印刷管理とは、ドキュメント サービス、プリンター ソフトウェア、およびハードウェアの制御、監視、維持を表すために使用される用語です。 企業は、印刷管理サービスの一部として、さまざまなハードウェア、ソフトウェア、およびドキュメント コントロール オプションから選択できます。 管理サービスは、プリンターに関連するコストの削減、生産性の向上、エラーの削減、およびプロジェクトの合理化によってビジネスを支援します。 印刷管理ソリューションを使用すると、企業は何を、どのように、どこで印刷するかを完全に制御できるため、メンテナンスが軽減または合理化されます。
印刷管理
印刷管理とは、会社の印刷ジョブを監視、管理、処理するプロセスです。 これには、商業印刷のすべての側面が含まれます。 印刷管理に使用されるソフトウェアは、ハードウェアを印刷可能なデバイスに接続するための手順を制御します。 デバイスを管理し、互換性を保証するソフトウェアによって、ユーザーフレンドリーで安全な印刷とスキャンのエクスペリエンスが提供されます。
プリント管理のメリット
＃1。 個人文書を安全に保管する
従業員がいつでも会社の文書を印刷できるようにすることはできません。 企業は、機密ファイルの印刷を追跡して、タスクが完了したらドキュメントを細断処理するための適切な責任を委任できるようにする必要があります。 印刷管理ソフトウェアでデータのセキュリティを保証できます。
＃2。 印刷プロセスの簡素化
マネージャーやスーパーバイザーは、従業員が印刷されたコピーを受け取るために列に並んで待つ時間を無駄にしていることがよくあります。 印刷プロセスを合理化することで、このような非生産的な習慣を避けることができます。
＃3。 紙くずの削減
紙は人間が木を伐採して作られ、その過程で環境を破壊します。 強力な管理システムを導入すると、紙の無駄が効果的に削減され、環境保護に貢献できます。
＃4。 印刷コストの削減
企業は、ハードウェア、トナーの交換、用紙などの印刷関連の費用に対して、年間で多額の費用を負担しています。 調査によると、印刷物を管理するシステムを使用して、従業員が不要なものを印刷しないようにすることで、会社は多くの費用を節約できます。
印刷管理ソリューション
組織ごとに異なる環境ニーズ、ネットワーク トポロジ、クラウド戦略、モバイル デバイスの統合、および従業員の印刷、情報セキュリティ、コスト管理に関する組織のポリシーがあるため、印刷管理のソリューション側には、特定のレベルのカスタマイズが必要になることがよくあります。
すべての印刷管理ソフトウェアがこのカテゴリに分類されるわけではありません。 既製のソフトウェアは通常、企業の要件には不十分な「万能」戦略を採用しています。
印刷管理ソリューションの目標は、企業が印刷環境を完全に制御できるようにすることです。 これらは、文書への不正アクセスを防ぎながら、コスト削減をサポートし、倫理的な印刷慣行を促進します。
印刷管理の特徴
＃1。 コストを削減
優れた管理ツールを使用することで、適切に開発されていない組織内のプロセスを見つけることができます。 その結果、印刷枚数が減り、用紙、トナー、インクなどのコストが削減されます。
＃2。 文書セキュリティの向上
機密データを扱う場合、優れた印刷制御ソリューションを使用することで、誰もアクセスできなくなります。 たとえば、重要なファイルは、正当な所有者であることを確認するための識別プロセスが完了した後、作成者のみが印刷できます。 さらに、これらのドキュメントへのアクセスは、パスワードまたはその他のセキュリティ手段を使用して制限される場合があります。
＃3。 従業員のタスクを支援
優れた印刷管理ソリューションは、ワークフローを合理化することで、従業員のダウンタイムを最小限に抑えます。 このソリューションを実装することで、印刷キュー、両面コピー、経済的なコピーなどの特定のプロセスが最適化され、従業員は本来の業務により多くの時間を費やすことができ、この種のタスクに費やす時間を減らすことができます。
＃4。 あらゆるタイプの組織に適応
組織の種類や運営方法に関係なく、優れた印刷管理ソリューションはさまざまな業界に適用できます。 印刷ソリューションは、マーケティング代理店、多国籍企業、SME 環境、および教育機関で機能するのに十分な柔軟性を備えている必要があります。 さまざまな組織階層や従業員の規模に対応できる柔軟性が必要です。
最高の印刷管理ソフトウェア
使用状況の追跡、ステータスの監視、印刷制限、コスト管理などの機能を備えた印刷管理ソフトウェアにより、企業は単一のシステムから印刷のあらゆる側面を処理できます。 ツールの例は、企業が印刷活動を監視および制御できるようにするソフトウェアです。
ローカル プリンターとネットワーク プリンターの両方で使用できるため、ユーザーはプリンターの使用状況を追跡し、印刷を許可するユーザー、印刷を許可する量、印刷を許可するドキュメントの種類などの制限を設定できます。さらに、印刷管理ソフトウェアを使用してビジネス文書を保護し、許可された担当者のみがアクセスできるようにすることができます。
使用履歴レポートを表示するだけでなく、管理者はそれを使用して、特定のプリンターまたはドキュメントにアクセスできるユーザーを制限するルールを設定できます。 ユーザー権限やドキュメント タイプなどのパラメーターに基づいて印刷制限を設定する機能は、印刷管理ソフトウェアの最も基本的な機能です。
これにより、許可された従業員にフル アクセスを許可しながら、機密データを不正アクセスから保護できます。 さらに、このソフトウェアを使用すると、複数の場所からジョブを手動で個別に追加するのではなく、一度に自動的にルーティングすることで、IT 部門が最小限のダウンタイムで新しいプリンターを効率的に展開し、既存のプリンターの保守を支援できます。
一般的に言えば、印刷管理ソフトウェアは、ビジネス手順を迅速化するための便利なツールです。 ドキュメントの印刷に関連する多くの作業を自動化することで、無駄を減らし、時間とお金を節約できます。 組織は、機密情報のセキュリティを維持しながら、特定のドキュメントにアクセスできるユーザーを制限し、ドキュメントの種類などの要因に基づいて印刷を制限することで、スタッフが仕事を効果的に実行するために必要なツールを確実に利用できるようにします。
さまざまな種類の印刷管理ソフトウェア
＃1。 印刷コストを追跡するためのソフトウェア
企業は、この印刷管理ソフトウェアを使用して印刷ジョブのコストを監視することで、支出を追跡できます。 また、潜在的なコスト削減の機会を見つけるのにも役立ちます。
＃2。 ドキュメント セキュリティ アプリケーション
このソフトウェアは、不正なアクセスや変更を制限することで、企業の個人情報を保護します。 さらに、ドキュメントの変更を追跡し、不正なアクションをユーザーに通知できます。
＃3。 モバイル & クラウド印刷ソリューション
これらのソリューションを使用することで、ユーザーは、安全なアクセス制御とデータ暗号化手順を確実に実施しながら、あらゆるモバイル デバイスまたはクラウドベースのアプリケーションから安全に印刷できます。
＃4。 フリート管理ソフトウェア
企業は、フリート管理ソフトウェアを使用してプリンタ フリート全体の全体像を把握できます。これにより、さまざまな場所での使用傾向を監視し、リソースと予算をより適切に管理することもできます。
印刷管理ソフトウェアを使用する利点
印刷管理ソフトウェアを使用すると、次のような多くの利点があります。
＃1。 効率の向上
ドキュメントの印刷方法に関するガイドラインと手順をユーザーが設定できるようにすることで、印刷管理ソフトウェアは印刷プロセスを簡素化します。 手動で印刷ジョブを管理するために費やす時間を節約できるだけでなく、不要な印刷ジョブを排除することでコストを削減できます。
＃2。 強化されたセキュリティ
暗号化、データ損失防止 (DLP) 制御、および監査ログは、印刷管理ソフトウェアが印刷されたドキュメントに追加する追加のセキュリティ対策であり、機密データを不正アクセスから保護するのに役立ちます。 さらに、ほとんどのソフトウェア プログラムにはレポート機能が備わっており、管理者はどのドキュメントが誰によって印刷されたかを簡単に追跡できます。
＃3。 追加のコスト削減
印刷管理ソフトウェアの助けを借りて、組織内のどのプリンターが最も多くの廃棄物を作成したり、最も多くの消耗品を消費したりしているのかを簡単に特定できます。 その後、このデータを使用してプリンターの設定を最適化できます。これにより、コスト削減も促進されます。 ソフトウェア プログラムの中には、ユーザーの印刷設定に関連するコストを追跡できるものもあります。
＃4。 自動化と利便性
組織は、印刷管理ソフトウェアを使用して、ユーザー名、ワークグループ、日付/時刻などのユーザーがカスタマイズ可能な基準に基づいて、印刷ジョブを自動的に簡単にルーティングできます。 その結果、オフィス環境で複数のプリンターを使用する場合、手動による介入は不要になりました。 多くのソリューションでは、印刷が必要になるたびに管理者に連絡する必要なく、ユーザーが自分で印刷要求を送信できるセルフサービス オプションも提供しています。
最適な印刷管理ソフトウェアを選択する方法
要件に最適なオプションを選択する際に役立ついくつかの指針を以下に示します。
＃1。 ニーズを特定する
必要な印刷機能と仕様のリストを作成することから始めます。 用紙サイズ、コスト管理、セキュリティ対策などの要素を考慮してください。
＃2。 研究の答え
さまざまなソリューションを調べて、それらの機能とニーズを対比してください。 同様のシステムを導入している他の企業と話し、専門家や以前のユーザーからの製品のレビューをオンラインで探します。
＃3。 統合について考える
選択を行う前に、ネットワーク、ドキュメント ストレージ オプション、その他の製品など、印刷管理システムと統合する必要がある追加製品について考えてください。 これは、それらが互いにどの程度適しているかを判断するのに役立ちます。
＃4。 費用便益分析
特定のシステムを実装するためのコストを調べて、生産性の向上や印刷プロセスの削減によるエネルギー コストの削減、または廃棄物の使用後のリサイクルなどの利点と比較します。
＃5。 購入前のテスト
最後になりましたが、購入を決定する前に、潜在的なベンダーの製品のデモ トライアルをリクエストして、その動作の感触をつかんでください。
Windows 10 で印刷管理を使用するにはどうすればよいですか?
- Windows パワー メニューにアクセスするには、[スタート] メニューを右クリックします。 キーボードの WinKey + X ショートカットを使用することもできます。
- 次に、[アプリと機能] を選択します。 最初の選択肢としてメニューに表示されるはずです。 そうすることで、Windowsの設定画面のアプリと機能セクションが表示されます。
- 次に、オプション機能を選択します。 次の画面のリストは、Windows ではすぐには表示されない場合があります。
- その後、[機能の追加] を選択します。 これを行うと、「オプション機能の追加」というタイトルのダイアログ ボックスが表示されます。
- リストをスクロールするか、検索バーを使用して見つけることができます。 オプションのリストからそれを選択し、[インストール] ボタンを押します。
- Windows のおかげで、管理コンソールのコレクションに印刷管理が含まれるようになりました。 繰り返しますが、このオプションは Windows 10 Pro でのみアクセスできます。
プリンタ管理を開くにはどうすればよいですか?
Win + R を押して [ファイル名を指定して実行] ダイアログ ボックスを開きます。「printmanagement.msc」と入力した後、Enter キーを押して印刷管理ツールを起動します。 [カスタム フィルター] フォルダーを展開した後、[すべてのプリンター] オプションを選択します。
Windows 10 で印刷の管理が見つからないのはなぜですか?
お使いのコンピュータにはそのような機能がインストールされていないようです。 その場合は、手動で追加する必要があります。
コンピューターに印刷管理機能がないのはなぜですか?
印刷の管理が Windows 10 に表示されない理由については、さまざまな説明があります。これには、インストールされているドライバーの問題、システム ファイルの破損、または関連するサービスの問題が関係している可能性があります。 さらに、Windows Pro および Enterprise エディションのみが印刷管理コンソールを備えていることに注意してください。 Home エディションを使用している場合は、それを更新するか、同等の他のサードパーティ プログラムを探してください。
Windows で印刷管理にアクセスするにはどうすればよいですか?
Win + E を押して、Windows ファイル エクスプローラーを開きます。ファイル エクスプローラーのアドレス バーに「printmanagement.msc」と入力します。
Windows の印刷管理とは
デスクトップ管理者は、Windows 11 システムでプリント サーバーとプリンターを管理およびトラブルシューティングするために、Microsoft 管理コンソールの Windows 印刷管理スナップインを使用できます。 プリンターのインストール、表示、および管理はすべて、印刷の管理と呼ばれる Microsoft 管理コンソール (MMC) スナップインによって可能になります。
まとめ
印刷管理により、企業は印刷デバイスを効率的に管理し、ワークフローを合理化できるため、オーバーヘッドとコストが削減され、ネットワーク プロセスが容易になります。 印刷管理によってネットワークの複雑さを解消することで、ビジネス オペレーションが強化されます。 ドキュメントをより確実に配信し、ワークフローを合理化するために、企業はより高速な印刷およびスキャン速度の恩恵を受けます。 さらに、簡単な印刷識別、カスタマイズ可能なコントロール パネル、および安全で安定した環境はすべて、印刷管理に対するエンド ユーザーの満足度の向上に貢献します。
関連記事
- コピー機: 定義、タイプ、オフィスおよび修理用のトップマシン
- ソフトウェア管理システム: タイプ、機能、および例
- オンデマンド印刷会社: 最高のヒントと知っておくべきこと
- ビジネス広告: 無料のヒント、例、スモール ビジネスのアイデア
- MICROSOFT ロゴ: 歴史、意味、進化、ベスト トレードマーク プラクティス。
参考文献
