予防策を講じることは、治癒策よりも常に望ましいとよく言われます。 これは人生のあらゆる側面に当てはまります！ プロジェクトのライフサイクル中の可能性を分析する場合でも。 それがコスト、計画、または手順に関連しているかどうかにかかわらず、プロジェクトは実行中に課題に直面します。 実際には、ITプロジェクトの200つに70つは、XNUMX％のコスト超過またはXNUMX％のスケジュール超過により、「ブラックスワン」になります。 これらは突然発生し、問題を引き起こす負の脅威です。 また、適切に処理しないと、プロジェクトの全体的なパフォーマンスが危険にさらされる可能性があります。 では、そのような予期しない脅威をどのように特定し、管理し、直面させることができるでしょうか。 適切なツール（たとえば、Bit.aiやGoogle Docs）と組み合わせて、適切なリスク管理計画を立てることが役立つでしょう。
現在、27％以上の企業が、プロジェクト管理計画にリスク管理手法を取り入れています。 これは、適切に計画されたリスク管理により、プロジェクトの問題を80％〜90％削減できるためです。
結果として、優れたリスク管理計画は、予期しないリスクを回避するのに役立ちます。 これは基本的に、プロジェクトの実行中に発生する可能性のあるすべての潜在的なシナリオを考慮することで達成できます。
ほんの数ステップで、すべてのプロジェクトについてよく考えられたリスク管理計画を作成する方法を学びます。 あなたはもう少し長く待つ必要があります。
リスク管理計画とは正確には何ですか？
リスク管理計画は、特定のリスクを処理する方法と、プロジェクトの活動と結果に対する脅威を最小化または排除するために実行する必要のある管理手順を説明する、明確に定義されたドキュメントです。
リスク管理計画は、プロジェクトに存在するすべてのリスクを特定、評価、および対応するためにチームが実行する必要のある手順を文字通り指示します。
注：上記のリスク管理計画の定義は、ITやビジネスイニシアチブを含む幅広いプログラムに適用できます。
この計画は、プロジェクトのライフサイクル全体にわたって実行されるより広範なリスク管理プロセスの一部です。 さらに、リスク管理メカニズムは、プロジェクト管理チームがリスクを軽減するために行動を起こす動機を与えるすべての力を結集します。
リスクはXNUMXつの方法で処理/管理できます：
プロジェクト計画に関しては、リスクは予測できないことは誰もが知っています。 ただし、回避する予定の脅威のいくつかは実際に発生するため、それらに対処する必要があります。
したがって、リスクに対処するにはさまざまな方法があります。 ただし、選択する対応は、リスクが発生する可能性と、プロジェクトに対するリスクの影響の重大度によって決定する必要があります。
回避する：リスクに関しては、多くの場合、最善の行動はそれを回避することです。 簡単に防ぐことができれば、プロジェクトへの影響はほとんどありません。
軽減：リスクを排除できない場合は、少なくともリスクをシールドして影響を減らすことができます。 これには、影響がプロジェクトに与える害を最小限に抑えるための意識的な措置を講じることが必要です。
移転：リスクを第三者に移転することは、リスクに対処するためのもうXNUMXつの優れた方法です。 そして、保険の購入は、これを行うための最も簡単で最も人気のある方法のXNUMXつです。
受け入れる：他に何も機能しない場合は、受け入れる必要があります。 リスクを受け入れることで、事前にリスクを回避することに取り組むことができます。
ただし、リスクが発生するまでには、介入するには遅すぎることがよくあります。 そのため、最初からよく考えられたリスク管理計画が必要です。
ゼロからリスク管理計画を作成するためのステップ！
すべての新しいプロジェクトには、新しい一連のリスクが伴います。 会社が脅威を完全に排除できない場合は、リスク管理計画の助けを借りて、脅威を軽減および予測できるはずです。
ただし、これらの対策に従うことで、チームのリスク管理戦略を合理化し、ネガティブなインシデントに対処する際にチームをより柔軟で機敏にする必要があります。
＃1。 最初の一歩を踏み出します。 リスクを判断する
プロジェクトの潜在的な落とし穴を予測することは、ビジネスの行き詰まりのように感じる必要はありません。 一方、リスクを特定することは、チーム全体が恩恵を受けて参加する学習体験です。
リスク管理では、チーム全体の専門知識と知識を組み合わせてすばやく活用できます。 チームメンバーに、認識している、または以前に遭遇した脅威を認識するように要求します。 この動きは、接続性と部門の枠を超えた学習を促進します。
＃2。 リスクを調べる
あなたとあなたのチームが潜在的な問題を特定したら、もう少し深く掘り下げる時が来ました。
次に、リスクを効果的に分析するために、次の質問をする必要があります。
これらの危険はどのくらいの頻度で発生しますか？
そして、もしそうなら、どのような影響がありますか？
チームは、このステップで各リスクの結果と可能性を評価して、最初にどこに焦点を合わせるかを決定します。
リスク分析では、組織の潜在的な経済的損失、時間の損失、影響の大きさなどが考慮されます。
最終的には、プロジェクト全体で一般的な問題が見つかります。 これは、各リスクを顕微鏡下に置くことにより、潜在的なプロジェクトのリスク管理計画を微調整するのに役立ちます。
＃3。 リスクを優先する
次に、リスクを詳細に分析した後、リスクに優先順位を付けます。 ランク付けするときは、各リスクが発生する可能性と、プロジェクトへの潜在的な影響を考慮してください。
このステップでは、プロジェクトの全体像を把握し、チームがどこに力を注ぐべきかを特定します。 しかし、最も重要なことは、優先順位が付けられた各リスクの実行可能な解決策を特定するのに役立つことです。
その結果、プロジェクトは治療段階での遅延や混乱を回避します。
＃4。 リスクを処理する
これには、リスクが確立された後の治療計画の設定が含まれます。 最も優先度の高いリスクから始めて、プロジェクトに脅威を与えないように、リスクを軽減または解決するチームの能力を評価します。
ただし、リスクを効果的に管理および処理するには、プロジェクトを順調に進めながら、チームのリソースを最大限に活用する必要があります。 時間が経ち、リスクログを含む以前のプロジェクトのより広範なアーカイブを蓄積するにつれて、事後対応ではなく、より積極的に将来の危険を予測できるようになります。
＃5。 リスクに注意してください。
プロジェクトが進行するにつれて、リスク管理計画は、途中で発生する可能性のあるすべての危険を追跡します。 そして、計画の全体的な結果が報告されるので、それらの動く目標を追跡することが重要になります！ このドキュメントを定期的に確認することが重要です。
リスク管理計画を作成する利点
リスク管理計画には、ドキュメントをあらゆるビジネスにとって価値のあるものにする多くの利点があります。 そして、ほとんどの場合、企業が脅威の可能性を特定するのを支援することから、それらを管理することまで、私たちはあなたをカバーします。
企業はこれらの脅威に備え、意識していれば発生時に対処します。
＃1。 結果を向上させる
会社のリスク管理計画を定義すると、プロジェクトを正常に完了する可能性が高くなります。 負のリスクを最小限に抑えて削減し、プロジェクトを時間どおりに完了することができます。
これは、チームが予算内にとどまり、その目的を達成するのにも役立ちます。
＃2。 反応的ではなく積極的であることを支援します。
継続的に火災と戦う代わりに、透明性のあるリスク管理計画を立てることで、発生する前に起こりうる問題を最小限に抑えるために積極的に行動することができます。
長期的には、チームは特定されたリスクを取り、それが発生する可能性を最小限に抑える実用的な計画に変換します。
＃3。 プロジェクト全体を評価するのに役立ちます
リスクエクスポージャーを管理し、リスク管理計画の助けを借りて組織の強みに基づく機会を活用することにより、タスクの有効性を測定できます。 つまり、現在のプロジェクトの進捗状況を評価し、将来のベストプラクティスを開発するのに役立ちます。
例を使用してリスク管理計画を作成する方法
リスク管理計画を書き始める準備はできていますか？ さて、可能な限り短い時間であなたを助けることができるそこにたくさんのリスク管理計画ツールがあります。
自由に使えるいくつかのリスク管理計画ツールの例を紹介します。その中で最も人気のあるものはBit.aiです。
ビットアイ は、驚くべきリスク管理計画書、プロジェクト管理計画、製品計画、およびその他の企業文書を数分で作成できる新時代のオンライン文書共有プラットフォームです。 ビットは、計画プロセスをより没入型で協調的にしたいチームにとって理想的なリスク管理計画ツールの非常に良い例です。
さらに、Bitは、作業者が共同作業とタスクの実行を同時に行うための中心的な場所を提供し、専門知識を共有します。 また、すべての写真、ファイル、デジタルコンテンツを保存して簡単にアクセスできるコンテンツライブラリがあり、ワークフローがこれまでになくスムーズになります。
ワークスペースを作成し、チームメンバーを招待するだけで、製品計画などの職場のドキュメントをすばやく作成できます。 また、これらのドキュメントを外部の顧客、従業員、組織などと共有して、彼らがどのように働いたかについて正確なフィードバックを得ることができます。
別の観点から同じ機能を実行できる他のツールには、Google Docs、WPS、OnlineMicrosoftWordなどがあります。
ただし、リスク管理計画がどのように見えるかについてのサンプルが必要な場合に備えて、ここにXNUMXつあります。
このサンプルの詳細については、リスク管理戦略に関する投稿をご覧ください。
リスク管理計画の 5 つのステップとは?
リスク管理アプローチを成功させるには、5 つのステップがあります。
- リスクを特定します。
- リスクを評価します。
- リスクを第一に考えてください。
- リスクを処理します。
- リスクを観察してください。
リスク管理計画の主な内容は？
優れたリスク管理計画は通常、XNUMX つの要素で構成されます。 それらは、定義、仮定、およびリスクの内訳、影響、コスト、およびタイムテーブルを説明する構造で構成されています。
管理計画の例は何ですか?
たとえば、管理計画では、必要な営業担当者の数と、売上を 25% 増加させるために必要な費用を指定できます。 目標とタスクに優先順位を付けるには、相対的な価値に従って目標をランク付けする必要があります。
リスク管理計画を使用する目的は何ですか?
リスク管理計画の目的は、潜在的なプロジェクト管理リスクの特定、評価、および計画を支援することです。
免責事項!
このツールは、決定と検証の選択に左右されます。 私たちはどのプラットフォームからも後援されておらず、ここで提供される情報は私たちの知る限りのものです。
最終的な考え
すべてのタイプのプロジェクトで、リスクは避けられません。 プロセスをガイドする明確に定義されたリスク管理計画がある場合は、エラーをより効果的に最小限に抑えることができます。
一方、リスク管理計画は、状況の変化に応じて更新する必要のある生きた文書であることを覚えておくことが重要です。 このため、Bitなどのドキュメント共有ツールは、任意のドキュメントをリアルタイムで編集し、必要に応じて調整したり、プロジェクトを開始する前のガイドとして使用したりできるため、このようなドキュメントの作成に最適です。
