中小企業を経営するには、特定の製品またはサービスが必要です。 だからあなたはあなたの供給者に連絡してあなたの要件を説明します。 彼らはそれを供給します。 あなたはそれを彼らに支払わなければなりません。 これで話は終わりです。 単純すぎませんか？ はい、そうです。 はい、商品を入手するプロセスは、上記よりも複雑になる可能性があります。 ただし、信頼できるベンダーからスムーズかつタイムリーにサービスを取得することは、真実であるためにあまりにも優れている必要はありません。 それは可能であり、発注書を使用すると役立ちます。 この記事では、発注書のさまざまなタイプと例、プロセスフロー、および発注書の正しい形式について説明します。
注文書とは何ですか？
POとも呼ばれる発注書は、購入を承認するためにバイヤーがサプライヤーまたはベンダーに送信する法的文書です。 POは、購入者が購入したいものと、購入したい金額を指定します。 これらの契約は、買い手と売り手の両方の取引の文書化に役立ちます。
POは、購入者と販売者の両方にメリットをもたらします。 中小企業は、発注書を発行することにより、サプライヤから必要な製品とサービスを決定し、いつ必要になるかを決定できます。
これにより、中小企業の活動を成功させ、調整することができます。 また、売り手は、履行を確約する前に必要な商品とサービスが利用可能であることを確認するのに役立ち、買い手はそれに応じて柔軟に準備することができます。
POはまた、購入者と販売者が監査と財務諸表の正確で包括的な記録を保持するのを支援します。
注文書はどのように機能しますか？
発注書とは何かを説明したので、発注書の作成方法を見ていきましょう。
＃1。 買い手は売り手から商品を購入することに同意します。
注文を出す前に、買い手は売り手の製品またはサービスが満たす必要性を認識できなければなりません。 このプロセス中に、購入者は、必要な製品またはサービス、必要な量（可能な場合）、および必要な時期（可能な場合）を決定する必要があります。
たとえば、商品の注文を顧客に発送するために新しい箱を注文する必要がある場合は、必要な数と時期を把握します。
ホリデーラッシュが予想される場合は、昨年のボックスオーダーを見て、今年のホリデーシーズンに予想される成長を掛けて、適切な数を注文することができます。
＃2。 購入者は発注書を作成し、承認のために販売者に送信します。
上記の詳細を使用して、購入者は発注書を作成し、承認のために販売者に送信する必要があります。 POをベンダーに提出するときは、プロセスを順調に進めるために承認が必要な時期を指定してください。
理想的には、購入者が時間どおりに製品またはサービスを入手できるように、十分な時間内に回答が到着する必要があります。 それ以外の場合は、必要に応じて、買い手が別の売り手から調達するのに十分な時間を確保する必要があります。
前の例を続けると、ボックスを提供できるベンダーを見つけたら、必要なボックスの数を把握し、必要なときにこの情報を使用して発注書を作成できます。 営業担当者または連絡先に送信します。
＃3。 売り手は発注書をチェックし、要求を満たすことができるかどうかを確認します。
販売者がPOを受け取った場合、リクエストを確認し、在庫または在庫状況を確認するのは販売者の責任です。 これは、購入者の期限までに間に合うかどうかを確認するためです。
パッケージ配送の場合、ベンダーは注文を確認し、在庫と配送能力を確認した後、お客様の要求を満たすことができると判断しました。
＃4。 発注書の受理。
売り手が買い手の要求を満たすことができる場合、売り手はPOを受け入れ、すべての当事者を法的に拘束します。
ボックス会社はあなたの要求を満たすことができるので、彼らは確認のためにあなたにPOの許可されたコピーを送りました。
＃5。 製品またはサービスの提供。
POが承認された後、売り手は合意された製品またはサービスを提供する責任があります。 また、この段階でPOに指定された金額の請求書を作成し、購入者に提出することもできます。 請求書には、納品された製品、適切な数量、および未払い額が要約されている必要があります。
たとえば、箱の発送を承認した後、完了した注文と未払い額の請求書を入手する必要があります。 このベンダーは正味30の条件を受け入れ、請求書の発行から30日以内に支払いを期待します。
＃6。 請求書が支払われる
この最後の時点で、買い手は売り手の支払い条件に従って請求書を支払う責任があります。
合意された支払い条件に従って請求書を支払うのは、顧客であるあなた次第です。
適切な発注書フォーマットとは何ですか？
独自の発注書を作成する準備はできていますか？ これらはあなたが提供しなければならない詳細です。
- ヘッダ —会社名、会社の住所、発注日、注文番号など、会社に関する情報を提供します。
- ベンダーの詳細 —誰がPOを受け取るべきかを示します。 ここに、販売者の会社の名前、自分の連絡先の名前、および販売者の会社の住所を記載します。
- 送り先 —注文の配送先、配送プロセス、配送条件、および配送予定日を指定します。
- 注文の詳細 —製品コードまたはSKU番号、アイテムの名前または説明、注文されたユニットの数量、ユニットあたりの価格、および納期を含む各製品のラインアイテムを注文に含めます。
- まとめる —小計、必要な割引、手数料、送料、および合計を含めて、発注書を完成させます。
上記のすべてのポイントを含む発注書フォーマットの例を次に示します。
注文書の種類
すべての発注書を同じように作成するわけではなく、それらの形式も異なる可能性があることを理解することが重要です。 この時点で、「XNUMXつのPOを見たことがあれば、すべてを見たことがある」と考えているかもしれませんが、それは単に真実ではありません。 発注書にはXNUMXつのタイプがあり、形式と含まれる情報の量が異なります。
＃1。 標準発注書
標準の発注書が最も一般的でよく知られています。 この場合、購入者は購入の詳細を理解し、購入するアイテムまたはサービス、数量、配送スケジュール、および支払い条件を特定できます。
たとえば、プリンタカートリッジが不足している会社は、必要な量と必要な時期を正確に把握しているため、標準の発注書を発行する場合があります。 これは発注書の例です。
要件に応じて、さまざまな機能用の標準POを作成できます。 たとえば、上記のテンプレートを変更して、次のものを含めることができます。
- 提供するサービス
- 契約
- 委託販売
＃2。 計画された発注書
計画された発注書を発行する顧客は、事前にPOを作成することにより、問題のアイテムに対する自社の潜在的なニーズを予測しています。 この場合、オブジェクト、重量、支払い条件などの詳細が表示されますが、数量は情報に基づいた推測に基づいており、納期は暫定的なものです。
プリンタカートリッジが不足している同じ会社が計画的な購入注文を出した場合、担当のバイヤーは、より柔軟な配送スケジュールに必要なプリンタカートリッジの数を見積もります。 これは、計画された発注書の例です。
＃3。 一括発注書
バイヤーは、割引価格を交渉するために、一括発注書を使用して一度に複数の注文を発注します。
たとえば、同じ会社が単一のサプライヤからプリンタカートリッジと紙を複数注文することを決定することでより良い価格を得ることができる場合、彼らはこれらの製品を入手するためにブランケットPOを使用することを考えるかもしれません。 この場合の発注書の例を次に示します。
＃4。 契約発注書
最も正式なバリアントは、契約発注書です。 契約を参照するPOを発行するまで、買い手と売り手は購入条件を指定する契約に署名します。 この形式の発注書は、関係するすべての関係者に最も法的保護手段を提供します。
プリンター用品の場合、会社がサプライヤーと製品、数量、価格、および 配送スケジュール 約束されたアイテムの、そして通常のPOに続く、これらの会社は契約発注書契約の下にあります。 これは、契約発注書の例です。
発注プロセスを実施すると、調達プロセスがより迅速に進み、買い手と売り手の両方に利益がもたらされます。
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発注プロセス
発注書のプロセスは、それを書くことからそれを届けることまですべてをカバーします。 注文書プロセスは、次のステップに分かれています。
＃1。 想像
通常、調達チームまたはプロジェクト管理者が購買依頼を提出した後に、POを発行します。
＃2。 受け入れ
関係者全員が商品、数量、価格、および配送条件に同意する場合、契約は条件に同意するベンダーによって署名されます。
＃3。 発送
ディスパッチでは、優先チャネルを介してPOをベンダーに送信します。 また、これは直接、紙、ファックス、電子メールなどで行うことができます。
＃4。 送料および手数料
POで指定された製品は、ベンダーによって提供されます。 不良品や欠品など、製品の状態が良好な場合は、検査・受理を行います。 職場では、これは通常、管理者または調達マネージャーによって行われます。
＃5。 仕上げ
注文が完了すると、支払い処理のための融資に受諾請求書が提出されます。 POは、支払いが受領されるまで閉じられます。
注文書プロセスのステップ
注文書プロセスの手順は次のとおりです。
- 注文書を作成する
- 注文書を承認する
- 発注書をベンダーに送信します。
- POを受け取りました
- 商品またはサービスの領収書
- 請求
- XNUMX方向のマッチング
- 支払い承認とスケジューリング
- POの閉鎖
PO とは何ですか?
あなたの会社は、販売者 (仕入先) に発注書を発行します。 バイヤーはそれらを使用して、ニーズと価格を指定し、注文した商品/サービスを合法的に文書化します。
購入注文を行うのは誰ですか?
購入者が注文します。 承認後、購入者または購入依頼者は注文書を作成します。 正確なフルフィルメントのために、顧客は購入注文を販売者に送信します。
PO はどのように機能しますか?
商品やサービスを購入する前に、PO プロセスで要件を確認して指定します。 支払いを処理し、調査結果を監査します。
注文書に署名するのは誰ですか?
注文書は、両当事者が署名した時点で拘束力を持ちます。 注文書をベンダーに送信する前に、会社の代表者が署名したことを確認してください。
まとめ
判読できない手書き、置き忘れたPO、および何時間にもわたるデータ入力に別れを告げます。 クラウドベースの発注書は、書類の束を、クラウドに安全に保存される簡単に追跡可能なデジタル形式に変換します。
調達ソリューションの実装は、PO関連のすべての問題を迅速に解決するように見えるかもしれませんが、プロセスは実際には非常に複雑です。 結果として、いくつかの発注書のベストプラクティスを実施することが重要です。 これは、調達ツールが正常に機能していることを確認するためです。
適切な調達のベストプラクティスは、壊れた発注書プロセスを修復し、パフォーマンスを向上させ、ROIを向上させます。 発注書が何であるかについての理論は複雑に見えるかもしれませんが、より人気のあるベストプラクティスのいくつかを見ると、それが完全に明らかになります。
注文書に関するFAQ
発注書を作成するにはどうすればよいですか？
最も一般的な発注プロセスの手順は次のとおりです。
- 注文書を作成します。
- 複数の見積もり依頼（RFQ）を送信する
- ベンダーを分析して選択します。
- 契約を交渉し、POを送信します。
- 商品/サービスを受け取ります。
- 請求書の受け取りと確認（3者間マッチング）
- 請求書を承認し、ベンダーに支払います。
- 記録の保存。
なぜ発注書が必要なのですか？
注文書は、バイヤー（組織）からセラー（ベンダー）に発行されるドキュメントです。 彼らはのための重要なツールです 要件と価格を形式化するためのバイヤー、および注文された商品/サービスの法的拘束力のある文書として機能します
発注書と請求書とは何ですか？
主な違いは 発注書は、購入プロセスを追跡および制御する目的で、バイヤーからベンダーに送信されます。。 一方、請求書は、注文が完了するとベンダーからバイヤーに送信される正式な支払い要求です。
注文書は支払いですか？
注文書（PO）は、購入者によって作成され、販売者に提示される法的拘束力のあるドキュメントです。 …購入者が請求書を受け取る前に注文が処理されるため、購入注文は販売者に非請求に対する保険を提供します。–支払い
