会社、その製品、またはサービスに関する特定の情報が必要な場合、その会社の Web サイトまたはソーシャル メディア プラットフォームを確認する可能性があります。 企業はナレッジ マネジメント システムを使用して、顧客や従業員に情報を広めます。 ビジネスが顧客からのすべての問い合わせに対応しなければならないとしたら、それは大変なことです。 そのため、企業は知識管理システムを統合して知識ベースを管理しています。 ナレッジ マネジメント システムにはさまざまな種類があり、その目的は知識の普及であり、システムに関与するすべての関係者に利益をもたらします。
ナレッジマネジメントシステムとは何ですか？
ナレッジ マネジメント システム (KMS) について話すとき、企業が情報を整理し、従業員や顧客が簡単にアクセスして理解できるようにこの関連情報を文書化するために使用するツールを指します。
問題の情報は、よく寄せられる質問 (FAQ) から、マニュアル、記事、倫理など、あらゆるものです。 すべての企業は、従業員を更新するだけでなく、製品、サービス、価値などに関連する情報を必要とする顧客や人を教育するために、ナレッジ マネジメント システムを持つよう努めなければなりません。 顧客だけでなく従業員も、日常的にさまざまな課題に直面しています。 あらゆる時点で、彼らは何かを明確にしたり、困難な状況で彼らを助けたりする必要があります.
Web サイトにアクセスして、よく寄せられる質問の列を見たことがある場合は、それをクリックすると、ビジネス製品、サービス、または知りたいことに関するいくつかの質問のリストが表示されます。 . これは、ナレッジ マネジメント システムの例の XNUMX つです。 ビジネスは、顧客や従業員が多くの質問を抱えていることを理解しており、質問に答えようとして疲れ果てるのではなく、回答やその他の関連情報を提供するシステムを統合し、必要な人が簡単にアクセスできるようにしています。
一般に、ナレッジ マネジメント システムは、企業が組織の情報をまとめて、ユーザーや情報を探している人にとって便利で簡単な方法で整理して提示するのに役立つツールであるとも言えます。
知識管理システムの種類は何ですか?
ナレッジ マネジメント システム (KMS) に関しては、XNUMX つの異なるタイプがあります。 研究により、将来的に他の人の台頭を目の当たりにするかもしれません。 以下は、企業全体で利用可能な KMS の主な種類、知識管理システム、知識作業システム、およびインテリジェントな手法またはアプローチです。
＃1。 全社的な知識管理システム
企業全体のナレッジ マネジメント システムにより、企業はデータの検索に時間を浪費するのではなく、ビジネス プロセスの最適化に集中できるようになりました。 これは、時間を浪費する可能性のあるすべての情報が収集、保存、および配布されているためです。 そうすれば、ユーザーは知識に自由にアクセスして使用できます。
企業全体の知識管理システムは、XNUMX つのタイプに分類されます。 これらは、構造化知識システム、半構造化知識システム、および知識ネットワーク システムです。
構造化された知識システム
構造化された知識システムは、特定のツールまたはデータベースを使用して、組織で文書化された知識を公式に維持する人として単純に見ることができます。 公式の知識とは何かというと、手順からテクニック、ベスト プラクティス、調査レポートとホワイト ペーパー、ケース スタディ、従業員情報、取締役会と投資家の情報など、あらゆるものになります。
半構造化知識システム
半構造化された知識システムは、公式文書の一部ではないビジネスの知識を処理します。 この知識を整理、追跡、および保存するために、別の媒体を使用します。
知識ネットワークシステム
ナレッジ ネットワーク システムに関しては、構造化されていない文書化されていない知識を形式知に変換する責任があります。 これらはデータベースに保存されます。
＃2。 ナレッジワークシステム
企業は、エンジニア、プロダクト デザイナー、研究者、建築家、科学者、金融アナリストなどの専門部門が組織の新しいノウハウを生み出すことができるように、ナレッジ ワーク システムを確立します。
＃3。 知的な技術
企業は、人工知能の技術とテクノロジーを利用して、個人とグループの知識を獲得し、組織の知識ベースを拡大します。
その他が含まれます;
- 研究と洞察
- オンライン コミュニティ フォーラム
- 学習管理システム
- 顧客のサービス知識ベース
知識管理システムの例
以下は、ビジネスで利用できるナレッジ マネジメント システムの例です。
＃1。 Canva
Canva のナレッジ マネジメント システムを使用すると、作業を開始したりトラブルシューティングを行ったりするための資料に簡単にアクセスできます。 彼らは、製品やウェブサイトとの消費者の相互作用が全体的な成功にとって重要であることを認識しています.
＃2。 Evernote
Evernote は、情報を簡単に表示できるため、ナレッジ マネジメント システムとして人気があります。 ナビゲーション バーはすぐにあなたを見つめるので、探しに行く必要はありません。 それは非常に見やすく、アクセスしやすいです。 あなたが顧客であろうと従業員であろうと、情報検索を開始する場所が目立つように表示されます。
＃3。 スラック
スラックスタイルが巧みです。 つまり、これらの人たちは文字通り、ブランドに重きを置いたメッセージとオーダーメイドの図像を組み合わせて、新しく興味深い方法で問題を表現しています。 ユーザーが Slack を操作すると、各セクションが展開されて、関連するサブトピックと記事の有用なリストが表示され、プライマリ ナビゲーションが固定されたままになります。
＃4。 インスタカート
テクノロジーに精通していない個人でも、ナレッジ マネジメントに対する Instacart のアプローチは簡単に実行できます。 目立つ検索バーがあり、Instacart の仕組み、料金、注文方法など、クライアントからの頻繁な質問に答えるシンプルな画像に焦点を当てています。 Instacart は、この情報を FAQ の形式で掲載することでクライアントのニーズを満たし、時間を無駄にすることなくクライアントを満足させます。 また、使いやすいユーザー インターフェイスを備えており、これらに加えて、ユーザーが探しているものに確実に対応します。
最高の知識管理システム
日々のビジネス タスクをスムーズに実行するために、ナレッジ マネジメント システムを運用に統合する必要性を企業は認識し始めています。 まあ、どの KMS ソフトウェアを採用するかの選択に直面するまで、それについて恍惚としたことは何もないことに同意するでしょう。 非常に多くのオプションから選択できるため、どのナレッジ ベースが自社に最適であるかについて当惑する場合があります。 これらはたくさんありますが、以下をチェックしてください。
＃1。 フレッシュワークス
非常に使いやすいナレッジ マネジメント ツールが必要な場合は、Freshworks を検索できます。 これは特に直感的であり、カスタマージャーニー全体でクライアントとの関係を築き、維持するのに役立ちます。 全体として、ほとんどの場合、クライアントは満足し、従業員は満足しています。
Freshworksの主な機能
Freshworks の主な機能は次のとおりです。
- 解決策が必要な場合は、支援を求めてください
- ボット支援
- さまざまな部門のチームを調整します。
＃2。 ゾーホーウィキ
信頼関係を築き、情報共有にも役立つナレッジ マネジメント システム ツールを探しているなら、Zoho Wiki が最適です。
Zoho Wikiの主な機能
Zoho Wiki KMS ツールの主な機能は次のとおりです。
- セキュリティによるアクセス制御
- インターフェイスをカスタマイズできます
- ナレッジ ベース ソフトウェアの情報を編集します。
＃3。 ヘルプジュース
すべてのビジネスには、ナレッジ マネジメント システムを統合する前に強調しなければならない特定のニーズがあります。 カスタマーサポートを改善し、チームメンバーとより効率的に作業することだけが必要な場合は、Helpjuice が最適です。
ヘルプジュースの主な機能
Helpjuice KMS ツールの主な機能は次のとおりです。
- さまざまなテーマがあるので、カスタマイズすることができます
- 情報を見つけるための非常に迅速な検索オプションがあります。
- 使用中に消費する情報の分析を明らかにします
＃4。 Zendeskガイド
Zendesk Guide を使用すると、完全なセルフサービス サポートをエンド ユーザーに提供できると同時に、エージェントがクライアントをより適切にサポートできるようになります。 Zendesks の驚くべき点の XNUMX つは、ヘルプ センターを開始できることです。
Zendeskのナレッジ管理システムの機能
以下は、Zendesk のナレッジ マネジメント システム ツールの主な機能です。
- ユーザーインターフェースは非常に使いやすいです。
- ナレッジ管理システムを介して発券ソリューションを提供します。
- データに幅広い変更または更新を加える
ビジネスに最適なナレッジ マネジメント システムの選択
KMS を会社に統合することを決定するだけでは十分ではありません。組織にとって理想的なナレッジ マネジメント システムを特定する必要があります。 ビジネスに最適な KMS を選択する方法については、次のヒントをご覧ください。
＃1。 効果的な検索
企業が KMS を選択する際に考慮しなければならない重要事項の XNUMX つは、堅牢な検索です。 システムに統合することを決定したものは、検索が巧妙で、ユーザーの関連性に基づいて結果を変更するものでなければならないことを確認してください。 何かを検索して、目的のものにたどり着くためにリダイレクトされたり、大量の他のファイルを調べたりしなければならないときは、イライラします。
そのため、選択する際には、すべてのファイルの種類と形式のすべての情報をインデックス化して、会社内のすべてのリソースを検索できるようにする KMS を探してください。
＃2。 統合
従業員が使用するすべてのプラットフォームを XNUMX か所に統合できるナレッジ マネジメント システムを選択してください。
#3。 柔軟性
柔軟でスケーラブルな KMS を選択してください。 あなたのビジネスは間違いなく拡大するので、成長する環境に適応できるようなものです。 あなたのナレッジ マネジメント システムは、会社が蓄積する情報をより多く保存できますか? 拡大する顧客ベースや従業員に対応できますか? スケーラブルなナレッジ マネジメント システムを使用すると、企業のナレッジ ベース全体を後でテクノロジ間で移動する時間と労力を節約できます。
＃4。 セキュリティ対策
簡単にアクセスできる必要がありますが、限られた数の人々が所有する情報に誰もがアクセスできないように、セキュリティ対策を講じることもできなければなりません。 そのため、情報の流れを管理するための許可とアクセス制御が必要です
＃5。 分析、洞察、およびレポート
レポートと分析により、ナレッジ マネジメント プラクティスの有効性を評価できます。 彼らは、メンバーの数とエンタープライズ ナレッジ ベースの使用方法を判断するのに役立ちます。 これは、ナレッジ ベースを拡張し、有用性を維持するために重要です。
ナレッジ マネジメント システムの 2 つの主なタイプは何ですか?
ナレッジ ワーク システム、企業全体のナレッジ マネジメント システム、およびインテリジェントなアプローチは、ナレッジ マネジメント システムの XNUMX つの主要なカテゴリです。
ナレッジ マネジメントの 4 つの重要なプロセスは何ですか?
調査結果によると、KM プロセスは、知識の収集、保存、配布、および使用の XNUMX つの段階に分かれています。
ナレッジ マネジメントの XNUMX つの要素とは?
評価では、ナレッジ マネジメントの XNUMX つの基本要素である、人、プロセス、テクノロジー、構造、および文化に対処する必要があります。
ナレッジマネジメントの目的は何ですか?
ナレッジ マネジメント プロセスの目標は、視点、アイデア、経験、および情報を交換して、十分な情報に基づいた意思決定を適切な時間と場所で利用できるようにすることです。 また、知識の再発見の必要性を最小限に抑えることで効率を高めることも目的としています。
ナレッジマネジメントをどのように導入しますか?
ナレッジ マネジメントとは、価値を付加し、戦術的および戦略的ニーズを満たすことを目的として、企業のナレッジ資産を組織的に管理することを指します。 それは、知識の収集、分析、評価、および共有とその生成をサポートおよび改善するプログラム、手順、計画、および技術で構成されています。
ナレッジ マネジメントの利点は何ですか?
知識管理の利点:
- 組織の柔軟性が向上します。
- より迅速で効果的な意思決定。
- 問題のより迅速な解決。
- より多くのイノベーションのアウトプット。
- 従業員の能力開発と昇進を支援します。
- 専門知識の共有
- 改善された対話。
- 強化されたビジネス手順。
ナレッジ マネジメントの障壁のトップ 5 は何ですか?
次の段落では、情報共有の障害のトップ 5 とその解決策について説明します。
- 時間の制約。
- 変化への意欲の欠如。
- 関与の不在。
- 過度に複雑なツール。
- 就職に関する不安。
ナレッジ マネジメント システムの利点は何ですか?
- お客様と従業員により良いサービスを提供します。
- 成長と革新を刺激します。
- コストが削減されます。
- 冗長性を回避します。
- それは意思決定を改善します。
- アイデアを追跡するのに役立ちます
- 情報を見つけやすくなります
ナレッジ マネジメントの機能は何ですか?
- 使いやすさ
- クラウドストレージ。
- 即時更新
- 検索機能
- フィードバックシステム
- コラボレーション
- アクセシビリティと使いやすさ
- サードパーティツールとの統合
- 組み込みの分析とレポート
- セミオーダーサービス
- モバイルアプリ
まとめ
すべてのビジネスには、小規模、中規模、または大規模なビジネスに対応するナレッジ マネジメント システムが必要です。 これにより、従業員と顧客の両方が情報に簡単にアクセスできるようになります。
ナレッジマネジメントシステムに関するFAQ
効果的な KMS を構築するために使用されるツールにはどのようなものがありますか?
- イントラネット
- エクストラネット
- 文書管理システム
- コンテンツ管理システム
- 意思決定支援システム
- ウィキ
- データウェアハウスなど
ナレッジ マネジメント サイクルとは
ナレッジ マネジメント サイクル (KMC) は、有用な知識を作成するために、組織内で情報を収集、分析、分散するために実行される手順を表します。
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参照
