SMB は通常、限られたリソースと大量の作業を完了する必要があります。 発注プロセスを手動で管理すると、チーム メンバーにさらに負担がかかり、本来の責任から注意がそらされます。 中小企業の発注システムを使用すると、プロセス全体を自動化し、効率を向上させ、手入力によるエラーの可能性を減らすことができます。 中小企業にとって適切な発注書システムを選択することは困難な作業のように思えるかもしれませんが、それはすべてあなたのビジネスが必要とするものに帰着します.
注文書システムとは
注文書ソフトウェア (PO ソフトウェアとも呼ばれます) は、供給品やサービスを購入する際にベンダーに発行される財務書類の作成を支援します。 通常、発注書には、製品タイプ、数量、価格情報、およびその他の関連情報が含まれます。
さらに、発注書管理ソフトウェアは、買掛金プロセスの不可欠なコンポーネントです。 注文書システムは、注文書の作成を自動化するのに役立ち、不足が発生する前にチームに警告することで、在庫レベルが少なくなったときに時間を節約できます。 その結果、発注書ソフトウェアは在庫管理ソフトウェアと連携して機能します。
以前の購入ワークフローは、特に承認のために署名を収集する際に、非常に手動で行われていました。 PO ソフトウェアは、承認および要求プロセスのスピードアップにも役立ちます。 社内の誰かが購入を希望する場合、最初に承認プロセスを経る必要があります。
- 購入要求は、従業員によって適切な承認ワークフローに送信されます。
- 要求は、チェーンをたどって適切な管理担当者に送られます。
- 経営陣は、必要性と現在の予算配分を評価します。
- 要求は、意思決定者によって承認または拒否されます。
中小企業に最適な発注システム
最高の中小企業の発注システムは何ですか? 一貫して手頃な価格で、使いやすく、セットアップが簡単ないくつかのオプションを特定するために調査を実施しました. それらには以下が含まれます。
#1。 クーパ
Coupa は、発注書と購買要求を含む完全な支出管理プログラムです。 ソフトウェアは、発注書を作成するためのツールのように単純なものから、購入プロセスに関連するすべてを処理するような複雑なものまであります。
必要に応じて、電子調達用の Procure、AP 自動化用の Invoice、旅費/従業員の経費を追跡するための Expense、または B2B 支払い用の Pay を購入できます。 Coupa は、完全な支出管理プラットフォームとして機能するように完全に統合できるため、利用可能な最も用途の広い発注書ソフトウェア オプションの XNUMX つです。
＃2。 QuickBooks プロフェッショナル
QuickBooks Pro の買掛金ワークフローで注文書を作成するのは簡単です。 QuickBooks は、主要な中小企業の会計ソリューションの XNUMX つとして長い間認識されており、買掛金と売掛金を含む総勘定元帳を提供します。 注文書を作成する機能は、買掛金プロセスの一部です。
Quickbooks は、注文したものと受け取ったものを追跡し、費用を計画し、お金を賢く管理するのに役立ちます。 QuickBooks は、これらの要因と強力な監査証跡の組み合わせにより、完全な会計機能を備えた発注書システムを探している中小企業にとって優れた選択肢となります。
＃3。 セージ・インタクト
強力な購買機能を備えた中規模の会計ソリューションへのアップグレードを検討している成長企業は、Sage Intacct を検討する必要があります。 ダッシュボードとレポート ツールを使用して、購入モジュールは購入トランザクションを自動化し、スタッフが商品やサービスの取得をリアルタイムで監視できるようにします。
Sage Intacct を使用すると、購入のベスト プラクティスを実装し、要求、見積依頼、注文書、および調整用のカスタム テンプレートを作成できます。 また、ベンダーの価格をデータベースで追跡することもできます。 注文書で価格を支払うと、ベンダーのコストは将来の PO のために自動的に更新されます。
＃4。 Xero
Xero は、中小企業や新興企業向けのオンライン会計ソフトウェアです。 このクラウドベースのプラットフォームは使いやすさで知られており、いつでもどこからでもアクセスできます。 あなたのキャッシュフローもリアルタイムで見ることができます！ Xero を使用すると、請求書の支払い、経費の請求、および銀行接続のセキュリティ保護を行うことができます。
＃5。 支出マップ
SpendMap の無料調達プロジェクトは、中小企業向けの真の無料注文システムです。 機能制限や有料版の無料トライアルは提供していません。 SpendMap の Free-Procurement Project ソリューションを使用すると、企業は無制限の数の PO で発注プロセスを自動化できます。
＃6。 Zohoインベントリ
Zoho Inventory は、Zoho スイートの無料アプリケーションです。 Zoho Inventoryに含まれている発注書ジェネレーターは、編集可能なフィールドを持つ簡単な発注書を生成できます。 請求先住所、ベンダーの住所、PO 番号、さらには購入した商品の説明を入力できます。
Zoho Inventory は無料で使用できますが、在庫管理ソリューションであるため、すべての購入プロセスに最適な選択肢ではない場合があります。 ほとんどの場合、注文書をすばやく作成するための単純なツールとして機能しますが、有料版のようなレベルの自動化、コラボレーション、またはカスタマイズは提供されません. 無料版では、20 か月あたり XNUMX 件の注文に制限されています。
＃7。 パラマウントワークプレイス
発注書は、調達管理ソリューションである Paramount WorkPlace を使用して簡単に作成および管理できます。 PO 承認プロセスを簡素化し、支出をより効果的に管理するために必要なツールを従業員と管理者に提供します。
その最新のユーザー インターフェイスは実装が簡単で、組織全体のあらゆるスキル レベルの従業員が使用できます。 ユーザーは、PO 作成のために承認された要求要求を自動的にルーティングでき、詳細な監査ログが生成されます。
ユーザー エクスペリエンスを向上させるために、Paramount Workplace は、Microsoft Dynamics、Acumatica、Blackbaud、Sage-ERP、Sage Intacct、Netsuite などの ERP アプリケーションとのシームレスなリアルタイム統合もサポートしています。
＃8。 キスフロー
KissFlow は素晴らしい購買要求ソリューションです。 その理由の XNUMX つは、その強力な PO 処理機能です。 このソフトウェアは、不要な印刷物を必要とせずに、すべての PO ドキュメントを効率的に実行および管理できるペーパーレス ソリューションをユーザーに提供します。
ユーザーは、ルールベースのカスタマイズ可能なワークフローを使用して、作成した PO が確立されたポリシーに準拠していることを確認できます。 これにより、作成に間違いがないことが保証されます。 また、未登録のベンダー登録に対する適応性の高いアプローチも提供します。
また、管理者は、不要な支出を削減し、調達にかかる費用を節約するために使用できるリアルタイムの実用的な洞察にアクセスできます。
#9。 購入管理
Planergy の Purchase Control は、中小企業に最適なシンプルな注文書処理システムを顧客に提供します。 小規模企業に最適な、有能なクラウドベースの PO 管理システムを提供します。
ユーザーはこのソフトウェアを使用して、購入注文と要求を作成および管理し、支出を管理し、請求書を処理し、PO プロセス全体を合理化できます。 パフォーマンスを改善するために必要な情報をマネージャーに提供することを目的とした強力なレポート指標があります。
#10。 O2bテクノロジーズ株式会社
O2b Technologies は、PO プロセスを大幅に簡素化する購入管理ソフトウェアを提供しています。 PO と購入要求の作成、管理、追跡が大幅に合理化および自動化され、プロセスの混乱が軽減されます。
ユーザーが数回のクリックで実行できるアジャイル PO の作成に重点を置いています。 PO 処理に加えて、ソフトウェアは他の便利なアプリケーションとのシームレスな統合を可能にします。 これらの統合により、ベンダー関係管理、会計、顧客関係管理、および在庫管理がより効率的になります。
さらに、このソフトウェアは、単一レベルおよび複数レベルの PO 承認ワークフローと、承認および拒否されたすべての PO を追跡するための包括的な監査証跡メカニズムをサポートしています。
#11。 ベルウェザー
Bellwether は、業界で最高の電子調達ソリューションの 50 つとして広く認められています。 高い評価をいただいている理由の一つに、PO処理能力の高さが挙げられます。 このツールは、1000 か月に XNUMX ～ XNUMX 件のドキュメントを作成する必要がある企業に最適です。
小規模および大規模または中規模のビジネスに個別に対応するXNUMXつの異なるプランを提供します. PO プロセスを最初から最後までデジタル化することで、事務処理時間を短縮することに重点を置いています。
ユーザーは、ワークフローをカスタマイズして、PO の承認と却下を簡単に追跡できます。 さらに、ソフトウェアは完全に Web ベースです。
#12。 セールスアタッチ
Intuit QuickBooks は、世界で最も人気のある会計ソフトウェア プログラムの XNUMX つです。 ただし、他の PO 処理ツールとの優れた統合機能を認識している人はほとんどいません。 SalesAttach は、QuickBooks 会計システムと統合して財務記録のデータ入力エラーを減らすソフトウェア プログラムです。
このアプリは、ベンダー情報、注文コスト、注文数など、購入注文に関連するすべてを追跡します。 このソフトウェアは、在庫管理にも非常に役立ちます。
SalesAttach データを使用して、さまざまなベンダー情報を比較し、お金に見合った最良の取引を得ることができます。
中小企業は発注書を使用する必要がありますか?
注文書は、あらゆるビジネスに不可欠な要素です。 これにより、法的文書を介してベンダーと法的拘束力のある契約を結ぶことができます。 これにより、注文システムの正確性を確保しながら、ビジネス プロセスを予定どおりに予算内に収めることができます。
QuickBooks は注文システムを提供していますか?
定期購入の注文書は、QuickBooks で簡単にスケジュールできます。 注文が完了すると、QuickBooks は注文書からアイテム、数量、およびレートを自動的にコピーし、請求書に変換します。
Poシステムをどのように作成しますか?
オンラインで申し込む: お近くの郵便局で箱を探し、予約し、支払います。 直接鍵を受け取る: 完成した申請書と 2 種類の身分証明書を郵便局 (箱がある場所) に持って行き、鍵を受け取ります。 都合の良いときにメールを受け取る: 柔軟な時間により、スケジュールに合わせて私書箱をチェックできます。
Poシステムはいくらですか？
さまざまな組織が実施した調査によると、PO 処理の平均コストは 50 ドルから 1000 ドルの範囲です。 いくつかの指標を見てみましょう。
Excel で発注書を管理するにはどうすればよいですか?
スプレッドシートで作業したい場合は、同じ方法を使用して Microsoft Excel で発注書を作成できます。 新しい Excel ドキュメントを開き、画面の左上隅にあるアイコンをクリックします。 ドロップダウン メニューから [新規] と [注文書] を選択します。
私書箱の月額料金はいくらですか
お近くの私書箱を探す
お住まいの地域にもよりますが、郵便局で月額わずか 4.33 ドルで新しい私書箱を入手できます。 既存または新規の USPS.com アカウントを使用して、箱を予約してください。
中小企業に発注書システムを使用する利点
手作業による介入への依存を軽減
注文書プロセスをデジタル化および自動化することで、チームによる手作業による介入を排除し、時間を節約し、手作業によるデータ入力によるエラーを減らすことができます。
運用コストの節約
クラウドベースの発注システムを使用することで、プロセス全体を高速化し、ビジネスの運用コストを最大 45 ～ 65% 節約できます。
透明性
すべてのオープン PO のステータスを表示することで、発注プロセス全体を通して完全な透明性を確保し、すべてが順調に進んでいることを確認できます。
まとめ
調達システムが非効率で常に混乱していては、ビジネスの繁栄は期待できません。 これが、組織全体のプロセス全体を自動化する有能な中小企業の発注システムが重要である理由です。
良い PO 管理ソフトウェア エラーのない PO の作成、購入の効率的な追跡、ベンダーとの関係の改善、注文のタイムリーなフルフィルメントに役立ちます。
中小企業向けのユーザーフレンドリーな発注書自動化システムを探しているなら、Paramount WorkPlace 以外に探す必要はありません。
よくある質問
中小企業に発注書は必要ですか?
注文書は、あらゆるビジネスに不可欠な要素です。 これにより、法的文書を介してベンダーと法的拘束力のある契約を結ぶことができます。 これにより、注文システムの正確性を確保しながら、ビジネス プロセスを予定どおりに予算内に収めることができます。
良い発注システムとは？
Precoro は、ほとんどの人にとって最高の発注ソフトウェアです。 注文書ソフトウェアは、企業が必要とする在庫をサプライヤから迅速かつ簡単に取得できるようにします。 調達プロセスが簡素化されるため、後で必要な製品を確実に受け取ることができます。
企業はまだ発注書を使用していますか?
注文書は、あらゆるビジネスの不可欠な部分です。 発注書は、顧客から受け取ったり、サプライヤに送信したり、同じ会社内の部門間で内部的に使用したりするなど、ビジネスではよくあることです。
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