議事録を取ることは、すべての会議で重要です。 また、あなたが秘書であるか、会議中にメモを取るタスクを割り当てられている場合は、議事録を取るときに何をすべきか、何をすべきでないかを理解することが重要です。 ここでは、議事録を作成するときに含める必要がある XNUMX つの手順のサンプルを使用して、議事録の概念を分解しました。
議事録とは
会議議事録は、会議で行われた議論と決定の書面による記録です。 これらは、取締役会、経営陣、投資家など、企業内のあらゆる種類の組織に適用されます。
議事録は、公式の記録が必要なすべての会議で作成する必要があります。 この書面による記録は、起こったことに参加できなかったチーム メンバーに通知したり、再検討できる選択肢やアクション アイテムを追跡したりするために使用できます。 その結果、以前の会議の議事録を使用して、将来の組織上の意思決定を行うことができます。
非営利団体、政府機関、学校、公営企業、および労働組合は、通常、議事録を作成する必要があるグループの XNUMX つです。
なぜ会議議事録と呼ばれるのですか?
「議事録」という用語は時間とは何の関係もありません。これは議事録に関する興味深い事実です。 それは実際にはラテン語の「minutia」（些細なことや詳細を意味する）に由来しています。 一部の情報筋によると、「会議議事録」というフレーズは、ラテン語の「小さなメモ」を意味する「minuta scriptura」から直接、18 世紀に最初に生まれました。
つまり、議事録は、会議中に発生した内容の詳細 (または簡単な要約) です。
会議議事録は何に使用されますか?
会議の議事録は、会社の会話、決定、および長期戦略の履歴記録として機能します。 参加者は、会議の議事録を将来の参照用の記録として使用して、どのような種類の進捗状況が発生したかを特定できます。
一方、会議に出席しなかったが、決定と次のステップについて通知する必要がある個人は、議事録を参照する場合があります。
会議の議事録の種類は何ですか?
議事録はXNUMX種類に分類されます。 それらは次のとおりです。アクション、ディスカッション、および逐語的です。
＃1。 アクション議事録
行動議事録は、会議議事録の最も一般的な種類です。 この形式の議事録は、意思決定のみの議事録とも呼ばれ、意思決定プロセス全体で行われた議論ではなく、到達した結論と取るべき行動のみを提供します。 議事録は、会議で下された決定事項のエグゼクティブ サマリーを提供します。 理事会、評議会、聴聞会などの会議では、議事録が必要になることがよくあります。
社内でのみ発信されるため、非公式のスタイルであり、箇条書きとして記述できます。 議事録作成者は、ミーティングのディスカッションに頻繁に参加します。 これらの議事録は簡単で、すぐに記録でき、正確です。
＃2。 逐語議事録
これは、すべての話し合いと決定の逐語記録です。 会議の逐語的な議事録は、発言したすべての単語の記録です。 多くの場合、それらは長く、特定の情報をブラウズするのが困難です。 公聴会と議会を除いて、会議の逐語記録が必要になることはめったにありません。
逐語的に取られた議事録は、多くの場合、かなり長くなります。 メモを取る人が議事録を逐語的に記録することは困難であり、マイクを使って会話を録音することは、議事録の校正に非常に役立ちます。 逐語的な議事録は、行動や議論の議事録とは対照的に、一般的な合意ではなく、個々の声明に焦点を当てます。
＃3。 議事録
事例議事録とも呼ばれる討論議事録は、必要な結論と行動につながった会談からの合意の記録です。 ほとんどの場合、ディスカッションの議事録が推奨されます。 議事録作成者は、個人的な発言を記録することを避けながら、グループによって提起された重要なアイデアを強調する必要があります。 ディスカッションの議事録は、意思決定プロセス中に発生するディスカッションが含まれるという点で、アクションの議事録に似ています。
議事録は、委員会やスタッフ会議などを運営するための理想的なオプションです。 その結果、議事録は段落の形になり、セクションにきちんと分割され、議論の順序に従って整理されます。
行動と議論は取締役会によって行われ、議事録には取締役会または委員会として記載されるため、この種の議事録で名前が呼ばれることはめったにありません。 秘書は会話に参加しない可能性が高く、議事録を適切に記録する自由があるため、議事録を作成します。
議事録の種類に関係なく、すべての議事録は簡潔かつ正確である必要があり、そのためには、メモは正しい順序とスタイルで正しく書かれている必要があります。 前述のように、会議の前に予備的な準備を行って、メモの書き方をできるだけ簡単にします。
議事録は、会議に出席できなかった人が何が起こったのかを理解するのにも役立ち、同じ議論を明確にするために別の会議を行う必要がなくなります。
議事録が重要な理由
議事録は、企業が特定の選択をした理由と方法の証拠を提供します。 これは、下された決定または行われた議論に関する問い合わせに答えるのに役立ちます。
議事録の重要性は、次のように分類できます。
- それらは、グループの決定と行動の記録です。
- 誰にタスクが割り当てられたかを思い出させる役割を果たします。
- 議事録は期限の証明として機能します。
- それらは、選択が行われるときにそこにいない人にとって役立ちます。
会議の議事録は、会話と結論の公式記録として機能するだけでなく、会社を法的に保護することができます。 デューデリジェンスは、会社の議事録に頻繁に記載されています。 これは、組織の倫理的および公正な慣行を証明するために、公式化および文書化することができます。
議事録を作成する際に含めるべき XNUMX つのステップは何ですか?
議事録の作成には、次の XNUMX つの手順が含まれます。
＃1。 事前計画
よく計画された会議は、効果的な会議議事録に貢献します。 議長と書記または議事録作成者が協力して、議題と会議が適切に検討されていることを確認すると、議事録を記録するのがはるかに簡単になります。 たとえば、会議の構造と使用するツールに応じて、議事録作成者は議長と協力して、議題と議事録の概要として機能する文書形式を確立できます。
事前計画に含まれる手順は次のとおりです。
会議の議題を述べる
少なくとも、会議の議題のコピーを入手し、メモを取ったり、議事録の形式を整理したり、議事録を作成したりするための参照またはフレームワークとして使用してください。議題。
さらに、議題および/または会議通知は、議題と一緒に送信されるか、会議で配布されるゲストまたは講演者を含むすべての会議出席者の名前など、議事録に含める必要がある情報を提供します – コピー (デジタルまたはハード コピー) の配布資料は、後で参照したり、会議に出席できなかった人 (および会議で決定された他の人) と共有したりするために、会議の議事録と共に保存する必要があります。
期待の定義
議事録作成者または書記として新しい役割に着手するときは、委員会または理事会の議長に、会議中にあなたの役割に期待することと、彼または彼女が期待する詳細のレベルを必ず尋ねてください。短い間。 たとえば、理事会または委員会が議案や議題に対する動議や投票を処理している場合、動議や動議の支持者などの名前を提供する必要があるかどうかを判断します。 あなたがそのような手続きに対処する場合、あなた (およびあなたの議長) は、Robert's Rules of Order を参照する必要があります。
＃2。 会議中にメモを取る
メモを取り始める前に、会議中に文書化する必要がある情報の種類を理解することが重要です。 前に述べたように、あなたの組織は、あなたが従わなければならない資料と特定の母親の形式を義務付けているかもしれませんが、通常、会議の議事録には次のものが含まれます。
- 会議の日時
- 会議出席者および出席できなかった者の名前
- 事前の会議議事録または修正/修正の受諾
- 各議案の決定
- 新しいビジネスアイテムは保留する必要があります
- 次回の会議の日時
どのように良いメモを取りますか?
より良いメモを取るのに役立ついくつかの指針を以下に示します。
- アウトラインを作成する – 前述のように、議題に基づいてアウトライン (またはテンプレート) を作成すると、各項目の下にコメントや決定事項などを簡単に書き留めることができます。 アウトラインの各項目の下に手書きのメモ用のスペースを入れることを検討してから、これらを印刷して、手書きでメモを取っている場合は議事録を作成するために使用します。
- 参加者が部屋に入るときにチェックを入れる - 会議の出席者がわかっている場合は、参加者が来るときにチェックを入れることができます。 そうでない場合は、会議の冒頭で自己紹介を行うか、出席者リストを回覧して自分自身をチェックできるようにします。
- 正確性を確保するために、アクション アイテムが発生したらすぐに、アウトライン内のアクション アイテムに関する判断またはメモを記録します。
- 必要に応じて、説明を求めてください。 たとえば、グループが解決策や明白な結論に達せずに先に進む場合は、決定や関連する将来の手順について明確化を求めます。 対話を逐語的に取り除こうとすると、ついていけないので、単純に (そして明確に) 選択肢、課題、アクション ステップなどだけを (またはタイプして) 書きます。
- 記録する - 文字通り、メモの取り方についていけないのではないかと心配している場合は、会議を記録することを検討してください (スマートフォン、iPad、録音デバイスなど)。 」が収録されています。 テープを使用して会議の逐語記録を作成するべきではありませんが、説明が必要な場合に役立ちます。
＃3。 議事録の作成または転記
会議が終了したら、メモをまとめて議事録を作成します。 役立つかもしれないいくつかのポインタを次に示します。
- 議事録は、会議の後、すべてが頭の中に残っているうちに、できるだけ早く書くようにしてください。
- アウトラインを調べて、必要な変更や説明を加えます。 すべての決定、行動、動議が完全に文書化されていることを確認してください。
- 十分な情報を含めるようにしてください。
- 取締役会の議事録に、実行された各アクションの簡単な説明と、決定の背後にある理由を記載することを提案します。
- 動議が可決される前に多くの議論があった場合は、それに対する主な論拠と反対論を書き留めてください。
- 議事録が読みやすいように、簡潔さと明確さのために編集します。
議事録のフォーマットに関しては、次の点に注意してください。
- 客観性を維持します。
- 全体を通して同じ時制を使用します。
- モーションと秒を記録する以外は、名前に言及しないでください。
- 個人的な観察は避けるべきです。 議事録には事実のみを含める必要があります。
- それらを参照する必要がある場合は、他のドキュメントを要約しようとしないでください。 むしろ、それらの場所を指定するか、付録として添付してください。
＃4。 議事録の共有または配布
議事録を配布する前に、議長が議事録を確認、更新、および/または承認したことを確認してください。 これが発生しない限り、それらは会議の公式記録ではありません。 議事録は、理事会によっては、次の会議の開始前に正式に承認される場合もあります。
共有または配布の方法は、あなたとあなたの会社が使用するテクノロジーによって決まります。 議事録やその他の事務処理では大量の紙が生成される可能性があるため、ペーパーレス共有アプローチを採用するのが理想的です。 たとえば、オンライン共有をサポートしていないワード プロセッシング プログラム (Microsoft Word など) を使用している場合、ドキュメントの PDF を作成し、添付ファイルや会議ドキュメントと一緒に電子メールで送信することができます。 会議の招待状、議題、その他のドキュメントの共有に Google ドキュメントを使用している場合は、終了後にドキュメントをそのグループと簡単に「共有」できます。 委員会または理事会のメンバーは、ドキュメントをオンラインで簡単に表示できるため、プロセスでいくつかの木を節約できます。
クラウド共有
組織がクラウドベースのメンバーシップ管理システムを使用している場合は、議事録を Web ページとして公開し、必要に応じて委員会または理事会のメンバーへのアクセスを制限できます。 メンバー専用の Web ページを使用して、取締役会と委員会用の安全なオンライン イントラネットを構築できます。
＃5。 議事録のファイリング・保管
ほとんどの委員会と理事会は、次の会議の開始時に議事録を検討し、承認または変更します。 重要な変更を行ったら、後で参照できるように議事録をアーカイブする必要があります。 企業によっては、これらをオンライン (Google ドキュメントや SkyDrive など) に保管し、外付けハード ドライブにバックアップしている場合もあります。 また、紙のコピーを印刷して保管するか、これらをスタッフメンバーまたは議長に提出して提出する必要がある場合もあります.
議事録サンプル
会議の議事録のサンプルは次のとおりです。
議事録のテンプレートはありますか?
確かに、議事録のテンプレートはあります。 ここにXNUMXつあります：
議事録に含めてはいけないものは何ですか?
会議の議事録には、個人的な意見や批判的な発言を含めるべきではありません。 すべてのステートメントは、できるだけ客観的なものにする必要があります。 言われているすべてのことをメモすることは避けてください。 議事録は簡潔で、会議の主な議題を概説する必要があります。
結論は、
会議の議事録は非常に重要です。結局のところ、議事録には会議の重要な情報が含まれています。 しかし、議事録を作成して準備することは、面倒な雑用である必要はありません。 この記事で説明したように、会議の議事録を作成することは、もう面倒なことではありません。
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参考文献
