月次レポートを作成することは、会社に成果と現在のタスクを提示するための貴重なツールです。 最新のパフォーマンスと生産性のレベルを確認するときに、レポートの作成プロセスによってチームに説明責任を与えることもできます。 優れた月次レポートの作成または作成に役立つ詳細な月次レポート形式を見てみましょう。
月次レポートとは何ですか？
月次レポートは、特定の月にプロジェクトで発生し、進行中のすべてのアクションを要約したものです。 月次レポートは、プロジェクトマネージャーがスコープクリープ、スケジュール、予算、またはリソースに対する脅威、およびその他の問題をクライアントに通知するために使用されます。 月次レポートには、まだ達成する必要のあるプロジェクトのタスクの概要も記載されています。
月次報告書は簡潔で包括的であり、重要な活動と行動、および翌月の目標を網羅している必要があります。
月次レポートの基本コンポーネント
＃1。 ラベルとタイトル
レポートを読んでいる人がレポートの内容を確実に理解できるように、レポートの種類、レポートの対象期間、レポートの提出日、部門名またはチーム名などの重要な情報を含め、レポートに明確かつ正確にタイトルとラベルを付けます。あなた自身の名前。 次の例では、月次のタイトルの形式を見てみましょう。
例：
SMARTASSET.COM
2020年XNUMX月コンプライアンスチーム月次レポート
ジェーンリード編集
提出日：3年2020月XNUMX日
＃2。 フォーマット
最初の月次レポートを作成する前に、上司に確認して、従う必要のある特定のテンプレートがあるかどうかを確認してください。 したがって、組織または部門にテンプレートがない場合は、上司にレポートのレイアウトに好みがあるかどうかを尋ねてください。
＃3。 現在の成果とステータス
箇条書きを使用して、XNUMXか月を通じて達成されたすべてのことと、継続的なイニシアチブのステータスを簡潔に示します。
例：
- 各州の鑑定ライセンス規制基準の行ごとのレビューを完了しました。
- 不動産鑑定入門の承認申請書がイリノイ州、ニューヨーク州、モンタナ州に提出されました。 イリノイの予想所要時間はXNUMX週間で、ニューヨークとモンタナの場合はXNUMX〜XNUMX週間です。
- アラバマとジョージアはコースを承認しました。
- カリフォルニアでは、私は産業大会に出席しました。
- 継続教育を開発するための認定プロセスが完了しました。
来月の目標を説明してください。
月次レポートには、次の月の計画に関する情報を含める必要があります。 この作品は広範である必要はありませんが、あなたとあなたのチームが近い将来に向けて厳しい目標を設定していることを強調する必要があります。
例：
2020年XNUMX月の目標と計画
- 50州のそれぞれで不動産ブローカーのライセンス法の見直しを開始します。
- サウスカロライナ州、アーカンソー州、テキサス州、インディアナ州に中間評価コースの承認申請書を提出してください。
- スティーブンとクリスティンは、オーランドで開催されるフロリダ鑑定委員会の四半期会議に出席します。
- XNUMXつの新しい不動産CEコースのコース設計プロセスを開始します。
要約を与える
必要に応じて、チームまたは個々の仕事の概要を書いてください。
例：
コンプライアンスチームは2020年50月に実り多い月を過ごしました。州の評価ライセンス規制のレビューを終了し、州の規制機関にXNUMXコースの承認申請書を提出し、XNUMXつの州からコースの承認を受け、カリフォルニアでのネットワーキングイベントに参加し、XNUMX回を完了しました。 -継続的な教育プログラムの開発を進めることができるように、XNUMXか月の認定プロセス。 Julie Connorは、データが正しいことを確認するために電話と電子メールでXNUMXの規制委員会に連絡することに尽力したことに対して特別な評価に値します。
考慮すべきその他の事項
月次レポートを作成する際に考慮すべきその他の事項は次のとおりです。
上司は、その月の経費の簡単な財務概要を要求する場合があります。 ドキュメント内に表を含めることは、数字を伝えるための最も効果的なアプローチかもしれません。
月次レポートの目的は、その月の行動をすばやく説明することですが、チームのメンバーであるか、あなたを助けてくれた同僚に感謝することも重要です。 レポートに名前を含めるようにしてください。もちろん、名前のつづりが正しいことを確認してください。
新しい月次レポートを作成する場合は、以前のレポートに目を通します。 州当局への申請書の提出など、特定のプロジェクトや活動は、完了するまでに長い時間がかかる場合があります。 あなたが行って達成したすべてのことを徹底的に説明します。
良い月次レポートを作成または作成する方法
プロジェクトレポート は、プロジェクトのオンとオフの両方の管理に効果的なツールです。 月次進捗レポートは、多くの場合、法的な紛争が発生した場合に参照できる記録簿です。 すべてのプロジェクトメンバーには、その時点で利用可能なデータを使用して、プロジェクトを最大限に正確に報告するという専門的な義務があります。
月次レポートは、プロジェクトの大幅な変更に影響を与えるためのメカニズムでもあります。 ただし、誰もレポートを読んでいない場合、またはレポートが複雑すぎる場合は、その目的と有効性が失われます。 プロジェクトに大きな価値をもたらすために月次レポートを作成または作成する際に留意すべきXNUMXつのポイントを以下に示します。
#1 グラフィックデザイン
月次レポートを作成するときは、可能な限りテキストを表または図に置き換えてください。 わかりやすくわかりやすいレポートを作成することになると、「絵は千の言葉に値する」という格言はこれ以上真実ではありません。 大量のデータは、チャートやその他の手段を使用して簡単に説明できます。 レポートの食物連鎖が上位になるほど、データを「XNUMX年生レベル」に要約することが重要になるという規則に従います。 これは、上級管理職がXNUMX年生であるということではありませんが、彼らの時間は限られており、紛らわしいテキスト主導のレポートは、実際のプロジェクトの問題について彼らを暗闇に残す可能性があります。
＃2。 意味のある短い文の代わりに複雑な長い文を使用する
多くのプロジェクトチームのメンバーは、はるかに少ない量ではるかに多くのことを言うことができるのに、長い文章を入力するという間違いを犯します。 プロジェクトレポートは楽しいものではありません。 それらは、事実、数、および観察がぎっしり詰まっている必要があります。 したがって、優れたレポートには、プロジェクトの場所、進行中の場所、重要な懸念事項、およびそれらの問題への対処方法が示されている必要があります。
＃3。 ページ番号は目次に含める必要があります
読者は、月次レポートからXNUMXつの事実、図、またはステートメントを要求するだけかもしれません。 必要な情報を簡単に見つけられるようにします。 各セクションに適切な名前が付けられ、目次にページ番号が含まれていることを確認してください。 レポートを手に取って目次にページ番号がないことを確認することほど、読者を苛立たせるものはありません。 ページ番号を含めたくない場合は、「目次」ではなく「レポートの概要」と呼んでください。
＃4。 テキストの本文に添付ファイルがないか確認してください
レポートの添付ファイルは、必要に応じて読者に詳細情報を提供するために含まれています。 月次報告書にコメントまたは所見を作成し、補足データまたは情報を調べたい場合は、読者を適切な添付ファイルに送信します。
＃5。 強力なエグゼクティブサマリーを作成する
月次報告は大学の論文と同じではありません。 真実は、ほとんどの読者がエグゼクティブサマリーと他のいくつかのセクションだけを読むということです。 したがって、エグゼクティブサマリーを使用して、議論を行い、プロジェクト全体の行動を促します。 問題がある場合は、恐れずに問題を提起してください。 あなたがすぐに懸念に対処しなければ、彼らはプロジェクトチームを悩ませるために戻ってきます。
月報の種類
月次レポートは、次のXNUMXつのタイプに分類されます。
＃1。 月次ステータスレポート
従業員の計画や活動の最新情報として、月次のステータスレポートが上司に頻繁に提供されます。 それは、彼自身の報告への追加として、ほぼ確実に監督者のマネージャーに送られます。 また、従業員の職歴の記録としても機能し、年次業績評価の際に役立つリソースです。
＃2。 月次プロジェクトレポート
この形式のレポートは、毎週のプロジェクトレポートほど多くの詳細を必要としませんが、プロジェクトの開発のより高いレベルのビューを提供します。 利害関係者は通常、予算、支出、プロジェクトの成果の質、およびプロジェクトに影響を与えるリスク、問題、および問題の追跡に関心があります。
＃3。 月次進捗レポート
一方、請負業者は、プロジェクトの現在の状況をクライアントに知らせるために、毎月の進捗レポートを作成します。 場所の関係上、クライアントと請負業者は定期的にお互いに会うことができない場合があります。 クライアントには、プロジェクトの進捗状況を追跡する十分な時間がない場合があります。 この場合、月次プロジェクト ステータス レポートは、請負業者とクライアントの間の重要なコミュニケーション チャネルとして機能するため、レポートは可能な限り完全なものにする必要があります。
レポートはどのように紹介すればよいですか?
要約または紹介は、常にレポートの最初に書き始める部分です。 これは、読者が調査結果や結果の概要を簡単に説明できるように、XNUMX ～ XNUMX ページで十分です。
簡単なレポートを作成するにはどうすればよいですか?
簡単なレポートには、読者を教育することを目的とした、特定の主題に関する重要な詳細が含まれています。 報告は、口頭で、またはメモまたは手紙として書面で行うことができます。 多くの場合、レポートの概要、背景情報、明確な目標、および結論が含まれます。
レポートの役割
調査結果はレポートで提示され、議論されます。 研究の正当性、研究方法論の説明、調査結果、結果、論理的な議論、結論/推奨事項がすべて読者に提供されます。
レポートに紹介は必要ですか？
また、どのレポートでも導入が重要です。 読者は、このレポートには、最もよく読まれることが多いこのセクションに読む価値のある情報が含まれていることを確信する必要があります。
まとめ
レポートには文法上または活字上の問題がないこと、およびレポートの表示方法がその作成者の個性とプロ意識を表していることを覚えておくことが重要です。
月報に関するよくある質問
良い月次レポートを作るものは何ですか？
優れたレポートには、管理チームが意思決定を行うために必要なすべての情報が含まれています。 組織または部門のスコアカードの概要を含めて、これを簡単にします。 このスコアカードのコンテンツは、読み取られる順序で構成する必要があります。
月次経営報告とは？
月次管理レポートは、会社の財務および運用パフォーマンスを月次ベースでレビューおよび評価するドキュメントです。 これらのレポートにより、経営陣は会社の過去と現在のパフォーマンスを追跡し、情報に基づいたビジネス上の意思決定を行うことができます。
月次進捗レポートとは何ですか？
「月次進捗報告」または「進捗報告」という用語は、所有者/プロジェクトマネージャーの指示に従って基準を満たす作品の進捗報告を指します。
