ドキュメント管理システムを使用して情報を保存すると、企業の重要な書類を正確に保存して、その後の検索と検査に備えることができます。 記録管理は、コンプライアンス、リスク管理、およびガバナンス計画にとって重要です。 記録管理システムの使用方法を理解することは、確立された規則に従ってアーカイブまたは処分するために、法的、財務的、および歴史的に重要な重要な記録を保存するのに役立ちます。
この記事では、記録管理とは何か、それが必要な理由、その利点、システムのライフ サイクル、役に立つと思われるトレーニングを提供しているいくつかの企業、および記録管理とデータ管理の違いについて説明します。
レコード管理とは何ですか?
記録管理とは、あらゆる形式の情報の開発、保守、受信、および廃棄を管理するプロセスを指します。 つまり、企業の貴重な情報を作成から廃棄まで管理することです。
記録とは、証拠として保持される、または商取引で使用されるあらゆる情報です。 記録の例としては、最終報告書、予算書類、会社の貸借対照表、行動に関する連絡事項、フィールド ミッションの地図などがあります。
レコード管理は何を提供しますか?
レコード管理の主な目的は、貴重な情報をビジネス要件とコンプライアンス監査に利用できるようにすることです。 大企業が基本的なスプレッドシートを使用して重要な情報のすべての項目を追跡することは不可能です。 物事を整理してアクセスしやすくするには、戦略と適切な記録管理が必要です。
記録管理ポリシーにより、記録の分類法を構築し、都合のよいときにいつでも確実に保存することができます。 IT ドキュメンテーション ソフトウェアなどのソフトウェア ツールを使用して、重要な情報を整理できます。
レコード管理が必要な理由
記録管理がなければ、毎日生成される膨大な数の記録を処理することは不可能です。 これを文脈に当てはめると、44 年の時点でグローバル データ領域で約 2020 ゼタバイトのデータが作成されており、175 年までに 2025 倍の XNUMX ゼタバイトになると予測されています (XNUMX ゼタバイトは XNUMX 億テラバイトです)。
レコード管理は、レコードの拡張を制御し、それらから意味のある情報を抽出するために必要です。 すべてが電子的に管理されたとしても、関連するコストと生産性の膨大な量は、どの企業も圧倒する可能性があります。
重大なビジネス上の損失は別として、不適切な記録管理は、費用のかかるコンプライアンス違反、生産性の損失、無駄な監査、データの過負荷、およびその他の結果をもたらす可能性があります。
レコード管理は、データ保護基準に準拠しながら、これらすべての問題に対処するための最大の答えです。
記録管理の利点
優れた記録管理プログラムを開発することには、次のような多くの利点があります。
＃1。 重要な情報を安全に保つ
有能な管理システムを使用して重要な記録を保護することで、ファイルの完全性と機密性を維持しながら、ドキュメントを紛失する可能性を減らすことができます。 また、同じデータを XNUMX つ以上の場所に保存することでレコードの冗長性を生み出すこともでき、悲劇や緊急事態の後に会社をより迅速に再開するのに役立ちます。 レコードの冗長性を作成する方法には、次のものがあります。
- 記録の作成とインテリジェンスの目録作成
- 重要文書のラベル付けと冗長性の表示
- 誰がレコードにアクセスできるかを把握する
＃2。 より少ないお金を使う
効率的な記録管理システムは、企業が保管スペース、機器の材料、人件費を節約するのに役立ちます。 物理的またはデジタルの管理システムは、企業のコスト削減に役立ちます。 システムを使用せずに手動で書類を保護または保存する代わりに、適切な記録システムにより、従業員は他の作業タスクに取り組むためにより多くの時間を与えることができます。
＃3。 効率の向上
組織は時折ファイルを失う可能性があり、従業員が行方不明または置き忘れたレコードを探すために費やす時間が生産と効率を低下させる可能性があります。 適切に構成された記録管理システムは、これらの障害を取り除き、企業が必要に応じて以前の記録にアクセスできるようにするのに役立ちます。 また、組織は必要なドキュメントにアクセスするための簡単な指示を提供できるため、システムは新しいスタッフのトレーニングをより簡単に支援することもできます。
＃4。 レコードの拡張の制御
業界全体で、電子ファイルと企業文書の全体量が増加しています。 記録管理は、書類を保管するために必要な拡張とオフィスの保管スペースを維持するのに役立ちます。 保持要件とスケジュールを制御すると、記録の追跡、取得、および管理が容易になり、これに役立ちます。
＃5。 効果的な意思決定の促進
管理者や役員は、正しい分類機能と簡単な検索機能を備えた管理システムのおかげで、必要なときに情報にアクセスできます。 また、以前の関連文書を利用して、知識に基づいた選択を行うのにも役立ちます。 たとえば、マネージャーや上級管理職は、現在取り組んでいる比較可能なシナリオに関する以前のドキュメントを分析して、現在の課題について十分な情報に基づいた判断を下すことができます。
＃6。 プロフェッショナリズムの促進
組織化された企業は、従業員の間で協力的な環境を育みます。 組織化された職場のシンプルさとファイルへの簡単なアクセスにより、効果的な記録管理システムを確立することで、士気とパフォーマンスを向上させることができます。 これが可能なのは、従業員が必要なドキュメントを確実かつ自信を持って入手できる場所を理解しているからです。
＃7。 法規制の遵守
記録を正しく保存することで、企業は政府の要件や法律に準拠することができます。 有用な記録管理システムは、記録管理に誤りがないことを保証することにより、企業のリーダーが罰金を回避するのに役立ちます。 さらに、組織は、プロセスが更新または大幅に変更された場合の更新されたトレーニングを含め、記録を扱うスタッフが政府の要件および法律に準拠していることを保証するためのトレーニング プログラムを提供できます。
#8。 企業の伝統を守り続ける
記録管理システムは、機関の以前の決定と履歴の保存に役立ちます。 業務記録は、従業員が将来の意思決定に使用できる重要なツールです。 企業が成功すれば、記録は一般の人々にとって歴史的な遺物になる可能性があります。
さまざまなタイプのレコードとは何ですか?
レコードは、実行する機能に基づいて多くのカテゴリに分類できます。 次に、頻度の高いタイプの例をいくつか示します。
＃1。 物的記録
これらは、メモや紙などのさまざまなメディアに保存されている情報の有形のコピーです。 これらのレコードは、物理スペースを占有します。
＃2。 電子データ記録
電子記録とは、電子的に作成・保管される記録のことです。 それらはデジタルで保存でき、物理的なスペースをほとんど占有しません。
＃3。 業務記録
事業の運営に関わる書類です。 企業レコードには、契約、契約、給与レコードなどが含まれます。
＃4。 業界記録
これらは、特定の産業の運営に関する記録です。 たとえば、医療業界の記録には、ビジネス全体に関する文書や調査資料が含まれています。
＃5。 法的記録
これらは、保管しなければならない法的に義務付けられた記録です。 リーガル ホールド レコードは、コンプライアンス規制に関するルールです。
レコードのライフサイクルとは?
すべての記録は、作成から破棄まで、一生を経ます。 これらの段階を知ることで、データを適切に保存および管理できます。 ライフサイクルの各段階は重要であり、ライフサイクルを継続するには、各段階の目的を達成する必要があります。
レコードのライフサイクルの XNUMX つの段階とは?
次の XNUMX つの段階があります。
- 作成/受信: これは、レコードが内部で作成されたか、外部ソースから受信されたかを示します。 記録は、紙の文書、デジタル形式、電子メール、レポートなど、任意の形式にすることができます。
- 使用/変更: 頻繁に使用されるレポートは、すぐに取り出せるように内部に保存されます。 その他のレポートはオフサイトに保存され、必要に応じて使用されます。
- 維持/保護: この段階では、記録を保持して保護する必要がある期間を指定します。 データ保持規則に準拠していることを確認する必要があります。
- 廃棄/破棄: レコードがその目的を達成した場合、破棄するかアーカイブするかの XNUMX つの選択肢があります。 記録が不要になったことが確実な場合は、確実に消去してください。
重要でない記録を廃棄した後、長期保存価値のある記録を特定してアーカイブする必要があります。
記録管理のコンポーネントは何ですか?
記録管理には多数のコンポーネントがありますが、記録管理プログラムの中核を構成する XNUMX つの重要な要素があります。 主なコンポーネントは次のとおりです。
- ポリシーと手順： レコード管理プログラムは、プログラムのパラメーターを識別することから始まります。 ポリシーは、さまざまな段階で権限レベルと責任を定義するために必要です。 また、ポリシーの実装方法に関する詳細な指示も必要です。
- 保持スケジュール: 保存期間が延長されているレコードもあれば、期間が限定されているレコードもあります。 このスケジュールは、組織内で記録を保持する最短時間を指定します。
- 記録ファイリング システム: 記録をファイリングおよび保管するための戦略を策定する必要があります。 保存方法 (デジタルまたは物理) に応じて、記録を分類できます。 これはまた、レコードの重要性を強調します。
- トレーニングと監査: 記録を残すことは一人の仕事ではありません。 割り当てを行うには、資格のある個人のチームが必要です。 それらの有効性を確保するには、定期的にトレーニングを行い、定期的な監査を実施する必要があります。
電子記録管理システム (ERM) とは?
電子的に保管されているファイルやドキュメントの管理は、電子記録管理 (ERM) と呼ばれます。 組織が必要なときに適切な記録にアクセスできることを保証します。 記録が電子的に保存されると、自動化によって効率が向上します。 ERM ソフトウェアは、プロセスの自動化、重複の排除、保守の容易化に役立ちます。
電子記録管理システムはどのような利点を提供しますか?
以下は、ERM システムの最も注目すべき利点の一部です。
- ERM を使用すると、記録を最小限の労力で自動的に識別、分類、保存、および取得できます。 ドキュメントのメタデータを自動的に取得して、プロセス全体を自動化することもできます。
- 電子記録を利用することで、正しい情報に適切なタイミングでアクセスできます。 すべてが電子的に保存されると、物理的な記録の検索に費やす時間がなくなります。
- 記録が電子的に保存されている場合、以前のデータを簡単に参照できます。 以前の決定をすばやく理解し、それらに基づいて将来の決定を下すことができます。
- ERM システムを採用すると、すぐにコンプライアンスを達成できます。 自動化された記録の保管と廃棄により、業務を継続しながらコンプライアンスを簡単に実証できます。
記録管理トレーニング
多くの単科大学や総合大学では、さまざまなビジネスに適用される歴史、哲学、方法、組織、およびベスト プラクティスについて学生に教えるために、記録および情報管理またはアーカイブ研究の学位を提供しています。 記録管理の広大で複雑な性質に関連するその他の専門組織または認定プログラムには、次のものがあります。
- 認定記録管理者協会 (ICRM): XNUMX つのテストに合格した後、実務経験とさらなる教育を組み合わせた人は、ICRM から高度な認定を取得できます。
- 国立公文書記録管理局 (NARA): NARA は、連邦政府職員に XNUMX 週間のトレーニング プログラムを提供し、連邦記録管理証明書を取得します。
- アメリカ記録管理協会 (ARMA): ARMA International のメンバーは、高度な戦略的アプローチに焦点を当てた Information Governance Professional (IGP) 資格を取得できます。 有効期間は XNUMX 年間で、多くの取締役レベル以上の役職に適用されます。
レコード管理とドキュメント管理
記録管理と文書管理には違いがありますが、これらの語句を同じ意味で使用する人もいます。 文書管理は、記録管理の重要な側面です。 これには、ファイルのキャプチャ、保存、変更、共有など、標準的なオフィス タスクとファイル ストレージが含まれます。 企業の文書管理の監視を支援する場合、文書管理スペシャリストの責任には次のものが含まれます。
- 現在および将来のドキュメントを整理する
- ワークフロー効率の向上
- ファイル取得のための効率的な検索アルゴリズムの提供
- ミスファイリングや置き忘れ書類の削減
- 物理的なドキュメント ストレージの削減
記録は常に文書であるとは限りません。記録管理には、より厳格な作業と、部門を率いてシステムを設計および維持し、チーム メンバーを監督し、システムのセキュリティと安全性について報告する専任のマネージャーが必要になることがよくあります。 記録管理者のタスクは、記録を安全に保護することに重点が置かれており、次のものが含まれる場合があります。
- 記録の基準と規範、およびそれらの保管を担当するチームの確立
- 誰がどのレコードにいつアクセスできるかを決定する
- 資料がアーカイブに移動される時期のタイムフレームの作成
- 管理者に記録の利用許可を与える
- 企業システムおよびソフトウェア プラットフォームへの記録管理の組み込み
よくある質問
レコードの例は何ですか?
すべての企業は、記録管理ポリシーを確立しています。 記録は、各社が定めたルールにより保護されています。 競合他社、政府機関、および機密文書にアクセスするビジネスを持たないその他の人物から保護されています。 この明確化は、e ビジネス部門では「企業機密」として知られています。
フォームとレコードの違いは何ですか?
フォームは、特定の情報を要求する文書であり、回答の選択肢や入力可能な空白の領域が含まれています。フォームは慎重に実施する必要はありません。 一方、完成したフォームは記録と見なされ、改ざんされないように安全に保管する必要があります。
ドキュメントはいつレコードになりますか?
レコードは、組織がビジネス トランザクションに関連して作成または受信するドキュメントです。 また、法的要件を満たすために利用することもできます。 記録の媒体や種類は、その分類には関係ありません。 紙でもデジタルでもかまいません。
記録管理の義務はどこから来るのですか?
記録管理の義務は、公共の安全、データ主権、またはその他の問題を反映する政府または業界の標準および慣行によって頻繁に課せられます。 その結果、記録管理は、情報ガバナンス計画の不可欠な要素です。 IT インフラストラクチャ内の記録の信頼性と可用性を監視することは、企業のセキュリティに役立ちます。
ビジネス用語で言えば、記録管理とは何を意味するのでしょうか?
記録管理には、データがシステムで利用可能になってから破棄されるまでの間に発生するすべてのイベントが含まれます。 基本的に、記録管理システムはデータのライフサイクルに従います。 文書資料、フォーム、ファイリング記録、マイクロフィルム、保存、および関連サービスの複製も含まれます。
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参考文献
