従業員の解雇は、企業部門における典型的な出来事です。 快適な手順となることはめったにありませんが、必要になることがよくあります。 誰かを人事マネージャーまたは家主として手放さなければならない立場にあることに気付いた場合は、専門的かつ合法的な方法でそうするようにしてください. この記事は、詳細なテンプレートを使用して、従業員契約終了通知書とリース終了通知書の書き方に関するガイドです。
従業員への解雇通知書とは何ですか?
解雇通知書は、雇用主が従業員に解雇されたことを通知するために使用する文書であり、人事チームと法務チームの両方にとって重要な文書です。
会社の規則や法律の違反などの従業員の不正行為は、解雇通知の最も一般的な理由です。
解雇通知書は通常、雇用主が従業員に発行しますが、自発的に会社を辞めることを選択した個人が作成することもできます (つまり、退職通知書)。
終了レターの重要性は何ですか?
解雇通知書は、従業員の解雇の書面による記録であり、解雇の理由およびその他の関連データが含まれています。
この手紙は、あなたの組織が公正かつ合法的な方法で従業員を解雇したことを証明するため、重要です。
しかし、それだけではありません。
多くの場合、終了レターはプロセスの最終ステップです。
彼らはループを閉じ、従業員が解雇前に期待に応え、パフォーマンスを向上させるあらゆる機会を与えられたことを示すことができます.
これは、退職した従業員が会社から受け取る最後の書類の XNUMX つでもあります。
その観点から、退職通知は会社の退職手続きを明確にし、次に何が起こるかについての洞察を提供することができます。
解雇通知書は、特に上級職員を解雇する場合、従業員の NDA、競業避止条件、および貿易協定の制限を穏やかに思い出させるものとして機能する場合があります。
これらの罰則が契約上義務付けられている場合、利害関係者との株式譲渡または売却を手配する必要がある場合もあります。
結局のところ、人事部門と法務部門の両方が将来アクセスできるように、これらの手紙をファイルに保存する必要があります。
解約のXNUMXつの理由とは?
雇用主は、さまざまな理由で従業員を解雇することができます。 ほとんどの場合、雇用主は解雇が公正であることを保証するために特定の手順または基準に従わなければなりません。
＃1。 職務不履行
最も明白な (そしてほぼ間違いなく最も公正な) 説明は、従業員が職務を正しく遂行できていないことです。 パフォーマンスの低下は、特定のレベルのスキルに到達できないことや、同僚やマネージャーとうまくやっていけないことなど、さまざまな要因によって引き起こされる可能性があります。 悪い業績が意図的であると感じているかどうかにかかわらず、雇用主は従業員を解雇する前に、常に公正な警告と改善のための合理的な機会を提供する必要があります。
＃2。 従業員の不正行為
違法行為は、解雇のもう XNUMX つの典型的な根拠です。 これには、仕事に遅刻し続けることや、職場の手順を効果的に守れないことなどが含まれます。 このような状況では、通常、雇用主は早期に警告を発し、改善の機会を提供することを余儀なくされます。 不正行為が続く場合にのみ、従業員を解雇することができます。 唯一の例外は、略式解雇につながる可能性のある、窃盗、暴行、または違法行為などの過度の不正行為です。
＃3。 長期の病気
長期の病気は解雇の正当な理由となる場合がありますが、それはそれが障害に関連しておらず、従業員が働き続けられるように合理的な調整を行った場合に限られます。
＃4。 冗長性
解雇は、会社が従業員を削減する必要がある冗長性の結果として発生することもあります。 冗長性プロセスを管理する特定の基準があります。
退職届の書き方
解雇通知書の作成は難しい場合がありますが、雇用関係を終了するプロセスの重要な部分です。
組織は、特定の地域のすべての労働規制と法的要件を順守する責任がありますが、その責任は現地の法律と解雇の理由によって異なる場合があります。 良い退職届を書くために知っておくべきことはすべてここにあります。
＃1。 慎重にトーンを選択してください。
退職通知書は、従業員のライフサイクルに不可欠な要素です。
不正行為が原因で従業員が解雇されるか解雇されるかにかかわらず、正式な連絡の際には、プロフェッショナルで礼儀正しい態度を保つことが重要です。
解雇が予期せぬものである場合、従業員の給与、健康保険、およびその他の生活必需品を削減するだけでなく、従業員を不確実な立場に置くことになることに注意してください。
従業員の幸福に対する会社の対応は、最終的には会社の対応ではありませんが、対話を開始する前にこれらの状況を認識し、必要に応じて思いやりを示す必要があります。
解雇通知書は、該当する場合、明確で具体的な将来の行動を提示することで、この混乱を軽減するのにも役立ちます。
＃2。 すべての関連情報をコンパイルする
解雇通知書を書き始める前に、その仕事を完了するために必要な基本的な事実をすべて集めてください。
この情報は、その人が組織に在籍している期間と担当する責任によって異なります。
場合によっては、すべてを必要としないこともあります。
フリーランサーまたは契約社員を解雇する場合、最終勤務日を通知し、残りの作業を完了するために契約者に余分な時間を与えるだけでよいでしょう。
＃3。 基礎から始めます。
退職通知の起草を開始する前に、従業員の名前や組織での役職などの基本事項から始める必要があります。
会社が十分に大きい場合は、従業員の ID、部門、およびマネージャーまたはスーパーバイザーの名前を追加で含める必要がある場合があります。
このデータは、ページ上部のリストに表示できます。
この情報の意図された受信者を明確に識別するために、それは目に見えて、明示的で、率直でなければなりません。
＃4。 従業員に退職日を通知します。
最も重要な情報の XNUMX つは、終了の発効日です。
これは、将来の会社運営の明確な境界を確立するために、レターの早い段階で含める必要があります。
誰かを正当な理由で解雇する場合、解雇日は通知書が発行された日と同じ日である場合があり、直ちに発効します。
特に人員削減や解雇する理由がないその他の状況では、スタッフが準備する時間を確保するために、有効終了日を十分前もって (多くの場合数か月) 発行することができます。
＃5。 解約の理由を説明します。
解雇の理由は、従業員の観点から、プロセス全体の中で最も重要な側面となる可能性があります。
このセクションは、明確で、正直で、直接的でなければなりません。
従業員が正当な理由で解雇された場合は、以前に書面による警告があったことや、業績の悪さを示す何ヶ月にもわたる蓄積された事務処理を指摘できます。
暴行や盗難などのより深刻な問題も、解雇の正当な理由として指定される場合があります。
解雇の理由が何であれ、従業員が解雇された理由を理解できるように、率直かつ率直にこれらの問題を説明してください。
解雇が単発または繰り返しの出来事 (慢性的な遅刻など) に基づいている場合は、その出来事に関する正確な詳細を提供してください。
この手紙を発行する際に、退任するチーム メンバーとこれらの点について議論する準備をしておいてください (直接行う場合)。ただし、決定は既に下されていることに留意してください。
従業員の行動に関係なく、雇用を終了する計画を立てる必要があります。
＃6。 将来の報酬と福利厚生について説明します。
従業員を正当な理由で解雇した場合でも、従業員は特定の福利厚生を受ける権利があり、退職通知書に記載する必要があります。
企業は、ピンクの伝票に加えて退職金を提供する場合があります。
それらは、状況に応じて、または何らかの形の NDA に依存する場合があります。 これらのトピックが発生した場合は、それらについて話し合う準備をしておく必要があります。
同時に、従業員が支払いの対象となる有給休暇 (PTO) または病気休暇を取得している場合は、この領域に含めます。
あなたの会社が COBRA または同等の健康保険を提供し、雇用契約を超えて健康保険および健康関連給付をカバーしている場合は、そのような給付についてもここで説明できます。
また、これらの利点の多くとそれらに関する情報は、退職通知の慣習的な構成要素であることにも注意してください。
これを念頭に置いて、変数を使用してドキュメント テンプレートにカスタム セクションを作成し、正確で関連性のある情報をすばやく計算して組み込むことができます。
＃7。 次の手順と免責事項について説明します。
終了の状況によっては、次に何をすべきかについて指示を与える必要があるかもしれません。
突然の非自発的解雇の場合、不幸な従業員を建物から追い出すために警備員が待機している場合があります。
従業員が現在の契約を完了し、他のチーム メンバーにタスクを引き継ぎ、時間の経過とともに解決された解雇に対してチームの混乱を最小限に抑えて終了できるように、スケジュールを設定することをお勧めします。
人事部は、退職する従業員の締め切りを設定する際に従うべきプロセスと手順を概説するポリシーを持っている場合があるため、このセクションを作成する前に現在のポリシーを調べてください。
#8。 データと連絡先情報を確定する
企業は、退職日を過ぎて従業員に連絡する必要がある場合があります。
これは、従業員が事業用財産の返還を拒否した場合、または会社が最終的な退職金の小切手、税務書類、またはその他の同様の通信を郵送したい場合に発生する可能性があります。
退職プロセスの一環として、従業員の重要な連絡先情報 (携帯電話、自宅の住所など) を提供し、退職前にすべてが正しいことを確認するよう依頼してください。
これにより、未解決の問題がある場合に会社から連絡を受けることができます。
同時に、懸念が生じた場合に従業員が連絡すべき相手に関する情報を必ず含めてください。
元従業員は標準の従業員ホットラインにアクセスできない可能性があり、ローカル番号は将来的に最適な連絡先ではない可能性があることに注意してください。
リース終了レターとは何ですか?
リース終了レターとも呼ばれるリース終了レターは、指定された終了日以降にリースが更新されないことを知らせる、家主からテナントに送信される通知です。
リース期間の終了が近づくと、あなたとあなたの賃借人は、別の期間に更新するか、リース契約を終了するかを選択できます。 賃貸人とのリースを終了する場合、典型的な通知手段はリース終了レターです。
賃貸借契約の解約通知書には何を書く？
典型的なリース終了レターには、次のものが含まれます。
- リースの有効期限
- 解雇理由（該当する場合）
- リースの複製
- 入居者の新住所地変更依頼（敷金返還の送付のため）
- 退去手続き完了のご案内
- 入居チェックリストの複製（該当する場合）
- 最終ウォークスルー検査に提案された日付と時間
リース終了レターのフォーマットは何ですか?
家主からの賃貸借契約を終了させる手紙は、地域の家主テナント法および公正な住宅法に従って、明確に書かれている必要があります。 リース終了書を提出する前に、地元の弁護士に相談してください。
#1 日付、名前、連絡先情報を手紙の右上隅に入れることから始めます。
＃2：家主（またはリースに複数の人がいる場合はテナント）に手紙を送ってください。
＃3：賃貸物件の住所、リースの開始日と終了日、および手紙の理由を最初の段落に含めます。
#4: XNUMX 番目の段落では、テナントに入居時に行われた最初のウォークスルーを思い出させ、ウォークスルーのコピーを含めます。
＃5：次に、退去する前に最終ウォークスルーを行いたいことを賃貸人に通知します. あなたに合った時間をいくつか提供し、それらを選択するように勧めます. 一部の場所では賃借人が立ち会う必要があり、ウォークスルーは特定の時間枠内で行わなければならないため、現地の規則で確認してください。
＃6：保証金の返却など、今後の対応のためにテナントから転送先住所を入手してください。
#7: 結びの文と署名で締めくくります。
リース終了通知書はいつ提出する必要がありますか?
毎月のリースを終了する場合、通常、賃借人に少なくとも 30 日前に通知する必要があります。 ただし、リースの条件および現地の法律によっては、定期リースの場合、30 日、60 日、または 90 日前に賃貸契約の終了通知を提出する義務がある場合があります。 また、特定のケースでは、家主がリースを終了できない場合もあります。 リース契約を読み、地元の弁護士に相談して、どの程度の通知が必要かを確認してください。
契約終了通知書の作成
契約終了レターは、従業員に仕事が終了することを伝える公式の手紙です。 従業員の契約によると、多くの場合、離職の原因を定義し、この従業員が次に取る可能性のある手順を説明し、結果として受け取る可能性のある特典や給与について説明します。 たとえば、スタッフ労働者は、XNUMX 年以上前に職務に就いていた場合、退職金の対象となる場合があります。 終了レターは、別の会社との法的関係を終了し、それらの間の最終的な取引の概要を説明するためにも使用できます。
従業員はいつ契約終了レターを使用しますか?
従業員の契約の終了につながる特定のイベントが発生した場合、企業はこの種のレターを使用できます。 雇用法によると、企業は、この通知を発行するか、契約が合法的に終了する前に給与を管理するかを選択できます。 両当事者が前もって終了に同意する場合もあれば、解雇が強制される場合もあります。 契約（第三者の権利）法によると、企業はさまざまな理由で契約を終了することができ、プロセス中に契約の終了条項の規定を再確認するために手紙を使用することができます。
以下は、雇用主がこのタイプの手紙を使用する場合の例です。
- 試用期間: 一部の従業員は、フルタイムの従業員になる前に XNUMX ～ XNUMX か月の暫定労働を完了する場合があり、その間に経営陣は職務を終了することがあります。
- 従業員は、予告なしに XNUMX 日以上欠勤した場合、または何らかの形で契約に違反した場合、契約違反を理由に解雇される可能性があります。
- 従業員の不正行為: 雇用主は、従業員の行動が会社の行動規範に違反する場合、または従業員が何らかの形で職場を偽って伝えている場合、その従業員の契約を終了する権限を持っています。
- 人員削減: 年収の減少などの外的状況に直面した場合、企業は、経費を最小限に抑えたりリストラを行うために、従業員、特に幹部の契約を終了することがあります。
契約終了通知書が重要な理由
このタイプの手紙の重要性については、次の議論を検討してください。
- 輝かしい評判の維持: 解雇通知を送信することは、通常、法的要件ではなく礼儀であるため、会社の専門的なイメージを向上させるのに役立ちます。
- これは公式記録として役立ちます。後で法的な意見の相違が生じた場合、書面による終了通知は貴重な情報源となる可能性があります。
- 個人の移行を支援する: 従業員に退職通知を送ることで、新しい仕事を探したり、外部の状況に対処したりするための時間を与えることができます。
- 会社の関係を維持する: 解雇通知を通じて敬意と感謝を表すことで、XNUMX つの会社間の将来の関係の可能性を高めることができます。
終了レター テンプレート
以下のテンプレートは、考えを整理し、従業員の解雇通知書を書き始めるのに役立ちます。
[従業員の名前] 様
[ビジネス名] でのあなたの雇用は終了しました / [終了日] に終了します。 前述のとおり、[理由の簡単な要約を含める] という理由で、雇用関係を終了します。
[終了日]の時点で、この役職に関連する報酬または福利厚生を受ける権利はなくなります。 [返還が必要な会社財産を記載] を [期限日] までに [資料の提出または郵送が可能な名前と住所] に返送してください。
[終了日 — 該当する場合] まで支払われ、有給休暇を取得する権利があります。 また、[該当する場合は金額と条件] の退職金も受け取ります。
[該当する場合] 非開示、非勧誘、および非競争契約に同意していることに注意してください。 個人のデバイスまたはハード コピーに保存されている、当社に関するすべての個人情報を直ちに破棄する必要があります。
ご不明な点がございましたら、最終日から [number] 営業日以内にご連絡ください。
今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
【ご署名とお名前】このサンプルは、独自の文書を作成する際のガイドとして役立ちますが、会社の法的リスクを抑えながら、あなたの手紙が目的を満たしていることを確認するために、雇用法の専門家と一緒に解雇通知書を検討することをお勧めします。
退職と退職、どっちがいい？
組織ではなくあなたが選択したように見えるため、辞任した方が評判が良くなります。 ただし、自発的に退職した場合、解雇された場合と同じ形式の失業補償を受ける権利がない場合があります。
従業員を丁重に解雇するにはどうすればよいですか?
- 事前に改善の機会を提供します。
- 証人として人事を取ります。
- 顔を合わせてください。
- シンプル、簡潔、かつ専門的な内容にしてください。
- 従業員が建物を離れる前に、チームにニュースを伝えます。
- 将来の計画を立てる。
結論は、
解雇通知書は、従業員が解雇されたことを通知し、従業員が取るべき次のステップの概要を説明し、従業員が受け取る資格のある福利厚生や補償について説明します。 ピンクの伝票、終了通知、契約終了通知、離職通知、および雇用終了通知はすべて、終了通知を表すために使用される用語です。
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参考文献
