多数の強力なツールがあるにもかかわらず、無料の Excel では、プロジェクト管理のすべての要求を満たすことはできません。 Excel のプロジェクト管理ソフトウェアやコースを探したことがある人なら、おそらく XNUMX 度か XNUMX 度は価格ショックに見舞われたことがあるでしょう。 これらのプログラムやツールは高価で、年間数千ドルかかる可能性があります。 単に Excel テンプレートとプロジェクト管理ツールを使用してタスクを実行することを考えるだけで十分ですが、実際には悪い概念ではありません。 Excel はプロジェクト プランナーとして宣伝されていませんが、プロジェクトの追跡に関しては、ほとんどの人が知っているよりも優れたプラットフォームです。 この記事では、プロジェクト タスク リスト テンプレート エクセルについて説明します。
プロジェクト管理ツール Excel
Excel には多くの強力なツールがありますが、すべてのプロジェクト管理の要求を満たすことはできません。 この記事では、小規模なプロジェクトでプログラムを最大限に活用する方法について説明します。
プロジェクト管理ソフトウェアを探したことがある人なら、ステッカー ショックに XNUMX 回か XNUMX 回遭遇したことがあるでしょう。 これらのソフトウェア システムは高価で、おそらく年間数千ドルの費用がかかります。 Excel テンプレートをいくつか使用してタスクを完了することを検討するだけで十分ですが、これは必ずしも悪い考えではありません。 Excel はプロジェクト プランナーとして宣伝されていませんが、プロジェクトの追跡に関しては、ほとんどの人が知っているよりも優れたプラットフォームです。
しかし、Excel プロジェクト トラッカーで十分でしょうか、それともプロジェクト管理専用のプラットフォームが必要ですか? その選択を行う前に、Excel プロジェクト管理に関する次の情報を理解しておく必要があります。
Excel にはプロジェクト管理ツールがありますか?
簡単に言えば、Excelはプロジェクト管理に使用できます。 ただし、正直なところ、これは最良の選択肢ではありません。
問い合わせる理由
複雑な数式、条件付き書式、およびマクロを含む Excel ワークシートまたはテンプレートを使用してプロジェクト管理ツールを管理しようとして、燃焼してクラッシュするのを見るだけなら、それが苦痛であることがわかります。 つまり、MS Excel でプロジェクトを管理することは、のこぎりでケーキを切るようなものです。 それはタスクを実行できますが、より良いアプローチがあります。 ガント チャート、プロジェクト管理ツール、進捗レポートを作成し、予算テンプレートを追跡することもできますが、Excel は非常に手動であるため、多くの時間を失い、間違いを犯す可能性があります。
加えて：
- チーム メンバーとのリアルタイムの共同作業はできません。
- 効果的なコミュニケーションは不可能です。
- 多数のプロジェクトでは、いくつかのプロセスを自動化できません。
- 安全ではありません
つまり、無料の Excel テンプレートは、プロジェクト管理ツールとしては十分です。 しかし、あなたの仕事では「大丈夫」は受け入れられますか? しかし、あなたは Excel についてもっと学ぶためにここに来たのであって、なぜ Excel が悪い考えなのかについて私たちが怒鳴るのを聞くためではありません。 したがって、何らかの理由で Excel を使用する必要がある場合、または使用することを選択した場合に、無料のプロジェクト管理ツールとテンプレートを使用して作業を簡素化する方法がいくつかあります。
Excel を使用してプロジェクトを管理するにはどうすればよいですか?
管理、管理、分析、計画、計算などに関して言えば、無料の Excel プロジェクト ツールは、あらゆるビジネスで最も活用されているツールです。 Excel は、その便利なグリッド形式、あらゆる種類のデータをフィルタリングおよび定式化する機能、およびそのユーザーフレンドリーなインターフェイスによってサポートされている、プロジェクト管理の頼りになるツールであることは間違いありません。 プロジェクト管理のいくつかの領域では、特に初心者にとって、Excel はより難しい場合があります。
プロジェクト管理ツール Excel テンプレート
Excel の無料のテンプレートは、数少ない償還品質の XNUMX つです。 基本的に、ギャラリーにあるプロジェクト管理ツール用の無料の Excel テンプレートは、プラグインするだけでニーズに合わせて変更できます。最も人気のあるプロジェクト管理ツールと Excel テンプレートのいくつかについて話しましょう。
＃1。 タスクマネージャー
プロジェクト管理ツール トラッカー テンプレートは、Excel テンプレートの紹介として役立ちます。 プロジェクトの全体的な開発を追跡し、割り当てられた従業員に従ってプロジェクトを分類し、タスクのステータスを表示できます。 さらに、条件付きデータを使用してプロジェクトを調整できる電卓が組み込まれています。
＃2。 バーンダウングラフ
バーンダウン チャートは、プロジェクトが予定どおりか予定より遅れているかを示す XNUMX 軸の物理グラフです。 チームのパフォーマンスをより綿密に監視し、遅延が発生する前に予測するのに役立ちます。 バーンダウン チャートは、実際の支出とベースライン予算などの指標を追跡するための一種の予算テンプレートとしても使用できます。 バーンダウン チャートのテンプレートは、Excel で特に提供されているわけではありませんが、非常に単純であるため、リストに含めることにしました。
＃3。 ガントチャート
ガント チャートは、プロジェクトのスケジュールを表示するための魅力的なビジュアル ツールです。 Capterra によると、これらはプロジェクト管理ソフトウェアで XNUMX 番目に人気のある機能です。 Excel のガント チャート テンプレートを使用すると、すぐに作成できます。 プロジェクトは、フェーズ、タスク、およびチーム メンバーに分割できます。
＃4。 やることリスト
大多数のオフィス ワーカーにとって、実際に生産的な時間は XNUMX 日 XNUMX 時間だけです。
これはあなたにどのような影響を与えますか?
従業員は通常、最も重要な業務に集中するために業務の優先順位を付けないため、多くの時間を生産的に浪費します。 このため、To Do リストは便利です。 このテンプレートを使用して、機能的で見やすい To Do リストを作成できます。
＃5。 プロジェクト ステータス レポート
英国を拠点とするポートフォリオ管理会社 Wellington の調査によると、ステータス レポートは PMO によって実行される最も一般的なタスクです。 そして正当な理由があります。 マネージャーと重要な利害関係者は、プロジェクトの進行状況を認識している必要があります。 このテンプレートを使用して、XNUMX 年間のプロジェクトの進捗状況を追跡および共有します。
Excel にはプロジェクト計画テンプレートがありますか?
はい、Excel で利用できるプロジェクト計画テンプレートがいくつかあります。 それらすべてを並べ替えて、Excel で最適なプロジェクト計画テンプレートを見つけました。 この記事では、さまざまな種類のテンプレートと、それぞれをいつ使用する必要があるかについて説明しました。
Excel でプロジェクトの進捗状況を追跡するにはどうすればよいですか?
Microsoft Excel のユーザーは、タスクのリストを作成して、進捗状況を把握したり、Excel for Project Management コースを受講したりすることができます。 この種のリストは、さまざまなプロジェクトに取り組んでいるときに、あなたやあなたのチームが仕事を続けるのに役立つかもしれません. Excel タスク トラッカーの使用方法を学習することで、専門家としてのアウトプットと一般的な生産性を向上させることができます。
Excel で追跡可能な To Do リストを作成して使用するには、次の XNUMX つの手順に従います。
＃1。 Excel を起動し、必要な列ヘッダーを作成する
Excel for Project Management コースが開始されるとすぐに、追跡したい要素の名前を含む新しい列ヘッダーの作成を開始できます。 これらは通常、タスクの主要なコンポーネントであり、典型的なものには次のものがあります。
タスク ID: 各タスクに ID を割り当てることで、後ですばやくアクセスできるようになります。 同僚とタスクを共有すると、特定の割り当てについて言及する際の誤解を防ぐことができるため、役立ちます。
タスク名: ID はタスクをすばやく認識するのに役立ちますが、適切な名前を付けると覚えやすくなります。 タスク名は簡潔にし、可能であれば詳細を記載した説明ボックスを含めます。
タスクの期日を確認することで、進捗状況を把握し、期限を守ることができます。 これは、多数のタスクをすばやく完了するのに役立ちます。
タスク所有者: タスク トラッカーに多数のユーザーのタスクが含まれている場合、タスク所有者列をタスク トラッカーに追加すると、全員のタスクを追跡するのに役立つ場合があります。 さらに、チームの監督を担当している場合に役立ちます。これは、チームの運営方法とプロジェクトの進行を制御できるためです。
タスクのステータス: 列を追加して、各タスクの進行状況を正確に示すことができます。 作業の正確な性質に応じて、タスクがまだ開始されていないか、進行中であるか、完了しているか、およびその他の考えられる状態を示すために使用できます。
タスクの重要性: タスクの監視と管理の重要な要素には、通常、プロジェクトの全体的な価値に基づいてジョブに優先順位を割り当てることが含まれます。 タスクの重要度の列を含め、タスクを適切に評価することで、それを達成できます。
他の列に入力するのがすぐには明確でない仕事に関する情報については、列を挿入することもできます。
＃2。 各タスクの詳細を完了する
作成後に列にデータを入力できるようになりました。 最初にすべての保留中のタスクをそれらの完了ステータスとともにリストします。これらは、後でタスクを整理できるようにする XNUMX つの重要な要素であるためです。 締め切りや優先度など、タスクの詳細がわかったら、タスク トラッカーにタスクを追加できます。
＃3。 フィルターを含める
フィルターを使用して、無関係なデータを取り除くことができます。 これは、多数のタスク エントリを管理する場合に非常に役立ちます。 Excel タスクバーの [並べ替えとフィルター] メニューから [フィルター] を選択すると、スプレッドシートにフィルターを追加できます。 たとえば、[タスク ステータス] 列を選択してフィルターを追加することで、以前に終了したすべてのタスクを削除することを選択できます。 これにより、未完了の雑用についてより明確な視点が得られます。
＃4。 フィルターを使用してタスクをソートおよび順序付けする
フィルターを配置したら、フィルターを使用して、未完了のタスクの進行状況を追跡できます。 [タスクのステータス] 列にフィルターを適用すると、いつでも表示したいものに基づいてタスクを並べ替えることができるようになりました。 結果として、まだ取り組んでいないタスク、現在取り組んでいるタスク、完了したジョブ、またはこれらのカテゴリのその他の組み合わせがすべて観察しやすくなります。
＃5。 タスクマネージャーを使い続ける
タスクトラッカーを利用して、タスクを確立したので、タスクの管理に役立てることができます。 タスクの追加の側面に注目を集めたい場合は、列を追加したり、既存のフィールドを更新して、それらが何を表しているかをより適切に説明したりできます。 各作業が完了に向けてどのように進んでいるかを簡単に確認できるように、各列または状態にさまざまな色を使用することもできます。
プロジェクト管理ツール Excel 無料
Excel には多くのプロジェクト管理ツールが用意されており、ほとんどが無料です。 それらの多くは、この記事で公開されます。 記事を読んですべてを確認してください。
プロジェクト管理 Excel テンプレート 無料
特定のプロジェクト タイプまたはプロジェクト ステージに合わせて調整された、プロジェクト管理用の XNUMX つの無料の Microsoft Excel テンプレートが開発されました。 プロジェクトのコストを追跡し、予算を確実に遵守するための場所が必要ですか? おそらく、毎週チームに配信できる簡単なステータス更新用のプロジェクト管理用の無料の Excel テンプレートが必要な場合があります。 これらのテンプレートは、すべてのプロジェクト関連データの中央リポジトリとして、スケジュール、予算、および追跡として機能します。 手順を合理化することで、重要な可能性を見逃す可能性が低くなります。 以下にリストされているそれらを参照してください。
＃1。 プロジェクト ステータス レポート テンプレート
プロジェクト ステータス レポートが電子メールで配信されるか、会議中に配信されるかに関係なく、更新がスケジュールどおりに行われるように、整理された状態を維持する必要があります。 プロジェクト ステータス レポートのテンプレートをポケットに入れておき、毎週複製して関連情報を追加できるようにします。 あなたとチームの時間を節約するには、既存のテンプレートに変更を加えるだけです。 あなたのグループはどのような成果を上げましたか? これらの人々を呼び出して、彼らを賞賛してください。 解決しなければならないリスクや問題はありますか? これは、潜在的な障害をリストし、修正を提供する場所です。 プロジェクト ステータス テンプレートを使用して、チームと会社のリーダーに最新情報を提供します。
後で使用するために保存して、このテンプレートをさらに整理します。 何がうまくいかず、何がうまく機能したかを評価できます。 プロジェクト ステータスのテンプレートは、特定の作業状況に合わせて変更できます。
＃2。 グループ プロジェクト タスク テンプレート
グループ プロジェクトのタスク テンプレートは、プロジェクトに関連するすべてのタスクとサブタスクの概要と考えてください。 プロジェクトの段階に対応するセクションに分割します。 各割り当ての利害関係者、期日、および優先順位をリストします。 開始日と終了日、達成率、タスクの完了時期など、関係者によるプロジェクト タスクの更新を許可します。 このテンプレートを使用して、誰がどのリソースを担当しているかを判断します。 この文書は、利害関係者が問い合わせに対する回答を見つけたり、誰と密接に協力するかを知るために使用できます。
ここで、グループ プロジェクト タスク テンプレートをクリエイティブに使用できます。 このタイムラインをプロジェクト計画の横に置いて、進捗状況を比較し、小さな成果を強調できるようにします。
＃3。 アクション アイテム テンプレート
すべてのプロジェクトには、ベンチマークと最終目標を達成するために完了しなければならない、優先順位が付けられた一連のタスクがあります。 アクション アイテム テンプレートを追加することで、これらのアクション アイテムをワークフローで視覚的に表現できます。 これらのアクションは、テンプレートで高、中、または低の優先度に分類できます。 締め切りと担当者を指定できます。 アクション アイテム テンプレートは、プロジェクトの規模に応じて、プロジェクトの XNUMX つの段階に対して設定することも、XNUMX つのチームのタスクに合わせて調整することもできます。
アクション アイテム テンプレートは、どのタスクが他の人の達成に依存しているかを概説するのに役立ちます。 プロジェクトの過程でタスクがどのように関連しているかの包括的な概要を提供します。
＃4。 ガント チャート テンプレート
これは、チーム メンバーが視覚学習者である場合に役立つテンプレートです。 ガント チャートは、水平カレンダー ビューに配置された色分けされたバーを使用して、プロジェクトのフェーズ、利害関係者、および活動を視覚的に説明します。 チームまたは個々の利害関係者ごとに、XNUMX つの色を選択します。 各タスクがプロジェクトのタイムライン カレンダーに表示されるので、進捗状況を追跡できます。 もう XNUMX つのオプションは、より一般的な順序でタスクを表示するリスト ビューです。
これら XNUMX つのレイアウトを組み合わせることで、各利害関係者は、自分にとって最も都合の良い方法でプロジェクトを進めることができるという印象を与えることができます。 標準のリスト レイアウトが望ましくない場合は、プロジェクトの追跡により魅力的なスタイルをユーザーが選択できるようにします。
＃5。 プロジェクト予算テンプレート
規模の大小にかかわらず、ほぼすべてのプロジェクトに予算があります。 プロジェクトの予算は、間違いや誤解の場所ではありません。 さらに、プロジェクトの終了時に予定外の莫大なコストが発生するのを防ぐために、支出全体を追跡することが重要です。 プロジェクトの開始時に、予想されるコストをテンプレートにレイアウトします。 プロジェクトの段階、チーム、またはプロジェクトにとって意味のあるものに応じて、それらを分割します。 次に、テンプレートを参照として使用して、さまざまな費用を追跡し、見積もりと一致していることを確認します。
これは、あなたの財政をチェックするための簡単で迅速な方法です。 さらに、予算を超えるリスクがある場合は、すぐに警告が表示されます。 統一された予算テンプレートを使用することで、チームが財務上の期待を認識していることを確認できます。
プロジェクト タスク リスト テンプレート エクセル
この記事のプロジェクトの Excel タスク リスト テンプレートは、単純な To Do リストからより複雑なリストまで、スプレッドシートを使用して雑用を追跡するさまざまな方法のほんの一部を示しています。 ガントチャート. これらのテンプレートは、アイコン セットを使用して優先順位を表す方法、条件付き書式を使用して進行状況バーを表示する方法、積み上げ棒グラフを使用してグラフを作成する方法、およびチェック マークを使用して完了したタスクをチェックする方法を示しています。
#1 プロジェクト タスク リスト テンプレート
このスプレッドシートは、条件付き書式を使用して [優先度] 列を強調表示し、進行状況バーを [% 完了] 列に追加し、データ検証を利用して機能するチェック ボックスを作成する方法を示しています。 さらに、各割り当てに費やされた金額と時間の列が含まれています。
＃2。 シンプルなタスク トラッカー テンプレート
この Excel タスク トラッカー テンプレートは、条件付き書式を使用して、カスタム アイコン セットを使用して異なる色の円で 1 ～ 4 の優先順位を表示する方法を示すプロジェクトの別のリストです。 完了列のチェックボックスにも同様の方法が適用されます
＃3。 ガント チャート付きプロジェクト タスク リスト
Excel の積み上げ棒グラフを使用して、プロジェクト Excel テンプレートのタスク リストからガント チャートを作成できます。 これは、実際のプロジェクト管理タスクに適用できる Excel テンプレートの便利なリストですが、主な目的は、ガント チャートを作成するためにデータ テーブルがどのように編成されているかを示すことです。
＃4。 タスク チェックリスト テンプレート
Excel テンプレートのこのプロジェクト タスク リストは、データ検証ドロップダウンを使用してチェックボックスを作成する方法と、単純な条件付き書式設定条件を使用して高、中、低の優先度の値を表示する方法を示しています。 チェックボックスを選択すると、条件付き書式も使用されて書体が灰色の取り消し線に変更されます。
Excel がプロジェクト管理に適していないのはなぜですか?
Excel がプロジェクト管理に適していない理由のいくつかを次に示します。
＃1。 長い時間がかかります
個々のプロジェクトのサイズと複雑さ、および管理または参加しているプロジェクトの数によっては、プロジェクト情報の検索、更新、再確認に時間を浪費しがちです。
Excel は特定の種類のデータにしか適していないため、プロジェクト ステートメントや進捗レポートなどの重要な書類を別の場所で検索する必要があります。 重要な選択を含め、プロジェクトを完全かつ包括的に理解することは不可能です。
＃2。 不正確なプロジェクト データ
スプレッドシートは、特に複数のチーム メンバーが使用する場合に間違いが発生しやすくなります。 使用しているスプレッドシートが最新バージョンであること、数式が正確であること、データが誤って変更または消去されていないことを確認することはできません。 金融やヘルスケアなどの規制の厳しいビジネスにとって、このあいまいさは大きな負担となります。
スプレッドシートを複数の場所に保存すると、さまざまなサイロに保存されるデータの一貫性が失われます。 誰かが重要なドキュメントの唯一のコピーをローカル コンピューターに保存し、休暇に行く前にそれを共有するのを忘れた場合、プロジェクトは数週間保留になる可能性があります。 複数のユーザーを許可するが、データの正確性を検証する責任を負う人が誰もいないという所有権の欠如は、これらの問題に追加されます。
＃3。 プロジェクトの進捗状況を監視するのは難しい
ご想像のとおり、Excel は最適なプロジェクト レポート ツールではありません。 情報が複数のファイルに分散していると、締め切り、危険、または割り当てられたリソースを簡単に忘れてしまいます。 これにより、プロジェクトの可視性が制限され、十分な情報に基づいた意思決定を行う能力が妨げられます。
＃4。 過剰な情報
さまざまな利害関係者やチーム メンバーが、さまざまな種類の情報を必要としています。 Excel は、異なる管理レベルのカスタム ビューの作成をサポートしていません。 スプレッドシートは誰でも見ることができます。 その結果、彼らの仕事にとって何が重要かを判断するために、より多くの時間が失われます。
＃5。 チームワークの欠如
タスク リスト、ディスカッション ボード、ファイル共有、対話追跡などの主要なコラボレーション機能は、Excel では利用できません。 チーム メンバーが単純にタスクのステータスを確認したり、次に何をする必要があるかを判断したりすることは困難です。 彼らは、プロジェクトの一般的な状態や、チームメイトが特定の割り当てで問題を抱えているかどうかを認識していません。
プロジェクト マネージャーが MS Project ではなく Excel を使用する理由
Excel は人気のあるプログラムであり、企業、機関、およびその他のさまざまな組織によって広く利用されているため、プロジェクト管理に頻繁に使用されます。 したがって、人々はそれに精通しています。 マネージャーは、適応性があるため、プロジェクト管理に使用するよう努めていますが、追加のソフトウェアにお金を費やすことも避けようとしています.
何ですか プロジェクト管理コースのエクセル?
プロジェクト管理に Excel を使用する方法を教えるオンライン コースが多数あります。 この Excel for Project Management コースは、プロジェクトに取り組みたい人に最適です。 Excel for Project Management の一部のコースは、通常、計画と予算編成、追跡、およびレポートの XNUMX つのメイン モジュールに分かれています。 さらに、Excel コースは、プロジェクト管理における分析作業とレポート作成作業を提供するための理想的なスキルの組み合わせを提供します。
目的は、実際のケーススタディの助けを借りて、プロジェクト管理のエクセルコースに含まれるさまざまな問題に取り組む方法を体系的に教えることです. Excel プロジェクト管理コースの一部は、Udemy、Microsoft Office コース、Coursera などで利用できます。この特定のコースでは、Excel を使用してプロジェクト管理の役割を担うためのスキル、知識、および自信が得られます。
Excelツールの用途は何ですか?
Excel の時間節約機能を使用すると、膨大なデータを処理したり、複雑な計算を行ったりする場合でも、短時間でより多くのことを行うことができます。 さらに、さまざまなテクノロジーを利用して、データの収集、入力、保存、分類、および分析を迅速に実行できます。 生産性を高める高度な計算を完了するには、高度な専門知識が必要です。
Excel で作成できる 3 つのファイルまたはツールは何ですか?
- テーブルを使用したフィルタリングと計算
- 変数データをデータ域に分離する
- 条件付き書式による例外レポート
Excel の主な機能は何ですか?
Microsoft Excel の主な機能には、表形式のデータの並べ替え、ピボット テーブルの挿入、数式の追加、大量のデータ セットの計算などがあります。
まとめ
効果的なプロジェクト管理には、組織と進捗状況の追跡が必要です。 多くの組織では、Excel を使用して、予算、タイムライン、およびリソースを調整し、プロジェクトの進捗状況を追跡しています。 Excel タスクのテンプレートのリストの一部をプロジェクト管理に使用して、その利点と機能を検討することができます。 この投稿では、プロジェクト管理にスプレッドシートを使用する利点について説明し、次の Excel プロジェクトを管理する方法に関するヒントを提供します。
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