雇用契約の終了を示すために、状況に応じて、雇用主または従業員が終了通知書を発行することができます。 終了は楽しい手続きではありませんが、重要な手続きです。 そのため、雇用サービスを合法的かつ専門的に効果的に終了するために、このガイドでは、開始するためのサンプルを含む、終了レターを作成するための手順を概説しています.
終了通知書とは何ですか?
解雇通知書は、雇用主が従業員に対して、サービスが不要になったことを伝えるために使用する文書です。 会社の規則や法律の違反などの従業員の不正行為は、解雇通知の最も一般的な理由です。
解雇通知書は通常、雇用主が従業員に発行しますが、自発的に会社を辞めることを選択した個人が作成することもできます (つまり、退職通知書)。
解雇はあなたが解雇されたことを意味しますか?
「退職」とは、単に雇用の終了を意味します。 それは辞任の形である場合もあれば、単に解雇されたことを意味する場合もあります。
終了レターの重要性は何ですか?
解雇通知書は、従業員の解雇の書面による記録であり、解雇の理由およびその他の関連データが含まれています。
この手紙は、あなたの組織が公正かつ合法的な方法で従業員を解雇したことを証明するため、重要です。
しかし、それだけではありません。
多くの場合、終了レターはプロセスの最終ステップです。 彼らはループを閉じ、従業員が解雇前に期待に応え、パフォーマンスを向上させるあらゆる機会を与えられたことを示すことができます.
これは、退職した従業員が会社から受け取る最後の書類の XNUMX つでもあります。
その観点から、退職通知は会社の退職手続きを明確にし、次に何が起こるかについての洞察を提供することができます。
解雇通知書は、特に上級職員を解雇する場合、従業員の NDA、競業避止条件、および貿易協定の制限を穏やかに思い出させるものとして機能する場合があります。
これらの罰則が契約上義務付けられている場合、利害関係者との株式譲渡または売却を手配する必要がある場合もあります。
4種類の終了とは何ですか?
解約には、自発的、非自発的、契約終了合意、および理由のない解約の 4 種類があります。
終了の理由は何ですか?
会社と従業員の両方の観点から、従業員の解雇には多くの理由が考えられます。 これらの中には次のものがあります。
雇用主の観点から：
- 不十分なパフォーマンス。
- 会社の規則が破られた。
- 従業員の懲戒処分
- 性的、身体的、精神的、または感情的な嫌がらせ。
- 効果のないコラボレーションと進歩的な規律
- 競合他社等への情報漏えい
従業員の視点から:
- 他の場所でより良い仕事の機会。
- 昇進等の昇進の見通しが立たない。
- 仕事に対する熱意の欠如。
- 留学・事業・退職の計画
- 個人の問題・社員間の問題
- 動作中の接続が悪い。
契約終了レター
契約終了レターは、契約サービスが終了することを従業員に伝える公式の手紙です。 多くの場合、従業員の契約終了レターでは、離職の原因を定義し、この従業員が次に取るべきステップを説明し、結果として受け取る可能性のある特典や給与について説明します。 たとえば、スタッフ労働者は、少なくとも XNUMX 年間職務に就いていた場合、退職金の対象となる場合があります。 終了レターは、別の会社との法的関係を終了し、それらの間の最終的な取引の概要を説明するためにも使用できます。
雇用主はいつ契約終了通知書を発行しますか?
従業員の契約の終了につながる特定のイベントが発生した場合、企業はこの種のレターを使用できます。 雇用法によると、企業は、この通知を発行するか、契約が合法的に終了する前に給与を管理するかを選択できます。 両当事者が前もって終了に同意する場合もあれば、解雇が強制される場合もあります。 契約（第三者の権利）法によると、企業はさまざまな理由で契約を終了することができ、プロセス中に契約の終了条項の規定を再確認するために手紙を使用することができます。
雇用主がこのタイプの手紙を使用する場合の例を次に示します。
- 一部の従業員は、正社員になる前に XNUMX ～ XNUMX か月の臨時労働を完了する場合があります。 この間、経営陣は仕事を終了することがあります。
- 従業員は、予告なしに XNUMX 日以上欠勤した場合、または何らかの形で契約に違反した場合、契約違反を理由に解雇される可能性があります。
- 雇用主は、従業員の行動が会社の行動規範に違反する場合、または従業員が何らかの形で職場を偽って伝えている場合、その従業員の契約を終了する権限を持っています。
- 人員削減: 年収の減少などの外的状況に直面した場合、企業は、経費を最小限に抑えたりリストラを行うために、従業員、特に幹部の契約を終了することがあります。
退職届の書き方
解雇通知書を書くのは難しい場合がありますが、雇用関係を終了するプロセスの不可欠な部分です。
このパートでは、標準の退職通知書に含める必要があるすべてのことについて説明します。
これはあくまでも大まかな目安であることをご了承ください。
ここに記載されていることはすべて終了通知に適していますが、自分の場所で適用されるすべての法的規則に従っていることを確認するために、いくつかの調査を行う必要もあります.
＃1。 礼儀を守る
退職通知書は、従業員のライフサイクルに不可欠な要素です。
不正行為が原因で従業員が解雇されるか解雇されるかにかかわらず、正式な連絡の際には、プロフェッショナルで礼儀正しい態度を保つことが重要です。
解雇が予期せぬものである場合、従業員の給与、健康保険、およびその他の生活必需品を削減するだけでなく、従業員を不確実な立場に置くことになることに注意してください。
従業員の幸福に対する会社の対応は、最終的には会社の対応ではありませんが、対話を開始する前にこれらの状況を認識し、必要に応じて思いやりを示す必要があります。
解雇通知書は、該当する場合、明確で具体的な将来の行動を提示することで、この混乱を軽減するのにも役立ちます。
＃2。 すべての関連情報を収集します。
サービス終了の手紙を書き始める前に、タスクを完了するために必要な基本的な事実をすべて集めてください。
この情報は、その人が組織に在籍している期間と担当する責任によって異なります。
場合によっては、すべてを必要としないこともあります。
フリーランサーまたは契約社員を解雇する場合、最終勤務日を通知し、残りの作業を完了するために契約者に余分な時間を与えるだけでよいでしょう。
＃3。 基本から始めます。
退職通知の起草を開始するときは、従業員の名前や組織での役職などの基本事項から始める必要があります。
会社が十分に大きい場合は、従業員の ID、部門、およびマネージャーまたはスーパーバイザーの名前を追加で含める必要がある場合があります。
このデータは、ページ上部のリストに表示できます。 この情報の意図された受信者を明確に識別するために、それは目に見えて、明示的で、率直でなければなりません。
＃4。 従業員に退職日を通知します。
最も重要な情報の XNUMX つは、終了の発効日です。
これは、将来の会社運営の明確な境界を確立するために、レターの早い段階で含める必要があります。
従業員を正当な理由で解雇する場合、解雇日は通知書が発行された日と同じ日である場合があり、直ちに発効します。
それ以外の場合、特に一時解雇や、誰かを解雇する理由がないその他の状況では、スタッフが準備する時間を確保するために、有効な終了日を十分前もって (多くの場合数か月) 発行することができます。
＃5。 解約の理由を教えてください。
解雇の理由は、従業員の観点から、プロセス全体の中で最も重要な側面となる可能性があります。
このセクションは、明確で、正直で、直接的でなければなりません。
従業員が正当な理由で解雇された場合は、以前に書面による警告があったことや、業績の悪さを示す何ヶ月にもわたる蓄積された事務処理を指摘できます。
暴行や盗難などのより深刻な問題も、解雇の正当な理由として指定される場合があります。
解雇の理由が何であれ、従業員が解雇された理由を理解できるように、率直かつ率直にこれらの問題を説明してください。
解雇が単発または繰り返しの出来事 (慢性的な遅刻など) に基づいている場合は、その出来事に関する正確な詳細を提供してください。
この解雇通知書を発行する際に、退職する従業員とこれらの点について話し合う準備をしておいてください (直接行う場合)。ただし、決定は既に下されていることに留意してください。
従業員の行動に関係なく、雇用を終了する計画を立てる必要があります。
＃6。 将来の報酬と福利厚生について説明します。
従業員を正当な理由で解雇した場合でも、従業員は特定の福利厚生を受ける権利があり、退職通知書に記載する必要があります。
これがどのように表示されるかの例を次に示します。
「解雇の一環として、退職金を受け取る権利はありません。」 この決定は、本日の日付から 14 日以内にお送りする継続補償選択通知書に記載されている料金で COBRA サービスを取得する能力には影響しないことを覚えておいてください。」
「[退職金支払い日] に支払われる [退職金パッケージ金額] 相当の退職金パッケージを含めました。」
企業は、ピンクの伝票に加えて、退職金を提供する場合があります。 これらは、状況に応じて、または何らかの形の NDA に依存する場合があります。 これらのトピックが発生した場合は、それらについて話し合う準備をしておく必要があります。
同時に、従業員が支払いの対象となる有給休暇 (PTO) または病気休暇を取得している場合は、この領域に含めます。
あなたの会社が COBRA または同等の健康保険を提供し、雇用契約を超えて健康保険および健康関連給付をカバーしている場合は、そのような給付についてもここで説明できます。
＃7。 次のステップと免責事項の概要を説明します。
終了の状況によっては、次に何をすべきかについて指示を与える必要があるかもしれません。
突然の非自発的解雇の場合、不幸な従業員を建物から追い出すために警備員が待機している場合があります。
従業員が現在の契約を完了し、他のチーム メンバーにタスクを引き継ぎ、時間の経過とともに解決された解雇に対してチームの混乱を最小限に抑えて終了できるように、スケジュールを設定することをお勧めします。
人事部は、退職する従業員の締め切りを設定する際に従うべきプロセスと手順を概説するポリシーを持っている場合があるため、このセクションを作成する前に現在のポリシーを調べてください。
#8。 詳細と連絡先情報を確定します。
企業は、勤務終了日を超えて従業員に連絡する必要がある場合があります。
これは、従業員が事業用財産の返還を拒否した場合、または会社が最終的な退職金の小切手、税務書類、またはその他の同様の通信を郵送したい場合に発生する可能性があります。
退職プロセスの一環として、従業員の重要な連絡先情報 (携帯電話、自宅の住所など) をリストし、退職前にすべてが正しいことを確認するよう依頼してください。
これにより、未解決の問題がある場合に会社から連絡を受けることができます。
同時に、懸念が生じた場合に従業員が連絡すべき相手に関する情報を必ず含めてください。
元従業員は標準の従業員ホットラインにアクセスできない可能性があり、ローカル番号は将来的に最適な連絡先ではない可能性があることに注意してください。
雇用主にサービス終了の手紙を書くにはどうすればよいですか?
雇用主への退職通知の形式は、サービス辞職通知の形式と同じです。 これには、作成日、終了日、従業員が雇用主と従業員の関係を終了する理由を含める必要があります。 プロフェッショナルで明るい態度を表すスタイルで手紙を書きましょう。 否定的な考え、意見、またはストーリーは、組織を離れる理由を説明するために不可欠でない限り、含めるべきではありません。
解約通知書のサンプル
サービス終了通知書の基本的な書き方について説明したので、いくつかの例を詳しく見てみましょう。
独自の終了通知テンプレートでこのテキストを使用してください。 従業員のニーズに合わせて言語を調整してください。
非自発的終了レターのサンプル
14XX年20月XNUMX日
[従業員の名前] [従業員の名前] [従業員の電話番号] [従業員のメール アドレス]解約通知書について
こんにちは、[名前]、
この手紙は、[COMPANY] でのサービスが不要になったことをお知らせするものです。
過去 XNUMX か月間でパフォーマンスが大幅に低下しました。 過度の遅刻とパフォーマンス目標の達成の失敗により、正式にあなたの仕事を終了することを決定しました.
私たちの文書のレビューと、この決定につながった懲戒手順が同封されています。 また、あなたに支払われる退職金および/または福利厚生の概要もあります。 これらは、最終的な給料日とともに [DATE] に発行されます。
この情報に誤りがある場合、またはさらに質問がある場合は、スタッフ [NUMBER] までお問い合わせください。
どうもありがとうございました、
【お名前】 【役職】 【会社名】 【連絡先】従業員契約終了レターのサンプル
14XX年20月XNUMX日
[従業員の名前] [従業員の名前] [従業員の電話番号] [従業員のメール アドレス]解約通知書について
こんにちは、[名前]、
残念ながら、[会社名] との雇用契約は今年更新されません。
この手紙は、あなたが当社との契約の開始時に署名した雇用契約に従って、[日付] にあなたの雇用を終了する予定であることを正式に通知するものとします。
締め切りまでに未完成の作品を完成させてください。
これは簡単な決断ではありませんでしたが、組織にとって最善の決断であったと信じています。
あなたは私たちと一緒にいる間、私たちのチームの重要なメンバーでした. しかし、私たちは別の道を行くことにしました。
これまでのご尽力に改めて感謝申し上げます。今後の可能性をお祈り申し上げます。
どうもありがとうございました、
【お名前】 【役職】 【会社名】 【連絡先】解雇は将来の雇用に影響しますか?
恨みを抱いたり、前の雇用主の悪口を言ったり、あなたを解雇した会社を訴えていることを採用担当者に開示したりするだけで、将来の雇用のチャンスが損なわれます。 それだけで、採用担当者はあなたを採用するのが良い考えかどうか疑問に思うでしょう。
退職後の従業員の福利厚生はどうなりますか?
従業員の福利厚生も同様に終了する可能性がありますが、これは特定の会社のポリシーと従業員の契約条件によって異なります。
従業員は解雇に異議を唱えることができますか?
はい。解雇が不当または差別的であると考える場合、従業員は解雇に異議を唱えることができます。 彼らは、苦情手続きを通じて、または適切な政府機関に請求を提出することによって、これを行うことができます。
従業員は予告なしに解雇できますか?
それは、特定の会社のポリシーと従業員の契約条件によって異なります。 場合によっては、従業員は警告なしに解雇される可能性がありますが、警告期間または通知期間が与えられる場合もあります。
解雇通知を受け取った後、従業員は何をすべきですか?
従業員は、解雇通知書とそれに付随する文書を注意深く確認し、解雇またはその権利について質問する必要があります。 また、解雇が不当であると思われる場合は、法務または人事の専門家に相談することを検討する必要があります。
従業員は退職後に失業手当を受け取ることができますか?
終了の具体的な状況によって異なります。 一般に、解雇が不正行為または業績不振によるものである場合、その従業員は失業給付を受ける資格がない可能性があります。
休職中に従業員を解雇することはできますか?
それは、特定の状況と従業員の休暇の条件によって異なります。 解雇が休暇に関連していない場合、従業員は休暇中に解雇されることがあります。
解雇は従業員の記録にどのように影響しますか?
解雇は従業員の記録に記録される場合があり、雇用プロセス中に将来の雇用主によって考慮される場合があります。
要約する、
従業員の解雇は、ビジネス部門における典型的な出来事です。 快適な手順となることはめったにありませんが、必要になることがよくあります。 誰かを手放さなければならない状況に陥った場合は、専門的かつ合法的な方法で確実に手放す必要があります。 このガイドでは、終了通知を発行するために実行できる手順の概要を説明しています。
よくある質問
解約通知書の目的は何ですか?
解雇通知書には XNUMX つの目的があります。雇用主が解雇の決定を追跡するのを支援し、従業員がキャリアの次の段階への移行を開始するために必要な明確さを提供します。
解雇通知書は悪いですか？
解約通知書は悪くありません。 これは、終了プロセスの重要な部分にすぎません。
退職した従業員は再雇用できますか？
退職した従業員は、再雇用の対象または対象外に分類されます。 従業員が再雇用の資格がある場合、一時解雇から XNUMX か月以上待ってから復帰させるべきではありません。
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参考文献
