ナレッジマネジメント：プロセス、タイプ、例、ツール

一般に、組織では、開発作業には、さまざまな人員のネットワークと、共通の目的に向かって作業するチームが含まれます。 これらの目的を最も効果的に達成しているグループは、重要な知識を一貫して伝達するためのシステムを備えています。 したがって、彼らは最新の研究にすばやくアクセスし、学んだ教訓をより良いプログラムに統合します。 さらに、ナレッジ マネジメントは調整を促進し、有意義な学習、コラボレーション、およびアプリケーションを強化する可能性があります。 したがって、この記事は、ナレッジ マネジメント プロセス、さまざまなタイプ、およびこのナレッジ マネジメントがどのように機能するかのいくつかの例を整理するためのガイドになります。 また、効果的なナレッジ マネジメントに使用できるツールについても説明します。

ナレッジマネジメントとは何ですか？

ナレッジマネジメント（KM）は、組織内で情報を検索、整理、保存、および共有するプロセスです。 知識が組織内で簡単に利用できない場合、タスクを実行するのではなく、関連する情報を探すために貴重な時間を浪費するため、企業にとって非常にコストがかかる可能性があります。

ナレッジマネジメントシステム（KMS）は、組織のプールされた知識を活用して、運用効率を向上させます。 知識ベースの使用は、これらのシステムを支援します。 これらは、情報を保存して簡単にアクセスできる一元化された場所を提供するため、通常、優れた知識管理にとって非常に重要です。

知識管理戦略を実装する企業は、強化されたため、より良いビジネス成果をより早く得ることができます 組織学習 チームメンバー間のコラボレーションにより、会社全体でより迅速な意思決定が可能になります。 また、トレーニングやオンボーディングなどの他の組織プロセスを合理化し、従業員の満足度と定着率を向上させます。 さまざまな種類のナレッジマネジメントがあります。

ナレッジマネジメントの種類

定義によると、知識管理には暗黙知、暗黙知、形式知のXNUMX種類があります。 情報のコーディングは、これらのタイプの知識管理を区別するものです。

暗黙知 経験を通じて得られ、本能的に把握される知識です。 その結果、表現や成文化が難しく、この情報を他の人に伝えることが難しくなります。 言語、顔認識、リーダーシップ能力は暗黙知の例です。

いくつかの文献は同等ですが 暗黙知 暗黙知では、いくつかの学者がこのタイプを区別し、戦略知識の概念はより微妙であると述べています。 暗黙知は成文化するのが難しいですが、暗黙知は必ずしもこの問題を抱えているわけではありません。 代わりに、暗黙知はまだ文書化されていません。 これは通常、プロセス内に存在し、多くの場合、「ノウハウ」知識と呼ばれます。

形式知：形式知は、マニュアル、レポート、ガイドラインなど、さまざまな種類のドキュメントに含まれているため、組織はチーム間で知識をすばやく交換できます。 このタイプの知識はおそらく最もよく知られています。例としては、データベース、ホワイトペーパー、ケーススタディなどの知識資産があります。 この種の知識は、企業内の知的資本を維持するため、および新しい人材への知識の移転を成功させるために不可欠です。

ナレッジマネジメントのためのツール

組織は、さまざまなツールを利用することで、ナレッジマネジメントのメリットを享受できます。 知識管理システムのツールの例は次のとおりです。

＃1。 文書管理システム

これらは、PDF、画像、ワードプロセッシングファイルなどのデジタルドキュメントの集中ストレージシステムとして機能します。 これらのシステムは、学んだ教訓などのドキュメントを簡単に取得できるようにすることで、スタッフのプロセスを改善します。

＃2。 コンテンツ管理システム（CMS）

これらは、Webマテリアルを管理し、エンドユーザーがコンテンツを更新および公開できるようにするソフトウェアです。 CMSはドキュメント管理システムと混同されることがよくありますが、CMSはオーディオやビデオなどの他のメディアタイプもサポートできます。

＃3。 イントラネット

これらは、完全に組織内で動作し、内部の利害関係者間で有効化、ツール、およびプロセスを共有できるようにするプライベートネットワークです。 これらは操作に時間と費用がかかる可能性がありますが、内部ディレクトリや検索など、連携を支援するさまざまなグループウェア機能を提供します。

＃4。 ウィキ

それらの使いやすさのために、人気のある知識管理ツールになることができます。 情報の投稿や修正が簡単になりますが、労働者が虚偽の情報や陳腐化した情報で更新する可能性があるため、この便利さは偽情報の心配につながる可能性があります。

＃5。 データウェアハウス

これらは、複数のソースからのデータを単一の集中化された一貫性のあるデータストレージに統合して、データ分析、データマイニング、人工知能（AI）、および機械学習を容易にします。 これらのリポジトリからデータが取得されるため、企業は洞察を得ることができ、スタッフはデータに基づいた意思決定を行うことができます。

ナレッジマネジメントの例とベストプラクティス

知識管理は、企業の要求によって異なります。 以下は、最も一般的なタイプの知識管理の例の一部です。

＃1。 個別指導とトレーニング、実践共同体、Q＆A、専門知識の場所

これらの管理例はすべて、知識の担い手から直接知識を伝達することを含みます。

これは、対面での個別指導、全社的なトレーニングセミナー、インターネットチャット、グループディスカッション、またはこれらと他のアプローチの組み合わせによって実現できます。

専門知識の配置を知識管理システムの一部として成功させるには、コンピテンシーの文書化を可能にする検索可能なマトリックスを作成する必要があります。

長所：

1. 質問はすぐに答えを得ることができます。
2. 資料が不明確な場合は、説明を行うことができます。
3. グループの専門知識と知識を組み合わせた力を利用して、ブレーンストーミングセッションを促進できます。
4. 対面学習は明確に想起される可能性が高くなります。

短所：

1. 知識保有者が行おうとしているタスクには時間がかかり、気が散ることがあります。
2. 専門知識のロケーションシステムの構築と維持には時間がかかる場合があります。
3. 将来の使用のために文書化して保存するのは難しい場合があります。
4. 知識の持ち主が会社を辞めた場合、知識を失うリスクがあります。

＃2。 ドキュメント、手順、ガイドライン、FAQ、およびチュートリアル

これらの書面による交換は、知識の保存と共有に最適です。 したがって、このテキストベースの知識管理の例では、主題を保存、分類、およびナビゲートするためのシステムを使用する必要があります。 したがって、多くの状況で、メタデータはかなりの助けになります。

長所：

1. 簡単にアーカイブして保管できます
2. オンラインで情報を共有するのは簡単です。
3. 多数の人々の専門知識をXNUMXつのパケットに集約するのは簡単です。
4. ソリューションがきちんと整理されていれば、すぐに到達できる可能性があります。

短所：

1. 作成に時間がかかります
2. 知識の構造が良くないと、見つけるのが難しくなります。
3. 知識は最新に保つ必要があります。

＃3。 フォーラム、イントラネット、およびコラボレーション環境

これらのオンラインツールは、議論を促し、多様な知識保有者を集めます。 スレッド、サブフォーラム、およびグループは、トピック、経験のレベル、またはその他の任意の数の基準によって分類できます。

長所：

1. コラボレーションはイノベーションを促進します。
2. 世界のどこにいても、多くの専門家をXNUMXか所に集めることができます。
3. リモートワーカーとの連絡を容易にすることで、チームワークと知識の共有が促進されます。

短所：

1. 混沌とした騒々しい設定になる可能性があります。
2. 知識は議論に持ち込まれるため、積極的に評価されていません。
3. 適切な応答を得るために、いくつかのメッセージとスレッドをふるいにかけるには時間がかかります。
4. メッセージとスレッドはアーカイブされない場合があります。

＃4。 学習および開発環境

学習を大切にする職場を作ることで、従業員は教育を継続するようになります。 また、知識管理システムを使用するように彼らを動機付けることは、あなたの会社でリーダーシップの責任を引き受ける準備ができている熟練した個人をもたらすでしょう。

これを実現するには、従業員が構造化されたアクセス可能な学習および能力開発テクノロジーを使用できる必要があります。

長所：

1. それは、人員が自分のペースで成長できるように動機づけます。
2. また、トレーニングパスをマッピングすることもできます。
3. 最後に、構造のおかげで被写体をより簡単に見つけることができます。

短所：

1. 構築と保守には多くの時間と労力がかかります。
2. コンテンツは定期的に開発および維持する必要があります。

＃5。 ケーススタディ

特定の分野へのこれらの詳細な調査は、主題への包括的なガイドを提供します。

実行されたアクション、それらのアクティビティの結果、および得られたレッスンを調べることは非常に有益であり、学習したレッスンを完全に文書化してアーカイブすることができます。

長所：

1. これにより、完全な文書化と、学習した教訓のアーカイブが可能になります。
2. また、簡単に共有できます
3. 難しい情報の伝達にも効果的です

短所：

1. 何かを作るには多くの時間と才能が必要です。
2. 知識を広く適用するには具体的すぎるかもしれません。

＃6。 ウェビナー

これらのオンライン講義は、チーム、支店、または会社全体にアイデアを広めるのに非常に役立ちます。

長所：

1. 記録して再利用できます
2. 参加したいすべての従業員にとって簡単です。

短所：

1. 計画、作成、および提供に時間と労力を費やします。
2. 整理する必要があります。

ナレッジマネジメントプロセス

企業は、これらのXNUMX段階の知識管理プロセスを使用して、知識管理を整理できます。 これらは、発見、取得、処理、および共有/メリットです。

＃1。 発見

組織内で知識はどのように発見されますか？

すべての企業には数多くの知識源があります。

プロセスのこのステップでは、知識のソース、重要な知識が保存されている場所、この知識から何を得ることができるか、プロセス中に知識が失われる可能性があるかどうかを識別します。

組織の知識の流れをしっかりと理解することは、発見プロセスに役立ちます。

＃2。 入手

既存の知識と新しい知識はどのように保存されますか？

すべての企業には大量の知識が含まれているため、慎重に保管し、構造化する必要があります。 ここでは、知識をより簡単に取得でき、マップされてから分類されたシステムを構築することにより、組織構造が強化されます。

これには、ドキュメントスキャン、メタデータの使用、およびインデックス作成が含まれます。

＃3。 プロセス

この知識をどのように最適に統合および統合できるでしょうか。

この段階では、前のXNUMXつのプロセスで得られた知識を徹底的に調査します。 したがって、組織は知識を整理および分析して、知識を組織の構造にどのように組み込むことができるかを判断する必要があります。

これは、組織が知識共有の文化を育み、促進すると同時に、従業員をイノベーターとして育成する段階です。

＃4。 メリットとシェア

社内の従業員はどのようにしてこの知識にアクセスするのが最善でしょうか？

ナレッジマネジメントの目標は、従業員が社内のナレッジに簡単にアクセスできるようにすることです。 最初の段階は機能的なシステムを作成することですが、個人はそのシステムの使用方法を理解する必要があります。 また、トレーニングプログラムの実施は、知識管理システムの理解に役立ちます。

したがって、システムを使用した後、組織は生産性の向上、意思決定の向上、およびより革新的なスタッフを獲得します。

ナレッジ マネジメント システムへの貢献を従業員にどのように奨励していますか?

ナレッジ マネジメント システムへの貢献を従業員に奨励するには、貢献者を認識して報酬を与え、貢献のプロセスを簡単かつアクセスしやすくし、日常業務の一部にすることによって行うことができます。

ナレッジ マネジメント システムの情報が最新であることをどのように保証しますか?

ナレッジ マネジメント システムの情報を最新の状態に保つには、定期的に情報を確認して更新し、従業員にフィードバックを提供して更新するように促します。

ナレッジ マネジメントにおける文化の役割は何ですか?

文化は、組織内での情報の共有方法と使用方法に影響を与えることにより、ナレッジ マネジメントにおいて重要な役割を果たします。

情報を一元化する必要性と、意思決定を分散化する必要性とのバランスをどのように取っていますか?

情報の集中化の必要性と分散型の意思決定の必要性とのバランスを取るには、集中型の情報ストレージと分散型アクセスの両方を可能にする柔軟なナレッジ マネジメント システムを実装することで実現できます。

ナレッジ マネジメント システムを維持する上での課題は何ですか?

ナレッジ マネジメント システムを維持する上でのいくつかの課題には、情報の正確性の確保、ユーザーの採用の促進、新しいテクノロジの最新状態の維持などがあります。

組織内で継続的に学習する文化をどのように育成していますか?

組織内で継続的な学習の文化を育むには、従業員のトレーニングと開発の機会を提供し、従業員に知識を共有するよう促し、継続的な学習に従事する個人を認識して報酬を与えることで実現できます。

まとめ

知識管理システムを展開する上で最も難しい課題のXNUMXつは、人々にそれを受け入れるように説得することです。 そのため、新しいシステムの実装に時間がかかりすぎることや、知識を共有すると、もたらす価値が低下し、仕事が危険にさらされることを懸念する場合があります。 あるいは、さらに別の新しいツールやプロセスを運用に組み込むことを躊躇しているだけかもしれません。

その結果、組織内で知識を保存および共有するだけでなく、同僚にも同じことを行うように促すための戦略を立てることが重要です。 成功するには、知識の共有を重視する職場文化の育成を目指す必要があります。 また、使いやすく、従業員の既存のワークフローと統合されたナレッジマネジメントシステムプロセスがあっても問題はありません。

さらに、知識管理ツールの目的は、好ましいビジネス成果を生み出すことだけではありません。 それはまたあなたの人員に良い影響を与えるはずです。 スタッフがメリットを把握すると、ナレッジマネジメントプロセスを効果的に実装できる可能性が大幅に高まります。

ナレッジマネジメントに関するFAQ

ナレッジマネジメントとは何ですか？なぜそれが重要なのですか？

ナレッジマネジメントは 従業員の全体的な知識を増やすために、従業員の知識と経験を収集、保存、共有、および効果的に管理するプロセス. その主な目標は、効率と生産性を向上させ、重要な情報を社内に保持することです。 (lowpricebud.co)

ナレッジマネジメントとは何ですか？なぜそれが重要なのですか？

ナレッジマネジメント（KM）は、組織の組織を作成、使用、共有、および維持するための学際的なプロセスです。 情報 知識。

あなたのビジネスのための適切な知識管理の利点

• 意思決定プロセスを改善します。 …
• 顧客満足度を高めます。 …
• 革新と文化の変化を促進します。 …
• 知識と情報へのアクセスをスピードアップします。 …
• 冗長な作業は避けてください。 …
• 顧客への配達を加速します。 …
• 成長と革新を刺激する

ナレッジマネジメント戦略をどのように開発しますか？

1. 全体的な組織の目標に貢献します。
2. 人、プロセス、テクノロジーのバランスを取ります。
3. タイムリーな組織能力を構築します。
4. 共通のプロセスとテクノロジーを使用して、コラボレーションを促進します。
5. 具体的な結果を作成することにより、KM の認識を変える

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