XNUMX 日のうち、すべてを終わらせるには十分な時間がないように感じることがよくあります。 しかし、一日の時間数は誰にとっても同じです。 ただし、他の人よりも時間を効率的に使う人もいれば、時間通りに約束を果たせない人もいます。 その秘密は時間管理です。 この時点で、おそらくあなたは自分の人生を豊かにする活動にエネルギーを集中したいと思うでしょう. しかし、キャリア、子供、その他の義務があるときに、自分にとって本当に重要なことにどのように適合できますか? 利用可能な時間管理手法は数多くあり、それぞれが固有の一連の性格特性、生産性の課題、または組織の目標に合わせて調整されています。 このガイドでは、職場または学生の時間管理と、それを機能させるためのテクニックとツールについて説明します。
時間管理とは何ですか？
時間管理とは、決断を下すことです。いつ何をするか、何をするかはすべてあなた次第です。 価値の高い目標指向の活動を優先し、スケジュールどおりに完了し、身体をケアする時間を見つければ、時間を効果的に管理していると自信を持って主張できます。 しかし、どうやってそうすることができたのかと聞かれたら？ これは非常に単純で、さまざまな時間管理手法を利用するだけです。
一連のルールと概念である時間管理テクニックを使用すると、より少ない時間と少ない労力でより多くのことを成し遂げることができます。 また、意思決定の質と意思決定の速さを向上させるのにも役立ちます。
それに加えて、仕事を必要とする時間管理の特定の側面と、時間をどのように整理するのが好きかについて考える必要があります。 生産性を高めるために、時間管理戦略を職場に合わせて調整することもできます。
時間管理のコアとは?
本当に重要なこととすぐにやらなければならないことの違いを理解することは、効率的な時間管理の基礎です。
最も重要なアクティビティは、必ずしもすぐに完了する必要があるものではないことに注意してください。 問題は、私たちのほとんどが、今やらなければならないことにスケジュールを左右されてしまうことです。
時間管理の基本とは?
ほとんどの人は、時間管理が重要なスキルであると認識しており、それがもっと上手になりたいと思っています。 彼らは自分の時間をよりうまく整理する方法を見つけようとし続けますが、いつも以前よりも混乱してしまうようです. 時間を処理する方法は多数ありますが、特定のシナリオに適用できるのはそのうちの特定の方法のみです。
それでも、実り豊かでバランスの取れた生活を送るのに役立つ時間管理の基本を以下に示します。
- 計画
- 一度にXNUMXつのことを行います。
- 整理して優先順位をつけます。
- いいえと言うことを学ぶ
- 80/20の法則
- 現実的なスケジュールを立てます。
- ストレスをためずに健康を維持しましょう。
- 委任する
- 気晴らしを避ける
時間管理の目的は何ですか?
時間管理とは、最大の効果、効率、および生産を達成するために、さまざまな活動間の時間を組織化、計画、および最大限に活用するプロセスです。 時間に敏感なタスク、プロジェクト、および目的を達成するために、多くのスキル、ツール、テクニック、およびアプローチを組み合わせた時間管理によって実行することができます。
時間管理のテクニックとツール
私生活や仕事で成功したいのであれば、基本的に時間を効果的に管理する方法を学ぶ必要があります。
ツールとテクニックを正しく組み合わせて生活を整え、仕事の生産性を高め、締め切りを二度と逃さないようにすれば、すぐに時間管理の達人になることができます。
ここでは、XNUMX 日を最大限に活用するのに役立つ、実証済みの時間管理のテクニックとツールを紹介します。
最高の時間 時間管理テクニック
時間とワークライフをより適切に管理するのに最も効果的な管理手法とツールを選択することは、主にニーズによって異なります。
勤務日、勉強時間、または特定の目標への進捗状況をスケジュールする必要があるかどうかにかかわらず、あなたは自分にとって何が最適かを判断するのに最適な立場にあります.
ここでは、職場での時間管理プロセスをより効率的に処理するための便利なテクニック、ツール、および機能を紹介します。 時間管理の最初のステップは、現在の習慣を変える決断をすることです。 やる気さえあれば、時間管理は簡単です。
＃1。 ポモドーロ・テクニック
真剣に取り組むときは、休息の必要性を決して無視してはなりません。 トマトは休憩のリマインダーとして役立ちます。
1980 年代後半、ソフトウェア開発者で作家の Francesco Cirillo がポモドーロ (トマト) テクニックを開発し、それ以来、効果的な時間管理の戦略として広く知られるようになりました。 ポモドーロは、現在使用されている最も効果的な時間管理方法の XNUMX つとして広く認められています。
ポモドーロは一見シンプルなコンセプトに基づいています。 25 日の仕事は小さなチャンクに分割し、短い休憩を取る前にそれぞれを完了する必要があります。 4 ポモドーロとは、15 分間集中して作業し、その後 30 ～ XNUMX 分間の短い休憩を挟むことです。 ポモドリを XNUMX 回消費した後、XNUMX ～ XNUMX 分の長いギャップが燃料補給に費やされます。
ポモドーロ テクニックに従うには、基本的なタイマーを使用する必要があります。 この方法に固執すれば、集中して充電する時間が十分にあり、仕事を最大限に活用できます。
＃2。 スマートゴール
時間管理は、人生の明確な目的と方向性を持っているときに最も効果的です。 SMART 目標フレームワークは、目標設定の効果的な方法として広く使用されています。
経営者の目標と目的を書くための SMART 方法があります」という本が 1981 年にリリースされ、この方法が紹介されました。
大多数の人は、何かを計画するのに時間をかけません。 実際に目標を書き留めている人は、人口の XNUMX% 以下です。 これは、適切な方法で重要な目標を設定するために、ある程度の時間と思考を費やす必要があることを意味します。
紙にペンを書くことに決めた場合は、刺激を受けずに迷子になるような一般論のリストではなく、何かを得るために具体的にするようにしてください. これは無意味な時間の無駄です。 目標を記録するには、戦略的な方法を使用する必要があります。
SMART ターゲットを作成するための詳細な説明、例、およびテンプレートは、すべてオンラインで見つけることができます。
＃3。 アイゼンハワー・マティクス」または「アイゼンハワー・ボックス」
SMART 目標を書き留めたら、それらを管理可能な作業の塊に変えます。 それが完了したら、ジョブに優先順位を付けることができます。 優先順位の設定に関しては、アイゼンハワー マトリックスが頼りになるツールとしてよく引用されます。
ドワイト D. アイゼンハワーは、34 年から 1953 年まで在職した第 1961 代アメリカ合衆国大統領でした。
- タイムリーかつクリティカル (最初に実行)
- 緊急ではない + 重要 (スケジュール)
- 緊急 + 重要ではない (代理人)
- 重要でも緊急でもない（削除）
タスクには XNUMX 種類あります。すぐに注意を払う必要があるもの (電子メール、電話、会議出席依頼への対応など) と、後で待つ可能性のあるものです。
逆に、重要な任務とは、最終的な願望やキャリア目標に近づける任務です。 あなたの最も重要な責任は、あなたの個人的および専門的な目標の実現に直接貢献するものです。
最も差し迫った重要な活動を最初に優先する必要があることは言うまでもありません。 この領域 (緊急 + 重要) に大部分の注意を向けます。
スポーツ、学習、生産、および社交の時間は、事前に計画する必要がある重要だが緊急ではない活動の例です (定期的に行うようにしてください)。 他の義務は外部委託するか、できれば排除する必要があります。
＃4。 かんばんボード
日本語では、かんばんは看板または看板です。 かんばんボードの目的は、特定の目標に対する進捗状況を視覚的に表現することです。
かんばんのファンは、かんばんの視覚化を可能にする大規模なドライワイプ ホワイトボードまたはソフトウェアを利用して、計画をスケッチすることがよくあります。 物理的なかんばんボードを使用する方がはるかに効果的であることがわかりました。
ホワイトボードには、個々のタスクの進行状況を示す列をいくつか描く必要があります。 典型的な黒板には、次の列があります。
次に、付箋を使用する必要があります。 すべての To Do アイテムは付箋で表されます。 実行する必要があるアクション アイテムの名前を入力するだけです。 色違いの付箋は色々な用途で使えます。
大きなボードと関連する付箋が配置されると、ジョブを適切な列に簡単に割り当てることができます。
すべてを正しく行っていれば、タスクとその位置がきちんと視覚的に描写されます。 進行するにつれて、これらの列に付箋を進めます。
＃5。 ディープワークを行います。 浅い努力や表面的な努力を避ける。
前述の方法を使用した後、明確に定義された一連の目標、そこに到達するための具体的で管理しやすい手順のリスト、かんばんボードを使用した進捗状況の視覚的表現が必要です。
この時点で、対処すべき最も差し迫った問題を選択できるはずです。 ディープ ワークとは、XNUMX つのタスクをできるだけ効率的に完了するために、XNUMX つのタスクに集中的に集中するプロセスです。
カル・ニューポートは、自分の認知的才能を十分に活用するために必要な注意をそらさない状態を表すために、「ディープ・ワーク」という用語を作り出しました。
深い仕事に従事することで、価値を提供し、能力を開発し、複製が困難なタスクを達成できます。 「フロー」という用語は、持続的な集中を可能にする精神状態を表すようになりました。
中途半端な努力や表面的な努力は、深い労働のアンチテーゼです。 マルチタスキング、一度に複数のプロジェクトに取り組むこと、および周囲の気晴らしが豊富にあることは、この種の価値の低い雇用 (電子メール、電話、チャット、およびその他の中断) の一般的な条件です。
「ハーフワーク」に対抗するための最も効果的な戦略は、XNUMX つのタスクにかなりの時間を費やすことです。その間、他のすべての活動や中断を中断する必要があります。
＃6。 時間の使い方を追跡する
世界で最も簡単で最も強力なタイム トラッカー MyHours の作成者として、私たち Spica はタイム トラッキングの主題に偏っているかもしれませんが、従業員とそのチームの効率にプラスの効果があったことを否定することはできません。取り組んだ。
さらに、レポート作成や請求書発行などのタスクを自動化できる優れたタイム トラッカーを利用できます。タイム トラッカーは、より多くのことを成し遂げるための穏やかなナッジと、自分の時間をどのように費やしているかについての洞察を提供します。
古い格言にあるように、管理できるのは追跡するものだけです。 時間追跡システムを使用すると、さまざまなタスクに費やした時間と収入を簡単に追跡できます。
正確な統計により、より効率的な時間管理が可能になります。 タイムトラッカーを使用すると、定期的に他の時間管理戦略を適用する可能性が高くなります.
＃7。 物事を成し遂げる (GTD)
自分の時間を効果的に管理するための最もよく知られており、広く使用されている方法の XNUMX つは、「物事を成し遂げる」と呼ばれるものです。 XNUMX ステップのプロセスは、大きなジョブをより管理しやすいチャンクに分割できるように設計されており、一度に XNUMX つずつ取り組み、すぐに完了することができます。
「ストレスのない生産性の芸術」がシステムのスローガンです。 このテクニックを使用すると、ストレスを軽減しながら、より多くのことを成し遂げ、新鮮なアイデアを思いつき、仕事で注意が必要なことをすべて追跡することができます。
#8。 OKR - 目的と主な結果
あらゆる規模の企業が OKR を使用しており、世界で最も有名なフレームワークの XNUMX つとなっています (OKR の父は、Intel の有名な CEO である Andy Groove です)。 この構造は非常に基本的なものです。
主な成果は、目標を達成するための計画を示します。 OKR は次のガイドラインで設定できます。
目標は、望ましい結果の要約です。 それらは、高揚感があり興味深いものである必要がありますが、簡潔である必要があります。 会社の包括的な目標は XNUMX つ以下にする必要があります。
目標を達成できたかどうかは、いくつかの重要な結果に注目することで判断できます。 目標ごとに XNUMX つから XNUMX つの主要な成果を指定する必要があります。 最後に最も重要な調査結果を確認すると、その取り組みが成功したかどうかがわかります。
OKR が確立されたら、四半期ごとの計画プロセス中にチームの全員と共有する必要があります。 定期的に OKR を設定、監視、確認することが重要です。 OKR の例とテンプレートはオンラインでたくさんあります。
#9。 スクラム。
ソフトウェア開発に関しては、SCRUM が最も広く採用されているアジャイル生産性手法であることが証明されています。 厳密には時間管理のテクニックではありませんが、生産性や集中力の低下に役立ちます。
このフレームワークの核となる原則は、常に変化に対してオープンであり、それに応じてアプローチを調整する必要があるということです。 次の最も重要なステップは、実装段階で受け取った情報に基づいて計画を常に修正することです。
SCRUM は、チームとして協力し、価値のあるものを生み出し、すべての関係者を巻き込み、変化に柔軟に対応し、その場でプロセスを洗練して完成させることを重視します。
フレームワークの実装ツールも非常にわかりやすくなっています。 この方法は、個人の取り組みとしてではなく、グループとして実施した場合に最も効果的ですが、あらゆる規模で機能するように微調整することができます.
#10。 バレットジャーナル、またはBoJo
ポモドーロ テクニックとバレット ジャーナル メソッドは、XNUMX 日の仕事を整理するための最も人気のある方法です。 ですから、弾丸日記をつけることが時間を管理する最良の方法の XNUMX つであるのは当然のことです。
この方法の指針となる原則は次のとおりです。目標を達成するために時間をかける必要があります。 幸福は人生の目的を持つことから生まれます。 目標を設定し、それに向かって努力することで好奇心を育みます。 大幅な開発につながる漸進的な改善を行います。 内省を使用して、進むべき道を見つけます。
発生するすべてのログを高速に保持する必要があります。 短い表記は後で重要な詳細を思い出すのに役立ちます。 ロギング中は、コンテキストを設定するための箇条書きとインジケータの明確なスタイルを使用する必要があります。
さらに、月に XNUMX 回、古いログを振り返り、移動する必要があるジョブを移動します (無関係なタスクを取り消し、新しいタスクをスケジュールし、日次ログから新しい月次ログにタスクを移行するなどの作業を行います)。等。）。
時間管理をどのようにマスターしますか?
学生から社会人、あらゆる年齢の人々まで、誰もがスケジュールを整理してうまく運営するのに苦労しています。 しかし、証拠は、これらの課題が克服可能であることを示唆しています。 そして、そうすると、ストレスレベルが低下し、仕事の満足度が上がり、学業成績と学習習慣が繁栄することがわかります.
時間管理のヒントやテクニック、ツールはオンラインで不足することはありませんが、実際に役立つものはどれでしょうか? 研究によって裏付けられた次の方法は、時間管理の達人になるのに役立ちます。
- 時間査定
- 優先順位付け
- 目標を設定する
- 計画
- 監視
最も一般的な時間管理の間違いは何ですか?
方法論がまったくないか、「問題が起きたら対処する」という姿勢です。 以下の典型的なエラーのリストに示されているように、不適切な時間管理の潜在的な原因は数多くあります。
- 先延ばしに
- 優先順位付けの失敗
- 気晴らしを管理する
- 不適切な計画
- オーバーコミット
- 態度とストレスの管理
- マルチタスク
- タスクを過小評価するには
- 個人的な目標を設定しない
タイムマネジメントの3つのタイプとは？
時間管理能力を高めようとするときは、多面的なアプローチを取ることが重要です。 開始する場所の XNUMX つは、現在の時間管理の慣行を分析することです。 次に、望ましくない行動を認識し、それらを変えるために必要なスキルを開発するプロセスを開始できます。 時間管理の XNUMX つの P を使用して、アウトプットを増やし、達成感を高めるためのいくつかの提案を以下に示します。
- 計画
- 優先順位付け
- パフォーミング
時間を管理する最も効果的な方法は何ですか?
時間を管理する効果的な方法のリスト;
- 正確な目標設定を使用してください。
- 最も重要なことに焦点を当てます。
- プロジェクトを完了するために必要な時間を制限します。
- ときどき休憩を取るようにしてください。
- 行動を共にする
- 余分なものを取り除きます。
- 先を考えてください。
まとめ
時間管理の芸術と技術を習得することは、仕事と私生活に役立つ貴重な能力です。 時間を効果的に管理する方法を学ばないと、前もって計画を立てることができず、混乱につながります。 時間は、私たちが敬意を持って扱わなければならない貴重な商品です。 時間管理をマスターすることは、より幸せでより成功した人生への鍵です。
さらに、時間管理のスキルとテクニックを学びながら、各割り当てに十分な時間を与えるように努力することは、ワークライフバランスにプラスの影響を与えます。
時間管理テクニックに関するよくある質問
ワークライフに時間管理のテクニックとツールが必要なのはなぜですか?
時間をより適切に管理する方法が必要なのはなぜですか?
時間管理とは、さまざまなタスクに費やす時間を決定するプロセスです。 これは、専門的または個人的な性質のいずれかである可能性があります。 日々の責任をすべてタイムリーに遂行するには、時間を効果的に管理できる必要があります。 このように、努力は積み重ならず、より集中してスキルを磨くことができます。
時間を管理するためのどの戦略が最も効果的ですか?
時間管理のテクニックの中で、私生活と仕事の両方で最も効果的かつ効率的なのは「計画」です。
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