ベンダー管理者は、組織が簡単にアクセスできるように、すべてのベンダー データと関連する活動をまとめたオンライン リソースを参照することもできます。 ベンダーまたはサプライヤー管理用のソフトウェアは、RFP 手順の管理やサプライヤーとのコミュニケーションの改善など、さまざまなタスクを実行できます。 この記事には、ベンダー管理に必要なすべての情報が含まれています。
ベンダー管理とは
「ベンダー管理」という言葉は、ベンダーとも呼ばれるサプライヤーを管理するために企業が採用する手順を指します。 サプライヤーの選択、契約の交渉、価格の管理、ベンダー関連のリスクの軽減、およびサービス提供の保証は、すべてベンダー管理の一部です。
組織の性質に応じて、企業は、清掃業者、マーケティング コンサルタント、IT ベンダー、シーフード サプライヤーなど、幅広い業界からベンダーを雇う場合があります。 ベンダーは、中小企業または非常に大企業である可能性があります。
ベンダー管理が重要な理由
いくつかの理由から、ベンダー管理は非常に重要です。 特定のビジネス ニーズに最適なベンダーを選択する際の最も重要な要素の XNUMX つは、ベンダー管理です。 さらに、企業はベンダー管理を採用して、コスト削減の可能性を最大化し、オンボーディング手順を加速するなど、目的を達成することができます。
サプライチェーンの混乱と保証のリスクを軽減するために、指定された商品とサービスが時間通りに必要な基準で提供され、ベンダーも適切に管理される必要があります。 これを超えて、強力なベンダー管理戦略は、企業がサプライヤーとのより緊密な関係を築くのに役立ち、低価格で交渉する機会を提供する可能性があります.
ベンダー管理の仕事内容
ベンダー管理プロセスには、次のようなさまざまなアクションが含まれます。
＃1。 選択
ベンダーの選択は、ベンダー管理プロセスを構成する多くの操作の XNUMX つです。 見積依頼 (RFQ) と提案依頼 (RFP) は、潜在的なベンダーから見積もりを取得するために使用されます。 ベンダーの候補リスト作成と選択も、ベンダー選択プロセスのステップです。 価格は、選択プロセス中に間違いなく考慮されます。 しかし、企業は、ベンダーの評判、能力、実績など、他の側面も考慮する必要があります。 また、特定の契約のためにどのベンダーを指名するかを選択する際のコミュニケーションにおけるベンダーの有効性。
＃2。 交渉
契約の交渉。 最初に契約書を正しく起草し、合意した条件が両当事者にとって有利であることを確認することが重要です。 対象となる商品またはサービス、取り決めの開始日と終了日、およびすべての重要な条件を定義することは、契約交渉の長いプロセスのすべてのステップです. また、守秘義務や競業避止義務などにも注意が必要かもしれません。
＃3。 ベンダーの組み込み
これには、ベンダーをビジネスの認定サプライヤーとして確立するために必要な書類とデータを集める必要があります。 また、ベンダーが提供する製品またはサービスに対して補償を受けることができることを確認してください。 オンボーディング手順には、必要な連絡先および支払い情報に加えて、ベンダーが保有する関連ライセンス、納税申告書および保険の詳細などの情報が含まれる場合があります。
＃4。 パフォーマンスの追跡
企業は、ベンダー管理プロセスの一環として、ベンダーのパフォーマンスを追跡および評価します。 これには、製品の品質や数量、納期などの重要業績評価指標 (KPI) に関連するパフォーマンスの評価が必要になる場合があります。
＃5。 リスクの管理と監視
ベンダーは、訴訟の危険性、データ セキュリティの懸念、コンプライアンス違反、知的財産の盗難など、ビジネスに影響を与える可能性のあるリスクに注意する必要があります。 企業はまた、ベンダーの行動や、商品やサービスを時間どおりに提供できないことが業務の混乱を引き起こす可能性にも注意を払う必要があります。
支払い。 ベンダーが、定められた条件に従って提供する製品およびサービスに対して迅速な支払いを受け取れるようにする。
ベンダー管理の問題
企業が使用するベンダーを一元的に把握することは、大規模なサプライヤー ネットワークや複雑な地理的フットプリントを持つ企業にとっては困難な場合があります。 サプライヤーから適切な文書を入手し、必要なリスク評価を実施することは、ベンダー管理プロセスの難しいステップです。 問題を防ぐには、適切な手順と機器を採用することが重要です。
ベンダーとの関係が効果的なプロセスで意図した価値を確実に提供するために、企業はベンダー管理戦略を使用する場合があります。 計画には、特定の測定可能な目標の設定、KPI の監視、ベンダーとの強力な関係の確立と維持などのトピックが含まれる場合があります。 戦略的ベンダーを特定し、そのような関係を促進するための投資を行うために、企業はサプライヤーを分類することもあります。 その他の要因には、特定のベンダーに過度に依存することを防ぐための予防措置が含まれる場合があります。
ベンダー管理の在庫
ベンダー管理在庫は、プロセスと在庫管理ソフトウェアの集まりであり、サプライヤーでもあるメーカーがディストリビューターの在庫在庫を改善する仕事を引き受けます。
ベンダー管理在庫ソフトウェア システム
仕入先支援在庫補充または継続補充プログラムと呼ばれることもある、ベンダー管理の在庫システムを使用することで、注文をより迅速かつ効率的に満たすことができます。
このタイプのシステムでは、両当事者がデータを共有して、注文の精度を向上させます。 ただし、ベンダーは、在庫とその使用について従業員と関係者に通知し、教育する権利があります。
ここでは、いくつかのベンダー管理インベントリについて説明します。
＃1。 主な機能
ビジネスにとって、最高の機能を備えたソフトウェアを選択するのは難しいかもしれません。 特定のソリューションを初めて使用する場合、これはさらに恐ろしく思えるかもしれません。
プロセスを簡単にするために、VMI ソリューションに必要な要件のリストをまとめました。 また、会社のニーズに完全に一致する追加のスキルを検索することもできます。
＃2。 需要予測
VMI ソリューションが提供する重要なスキルの XNUMX つは、商品の正確な需要予測です。 これらは、効果的な製品の組み立て、製造、および配送のための需要予測を提供します。
顧客基盤を構成する多数の企業の個々のユニットのデータを調整することにより、インサイトに基づいたサプライ チェーン計画をサポートします。 さらに、このプログラムは、パフォーマンスの低い在庫管理システムを特定し、倉庫や小売スペースの過剰在庫を防ぐのに役立ちます.
＃3。 在庫管理
会社が作成、保管、購入、または販売する商品のデータを効率的に追跡できます。 さらに、このプログラムは正確な価格設定を可能にし、最適な供給レベルを維持するのに役立ちます。 シリアルおよびロットの追跡機能は、適切なベンダー管理の在庫システムに含める必要があります。
＃4。 データ転送
企業内のデバイス間、またはクライアント、顧客、ビジネス パートナー間でのデータとドキュメントの簡単な共有は、VMI ソリューションによってサポートされます。 これには、税金と通関に関するデータ、在庫記録、注文書、領収書、出荷情報などがあります。
＃5。 電子商取引の統合
一般的な e コマース プラットフォーム、ショッピング カート、および Web サイトで動作する VMI ソリューションを選択できます。 その結果、在庫レベル、現金とデジタルを含む支払い方法、および配送オプションがすべてより合理化されます。
ベンダー管理システム
ベンダー管理システム (略して VMS) は、企業が契約の開始から完了まで、または契約を結ぶ最初の段階でさえ、ベンダーとの関係を管理するのに役立つソフトウェア パッケージです。
ベンダー管理システムが必要な理由
最高のベンダー管理システムを利用することで、サプライヤーとのつながりを最大化できます。 ベンダー管理は、調達チームの成功に不可欠です。 Kissflow Procurement Cloud のようなベンダー管理ソリューションには、サプライヤーの認定からオンボーディング、サプライヤーのパフォーマンスを把握するためのカタログの作成と管理を可能にすることまで、多くの利点があります。
以下は、ベンダー管理システムを使用するその他の利点です。
- ベンダー関係管理のイニシアチブを成功させることで、人員と財源を最も効率的に使用することができます。
- 商品・サービスのタイムリーな提供
- 一貫した結果を提供することで、顧客との関係を強化できます。 ベンダー管理システムにより、関連するエンド ツー エンドのプロセスがより効率的になります。
- カスタム レポートと KPI により、ベンダーのパフォーマンスを評価できます。
- これはどれも手作業を必要としませんでした。
- 最高レベルの生産性のために調達手順を改善する
ベンダー管理の役割とは?
ベンダー マネージャーは、貴社とベンダー/パートナーとのパートナーシップを促進および維持するために、契約を交渉し、サプライヤーの基準を確立し、可能な限り最良のベンダーを見つけます。
ベンダー管理の責任者は誰ですか?
上級管理職はベンダーの管理を担当し、取締役会はベンダー リスクの管理を担当します。
ベンダー管理の種類は何ですか?
調達に加えて、その他の管理機能には、ベンダー オンボーディング、ベンダー関係管理、ベンダー リスク管理、パフォーマンス管理、契約管理、コンプライアンス管理、および SLA 管理が含まれます。
ベンダー管理は人事の一部ですか?
人事管理に似たビジネス分野であるベンダー管理は、従業員ではなくベンダーを管理するために使用されます。 ベンダー管理の目標は、最初から最後までリスクに基づいて全体的なプロセスにアプローチすることで、ベンダーとの関係の価値を最適化することです。
ベンダー管理スキルとは?
ベンダー管理能力は、外部 (製品またはサービス) ソースを計画および操作する能力を示します。 あなたの仕事は、日常的な商取引を永続的なコラボレーションに変えるために、サプライヤーとの協力関係を確立することです。
ベンダー管理の XNUMX つの段階とは?
＃1。 評価
最初の段階である評価では、現時点でのデータ管理プロセスの状態とそれに伴う要求を評価します。 この重要なステップにより、機関は修正が必要な問題を理解することができます。
＃2。 殺菌する
XNUMX 番目のステップでは、滅菌、重複データの削除、欠落データの発見、誤ったデータの修正、非アクティブまたは古いアカウントの削除、および新しいプロセス ルールの開発が行われます。 データの最も徹底的な分析が必要であり、最も「是正」措置が必要なため、滅菌はプロセスの中で最も時間がかかるプロセスの XNUMX つです。
＃3。 安定させる
標準の概要を説明し、ベンダー プロファイルを完成させ、ベンダー管理システムの内外で責任を記録することはすべて、第 XNUMX のステップである安定化の一部です。 安定化は、標準化された一貫した方法を提供し、今後もより良いプロセスを維持するための基準を設定します。
＃4。 最適化
最後の XNUMX 番目のステップである最適化は、ベンダーのセルフサービスに集中し、詐欺や危険を減らし、データ検証のための継続的なプロセスを行います。 最初の XNUMX つのプロセスの集大成である最適化により、プロセスが最適な状態で動作するようになります。
まとめ
ベンダー データ管理では、通常、多くの調達業務の場合と同様に、スムーズなプロセスを確保するために、多数の部門と利害関係者が協力して作業する必要があります。 ベンダーのデータは動的であるため、ベンダーの記録を評価して無菌化するだけでは、機関は永続的で有益な結果を生み出すことができません。 適切なルールとプロセスを整備し、効率的な変更管理を通じて完全に取り入れ、ビジネス要件の変化に応じて更新する必要があります。 ベンダーのデータが慎重に管理されていれば、機関はデータの傾向をより適切に使用して、不正行為の予測や戦略的な調達計画などの運用を適切に監視できます。
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参考文献
