日常生活で「タイムマネジメント」という言葉をよく耳にしますが、その意味や時間を適切に管理する方法を理解している人はほとんどいません。
私たちは毎日、少なくとも 10 時間から 12 時間は睡眠に費やし、さらに数時間は食事の準備と食事に費やしています。 XNUMX ～ XNUMX 時間の通勤時間、交通機関の遅延、およびその他の小さな驚きが追加されます。 仕事を終え、勉強し、趣味を管理し、自分自身の世話をし、社交し、家族と時間を過ごすために、私たちは XNUMX 日 XNUMX 時間から XNUMX 時間しか与えられません。 イベントと特別なイベントはまったく別の問題です。
過度に圧倒されることなく、短期間で多忙なスケジュールを処理したい場合は、効果的な時間管理スキルを確立する必要があります. この投稿では、時間管理とは何か、そしてそれを使用して XNUMX 日を最大限に活用する方法を学びます。
時間管理とは何ですか？
時間管理とは、生産性、効率、および成功を高めるために、特定の活動、タスク、またはプロジェクトに費やす時間を計画および管理するプロセスです。 限られた時間の中で、一日を有意義に過ごし、目的を達成するために欠かせない能力です。
時間管理とは、XNUMX 日にできるだけ多くの活動を詰め込むことや、時間を最大限に活用することだけではありません。 また、スケジュールに厳しすぎたり融通が利かないことや、より多くのことを達成するために健康と幸福を犠牲にすることでもありません。
時間管理には万能の答えはありません。 ある人にとってうまくいくことは別の人にとってはうまくいかないかもしれないので、個々の要件と状況に合った時間管理テクニックを確立することが重要です.
さらに、中断や予期しない出来事が発生する可能性があること、およびこれらの変化に対処するために柔軟で適応する必要があることを忘れないでください.
「時間を管理できなければ、他のことをコントロールすることはできません。」 – ピーター・F・ドラッカー
時間管理思考の父であるピーター・ドラッカーのこの言葉は、人生のあらゆる面で成功するためのコア能力としての時間管理の重要性を強調しています。 時間を効率的に管理しないと、目標を達成したり、仕事、人間関係、健康など、生活の他の重要な要素を管理したりすることが難しくなります。
時間管理が重要な理由
適切な時間管理は、さまざまな理由で重要です。
適切な時間管理は、時間をどのように使うか、どのタスクを優先するか、いつそれらを終了するかについて、より適切な決定を下すのに役立ちます。
時間を効率的に管理する能力は、より短い時間でより多くのことを達成できるようにすることで、生産性の向上にも役立ちます。 時間を上手に管理し、先延ばし、締め切りの遅れ、土壇場での急ぎを避けることで、ストレスを軽減できます。 TimeWatch の世論調査 [2] によると、回答者の 91% がより良い時間管理によって職場のストレスが軽減され、生産性が向上すると感じており、86% がタスクの集中力が向上すると考えていました。
さらに、効率的な時間管理は、定期的に作業するのに十分な時間を割り当てることで、目標の達成に役立ちます。 明確な優先順位を確立し、最も重要なタスクに集中することで、目標に向かって前進し、予定どおりに達成することができます。
時間管理のもう XNUMX つの重要な特徴は、より良いワークライフ バランスの確立に役立つことです。 優先順位を設定し、時間を適切に管理することで、個人的な義務と仕事上の義務のバランスを取り、ワークライフ バランスを改善することができます。
その結果、時間管理スキルを学ぶことで、効率を高め、生活の質を向上させ、人生のあらゆる分野でより多くの成功を収めることができます。
効果的な時間管理の利点
効果的な時間管理は非常に重要です。 効果的な時間管理は、効率と生産性の向上、ストレスの軽減、人生の成功につながります。 優れた時間管理の利点は次のとおりです。
＃1。 ストレス軽減
タスク スケジュールを作成してそれを守ることは、不安を軽減するのに役立ちます。 「やること」リストからタスクをクロスすると、目に見える進歩を遂げていることがわかります。 これにより、物事を成し遂げているかどうかについてストレスを感じることがなくなります。
＃2。 より多くの時間
適切な時間管理により、通常の活動に集中する時間が増えます。 趣味やその他の個人的な娯楽に費やす時間を増やすなど、時間を効率的に管理できる個人。
＃3。 その他の可能性
時間管理は、より多くの機会をもたらし、些細な活動に費やされる時間を減らします。 雇用主は、優れた時間管理スキルを持つ候補者を高く評価します。 仕事に優先順位を付けてスケジュールを立てる機能は、どのようなビジネスにも大きなメリットをもたらします。
＃4。 目的を達成する能力
強力な時間管理を実践する人は、より短い時間で目標と目的を達成するためのより良い準備ができています.
職場の時間管理を改善するためのヒント
時間管理とは、アウトプットを高めるために時間を意識的に使用し、管理することです。 要するに、より少ない時間でより多くのことを行います。 職場での効果的な時間管理のヒントを次に示します。
＃1。 時間の使い方を理解する。
生産性が特定の期間の生産量によって測定される場合、失われた時間は損失に等しい可能性があります。 予算を立てるのと同じように、実際に何に時間を費やしているかを追跡して、目標の達成を妨げている分野や習慣を特定する必要があります。
タイムチェックからスタート。 RescueTime のようなタイム トラッキング ツールは、設定したカテゴリに基づいて、XNUMX 日の生産時間と、ソーシャル ネットワーキングやショッピングなどの仕事以外の活動に費やした時間を教えてくれます。
＃2。 毎日のスケジュールを維持する
「XYZ を完了するのに XNUMX 時間あります」を超えてください。 さまざまな家事の時間単位で毎日のスケジュールを設定します。 成功の鍵は一貫性です。
現実的なタイムラインを作成します。 人間はタスクを完了する自分の能力を過大評価します。これは「計画の誤謬」として知られる傾向であり、通常、過度に楽観的な配信予測につながります。 XNUMX つのタスクが割り当てられた時間を超えても、全体のスケジュールが損なわれないように、ジョブ間にタイム バッファーを作成します。
＃3。 あなたのすべての注意を払ってください。
勤務時間中は、仕事に関係のない Web サイトにアクセスしたり、してはいけないことをしたりしないでください。 「後で」とマークされたブラウザのタブをすべて閉じます。 予定された休憩時間になるまで、携帯電話の電源を切るか、安全な場所に保管してください。 繰り返しますが、自己規律はこの状況における最大の友です。
＃4。 優先順位を設定する
やることリストは生産性を節約できます。 とはいえ、注意を怠ると、それらは非常に大きくなりすぎて、どこから始めればよいかわからなくなる可能性があります。 アイゼンハワー マトリックスは、重要性と緊急性に基づいて何を優先するかを選択するのに役立つ手法です。 この選択マトリックスを使用すると、リストを次のように分割できます。
- 次のことをすぐに実行します。 締め切りが設定されている重要な仕事、または長い間延期していた仕事が今では期限を過ぎている
- 先を計画する： 時間枠が設定されていない重要なプロジェクト
- 代表者: 他の人が実行できる活動は委任する必要があります。
- 削除： 目的やミッションにとって重要ではないため、削除できるタスク。
＃5。 最も困難なタスクから始めます。
電話、同僚からの好意、汚れた皿の山など、気が散ることは誰にでも起こります。 あなたがそれを知る前に、その日は過ぎ去りました。 「あのカエルを食べる」時が来ました。
リーダーシップの第一人者であるブライアン・トレイシーが開発した「カエルを食べる」という生産性戦略は、気が散るのを遅らせたり、無視するのが難しい人に効果的です。 最も大きく、最も困難で、最も重要なタスク、つまり後回しにする傾向が最も強いタスクから始めることを提案しています。 「そのカエルを食べた」としたら、他のことに移ることができます。
＃6。 同等の操作をバッチで行う
バッチ処理とも呼ばれるバッチ処理は、同等のジョブをグループ化して、同時に完了できるようにするプロセスです。 それらを目標または目的別に並べ替えます。
例として:
- 火曜日と木曜日はクライアントとのミーティングのために予約されています。
- 午前 10 時から 11 時の間だけメールに返信する
- 朝一番にレポートを作成して配布します。
＃7。 適切な時間的制約を確立する
パーキンソンの法則によると、「仕事は、それを終わらせるために与えられた時間を占めるように膨張する」。
XNUMX 時間以内の仕事を XNUMX つこなすのに丸 XNUMX 日あるとしたら、その XNUMX つの雑用に XNUMX 日を費やす可能性が高くなります。 短い時間枠を自分に与えれば、ほぼ確実に早期の締め切りに間に合うでしょう。
＃8。 ノーと言うことを学ぶ
私たちの一日のエネルギーは限られており、時間が経つにつれて減少していきます。 平凡な努力を避けるために、自分の限界を知り、喜んでノーと言いましょう。 自分自身の長所と短所を理解してください。 自分が得意なことに集中し、可能であれば、他の人がより良く、より速く達成できることを委任します。
#9。 マルチタスクを避ける
マルチタスキングに関する証拠は明らかです。それは生産性を低下させ、致命的なことさえあります。 米国心理学会は、メンタル ジャグリングを生産性を低下させる「スイッチング コスト」と定義しています。 タスクの切り替えは、切り替えごとに数秒しかかかりませんが、頻繁にマルチタスクを行うと、時間がかかります。 間違いを犯す可能性も高まります。
#10。 組織を維持する
次のいずれかが発生した場合は、組織の変革が必要になる可能性があります。
- 進行中の会議に遅れそうです。
- 上司がプレゼンテーションのために要求したレポートを印刷するのを忘れました。
- ユーザー名またはパスワードを複数回 IT に問い合わせる必要がありました。
良いニュースは、組織化はマスターできる才能だということです。 基礎から始めましょう。
ワークステーションを清潔に保ちます。 ナショナル ジオグラフィックによると、心理学者と神経科学者は、クラッターの結果を認知、精神的健康、および行動に関連付けています。 視覚的な乱雑さは、緊張と不安のレベルを高め、戦うか逃げるかの反応を引き起こす可能性があります. 意思決定を改善するために、リサイクルまたは細断できる紙はすべて捨ててください。 不要なものを取り除き、日常の道具を手の届くところに置きます。
#11。 PC ファイルと共有ドライブを整理します。
デジタル資産の編成におけるファイル命名の重要性は、いくら強調してもしすぎることはありません。 あなたとあなたの同僚が迅速かつ簡単に物を見つけることができるシステムを構築します。
#12。 カレンダーを活用しましょう。
「パーソナル」「プロフェッショナル」「コミットメント」などのライフカテゴリーに合わせてスケジュールを組みましょう。 色分けすると、カテゴリ間、または緊急のアイテムと緊急でないアイテムを簡単に区別するのに役立ちます。
#13。 利用する 時間管理ツール
これらの生産性と 自動化ツール 生産性を向上させるには:
- Slack チームのコミュニケーションを一元化し、チャネルごとに整理します。 プロジェクトの詳細について無数の電子メール スレッドをふるいにかける必要はもうありません。
- DropboxまたはOneDrive ファイルの保存、共有、およびバックアップ用。 資格のあるチーム メンバーは、クラウドベースのファイルに 24 時間年中無休でアクセスできます。
- 毎日、毎週、毎月のスケジュールを追跡するには、 Google カレンダーと Microsoft カレンダー。 それらを Slack に接続して、関連するチャネルで自動アラートとリマインダーを受信します。
- デザインとダイアグラムには、 Canva または Lucidchart. 経験の浅いデザイナーでも、プロ並みのテンプレートを作成するのに役立ちます。
不十分な時間管理の結果
悪い時間管理の影響も考慮してください。
＃1。 効果のないワークフロー
効率の悪さは、前もって計画を立てず、目標を達成できないことから生じます。 たとえば、実行する重要なアクティビティが複数ある場合、効果的な計画は、関連するタスクを同時にまたは順番に完了することです。 それでも、前もって計画を立てないと、タスクを行ったり来たりしたり、後戻りしたりする必要があることに気付くかもしれません。 これは、効率と出力の低下に相当します。
＃2。 時間浪費
時間管理が不十分であると、時間の無駄になります。 たとえば、課題に取り組んでいるときにソーシャル メディアで仲間とチャットすることは、気を散らすものであり、時間の無駄です。
＃3。 コントロールの失敗
次のタスクがわからないときは、自分の人生をコントロールできなくなります。 これは、ストレスや心配の増加につながる可能性があります。
＃4。 仕事の質が低い
時間の管理が悪いと、結果として出力の品質が低下することがよくあります。 たとえば、土壇場で急いで物事を行うと、品質が低下することがよくあります。
＃5。 評判が悪い
クライアントやあなたの雇用主が、あなたが時間通りに物事を終わらせることに頼ることができない場合、彼らのあなたへの期待と認識は損なわれます。 時間通りにタスクを完了することをクライアントが信頼できない場合、クライアントは他の場所にビジネスを移す可能性が高くなります。
まとめ
時間管理は、生産性を高め、目標を達成するために習得できる重要な能力です。
上記の時間管理スキルを身につければ、時間をより効果的に使い、責任に優先順位を付け、最終的にはより短い時間でより多くのことを達成できるようになります。 最後に、ストレスを最小限に抑え、ワークライフ バランスを強化し、よりやりがいのある生活を送ることができます。
- タスク管理: それは何ですか、ソフトウェア、スキル & 最高のアプリ。
- ビジネスの生産性を高める方法 2023 (更新)
- タスク管理ツール: チームに最適な 24 のタスク管理ツール [2023 年]
- タスク管理システム: 2023 年の最高の無料および有料オプション
- 経済的ストレス：対処方法
参考文献
