情報は、組織の成長に不可欠です。 しかし、それを管理するには、識別、保守、保管など、多くの活動が必要です。 作業を簡単にするために、プロセスを自動化する電子記録管理システムとソフトウェアがあります。 タスクを実行する際に従うべき明確な基準や規範がないため、データなしで組織を運営することはできません。 法執行機関でさえ、記録管理システムを使用しています。
レコード管理とは
レコード管理は、組織の情報ライフ サイクル全体で情報を処理する方法を管理する組織の役割です。 このプロセスは、作成、受信、または受信の時点から廃棄の時点まで行われます。
企業が保管する記録は、組織の記憶の保管庫として機能します。 記録を残すことは取引の証明であり、記録の保存期間を検討する際には裁定を考慮に入れる必要があります。
記録管理は、より広範なガバナンス、リスク管理、およびコンプライアンス活動です。 さらに、主に、組織の運用の証拠を管理し、それらに関連するリスクを軽減または最小化することに関係しています。
レコード管理システムとは?
ただし、記録管理システムは、正確な記録を作成、配布、および保持するために必要な多数のワークフロー手順を大幅に合理化することにより、より一般的な目的にも役立ちます。 記録管理システムには、主な目的が XNUMX つあります。 そしてそれは、企業が法的および規制上の義務を確実に遵守することです。
また、記録は、物理的 (紙) またはデジタルのいずれかである特定の種類のファイルまたは文書であることも認識しておく必要があります。 記録に依存する企業の重要な要素は、記録の管理と保守です。 そのため、記録管理ソフトウェアはこれらのシステムを使用して記録を管理し、何も失われないようにします。
記録管理システムの機能
＃1。 在庫管理
記録管理システム ソフトウェアの主要コンポーネントには、スキャン、複製、送信、保存などの単純な機能の例と、企業の保持および分類要件に基づく自動化などのより高度な機能の例が含まれます。
＃2。 サーチエンジン
これにより、スタッフが必要なドキュメントにできるだけ早くアクセスできるようになります。 これらは通常、多数の検索演算子またはコンテンツ フィールドで機能し、ユーザーがたとえばレコードの作成日や最終使用日を知っているだけでもレコードを検索できるようにします。
＃3。 コンプライアンスの管理
記録管理システムは、法定義務またはビジネス ポリシーに準拠して記録を保持および更新することを保証します。 たとえば、コンプライアンス追跡機能は、特定のレコードを更新、変更、または置換する必要があることを定期的にユーザーに通知する場合があります。
＃4。 システム オブ レコード
管理者は、組織内を移動する際に、所有権の変更とレコードの変更を追跡できます。 マスター コピーが他のバージョンに加えられた変更を正確に反映していることを確認するために、同じレコードの複数のコピーも配置されます。
効果的な記録管理システムの 5 つの必須要素とは?
- 記録の目録と分類。
- スケジュールを保持します。
- 記録の保存と変換。
- バイタルレコードイニシアチブ。
- 災害復旧と防止の計画。
- 配置
記録管理に最適なソフトウェアはどれですか?
記録管理に最適なソフトウェアを知ることは、その機能と機能、および目的によって異なります。 記録管理システム ソフトウェアの例は次のとおりです。
- オンベース。
- ファイルホールド。
- ルーベックス。
記録管理システムの種類とは?
記録管理システムの種類は、大きく XNUMX つのカテゴリに分けられます。
- 従来から紙の記録を使用している方
- 電子記録を利用するもの。
レコード管理システムの機能とは?
電子記録管理システムの機能は次のとおりです。
内部ワープロ コンテンツや電子通信も含め、電子ファイルやドキュメントの保存と検索を確実に行います。
記録管理システムの例
- Dropboxのビジネス
- WordPress
- Microsoft 365
- Googleワークスペース
- OneDrive
- マイクロソフトのSharePointの
- ボックス
- 合流
- Prezi
- LibreOfficeの
- eファイルキャビネット
- Joomlaの
電子記録管理システム
電子記録管理システムを使用することは、ドキュメントを保持するための生産的なアプローチです。 紙やデジタルのドキュメントをスキャン、インデックス作成、アーカイブすることで、簡単に保管および検索できるようにすることで、データのセキュリティを確保できます。
電子記録管理システムは、法的プロセス、内部レビュー、または第三者監査で使用するためのドキュメント保存に重点を置いていますが、ドキュメント管理システムは、デジタル ドキュメントの保存と整理に重点を置いています。
電子記録管理システムの例
＃1。 Zoho Docs
コンテンツ コラボレーション ツールの Zoho WorkDrive を使用すると、チームはあらゆるサイズのファイルを保存、共有、管理、コラボレーションできます。 Web ベースのドキュメント管理ツールである Zoho Docs を使用すると、すべてのデータをクラウドに保存して管理することもできます。
これは、クライアント、パートナー、顧客など、社内外の誰とでもドキュメントを作成、共有、コラボレーションできる、使いやすく安全なドキュメント管理ソリューションです。
＃2。 論理ドキュメント
logicalDOC のような電子記録管理システムは、文書管理システムとして機能します。 たとえば、自動インポート プロセス、インデックス作成、および Activiti ワークフローを備えています。
＃3。 Microsoft SharePoint オンライン
組織は、Microsoft SharePoint Online の助けを借りて、デジタル情報を簡単に保存、配布、および管理できます。
ユーザーは、ディスカッションで相互にやり取りしたり、投稿に「いいね」を付けたり、ドキュメント、ビデオ、画像をアップロードしたり、ニュースフィードのメンションで他のユーザーにメンションしたりできるようになりました。 また、カスタマイズや構成も簡単です。
SharePoint Online は、クライアントやベンダーなど、外部からのユーザー間のコラボレーションを可能にします。単独で購入することも、Microsoft Office 365 スイートの一部として購入することもできます。
＃4。 M-ファイル DMS
文書管理ソフトウェア、または DMS ソフトウェアは、ビジネスに不可欠なテクノロジです。 ビジネス部門が記録的な速さで新しいデータとドキュメントを生成するにつれて、組織は急速に増加するドキュメントの量を管理および保護するのに苦労しています。
さらに、今日のナレッジ ワーカーは、適切な論文を探したり、見つからないデータを複製したりすることに XNUMX 日の大部分を費やしています。 DMS ソフトウェア ソリューションを使用すると、セキュリティ、コンプライアンス、保持、およびドキュメント ライフサイクルのその他の段階の管理を合理化できます。
＃5。 Ascensio System Onlyオフィス
ONLYOFFICE は社内のチーム コラボレーション用に作られています。 これは、消費者にドキュメント管理、カレンダー、メール、および CRM コネクタを提供します。 また、OpenDocument および Microsoft Office 形式との優れた互換性もあります。 OpenOffice をローカルまたはクラウドにインストールすることもできます。
ビジネス プロセス管理の強力な基盤を探している中小企業向けに設計されています。
＃6。 Evernote ビジネス
あなたのチームは、Evernote Business で共同作業を行うことができます。 XNUMX つの場所で、書類を作成し、プロジェクトで共同作業し、情報を保存できます。 チーム メンバーは、インターネットへの接続が失われた場合でも、どのデバイスからでもメモやファイルを表示、編集、アップロード、共有できます。
堅牢な検索機能とツールの接続により、混乱を迅速に分類し、必要な情報を見つけることができます。 Evernote Business を使用すると、プロセスを合理化できます。
電子記録管理システムの利用
＃1。 ドキュメントストレージ
電子データ システムの最も基本的な目標はストレージです。 どの企業も時間の経過とともに書類が蓄積する傾向があり、最近発行されていない許可を見つけるのが難しくなっています。
電子記録管理システムは、人間の入力を受け入れるか、紙を電子的に自動的にファイリングし、組織内の多数のコンピューターに分散させたり、棚のスペースを占有したりするのではなく、すべての資料を便利な XNUMX つの場所に集中させます。
＃2。 組織
すべての書類を整理してアクセスできるようにしておくことは、効果的な記録管理に不可欠です。 電子記録管理システムは、ドキュメントを分類および分類して、すばやくアクセスできるようにします。 さらに、この機能を使用すると、企業は数百時間または数千時間の労力を節約できます。
#3 セキュリティ
一部のドキュメントは非常に機密性が高く、重要な組織データをシェルフや保護されていないコンピューター フォルダーに残すことは、災害への処方箋です。 また、ERMS はすべてを XNUMX つの場所に保管し、許可されていない個人のアクセスを制限します。
ほとんどの電子記録管理システム ソフトウェアの例では、管理者はさまざまなファイルに個別のアクセス許可を指定できます。 これは、XNUMX つのファイルにアクセスしたい XNUMX 人の個人が完全に制御できないようにするためです。
＃4。 コミュニケーション
EDRMS には、多くの場合、特定の関連ドキュメントがシステムにアップロードされたことを部門に警告したり、タグ付けされた個人とファイルを自動的に共有したりするなどの通信機能があります。 一部のシステムでは、ユーザーがシステムを介して相互に直接メッセージを送信したり、ビジネス ドキュメントをマークアップしたりすることができます。
法執行記録管理システム
法執行記録管理システムは、機関全体のシステムです。 その目的は、法執行活動に関連する情報、記録、文書、またはファイルの保管、検索、保持、操作、アーカイブ、および表示を提供することです。
また、最初の世代から完成まで、レコード開発のライフ スパン全体をカバーしています。 効果的な法執行記録管理システムでは、複数の報告メカニズムをサポートしながら、単一のデータ入力が可能です。
ただし、法執行記録管理システムは、その運用に直接関連する記録に限定されています。
このドキュメントでは、次のビジネス機能について説明します。
- サービスの呼び出し
- インシデントレポート
- 捜査案件管理。
- 交通事故届出
- 引用
- フィールドの連絡先
- ポーン
- 民事訴訟
- 命令と制限
- 許可とライセンス
- 設備と資産の管理
- フリート管理
- Personnel
- 内務
- 分析支援（犯罪分析）
法執行記録管理システムは、人、財産、場所、および関連する記録を、直感的なユーザー インターフェイスを備えた XNUMX つの中央データベースにリンクすることで、プロセスを合理化します。 法執行機関は、管轄内で発生した犯罪事件に関する情報を入力するために、記録管理システム (RMS) を必要としています。
法執行記録管理システムの例
＃1。 ARMS記録管理システム
例としては、ARMS の法律記録管理システムが挙げられます。 これにより、機関は XNUMX つのインターフェイスを介してデータを整理、維持、および取得できます。
ARMS RMS は、迅速かつ効率的な記録入力プロセスを提供する、使いやすい法執行記録管理システムです。 また、ユーザーは探しているレコードや分析をうまく見つけることができます。 オフィスでも外出先でもモバイル デバイスを使用して、ユーザーは ARMS でシームレスな情報管理を体験できます。
＃2。 CIS 記録管理システム
CIS Records Management System (RMS) は、機関の記録管理機能を自動化します。 また、記録、派遣、探偵事務所などでのオンライン同時利用も可能です。
メニュー、ツールバー、ヘルプ、ファンクション キー、およびその他のツールは、インシデントの入力、アクセス、および追跡を行うすべての担当者に直感的で効率的な環境を提供します。
＃3。 セントラルスクエア レコード
通話からケースまでの統合された包括的なスイートを使用すると、データの入力と報告に費やす時間を大幅に削減できます。 完全な提出統合により、提出された NIBRS データの品質を向上させながら時間を節約できます。 CentralSquare Records を使用すると、システムにデータを入力し、いつでもどこでも必要なデータを取得できます。 この適応可能なクラウドベースのシステムを使用すると、応答者は近所に留まり、IT スタッフの頭痛は軽減されます。
ファイルとケース間の自動関連付けを使用すると、メディアをすばやく見つけて、大量のデジタル証拠を手動で検索する手間を省くことができます。
CentralSquare の CAD とレコードを使用すると、デジタル証拠が自動的に同期され、より効果的なケース管理が可能になります。 社内外のユーザーと共同で作業する場合、証拠を安全かつ確実に共有します。
＃4。 オムニゴ
Omnigo Software が提供するソリューションは、法執行機関、教育、ヘルスケア、およびその他の企業にメリットをもたらします。 同社のユーザー フレンドリーで順応性のある記録管理システム ソフトウェアは、ユーザーがより効果的な行動を取るために必要な情報を提供します。
また、法執行機関やセキュリティ担当者がスタッフの生産性を最大 25% 向上させ、コンプライアンス リスクを軽減し、安全性とセキュリティを目に見える形で向上させるのにも役立ちました。
オムニゴは、従業員、資産、およびブランドを保護するために、可能な限り最大限のサポートが必要であると考えています。 追跡、分析、取得が簡単なデータにアクセスできるため、チームは最も重要なことに集中できます。
＃5。 eFORCE
eFORCE は、代理店の効率を改善することをお約束します。 また、ブラウザベースの法執行システムの包括的なラインナップを通じて、コミュニティの安全を強化します。 購入するすべての eFORCE 製品には、プレミアム機能、競争力のある価格、優れたカスタマー サービスが付属しています。
組織の公安ソフトウェア要件がすべてカバーされています。 エージェンシーをサポートするための理想的なエコシステムを構築するには、当社のさまざまな優れた製品から選択してください。
eForce を利用することで、最新の状態を維持し、新しいコンピュータ支援ディスパッチ システムであろうと記録管理システム ソフトウェアであろうと、部門がより効果的かつ安全に運営できるよう支援することができます。
＃6。 Spillman Flex レコード管理
Spillman Flex は、オンプレミスの公安記録管理システム ソフトウェア ソリューションです。 全国の警察、保安官事務所、派遣センター、刑務所、消防署の要件を満たすために作成されました。 Flex は、比類のない統合、複数の法域にまたがるデータ共有機能、合理的な価格のサイト ライセンス、および継続的な開発の利点を代理店に提供します。これらはすべて、中央の統合ハブを中心としており、信頼できるカスタマー ケアとサポートに支えられています。
Spillman Flex から 60 以上のリンクされたモジュールが利用可能であり、組織は独自の要件に合わせて調整されたシステムを作成できます。 Flex が提供する統合ソリューションには、CAD、RMS、JMS、現場でのモバイル データ収集とレポート、インテリジェンス主導のポリシングと分析、マッピングと地理情報システム (GIS)、火災、データ共有、および人員のための事前構築済みモジュールが含まれます。とリソース。
＃7。 バロールシステムズ
これは、各市場セグメントの法律、消防、EMS、およびセキュリティのための信頼できるインシデント管理リソースです。 Valor Systems は、誇らしげに、ビジネスの最初の年から顧客を維持しています。 ディスパッチとケース管理は、Valor Incident Management System (VMS) とより効果的に連携できます。
組織全体に利益をもたらすリソース割り当てと状況認識のためのシステムを作成しました。 Valor IMS は、運用をより効果的にし、フィールド ユニットが WindowsTM、Apple iOSTM、および AndroidTM ベースのデバイスを介して重要な情報にアクセスできるようにします。
Computer Aided Dispatch は、ソリューションの提供に関して物事を実現します。 他のプロジェクトでは、国防総省に約束したものの、期待を裏切る組織に頻繁に出くわしました。 これは、特定の海軍基準を満たしていることを確認するためです。
#8。 Incode 公安 RMS
法執行機関および公安部門向けに、Incode RMS は統合スイートの完全な選択肢を提供します。 また、統合されたコンピューター支援の派遣、記録管理、およびモバイル ソリューションを備えており、応答時間を短縮し、重要な公共安全情報を提供して市民と警察官の安全を確保し、報告、事件管理、および犯罪捜査の管理タスクを簡素化します。
#9。 ポリシス
PoliSys 4.0 は、先進的な完全統合システムです。 また、信頼性の高い最先端のインシデント コール処理を提供し、効果的なワークフロー管理を可能にします。 これにより、アプリケーションのマッピングおよびページング機能により、ディスパッチ プロセスも改善されます。 4.0 には、サードパーティ製の多数のインターフェイス、モジュール、および機能が含まれています。
#10。 クライムスター RMS
法執行機関と公安市場にとって、Crimestar は完全に統合され、適応性があり、強力な情報管理ソリューション セットです。
今日の先進的な法執行機関の専門家に選ばれるベンダーとして、私たちは何十年にもわたる専門知識と、高品質で使いやすく安価なソフトウェアを提供することで定評があります。
レコード管理の利点は何ですか?
あまりにも多くの企業が、記録管理の重要性を軽視しているか、(必要なものではなく) 便利だと考えています。
＃1。 コンプライアンスの容易化
記録のコンプライアンスがますます厳しくなっているため、組織は強力な記録管理システムを導入して、適用されるすべての基準に準拠していることを確認する必要があります。 これらの法律や規則には、HITECH Act、FACTA、および/または HIPAA が含まれる場合があり、これらはすべて、記録管理への組織的なアプローチを必要とします。
また、コンプライアンス違反の執行はかなり厳しく、より迅速でシームレスなコンプライアンスは、組織全体にとって非常に有益です (法的措置からその他の高額な罰則に至るまで)。 信頼できるデータ保持ポリシーを持つことに加えて、法規制の遵守を確実にするために、おそらく記録管理システム ソフトウェアの支援が必要になるでしょう。
＃2。 より良いワークフロー
ほとんどの組織は、ドキュメントの保持または検索に費やす時間を追跡していません。 また、手順中にどれだけの時間が失われたかを見積もることも困難です。 しかし、ドキュメントが現場のぎゅうぎゅう詰めのファイル キャビネットに保管されている場合、関連情報を抽出するためにかなりの時間が費やされていることに疑いの余地はありません。
さらに悪いことに、文書を取得した後、最終的に再提出する必要が生じ、社内の別の場所に費やすよりも多くの時間を費やすことになります。
最も重要なデータと事実は、統合された包括的な記録管理システム ソフトウェアのおかげで、必要なときにいつでも簡単に取得できます。 その結果、ワークフローの改善が促進され、ビジネスを効率的に管理し、サービス提供を保証する組織の能力が強化されます。
＃3。 コスト削減
会社が毎日送信するレポートや電子メールの数を考えてみてください。 その資料のごく一部だけが本当に役立つ場合があります (または、ファイルに保存する必要があります)。 さらに、ドキュメント、特に紙ベースのドキュメントの管理には、十分な保管スペースを確保し、すべての物理フォームを印刷またはファイリングする必要があるため、かなりの時間と費用が必要です。 ありがたいことに、適切な記録管理により、代理店は記録の拡大を追跡し、最も重要または有用な情報のみを保持することを保証できます.
デジタル レコード管理により、ストレージ コストが削減され、チームの生産性が向上するため、大幅なコスト削減が実現します (つまり、紛失または置き忘れたファイルの検索に費やす時間が短縮されます)。
統合された包括的な記録管理システム ソフトウェアのおかげで、最も重要な情報と詳細を必要なときにいつでも簡単に取得できます。
＃4。 効果的な検索
情報はアクセスできて初めて役に立ちます。必要なときにアクセスできなければ、保存しても意味がありません。 ただし、効率的な検索とユーザー フレンドリーなテクノロジを使用すると、機関は情報に基づいた意思決定を迅速に行うことができます。 記録管理システム用のソフトウェアは、ドキュメントの検索を合理化し、不要な情報を削除して、最も重要な資料のためにスペースを解放します。
＃5。 データの保護
データを保護することは、すべての当局にとって最優先事項の XNUMX つです (そうあるべきです)。 会社の規模に関係なく、個人ファイルやその他の機密データを盗難や災害から保護するには、巧妙なプログラミングが必要です。
受信メール、請求書、クライアント契約などはすべて、最高の記録管理システム ソフトウェアによってデジタル化されるため、受信するとすぐに、これらの各ドキュメントを検索可能なアーカイブで利用できます。 信頼できる IT プログラムと組み合わせることで、データは適切に保護され、必要なときにいつでもアクセスできるようになります。
記録管理の課題とは?
- ファイルの追跡と目録作成は困難です。
- 使用できる記録ソフトウェアからレポートを生成できません。
- ファイル統計が不足しています。
- 記録管理は効果がない。
- 電子記録管理システムはありません。
- 扱いにくいインターフェース。
効果的な記録管理とは?
効果的な記録管理プログラムは、適切な記録の保持と廃棄にかかっています。 法的手続き、監査、日常的な企業運営、またはアーカイブ調査に必要なときに記録を利用できることを保証し、不要な記録が高価なストレージ スペースを消費しないことも保証します。
効果的な記録管理では、必要な記録のみが生成され、それ以上は生成されません。 情報とデータはすべてのビジネスの基盤であるため、効果的な記録管理は組織の規模にかかわらず重要です。
まとめ
記録管理システムは、法執行機関における記録の管理を担当します。 彼らは、記録の生成、受信、保守、使用、および処分の効果的かつ体系的な管理に参加します。 これらには、事業運営や取引に関する証拠や情報を記録の形で取得し、保持するためのプロセスも含まれます。
よくあるご質問
記録管理の XNUMX つの方法は何ですか?
手作業による記録管理とコンピューターによる (または自動化された) 記録管理は、商業記録を保持するための XNUMX つの主要な方法です。
記録保管とは
記録保管施設は、重要な文書、書類、および企業データを保護および保存するための長期保管を提供するために特別に作成されています。
物理的な記録とは何ですか?
物理的記録とは、紙または音声テープやビデオ テープを含むその他のアナログ形式で保存された文書です。 コンピューター、サーバー、またはその他のデジタル ストレージ メディアにデジタル形式で保存されている資料は除外されます。
ECMは法律で何を意味しますか?
エクイティ・キャピタル・マーケット（ECM）のことです。
参考文献
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