロジェクトのすべてのリスク識別情報を文書化できるチャートです。
- リスク内訳構造: これは、リスク カテゴリとプロジェクト ハザードの階層構造を識別するチャートです。
- リスク評価マトリックス: リスク評価マトリックスを使用すると、プロジェクト リスクの可能性と影響を分析して優先順位を付けることができます。
- リスク対応計画: リスク対応計画は、プロジェクトに関連するリスクを管理するために使用されるリスク軽減手法を説明するプロジェクト管理ドキュメントです。 リスク所有者として、リスク管理チームのメンバーには義務があります。 プロジェクトのリスクを監視し、リスク対応手順を監督する必要があります。
- 資金調達： リスク管理アクションを実行するために必要な現金を特定するセクションを含めます。
- タイミング： リスク管理アクションのスケジュールを定義するセクションを追加します。
リスク管理計画の目標は何ですか?
リスク管理計画の目的は、プロジェクト管理プロセス中に発生する可能性のある潜在的なリスクの特定、評価、および計画を支援することです。 解体が必要になる可能性のある場所、外部の請負業者が雇用される可能性がある場所、予算が圧迫される可能性がある場所など、開発のあらゆる段階をガイドする設計と考えてください。
リスク管理計画プロセスへのステップ
リスク管理計画の策定には、さまざまなステップがあります。 すべての手順を正しい順序で完了することが重要です。 リスク管理計画プロセスは、業界やプロジェクトの種類によって異なります。 それでも、ベアボーン スケルトンは、すべてのアプリケーションで一貫性を保っています。 プロジェクト リスク管理計画は、概要を示した段階に従ってテンプレートとして機能します。
＃1。 身元
リスク管理計画の最初の段階は、プロジェクトの存続期間を損なう可能性のあるすべての潜在的なリスク イベントを特定することです。 したがって、一歩下がって計画を分解し、各コンポーネントを個別に調べて、あなたとあなたの利害関係者がすべてのリスクを認識していることを確認してください。 これらの懸念をリスク登録簿に記録し、関係者全員と次の対策について話し合うことができます。
＃2。 評価
次の段階は、特定されたリスクの定性的および定量的な影響を評価することです。 可能性、重大度、影響範囲、影響コスト、影響のタイミングなど、さまざまな特性に基づいて各リスクを評価する必要があります。 リスク レジスタのこれらの側面は、リスク評価マトリックスを構成し、予想される各リスク イベントの全体的な優先度と重大度を決定するのに役立ちます。
＃3。 反応戦略
潜在的なリスクを特定して評価したら、プロジェクトのマイナスの結果を減らすための対応計画の起草を開始できます。 トップレベルの経営陣およびリスク管理チームと協力して、組織のリスク選好度のバランスを取り、リスク エクスポージャが許容範囲を超えないようにします。
個々の評価結果に応じて、リスク インシデントの防止、転送、最小化、受け入れ、または延期を選択できます。 とはいえ、最終的な選択は常にプロジェクト マネージャーに委ねられます。
1. リスク責任
識別、登録、評価、レビュー、承認、監視、危機管理計画など、特定のプロジェクトのすべての役割とリスク義務を明確に定義します。 誰もが、トリガーとは何か、リスク軽減策を実施するために何をしなければならないかを理解する必要があります。 ヒエラルキーが明確に確立されていると、誤解がなくなり、チームはできるだけ早く行動を起こすことができます。
2.緩和策
リスク軽減は XNUMX 段階のプロセスです。事前に準備したリスク対応計画を実行して、リスク発生の影響を軽減し、緊急時対応計画を準備します。
緩和戦略の採用は、常に希望どおりにスムーズに進むとは限りません。 ただし、計画を実装するときは、依存関係、障害点、実行可能な代替案を特定してください。
リスク軽減の重要な要素は、主要なリスク対応計画が失敗した場合に備えて、バックアップ計画または緊急時対応計画を作成することです。 次のコンポーネントは、実用的な緊急時対応計画を構成します。
- リスク軽減メカニズムの簡単に利用できるロードマップと、それらを展開するために必要な手順を提供します。
- リスク管理チームが現在の状況での費用対効果を評価できるように、危機管理計画を成功裏に実行するために計画が必要とするリソースを指定します。
- コンティンジェンシー プラン内での役割と義務を確立し、必要に応じてエスカレーション メカニズムを調査します。
- 定期的にリスク対応計画を更新して確認することを忘れないでください。
＃4。 規制と監視
プロジェクト リスク マネジメント計画がどれほど優れていても、それがいつまでも続くわけではありません。 常時監視することで、事後対応ではなく、効率とピーク パフォーマンスのための積極的な戦略を確立できます。 リスク修復プログラムと軽減手順をリアルタイムで監視し、KPI を収集してリスク パターンとパフォーマンスの低下を特定します。
継続的な監視により、良い結果が著しく低下した場合、主要な利害関係者に迅速に警告します。 特定のコントロールが失敗した場合、関連する緊急時対応計画をフェールセーフとして有効にすることができます。
＃5。 報告
これは、コンポーネントがイベントのトリガーに効果的に対応しているかどうか、およびリスクの特定、評価、および軽減手順の間に断絶があるかどうかを判断するための最も効果的なアプローチです。 また、プロジェクトのライフサイクル中に発生する新しいリスクや、リスク要因の変化も特定します。
プロジェクト マネージャーと利害関係者は、プロジェクトの実行可能性、タイミング、および収益性を評価および再評価するために、詳細な情報を必要とします。 頻繁なレポートにより、全体像を見失うことがなく、リスク管理計画がプロジェクトの成功を危険にさらさないことが保証されます。
リスク管理計画の例
完全なプロジェクト リスク管理計画テンプレートは、プロジェクト チームに一貫した方法と有用なツールを提供し、プロジェクトを成功に導きます。 これまでに学んだことを学んだ後でも、リスク管理計画を最初から作成するのは大変に思えるかもしれません。 その結果、検討のためにリスク管理計画のサンプルをいくつかまとめました。 これらのサンプルが開始するのに十分であることを願っています。
＃1。 テネシー州財務管理局
このリスク管理計画のサンプルは、テネシー州財務管理局によって作成され、企業が独自に設計するのに役立ちます。 テンプレートには、リスク アプローチ、役割と義務、および計画方法を定義するためのセクションが含まれています。 リスクの優先順位付けと修復に役立つリスク評価マトリックスを作成することもできます。
＃2。 シャイア オブ ノーザム、オーストラリア
オーストラリアのシャイア オブ ノーザムは、ガイドとしてのみ使用されるこのリスク管理計画の例を作成しました。 これは、外部プロジェクトのリスク管理計画をモデルにしています。 識別、評価、緩和、およびレポートのセクションを含む含まれているコンポーネントは、プロジェクトに関連するように編集および更新できます。 また、リスク レジストリを作成するためのテンプレート、アクション プランの表、軽減のための日付も含まれています。
＃3。 メリーランド州情報技術局 (DoIT)
IT システムの導入を検討している企業のために、DoIT はこのリスク管理ビジネス プランの例を用意しました。 システム開発のライフ サイクル全体を通じて、リスク イベント (SDLC) に備えます。 役割、リスク カテゴリ、定義、およびレポート メカニズムはすべて、必要に応じて更新できます。 リスク管理計画の手順を実行しながらリスク登録簿に記入し、関連するチャネルを通じて処理します。
リスク管理計画のベスト プラクティス
プロジェクト リスク管理計画は、多くの場合、継続的で、複雑で、包括的です。 多くの潜在的な落とし穴があります。
リスク管理チームがリスク回復力と規律の文化を発展させるのに役立つ、次の推奨プラクティスを検討してください。
＃1。 コミュニケーション
コミュニケーションは、リスク管理計画の最も重要な側面の XNUMX つです。 利害関係者、経営陣、リスク管理チームの間にオープンなコミュニケーション ラインを作成し、全員に新しい展開を知らせます。 プロジェクトの構想から結論まで主要な利害関係者と協力して、組織のビジョンと実際の結果との間に断絶がないことを確認します。
＃2。 予算とタイムラインを維持する
プロジェクトの規模と範囲によっては、リスク管理計画が高価に見える場合があります。 時間や予算の制限が不明な場合、最初にすべきことは、ガバナンス、リスク、コンプライアンス (GRC) またはエンタープライズ リスク管理 (ERM) ソフトウェアの関連情報を収集、更新、および確認することです。 プロジェクトのリスク管理計画がリスク管理フレームワークと一致しているかどうかを確認してください。
定期的に時間枠を変更したり、新しい調整に対応したりすると、プロジェクトの結果に影響を与える可能性があります。
＃3。 リスクを意識した職場文化を作る
リスクを意識した職場文化は、長期的には報われます。 トップダウンで実装されます。 上級管理職は、リスク回復力、責任、およびリスク意識の文化を育む必要があります。 トップダウンでサポートされれば、他の全員がこれらの価値観と態度をすぐに共有して、一般的なリスク管理に対する積極的なアプローチを確立できます。
＃4。 常に見直して文書化する
リスク管理計画のすべてのリスク、役割、責任、テンプレート、およびコントロールを体系的に説明および定義します。 いつでも監査し、変更を元に戻し、明確な階層を作成できます。 プロジェクトにどれだけの時間がかかっても、記録された記録があると、人事異動の結果として問題が発生することはありません。
リスク管理計画の報告
あなたがプロジェクト マネージャーである場合、プロジェクトの進行状況をチームの他のメンバーよりも包括的かつ俯瞰的に把握している可能性があります。 彼らはより大きな努力をするために日々の雑用をこなすことに関心がありますが、あなたはより広い視野に関心を持っています。
レポートは、プロジェクト チームに全体像を提示する優れた方法です。 プロジェクトに関する事実を提供し、全員がリスク管理計画に同意していることは、有効性と強力なリーダーシップを示し、多くの利害関係者の支持を高めることができます。
まとめ
リスク管理計画は、プロジェクトの成功に不可欠です。 時間枠に関係なく、これは急ぎたいものではありません。 そうは言っても、始めるのが最も難しい側面です。 このガイドが、プロジェクト リスク管理計画の作成を開始するために必要なすべての知識を提供したことを願っています。
リスク管理計画のどのような欠点または利点を経験しましたか? 以下のコメントセクションでお知らせください。
- リスク軽減戦略：例を含むXNUMXつの一般的な戦略。
- リスク軽減: リスク軽減の例と計画方法
- プロジェクトリスク管理とは何ですか？ リスク評価計画を作成する手順
- 市場リスク：ベストプラクティスと例を含む簡単なガイド
- 戦略的リスク軽減：それを正しく行う方法
参考文献
