タスク管理は、プロジェクトを適切に管理し、ビジネスを円滑に運営する上で重要な役割を果たします。 適切なタスク管理ソフトウェアまたはツールを適用すると、作業が簡単かつ迅速になります。 この記事では、Mac での最高のタスク管理ソフトウェア、アプリ、およびスキルについて説明します。
概要
タスクを管理するには、何をする必要があるかについて計画を立て、仕事をするために必要なツールを従業員に提供し、すべてが時間通りに完了するように物事がどのように進んでいるかを追跡する必要があります。 仕事がうまくいくためには、プロセスを管理し、ボトルネックを取り除くことも重要です。
タスク管理とは、大きなプロジェクトを扱いやすい小さな部分に分割し、各タスクのステータスを追跡し、必要に応じてプロジェクトのタイムラインを調整するプロセスです。 管理されるタスクは、次のことを行う必要があります。
- プロジェクトのマイルストーンとタスク リストを作成します。
- 各個人またはチーム メンバーの独自の強みを見つけて、適切なタスクを与えます。
- スタッフが特定の時間に実行する必要がある最も重要なタスクは何かを調べます。
- やるべき最も重要なことを選び、それらに最初に取り組みます。
- 作業を迅速かつほとんど問題なく行えるように計画を立ててください。
- 新しいアライアンスを作成し、既存のアライアンスを改善することで、チームワークを促進します。
- 従業員が仕事をうまくこなすために必要な自由を与えてください。
- 物事がどのように行われているかを定期的に確認し、改善してください。
- できるだけ少ない労力と時間で仕事を終わらせましょう。
タスク管理を維持することが不可欠な理由
タスクを適切に管理することが重要である主な理由のいくつかを次に示します。
＃1。 タスク管理により、時間通りに適切な方法でタスクを簡単に完了できます
プロジェクトの実行は常に変化するため、常に最も重要なタスクに集中することが重要です。 たとえば、オンライン ストアを運営している場合、年末年始は商品を買いだめし、顧客のニーズに合った取引を行うために忙しい時期です。 新年が明けたら、それをするのはもはや得策ではありません。 その分野で行うすべての作業は非常に重要です。
タスク管理は、すべてのタスクを追跡し、特定の時点で最初に実行する必要があるタスクについてアドバイスを提供するために使用されます。 この情報により、チームと個人は時間をより適切に管理し、最も重要なことに集中し、プロジェクトが終了する前に行う必要があることを完了することができます。
＃2。 タスク管理は、使用できる洞察を提供します
ビジュアルはタスク管理で使用され、実行する必要があるすべてのことと状況を追跡します。 これにより、タスクとプロジェクトの現在地を把握できます。 さまざまな部門のチームがどのように連携し、プロジェクトにどのように取り組んでいるかを知るのに最適な方法です。 プロジェクトがどのように進んでいるかをよりよく理解し、賢明な決定を下し、人々が使用できる情報を提供できるようになります.
＃3。 タスクリストは、時間とお金の両方を追跡する良い方法です
プロジェクトを完了することは重要であるだけでなく、予算を超えずに期限内に完了することがさらに重要です。 タスク管理ソフトウェアを使用すると、タスクに費やした金額と完了までにかかる時間を追跡できます。 プロジェクト リソースを追跡し、新しいニーズが発生したときにそれらを移動するのに役立ちます。 また、予算を超えずにコストを削減し、プロジェクトを完了する方法を見つけるのにも役立ちます。
＃4。 タスク管理は、人々が互いによりよく話すのを助けることができます
タスク管理は、仕事をしている人々からのチェックイン、レビュー、およびコメントに大きく依存しています。 人々に責任が与えられた後では、コミュニケーションの重要性について十分に語ることは困難です。 タスクを適切に追跡するには、作業者はリストを最新の状態に保ち、定期的にプロジェクト マネージャーに提示する必要があります。 各進捗会議で、タスクがどのように評価されているかについての考えを上司に尋ねなければなりません。 このフィードバック ループにより、作業者と管理者が簡単に会話できるようになり、タスクの進行が安定した生産的なワークフローにつながります。
＃5。 仕事を整理すると、生産性が向上します
タスク管理ソフトウェアの助けを借りて、プロジェクト マネージャーはプロジェクト中に発生するすべてのことを追跡できます。 プロジェクト マネージャーは、問題を解決し、安定した作業の流れを維持することができます。 これにより、プロジェクトの生産性が向上し、軌道から外れることがなくなります。
＃6。 タスクを整理すると、より多くのことを成し遂げることができます
私たちは常にタスクを見て、それらをより良くする方法を探します。 関係者が一丸となってプロジェクトマネージャーの要望に応えます。 また、常に高いレベルの生産性を維持することも期待されています。 タスク管理ソフトウェアからの洞察と進捗レポートの助けを借りて、マネージャーはスタッフの生産性を把握し、必要に応じて変更を加えることができます。
タスク管理ソフトウェア
コンピューターまたはモバイル デバイスにタスク管理ソフトウェアがあれば、タスクを管理するためのツール一式にアクセスできます。 これは、作業の管理を容易にし、人々の共同作業を支援し、プロジェクトを制御できるようにする強力なツールです。 パフォーマンスがさまざまな指標でどのように比較されるかを確認できるため、ハードデータに基づいてタスクを管理する方法をより詳細に制御できます。 次の機能は、ほとんどのタスク管理プログラムに見られます。
＃1。 ワークフローの可視化
かんばんボードは、ワークフローを確認し、生産サイクルに適した方法でタスクを整理し、最終的に生産性を向上させるのに役立つタスク管理ツールの一部です。
＃2。 タスク検索
多くのタスクを含む大きなプロジェクトに取り組んでいるとき、必要なタスクを見つけて進捗状況を追跡するのは難しい場合があります。 フィルターとタグを使用して、タスクを管理するためのソフトウェアを使用すると、緊急性、進捗状況などに基づいてタスクを簡単に見つけることができます。 システム内で必要なものを簡単に見つけることができます。
＃3。 リアルタイムの洞察
タスク管理ソフトウェアを使用すると、時間を正確に追跡できます。 チームのタイムシートからのデータは、リアルタイムの洞察を提供するために使用されます。 これは、費やされた金額、使用されたリソース、完了した作業量、およびプロジェクト全体の進捗状況を追跡するのに役立ちます。
＃4。 共同作業の補助
タスク管理ソフトウェアを使用することで、機能横断的なチームや個人は、自分の仕事がどのように分割され、誰が何を担当しているかをより明確に把握できます。 人々が互いに話したり、グループを形成して参加したり、コメント、メモ、ファイルをすばやく追加したりできるようにすることで、遠く離れた場所からプロジェクトで共同作業することが容易になります。
タスク管理ソフトウェアには多くの利点があります
タスク管理ソフトウェアは、タスク管理に関連するすべてを追跡できる中央ダッシュボード以上のものです。 プログラムを使用して作業を整理するのには、多くの正当な理由があります。
＃1。 戦略的優先順位付け
タスク管理プログラムの最も優れた点の XNUMX つは、スタッフに最優先事項を伝えることができることです。 チームの一部のメンバーは、タスクを切り替えるのが難しいと感じる場合があります。 優先順位のリストを作成することで、チーム メンバーは時間をより適切に管理し、タスクを実行する順序を理解できます。
＃2。 注意を払う能力が向上しました
タスク管理プログラムを使用すると、大きなプロジェクトを特定の期日までに終わらせなければならないと感じる必要はありません。 この方法は、作業を細かく分割できるため、集中力を高めるのに非常に適しています。
タスク管理に最適なソフトウェア
プロジェクト管理に最適なソフトウェアのリストを次に示します。
- Monday.com は、タスクを追跡するための理想的なツールです。
- タスクの編成を確認したい場合は、Airtable が最適です。
- ClickUp は、お金を節約したい企業にとって最良の選択です。
- Todoist は、タスクをすばやく簡単に行うための最高のツールです。
- コラボレーションは、散らばっている人々のグループを管理するための最良の方法です。
- Asana は、大勢の人々を追跡するための最良の方法です。
- Basecamp の定額料金が最高です。
- Wrike はチーム固有のアプリに最適です。
- つまり、新しいビジネスや始めたばかりの人は、Trello を使い始める必要があります。
- Smartsheet は最高のスプレッドシート プログラムです。
タスク管理スキル
適切な時間管理とタスク管理は、現在と将来の両方で報われます。 ただし、成功するには、次のタスク管理スキルが必要です。
＃1。 効果的な委任
職場では、特定のタスクを他の人に任せることがよくあります。 これは、あなたとビジネス全体にとって良いことです。 あなたがマネージャーであり、自分の仕事だけでなく他の人の仕事の割り当てと追跡を担当している場合、委任できることは多くの場合に役立ちます。
＃2。 先回り
変化に適応することはタスクを適切に管理することの XNUMX つの部分ですが、環境を見て問題を予測できることは別の部分です。 このスキルがあれば、問題が発生したときに先を見越して迅速に行動できるため、プロジェクトを順調に進めて前進させることができます。 何が起こるかを予測できれば、優先順位を設定して作業を整理することができます。
＃3。 トラブルシューティングスキル
仕事をしていると、すべてが計画どおりに進むとは限りません。 タスク管理は、問題をすばやく見つけて解決策を考え出すことができるかどうかにかかっています。 時間通りに完了し、問題を防ぐのに役立ちます。
＃4。 時間管理
XNUMX つの仕事を時間どおりに終わらせないと、他の仕事に問題が生じ、スケジュールが狂ってしまう可能性があります。 また、タスクがすぐに完了しない場合、プロジェクトは影響を受けます。 時間を上手に使う方法を知っていれば、すべてのタスクを時間通りに完了し、プロジェクトを順調に進めることができます。
最高のタスク管理アプリ
タスク マネージャーによって達成される優れたスキルについては、以下が最適なタスク管理アプリです。
＃1。 マイクロソフト プランナー
Microsoft の Planner は、ビジュアル、使いやすさ、コラボレーションに重点を置いたチーム プロジェクトを管理するための便利なツールです。 チームが Microsoft ソフトウェアを使用している場合、プロジェクト管理ツールを探しているかどうかを調べる価値があります。 チームでの役割に関係なく、このプログラムを使用して、ファイル、チェックリスト、およびラベルを含むカンバン ボードを作成できます。
＃2。 Google タスク
Google Tasks で作成したタスクはすべてのデバイスで自動的に同期されるため、どこからでも管理、記録、更新できます。 このソフトウェアは基本的で使いやすく、カスタマイズ可能です。 Google タスクは Gmail やカレンダーと同期するため、他の Google サービスを既に使用しているユーザーがワークフローに追加することは理にかなっています。
Mac でのタスク管理
Windows と同様に、Apple タスク管理を使用すると、スタックまたはフリーズしたプログラムをすばやく終了できます。 ただし、タスク管理に関する詳細な診断情報については、Mac アクティビティ モニターを参照する必要があります。 実行中だが応答していないプログラムを停止し、各プログラムが使用しているメモリと CPU の量を確認し、各プログラムが使用している電力を確認できます。
Mac OS X のタスク マネージャーは、Windows のアクティビティ モニターに似ていますが、より小さくなっています。 そこにたどり着くには、[CMD]、[ALT]、および [ESC] を同時に押すだけです。 これをクリックすると、ウィンドウがポップアップして、バックグラウンドで何が実行されているかを確認できます。 動作しないアプリをクリックし、[強制終了] ボタンをクリックします。 以下は、Mac でのタスク管理に最適なアプリまたはソフトウェアです。
＃1。 Evernote チーム
Evernote を使用すると、アイデアやプロジェクトから思い出や To Do リストまで、あらゆるものを XNUMX か所に保管して整理できます。 メモを書いたり、ドキュメントを添付したり、写真をスキャンしたり、ボイスメモを録音したり、Web から切り抜いたりして、大きなプロジェクトからつかの間の思い出まで、あらゆるものを追跡するために使用できます。 Evernote を使用して、重要な詳細を忘れないようにします。
＃2。 クリア
Realmac Software Impending は、タスクを追跡するための最先端のプログラムである Clear を作成しました。 App Store にはたくさんの To Do リスト アプリがありますが、Clear は使いやすさと見た目のシンプルさで際立っています。
タスク管理とは何か、なぜ重要なのか?
「タスク管理」とは、プロジェクトのタスクのさまざまな部分をすべて追跡することを意味します。 ここでは、リアルタイムで発生する可能性のある変更に基づいて、タスクを処理する方法を前もって決定する必要があります。 最終的には、これらのタスクを最後までやり遂げたいと思うでしょう。
タスク管理の種類とは?
次のとおりです。
- ワークロードを処理する実践的な方法。
- コンピュータを使用して作業プロセスを管理します。
- 時間を管理するためのオンライン ソフトウェア。
タスク管理の手順は何ですか?
次の手順は次のとおりです。
- あなたのグループがしなければならないことすべてのリストを作りましょう。
- 各割り当てには、日付と時刻のリストが必要です。
- 各タスクの重要度を並べ替えます。
- タスクに関して重要だと思われるその他の情報を必ず書き留めてください。
- チームの別の人にそれぞれの応答を与えます。
- あなたのグループがどこまで来たかを追跡します。
XNUMX つのタスク管理スキルとは?
次のとおりです。
- 探偵の仕事をしたり、慎重に考えたりします。
- 問題を解決する能力があります。
- タスクのすべての側面を考慮してください。
- 誰もが理解できる会話。
- 責任を他人に割り当てる才能。
- 目標を設定する際の精度が向上します。
4種類のタスクとは?
次のとおりです。
- 付随的なタスク。
- 調整されたタスク。
- 計画されたタスク。
アイゼンハワーのアプローチでは、タスクは、緊急かつ重要である、緊急でなく重要ではない、重要でなく緊急ではない、または緊急でも重要でもない、のいずれかになります。 何かをすぐに行う必要があるか、後で行う必要があるか、またはまったく行う必要がないかをすばやく判断できるため、うまく機能します。
タスク管理の 4 つの要素とは?
先延ばし（遅らせる）、誰かに任せる（委任する）、4D をなくす（ドロップする）。 各アクティビティまたはプロジェクトをこれらのバケットの XNUMX つに入れると、時間とエネルギーをどのように使うかをより適切に決定できる場合があります。
まとめ
優れたワークフローを必要とするビジネスには強力な基盤が必要であり、タスク管理はプロジェクト管理の基盤であり、プロセス管理の中核でもあります。 効果的なタスク管理のためには、タスクのステータス、優先度、時間、人的および財政的リソースの割り当て、繰り返し、依存関係、通知などを追跡および管理する必要があります。これらはすべて、一般的なタスク管理の基本です。
タスク管理に関するよくある質問
タスク管理の手順は?
- 開始。
- 計画しています。
- 実行。
- 制御と監視。
- 閉鎖。
どうすればタスクをうまく追跡できるようになりますか?
- 戦略を作成します。
- タスクの代わりに優先順位のリストを作成します。
- 早めに始めるのが一番です。
- 大規模な事業は管理しやすい部分に分割します。
- 意思決定を練習します。
- 重要なのは、責任を割り当てることです。
- 適度に狙うのがポイントです。
- 期日を設定します。
成功したプロジェクトをどのように定義しますか?
良い仕事はやりがいがありますが、やりがいがあります。 生徒が何かをやり遂げることができれば、問題なくやり遂げることができるはずだと考えるのは自然なことです。 成功した課題では、課題への対応は学習の一部です。それらは、主題の中心との真の相互作用を意味します。
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参考文献
