プロジェクト管理では、上層部、株主、および潜在的な資金提供者に進捗状況を定期的に報告する必要がある場合があります。 ビジネス ケース分析を行うことは、プロジェクトの現在の状態を正確かつ包括的な方法で評価するための優れた方法です。 プロジェクト管理におけるビジネス ケース スタディの詳細については、以下をお読みください。 ビジネスケースの書き方に関するヒントも追加しました。 それで、今すぐ飛び込んでみませんか？
ビジネスケースとは何ですか?
ビジネスケースは、ビジネス上の問題を説明し、特定の行動方針を主張する提案です。 この文書はプロジェクトの初期段階で作成され、取り組みを続行するかどうかを決定するために必要なすべての情報が記載されています。
ビジネスケースを作成するには、ベンチャー企業の長所、短所、費用、リスクを比較検討して、それが目標の達成に役立つかどうかを確認する必要があります。 ビジネス ケースはこれらの事実を要約し、上層部がプロジェクトを続行するかどうかを決定できるようにします。
誰が必要ですか?
ビジネス ケースは、提案したいアイデアを持つ企業や政府関係者にとって非常に貴重なツールです。 お金やリソースの支出を必要とする何か新しいことを導入する場合、企業や政府機関はしばしばいくつかの「お役所仕事」を乗り越えなければなりません。 ビジネス ケースには、アナリスト、マネージャー、部門長、コントローラー、または同様の管理上の人物の仕事が含まれる場合があります。
ビジネスケースの書き方
ビジネスケースの書き方について考えたことはありますか? 心配しないでください。 ビジネス ケースを作成するには、次の手順に従う必要があります。
＃1。 エグゼクティブサマリー
ビジネス ケースの最初の部分は、完全な文書の要約版であるエグゼクティブ サマリーです。 プロジェクトの起源、動機、役割などの「ストーリー」を伝えるとともに、重要な事実も提供します。 ここでは段落を超えてはいけません。 次の段落では、さらに詳しい情報を提供することができます。
#2. 財務課
このセクションの目的は、予算承認者に現在の財務状況を最新情報を提供することです。 これには XNUMX つのセクションがあります。
- 財務評価: これは、プロジェクトの潜在的な収益と財務面の安定性についての中立的な評価です。 評価から収集した情報を使用して、プロジェクトの支出と予想される利益を比較できます。 財務分析の目的は、プロジェクトが金銭的に実行可能であること、および経費の面であらゆる点が問題がないことを確認することです。
- 感度分析: これにより、プロジェクトの危険が軽減されます。 プロジェクトの成果に対する影響を評価することで潜在的な成果を考慮し、曖昧な場合には価値の仮定の変更を考慮します。
#3. プロジェクトの定義
プロジェクトのスポンサー、関係者、チームは、ビジネス ケースのこのセクションから最大限の利益を得ることができます。 このセクションは次のセクションに分かれています。
- 背景情報： これにより、ビジネス上の正当な理由とプロジェクトの範囲が簡潔にまとめられます。 プロジェクト作成の動機の概要を含めます。 これは、新たな困難、予期せぬ機会、または現在の状況の変化の結果である可能性があります。
- ビジネス目標: このセクションでは、プロジェクトの重要性を説明します。 ビジネス目的では、プロジェクトがなぜ重要なのか、それが会社にどのように役立つのか、成功するためにはどのような障害を克服する必要があるのかを説明する必要があります。
- 利点と制限: これは、プロジェクトの完了によって得られる金銭的およびその他のメリットを概説することで、プロジェクトの必要性を示すことを目的としています。 なぜこれに取り組んでいるのか、そしてこれらの利点が成功にどのように役立つのかを説明してください。 良い点に加えて、プロジェクトの成功を脅かす可能性のある欠点も強調する必要があります。
- オプションの識別と選択: この部分では、遭遇した問題に対する考えられる答えをすべてリストアップする必要があります。 通常、問題に対処するにはいくつかの方法があるため、選択肢を比較検討することが重要です。 目標は、すべての可能性を検討し、最善の行動方針を提案することです。 プロジェクトが進行するにつれていくつかの選択肢が削除され、選択できる選択肢は短くなります。 最終的なビジネス ケースでは、XNUMX ～ XNUMX つのベンチマーク ソリューションを選択して提供できます。
- 範囲、影響、相互依存関係: ここで、ビジネス目標を達成するために実行する必要がある手順を指定します。 また、社内のどの部門が影響を受けるかも明らかになります。 含まれる項目と除外される項目、および他のプロジェクトへの重要な依存関係をここにリストできます。
- 計画の概要: これは、プロジェクトの計画、タイミング、活動の概要です。 これには、プロジェクトの主要な成果物のリストに加えて、プロジェクトの簡単な概要と誰が何を担当するかが含まれます。 プロジェクトは、スケジュールと同様、フェーズに分割され、各フェーズの前に主要な選択肢がある場合に最も効果的です。
- 市場評価: 市場分析は、企業が事業を展開している市場状況を徹底的に調査することです。 この部分では、会社の背後にある原動力を説明できます。 市場の政治的、経済的、社会的、技術的、法律的、環境的条件について話し合うことを検討してください。
- リスクアセスメント： これは、プロジェクトに対する主な脅威と利点、およびそれらに対処するための戦略の概要です。 プロジェクトの結果として発生する可能性のある懸念事項を含めてください。 詳細なリスト ログを作成して、プロジェクトに対する脅威と、それらを軽減するために実行している手順を記録します。
- プロジェクトのアプローチ: ここでは、プロジェクトの実行とその成功を確実にするために取られたアクションについて詳しく説明します。 タスクを完了するために実行する手順、期待する結果、そこに到達するために投資したリソースを詳細に説明します。
- 購入戦略: プロジェクト定義のこの XNUMX 番目の要素は、プロジェクトに資金を提供する手段について詳しく説明することを目的としています。 調達計画には、プロジェクトに対する組織の調達手順の詳細が含まれている必要があります。
#4. プロジェクトの組織
ビジネス ケースのこの最後のコンポーネントはプロジェクトの構造をカバーしており、XNUMX つのセクションに分かれています。 これらは次のようにフォーマットする必要があります。
- プロジェクトガバナンス: このセクションでは、読者のためにプロジェクトのフレームワークを説明します。 ここでは、プロジェクトの推進に関与する意思決定者の階層を説明することもできます。 プロジェクトの役割と責任だけでなく、適用される標準や許容範囲も含めます。 これらの考慮事項が最終的な結論にどのように反映されるかを説明します。
- 進捗レポート： 最後に、事業計画では、プロジェクトの発展をどのように監視するつもりであるかを詳しく説明する必要があります。 この計画には、プロジェクト委員会に進捗状況をどのように知らせるかを含めます。
ビジネスケース分析とは何ですか
ビジネスケース分析は、潜在的な行動方針を評価するために実行されます。 企業の状況においては、コスト、リスク、利益がこの目標にとって最も重要な XNUMX つの要素です。 つまり、ビジネス ケース分析レポートでは、対処する必要がある主な懸念事項が XNUMX つあります。
- コスト： この選択をしないことには代償が伴うのでしょうか?
- リスク： これを進めた場合、どのようなリスクにさらされるでしょうか?
- 利点： この選択をする場合、どのようなメリットを期待しますか?
この調査の目的は、この選択を続行するかどうかを決定することです。 予想される利点が、関連するコストや危険性よりもはるかに大きい場合に決定を下す必要があります。 ただし、リスクと出費が潜在的な利益を上回る場合は、別の行動を検討する必要があります。
通常、ビジネスケーススタディでは、コスト、リスク、報酬が金銭的な観点から比較検討されます。 ただし、ビジネスケース分析では、別の定量的または定性的な観点も使用される場合があります。 たとえば、意思決定のコストを金銭ではなく時間で表す必要がある可能性があります。 同様に、意思決定のリスクと利益は、それが企業のブランド価値、顧客の幸福度、または法的地位にどのような影響を与えるかを考慮することで評価できます。 ビジネスケーススタディが金銭的な影響を重視していない場合に、利害関係者が十分な情報に基づいた意思決定を行えるようにするには、メリットとデメリットを比較検討する客観的な方法を探すことが役立ちます。
ビジネスケース分析を使用する理由
ビジネスケース分析は XNUMX つの主な理由で役立ちます。 最初の利点は、作成者が考えられるすべての行動方針の長所と短所を比較検討する必要があることです。 選択をするときに、潜在的な結果の全体像を見失ってしまうのはよくあることです。 極端な結果や不利な結果を考慮すると、正しい選択ができる可能性が高くなります。
ビジネス ケース分析を使用する XNUMX 番目の利点は、対象分野の専門家 (多くの場合、プロダクト マネージャー) から関係者への重要な知識の伝達と文脈化が容易になることです。 専門家からの詳細なレポートがなければ、一部のコスト、リスク、利点の重要性が利害関係者によって見逃される可能性があります。
ビジネスケース分析をいつ使用するか
大手企業のプロジェクト マネージャーは、利害関係者の同意が必要な場合、多くの場合、ビジネス ケース分析を行います。 中小企業にとってプロジェクトマネージャーは多くの場合、会社にとって最も投資されている当事者であるため、上層部からの賛同は不要です。
ただし、中小企業であっても、このような分析を行うことは長期的には有益となる可能性があります。 上で示したように、これは意思決定者が関連するすべての要素を比較検討する必要があるためです。
ビジネスケースの管理
プロジェクトのライフサイクル全体を通じて、ビジネス ケースは構造を提供し、プロジェクトの組織化に役立ちます。 このため、棚に置くのではなく、リソースとして頻繁に使用する必要があります。 その結果、プロジェクトのスポンサーとプロジェクト委員会は、プロジェクトの継続的な実行可能性とその背後にある論理的根拠の健全性を確保するために、戦略的なポイントでプロジェクトを再検討する必要があります。 時間とリソースの無駄を避けるために、次のフェーズに進む前に評価を実施することが最善です。
なぜビジネスケースが必要なのでしょうか?
ビジネス ケースが必要なのは、次の XNUMX つの理由からです。
- これは、意思決定者にプロジェクトのコンセプトを進めるよう説得することを目的としていますが、会社の全体的な戦略に沿った取り組みの優先順位付けにも役立ちます。
- 競合する可能性のあるプロジェクト間で公平な比較を行うために、ビジネス ケースでは評価プロセスが標準化されています。
- プロジェクトが選択された場合、ビジネス ケースを使用して、計画の初期段階でプロジェクトの範囲をより適切に管理できます。 プロジェクトが終了した後でも、プロジェクトの計画と実行の成功を評価するために使用できます。
ビジネスケース分析とビジネスケース
おそらく、ビジネス ケースとビジネス ケース分析の違いについて混乱しているかもしれません。 これらの名前は両方とも、ビジネス分析に使用される同じ種類のソフトウェアを表します。 レポートを「ビジネスケース」と呼び、それを分析する手法を「ビジネスケース分析」と呼びます。
ビジネスケースドキュメントとは何ですか?
この文書は、意思決定者に特定の行動方針を受け入れるよう説得するために書面で提示される議論です。 よく開発されたソリューションでは、問題に対する潜在的な解決策が調査され、意思決定者が会社にとって最も有益な解決策を選択できるようになります。
ビジネスユースケースの目的は何ですか?
ビジネス ユース ケースの目的は、顧客に有益で測定可能な成果を提供するために組織が実行する必要がある手順の概要を説明することです。
ビジネスケースを書くのは誰ですか?
多くの組織では、プロジェクト マネージャーまたはビジネス アナリストは、プログラム管理の責任であるにもかかわらず、徹底的なビジネス ケースを作成する任務を負っています。 ビジネス ケースは、プロジェクト アシュアランスが支援できるもう XNUMX つの分野です。
最終的な考え
ここでは、説得力のあるビジネスケースを作成するための手順を説明します。 議論の範囲が広いため、結果として得られるビジネスケースは困難に見えるかもしれません。 ビジネスケースでは、すぐにビジネスに取り掛かる必要があります。 プロジェクトが比較的小さい場合は、数ページでも可能です。 より複雑なプロジェクトや高度なビジネス変革イニシアチブの場合、ドキュメントは長くなります。 したがって、対象読者を念頭に置いて各パートを作成し、補足資料を付録に保存する必要があります。
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参考文献
