旅行管理ソフトウェアを使用すると、旅行の予約、将来の旅行の計画、過去の旅行の記録、レポートを作成できます。 重要なアプリケーションと機能としては、企業ポリシーの自動化や出張時のベンダー/請求書の統合などがあります。 この記事では、あらゆる出張に役立つ最高の無料出張管理ソフトウェアについて説明します。
概要
出張管理ソフトウェアの助けを借りて、出張をオンラインで計画し、処理することができます。 また、このソフトウェアはすべての出張を追跡し、それに関するレポートを作成します。 これらのプログラムの助けを借りて、企業は従業員の出張を追跡し、すべての支出に関する報告を取得し、社内の出張ルールに従わない従業員を罰することができます。
このツールは、従業員からのすべての経費報告書を XNUMX か所にまとめることにより、企業が旅行に費やした金額を追跡するのに役立ちます。 ただし、個々の旅行代理店を雇ったり、領収書を経費管理ソフトウェアに手動で入力したりする代わりに、無料の旅行管理システムを使用すると、旅行を予約し、旅行の購入を即座に報告するためのツールがユーザーに提供されます。
出張管理ソフトウェアはあらゆる規模のビジネスに役立ちますが、これは事実です。 無料の出張管理ソフトウェアがなければ、従業員は通常、Web サイトや旅行代理店を通じて自分の出張を予約し、経費報告書を提出して支払いを受け取ることになります。
企業の規模を問わず、従業員は新しい方法を使用して自分の旅行を計画できます。この方法では、会社の旅行ポリシーと承認された手順がすでに設定されているシステムが使用されます。 従業員が払い戻しを待つ必要がないように、このプログラムには会社の支払い方法に関する情報も含まれているため、報告のために支出を簡単に追跡できます。
出張管理ソフトウェア
「出張管理」とは、企業が従業員の出張の手配、コスト、注意義務の要件を処理するプロセスです。 最近の調査によると、出張は企業にとって最も大きな変化が生じる可能性のあるコストの XNUMX つです。 このため、成長を目指す企業にとって、これは非常に重要な戦略的要素となります。 以下は、最高の無料出張管理のためのソフトウェアの一部です。
#1. 旅行サービスプロバイダーの管理と交渉
このプロセスは継続的に行われるため、従業員は常に最適なプランと価格を得ることができます。 出張の管理者は、従業員の旅行に関するデータを収集して分析することで、従業員の旅行方法の傾向を見つけ、変化するニーズに対応できます。 ただし、チームは価格を比較する Web サイトを使用して、確実に良い取引ができるようにすることができます。 また、ゲストや顧客にフィードバックを求めて、滞在場所や移動手段が安全で信頼できるものであることを確認することもできます。
#2. 観光客の安全への配慮
企業は従業員の出張中の世話をする必要があります。 緊急事態が発生した場合、人がいつどこに居るかを把握することが重要です。 たとえば、従業員の勤務地で火災や病気の発生があった場合、会社は従業員に連絡し、安全に帰宅する方法を教えなければなりません。
#3. ルールを整備する
承認するために 従業員 旅費や経費の請求を行う場合は、提出されたフォームが正しいこと、必要な添付書類がすべて含まれていること、スタッフが正規のサービスプロバイダーを使用していることを確認する必要があります。 これは、旅行の計画を担当する担当者が、ルールに反する支出に対して迅速に対応できるよう、正確かつ完全なレポートをタイムリーに入手する必要があることを意味します。 最新のデジタル旅行管理システムは、支出の予測と投資収益率の追跡に使用できるデータを提供します。 また、これにより、トップ企業は柔軟な出張ポリシーを持つことができます。
#4. 出張に関するルールと計画の作成と施行
組織の出張管理チームは、会社とその従業員を調査して、ビジネス目標を達成するためにどのような種類の出張が必要になる可能性が高いかを判断します。 支出制限、優先ベンダー、推奨される旅行クラスや移動方法などのルールがリストされます。
最高の旅行管理ソフトウェア
出張管理システムを利用すると、出張の予約、追跡、分析が簡単になります。 「旅行管理システム」という言葉を聞くと、ほとんどの人はソフトウェアを思い浮かべます。 ただし、この用語は、出張を計画するというより大きなプロセスを意味することもあります。 旅行の予約に最適な無料の旅行管理ソフトウェア アプリは次のとおりです。
#1. レズディ
Rezdy は、旅行および観光業界向けに作られたクラウドベースの予約システムおよび配信プラットフォームです。 Web サイトにリンクするか、HTML コードをコピーしてコンテンツ管理システムに貼り付けることで、Web サイトに簡単に追加できます。
#2. 確かに走行距離
企業は、コストを自動的に計算し、払い戻しを容易にする走行距離追跡用の安全なツールである SureMileage を使用することで、時間とお金を節約できます。 業界標準の会計および支払いシステムと連携するため、確実かつリアルタイムで支払いを受け取ることができます。
#3. トラベルワークス
TravelWorks は、あらゆる種類の旅行会社が旅行の予約と請求書の発送を容易にする Web ベースの ERP システムです。 重要な部分には、請求、顧客関係管理、マーケティング分析、保険提案、対象ユーザーのセグメント化、役割の割り当てなどが含まれます。
#4. ハッピー
Happay は、従業員や管理者が自分の好きな時間に航空券、ホテル、タクシーなどを予約できる、この種の最初の出張プラットフォームです。 飛行時間、フライトのキャンセル、その他の旅行の問題に関する情報と分析。
#5。 トラベルパーク
TravelPerk は出張の手配に最適な方法です。 国内外問わず、仕事のための旅行をしっかり計画しましょう。
無料の旅行管理ソフトウェア
あらゆる規模の企業は、出張の処理専用に作られたソフトウェアを使用することで、時間と費用を節約できます。 旅行の予約に最適な無料の旅行管理ソフトウェア アプリは次のとおりです。
#1. ポイントの進捗状況
Point Progress を使用すると、経費報告書からライセンス認証、文書やタイムシートの追跡に至るまで、あらゆるものを合理化および自動化できます。 MyExpenses を使用すると、支出制限、記録、払い戻しを簡単に追跡できます。
#2. アホイ
旅行をすぐに予約、変更、キャンセルできる簡単な方法を提供し、ヘルパーや忙しいスケジュールを持つ人々の生活を楽にします。 最新かつ有用なデータをユーザーに提供します。 アマデウスの新しい飛行時間と航空券価格のサポートが組み込まれています。アプリでいつでもチャットできます。
#3. トラベレーター
ビジネス支出、旅行、カードのすべてを単一のプラットフォームで月額定額料金で処理できます。 出張や経費の管理を上手に行うことで、会社が持続的に成長することができます。 旅行や経費の計画から支払いまでの完全なサービスを提供する唯一の会社です。
#4. ユリ
プラットフォームを使用して予約の前後にクリックするだけで、コーディングを必要とせずに請求書にアドオンを追加する方法をご覧ください。
#5. TRM経由
Via は、大学の国際オフィスが海外旅行中の学生や教職員を追跡するために使用できる最先端のサービスです。 彼らの目標は、日常業務を簡素化し、より広い世界観を与えることで顧客の生活を向上させる、使いやすく強力なソフトウェアを顧客に提供することです。 Via の目標は、顧客と永続的な関係を構築することです。
すべての旅行管理ソフトウェアに共通するものは何ですか?
旅行管理に最適なソフトウェアは、旅行の計画から支払いの受け取りまで、すべてを処理します。 出張管理システムを使用することが良い理由は次のとおりです。
#1. インタラクティブインターフェースで予約する
使いやすいインターフェースを通じて、従業員は競争力のある在庫と価格にアクセスできます。 クレジット カード番号、特典プログラムのメンバーシップ、好みの航空会社やホテルなど、すでに保存されている情報を使用して、自分自身または同僚の旅行を予約できます。
#2. 当社規定に基づくフィルター
この機能を使用すると、企業は予約オプションを予算内に収まるもののみに制限できます。 これにより、予算を守り、ルールに従うことが容易になります。
#3. スケジュールとイベントを計画する
旅行の手配を容易にするために、チーム メンバーはスケジュールを共有および同期できる必要があります。 マネージャーは従業員の居場所を把握し、旅行計画に合わせて電話や会議のスケジュールを設定できるようになりました。
#4. 支出の受領、検証、監視
多くの TMC のデジタル領収書のインポートおよび提出機能により、出張の多い従業員は経費の払い戻しを簡単かつ迅速に受け取ることができます。 この機能を使用すると、請求のステータスを確認し、いつお金を受け取ることができるかを知ることができます。
＃5。 報告
従業員はこのソフトウェアを使用して経費報告書を作成して送信できるだけでなく、過去の報告書や経費を確認して分析することもできます。 レポート セクションを使用すると、マネージャーはスタッフが出張に費やした金額を追跡し、将来の計画を立てることができます。
旅行管理ソフトウェアの利点は何ですか?
すべての予約タスクを XNUMX か所にまとめることにより、旅行管理ソフトウェアはユーザーの時間と労力を節約できます。 旅行管理ソフトウェアを使用する利点は次のとおりです。
#1. インタラクションをスケジュールするためのフル機能のインターフェイスが可能
従業員は、中央インターフェイスを通じて、利用可能な旅行を検索し、価格を比較し、自分自身または同僚の宿泊施設を予約できます。 支払いおよびロイヤルティ プログラムの情報を保存する機能は、このユーザー インターフェイスの便利な部分です。
#2. 社内出張要件への準拠の自動化を促進
企業の出張ポリシーを出張管理ソフトウェアに統合できるため、支出と予算の目標を達成しやすくなり、出張コストが削減されます。 これらのルールを活用することで、旅行管理者はチームが予算を最大限に活用し、会社のポリシーに従っていることを確認できます。 これらの規則では、従業員が請求できる料金の種類と、規則に従わない請求に対する払い戻しの停止について説明します。 会社のポリシーは自動的に適用されるため、不正な経費が誤って送信されたり受け入れられたりすることはありません。
#3. コストを抑えるためのツール
マネージャーと 会計士 支出管理ソフトウェアは旅行費用を追跡し、より適切に整理するのに役立つため、役立つと感じるかもしれません。 これらのソリューションは、承認された旅費の処理と払い戻しに加えて、膨大な数の経費トランザクションも分析して、支出傾向と予算編成のニーズを把握します。
#4. レポート能力の向上
出張管理ソフトウェアには、管理者がより適切な情報に基づいた意思決定を行うのに役立つ機能が備わっています。 これらのプログラムを使用すると、疑わしい支出や予約を追跡しやすくなり、長期的により良い結果が得られるように現在の手順を微調整することを提案するものもあります。 旅行プログラムを管理する際にレポートを作成することで、旅行者を監視し、コスト削減の機会を見つけることができるという XNUMX つの利点も得られます。
旅行管理ソフトウェアの使用における困難
旅行管理ソフトウェアに関する問題は珍しいことではありません。 旅行管理ソフトウェアを使用する際のいくつかの困難は次のとおりです。
＃1。 統合
システム間での情報の転送は、経費管理と会計との統合がなければ不可能です。 経理部門は、予約システムから提供される情報と実際に発生した費用に基づいて、旅費を統合し、さまざまなコストセンターに割り当てることができなければなりません。 データが正しくなく、すべてのシステム間で一貫性がなければ、組織または従業員が金銭を失う可能性があります。
＃2。 プライバシー
従業員の個人情報は、旅行サービスの支払いや払い戻しのための銀行情報の提供に自分のクレジット カードを使用するため、危険にさらされています。 さらに、従業員は旅行中に仕事と個人の費用の両方にクレジット カードを使用することができます。 最後になりますが、一部の費用レポートには、名前や住所などの機密の個人データが含まれる可能性があります。 許可された従業員と監督者だけが会社の機密情報にアクセスできるようにする必要があります。 外部勢力からの安全確保も不可欠です。
#3. 「Bring Your Own Software」の普及
BYOS の傾向は、労働者が雇用主によって認可されていないプログラムを利用することを奨励しています。 通常、雇用主は従業員に出張管理ソフトウェアを提供しますが、従業員は予約、経費の管理、ロイヤルティ ポイントの獲得に好きなツールやアプリを自由に使用できます。
さまざまな旅行管理ソフトウェア
以下に走行制御システムの例をいくつか示します。
#1. 企業
エンタープライズ旅行管理ソフトウェアは、幅広いビジネス アプリケーションにバンドルされたり、同じカテゴリの他のアプリケーションと同期する機能を備えたスタンドアロン製品として販売されたりすることがあります。 ある意味、ビジネス ソフトウェアは最新のオンライン旅行代理店に似ています。
#2. Smbs、つまり中小企業
特に予約プロセスでは、大企業の対応物と比較して、中小規模の出張管理ソフトウェアが威力を発揮します。 中小企業 (SMB) の旅行プラットフォームは、大企業の旅行プラットフォームと同様に、通常、支出管理や走行距離追跡プログラムなどの他のビジネス ツールと連携します。
旅行管理ソフトウェアを主に使用するのは誰ですか?
企業の規模を問わず、従業員は誰でも出張管理ソフトウェアを使用できます。 これは、次のカテゴリの従業員によって最も頻繁に使用されます。
#1. 販売とコンサルティングのプロフェッショナル
現在または将来の顧客と会うために出張する必要がある営業マンは、出張管理ソフトウェアを使用して出張の計画と予約を行う可能性があります。
#2. 監査グループ
会計部門は、出張を計画する際に、ソフトウェアのレポート機能と予測機能を活用します。 これにより、旅行支出の監視、旅行予算に関する重要な政策選択の策定、将来の支出制限や制限の確立が可能になります。
＃3。 マネージャー
管理者はこのプログラムを使用して、旅費にどれだけのお金が費やされているかを把握し、各従業員の休暇と返金の要求に「はい」または「いいえ」と答えることができます。 レポートやその他のデータを確認することで、企業はコストを節約するのに役立つ傾向を見つけたり、企業価格について好みのベンダーとより明確に話し合ったりすることができます。 また、このプログラムを使用して、従業員の旅行計画を表示し、従業員の位置を追跡することもできます。
旅行管理の柱とは何ですか?
次のとおりです。
- 信頼しています。
- 透明性。
- シンプルさ。
- 影響。
- 注意義務。
- 持続可能性。
Concur は旅行管理会社ですか?
はい、それが真実です。 Concur Travel & Expense は、出張と経費を管理するためのビジネス界の標準です。 IDCによれば、同社は市場シェアの51.5％を占めているという。 Concur Travel は旅行管理用のソフトウェアとして、ほとんどの TMC および GDS で動作します。
旅行管理会社を利用するメリットは何ですか?
次のとおりです。
- 宿泊費や航空券が安くなります。
- 専門家の意見と知識。
- 昼夜を問わず、いつでも助けを求めることができます。
- 休暇保険プランのお手伝い。
- 包括的なデータ分析。
- 旅行者に対する警告と勧告。
- 最先端技術の応用。
- より冷静になることが結果です。
旅行管理会社の 5 つの基本機能とは何ですか?
次のとおりです。
- 目的地リサーチ。
- ネゴシエーション。
- 予約をする。
- 輸送
- カンファレンス組織。
- 旅行費用を記録してください。
旅行代理店と旅行管理会社の違いは何ですか?
従来の旅行代理店が時折扱うレジャー旅行のニーズとは対照的に、旅行管理会社が提供する継続的なサービスは、コストを節約し、ポリシーの一貫性を維持し、顧客の時間を解放するように設計されています。
旅行管理会社はどのようにして利益を上げているのでしょうか?
法人旅行会社は、サービス料、正味またはプライベート運賃、航空会社の手数料から収益のほとんどを稼いでいます。 法人旅行会社 (TMC) は、事業を継続するために航空券に大きく依存しています。
旅行管理会社はどのように機能しますか?
出張に関しては、どんな規模の企業でも旅行管理会社 (TMC) のサービスの恩恵を受けることができます。 TMC は、時間を節約し、ストレスを回避し、旅行の危険を管理し、コストを削減し、旅行者をより適切に支援し、統合レポートを作成するのに役立ちます。
旅行管理会社はどのように選べばよいですか?
会社がその地域に住む専門ガイドを雇用していることを確認してください。 最高のガイドは、言葉が上手で、たくさん旅行をしており、緊急時に何をすべきかを知っており、心肺蘇生法を知っています。 ご不明な点がございましたら、カスタマー サポート番号に電話してガイドについてお問い合わせください。
企業の大手企業との協業経験を判断する ビジネス。 旅行管理の分野における当社の経験についてお問い合わせください。 参考文献について尋ねることを忘れないでください。 評判の良い TMC なら、顧客が満足し、喜んであなたに勧めてくれるでしょう。
まとめ
旅行管理ソフトウェアの目的は、旅行の計画、チケットの購入、経費の管理を容易にすることです。 企業やその他のグループは、購入プロセスを容易にし、すべての出張経費を XNUMX か所で追跡し、出張予算を処理するためにこのプログラムを使用します。 業界での人脈と経験を持つプロの旅行マネージャーの助けを借りて、通常は最高の旅行価格を見つけたり、交渉したりすることができます。
- 旅行保険には価値がありますか? 知っておくべきことすべて
- 企業旅行管理会社
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- フライトに最適な旅行アプリ: フライト、ホテル、知っておくべき情報に最適なアプリ
- 旅行代理店になる方法: 簡単な手順、更新されました!!!
- 企業旅行管理会社。
- 旅行代理店になるためのステップ: 詳細ガイド
参考文献
