すべての関係者が規定の基準を順守し、契約で合意されたレベルのサポート、サービス、および製品を提供することを保証することは、調達契約管理プロセスとして知られています。
効率的な調達契約管理の重要な要素は、組織が想定するリスクを軽減しながら、契約から最大限の利益を確実に得られるようにすることです。 また、コストを削減する方法を見つけ、関係の性質が発展するにつれて必要になる可能性のある契約の改訂のファシリテーターとして行動することも含まれます.
契約管理調達におけるベスト 5 プラクティスの一部を次に示します。
＃1。 調達契約の早期管理を重視
調達契約管理は、起草してから検討しても遅い。 契約が起草された場合、契約条件を変更することははるかに困難です。
代わりに、調達プロセスの開始時からそれを念頭に置いてください。 最初は多くのことをコントロールできるので、これは重要です。
次のステップは、契約と、あなたの会社がパートナーシップから最大限の利益を得ることを保証するために組み込む必要がある要素を検討することです.
＃2。 すべての手動ステップを取り除く
多くのスプレッドシート、サイロ化されたシステム、および個別のアプリケーション間でデータを手動で追跡すると、人的ミスや時間の浪費が発生する可能性が高くなります。
チームが契約の更新について覚えておく必要があり、より良い条件を交渉する機会を逃す可能性があります。 さらに悪いことに、マイナス価格の長期契約に縛られるリスクがあります。
CLM (Contract Lifecycle Management) ソフトウェアを使用して多くの手順を自動化することにより、人間の労働に固有の危険を避けることができます。 これらのプラットフォームは、サプライヤーに関する情報の収集と契約上の義務の追跡を簡素化します。
さらに、ベンダーのパフォーマンスに関するリアルタイムの洞察を得ることができるため、期待に応える必要のあるベンダーを積極的にフォローアップできます。
＃3。 在庫を最適化する
経済の特定のセクターで利益率が低下し続けているため、企業は支出を抑制し、収益を上げるための新しい方法を絶えず模索しています。 したがって、それは 調達 チームは一定の棚卸を行い、そのレベルが最適なレベルに維持されていることを確認します。 以下は、知っておくべき在庫情報のリストです。
- 在庫を維持するための「実際のコスト」は、製品の発注よりもはるかに多くなります。
- 料金の保持に関する経験則は、20 ～ 30% です。
- 時間の経過とともに劣化する製品は消耗品だけではありません。 家電製品からアパレルに至るまで、あらゆるものが劣化しがちです。
- 適切な計画と予測の欠如は、不均衡な在庫の主な原因です。
世界中の調達業務のリーダーは、改善されたデータ駆動型の洞察の可能性に徐々に気づき始めています。 2018 年のグローバル CPO 調査では、参加者のほぼ半数が、自社がインテリジェントで高度な洞察を使用してコストと在庫レベルを最適化していることを認めています。
以下は、在庫が最適化されているかどうかを判断するために企業が自問する必要がある質問のリストです。
- 余剰在庫、安全在庫、補充在庫で構成される運用在庫の割合は?
- 調達チームは、必要以上の製品またはサービスを取得していますか?
- 月に何回購入するのがベストですか？
- 注文と作成された購買要求の間に不一致はありますか?
＃4。 義務を注意深く監視する
調達契約をデジタルで一元化することのもう XNUMX つの利点は、自社および契約している他の企業のコミットメントを含め、すべての契約上のコミットメントをより厳密に監視できることです。
重要な締め切りをマークし、次の成果物に関する通知を自動的に受信することは、比較的単純なタスクです。 このようにして、あなたの会社は更新期限に間に合わせることができます。
さらに、ベンダーからの成果物の遅延または欠落の数を監視し、その結果、大幅に削減することができます。
＃5。 コンプライアンスを確保
契約が関連する社内法、業界法、および規制法に準拠していることを確認することは、すべての契約スケジュールを監視することと同じくらい重要です。
違反すると、罰則、法的措置、評判の低下など、会社にコストがかかる可能性があるため、すべての契約を見直して、その条件を完全に遵守していることを確認する必要があります。 契約を一元化することで、この目標をより簡単に達成できます。これにより、不正な部門がこれらの重要なコンポーネントを欠いた契約を作成するのを防ぐことができます。
事前に承認された条件で契約を開始するか、必要なすべてのコンプライアンス関連情報を含む完全な契約テンプレートを使用すると、コンプライアンスが容易になります。 これにはいくつかの方法があります。
まとめ
これらの調達のベスト プラクティスのいくつかは単純で一般的なものに見えるかもしれませんが、他のものはこの分野で最近開発されたものです。 ただし、組織は、それらを適切に実装することで、調達の卓越性を解き放つことができます。
持続可能な調達戦略を策定するための最初のステップは、クラウドでホストされるデジタル調達ツールを取得することです。
