私たちは日常生活の中で「知識は力なり」という言葉をよく使います。 私たちがそれを認識しているかどうかにかかわらず、この格言は、長年にわたって消費者基盤を維持および発展させようとしている企業にとってますます重要になっています。 ただし、この知識を認識することは、戦いの半分にすぎません。 情報が収集されたら、使用可能な形式で整理、共有、分析する必要があります。 幸いなことに、これらの段階を支援するために利用できるさまざまな知識管理ツールがあります。 このブログ投稿では、ナレッジマネジメントベースソフトウェアとは何か、それが何を実行できるか、そしてオープンソース管理ソフトウェアがどのように役立つかについても見ていきます。 さらに、2023年の最高の管理ソフトウェアのレビューを見ていきます。
始めましょう。
ナレッジマネジメントソフトウェアは何で構成されていますか？
知識管理ソフトウェアは、従業員と消費者が情報に迅速にアクセスして広めることができるように情報を整理します。 このテクノロジーは、データを単一の共通リソースに集約し、データのサイロを防ぎ、情報へのアクセスを容易にします。 利害関係者は、すべての知識がXNUMXつの場所にあるため、会社について問い合わせがあったときにどこに行けばよいかを知っています。
知財管理 ソフトウェアは、顧客と従業員の両方がアクセスできるナレッジベースなどのコンテンツ開発機能も提供します。 顧客向けのこれらのセルフサービスツールは、消費者がサポートに連絡することなく迅速でシンプルなソリューションを見つけることができるようにすることで、顧客体験を向上させます。
ナレッジマネジメントソフトウェアのメリット
ナレッジマネジメントソフトウェアには多くの利点があるため、覚えておくべきいくつかの重要な要素があります。
＃1。 個別のカスタマーサービスとのやり取り
クライアントデータに簡単にアクセスできる場合、サービス担当者はそれを利用して顧客体験を調整できます。
たとえば、チームがCRMを利用している場合、顧客との以前の出会いに関する情報を保存できます。 そうすれば、次に顧客があなたの会社に連絡したときに、その情報を思い出すことができます。 これにより、消費者との長期的な関係が促進され、サービスエクスペリエンスが向上し、解約も減少します。
＃2。 改善されたカスタマーサービス
ナレッジマネジメントソフトウェアの目標は、データを一元化することです。 これが発生すると、従業員と消費者の両方が問題をより迅速に処理できるようになります。
従業員は重要なリソースを認識しており、クライアントはセルフサービスソリューションを使用して、頻繁な障害を回避できます。 さらに、スタッフがより迅速なソリューションを作成する場合、より高いレベルのクライアント満足度を期待できます。
＃3。 サービス量は削減されています
Webサイトにナレッジベースを含めることは、カスタマーケア担当者にとって大きなメリットです。 単純な消費者の懸念は、もはやエージェントの介入を必要としません。
電話を受け取ったりメールを送信したりする代わりに、顧客は自分の答えを見つけることができます。 これらの単純なケースをサポートキューから削除すると、サービスチームは複雑で緊急の問題により多くの時間を費やすことができるようになります。
次に、オープンソースのナレッジマネジメントソフトウェアとは何か、この形式のナレッジベースを区別するもの、およびそれを使用する理由について説明します。
オープンソースの知識管理ソフトウェア
オープンソースのナレッジベースはオープンソースソフトウェアに基づいています。つまり、そのソースコードは一意であり、オープンに利用可能で、編集可能です。 自分で作成する必要があるため、オープンソースのナレッジベースは非常に構成可能です。
オープンソースのナレッジベースを使用したくない場合は、代わりにSaaSナレッジベースを使用できます。 SaaSナレッジベースは、取得した瞬間にすぐに使用できますが、オープンソースの場合ほど変更できない場合があります。
次に、オープンソースの知識管理ソフトウェアが必要になる理由をいくつか見ていきましょう。
なぜオープンソースの知識管理ソフトウェアが必要なのですか？
さまざまな理由から、オープンソースのナレッジベースが必要になる場合があります。 私が何を意味するかを示すために、このアプローチを使用した場合に得られる利点と一般的なユースケースのいくつかを見ていきましょう。
オープンソースの知識管理ソフトウェアの利点と一般的なアプリケーション
オープンソースのナレッジマネジメントソフトウェアを使用する理由と時期について、いくつかの利点と一般的な使用例を次に示します。
- 社内で構築されているため、独自の（または採用した開発者が構築した）ものにすることができます。
- オープンソースのナレッジベース用の元の変更可能なコードが無料で利用できるため、費用が少なくて済みます。
- ナレッジベースを使用および拡張する場合は、内部の専門家や開発者に支援を依頼してください（ SaaSの ナレッジベースのサポートチーム）。
- ナレッジベースを、すでに使用している他のソフトウェアに接続します（開発者がナレッジベースを構築するため、これは通常簡単です）。
- 別の製品のサーバーを使用するのではなく、ナレッジベースをセルフホストします。
事前に構築されたSaaSナレッジベースによって、スケーラビリティや拡張の可能性が制限されないようにしてください。
最後に、以下のリストに、Bitrix24やOpenKMなどのオープンソースの知識管理ソフトウェアの例があります。
21ナレッジマネジメントに最適なソフトウェア
- グル
- ヘルプジュース
- ProProfsナレッジベース
- 24時間Bitrix
- ワイズ
- 鞭
- ServiceNow
- ブルームファイア
- テトラ
- インテリジェンスバンク
- OpenKM
- HubSpotナレッジベースソフトウェア
- ドキュメント360
- ドセボ
- 合流
- HelpCrunch
- ヘルプサイト
- コンコード
- WordPressのKnowAll
- のZendesk
＃1。 達人
Guruは、会社のすべてのデータを接続するソフトウェアです。 採用 人工知能 担当者にリアルタイムで情報を提案し、サービスのやり取り中にチームが情報を検索する必要をなくします。
さらに、Guruを使用すればするほど、ソフトウェアは優れたものになります。 Guruのパフォーマンスは、機械学習のおかげで、チームの日常のワークフローを学習して適応するため、時間の経過とともに向上します。
＃2。 ヘルプジュース
Helpjuiceは、ナレッジベースのすべての領域をパーソナライズできる独自のカスタマイズオプションを提供します。 これには、読者にとってレイアウトをよりユーザーフレンドリーにするフォーマットオプションが含まれます。
公開する前に、作成者は新しい投稿で共同作業したり、ページのプレビューを共有したりできます。 間違えた場合は、すべてのリビジョンが保存されるため、必要に応じて以前のバージョンの投稿に戻ることができます。
＃3。 ProProfsナレッジベース
ProProfsナレッジベースは、クライアントとスタッフに即時のセルフヘルプサポートを提供できるシンプルで効果的なプラットフォームです。 このアプリケーションは、小規模な組織や企業に適していますが、最初からナレッジベースの記事を作成したり、既存のWordドキュメントやPDFファイルをインポートしたり、ワンクリックで公開したりするためにも使用できます。 すぐに始めるために、ツールは専門的に設計されたテンプレートの数を提供します。 さらに、組み込みのレポートシステムは、人々が探している質問と見つけられない回答についての洞察を提供します。 この情報を使用して、ナレッジベースを定期的に構築および更新できます。
＃4。 Bitrix24
Bitrix 24は、情報の整理と共有を容易にする無料のオープンソースナレッジベースです。 このソフトウェアは、SMBSや企業を含むすべてのタイプのビジネスに適しています。
Bitrix24コードは完全にカスタマイズ可能であり、ナレッジベースを完全にパーソナライズすることができます。 複数のアプリを統合することで、ナレッジベースの機能を強化することもできます。
＃5。 サビオ
Sabioは、企業のデータの価値を最大化することを目的とした「サービスウェアソリューション」と自称しています。 これは常に更新されているシステムであり、新しい特典や機能が定期的に追加されています。
ユーザーがナレッジベース内のリンクされたアイテムをすばやく探索できる「ツリー」機能は、その最も重要な機能のXNUMXつです。 これにより、ユーザーの目標に関連する情報を積極的に推奨することで、UXが向上します。
＃6。 Quip
Quipには、新しいナレッジベース記事を作成してアップロードできる堅牢なドキュメントツールが含まれています。 スプレッドシート、スライドショー、顧客との会話、およびその他のさまざまなファイルタイプをアップロードすることにより、会社のすべてのデータをXNUMXか所に保存できます。
Quipには内部チャット機能も含まれているため、チームはコンテンツの作成に協力できます。 チームは、リアルタイムで共同作業を行うことにより、不正確または混乱するコンテンツをもたらすことが多い誤解を回避します。
＃7。 ServiceNow
ServiceNowは、内部と外部の両方の知識管理ソリューションを提供します。 内部オプションは、サービスの相互作用を一元化されたデータベースに保存することにより、ITチームが着信サービス要求を管理および文書化するのを支援します。 これにより、ITチームは、一般的な従業員の問題に基づいてナレッジベースの記事を生成できます。
＃8。 Bloomfire
Bloomfireは、従業員と顧客の両方の自給自足をサポートするクラウドベースの知識管理ソフトウェアです。 AIで生成されたタグを使用して情報を分類し、頻繁にアクセスするデータにアクセスしやすくします。
また、Slack、Dropbox、Googleドライブなどのツールを中央データベースに接続することもできます。 この方法で、既存の論文をBloomfireにアップロードしてから、セルフサービスのナレッジベース記事に変換できます。
＃9。 テトラ
Tettraは、社内チームの知識管理ソリューションです。 直感的なインターフェイスで、使いやすくナビゲートも簡単です。 その最も注目すべき機能は、ユーザーがSlackアプリから直接質問できるSlack統合です。 従業員は、社内のメッセージングツールを離れることなく、ナレッジベースの回答を検索して交換できます。
＃10。 IntelligenceBank
IntelligenceBankは、サービスチームが販売およびマーケティング活動に対応するのを支援するワンストップショップです。 たとえば、サービス機能に加えて、 セールスイネーブルメント 営業チームが最新の顧客データにアクセスできるようにする機能。 これらのオプションにより、営業担当者は提案をパーソナライズし、新しいアイテムが利用可能になったときにマネージャーに通知できます。
＃11。 OpenKM
OpenKMはナレッジベースおよびコンテンツです マネジメントシステム それは無料でオープンソースです。 これは、ナレッジベースに含めたい資料を整理、共有、および評価するのに役立ちます。
OpenKMを使用すると、複数のマテリアルライブラリを作成し、Webサイトの訪問者と組織全体（たとえば、内部ディレクトリを構築している場合）にアクセスを許可できます。
＃12。 HubSpotナレッジベースソフトウェア–あらゆる規模のチーム向けの最も強力なナレッジベースソフトウェア
このナレッジベースソフトウェアを使用すると、クライアントが定期的に検索するトピックやテーマを含む、独自のナレッジベース資料を開発できます。 テンプレートの使用方法を学ぶためにテンプレートを操作する必要はありません。 このアプリケーションの素晴らしい点は、ライブラリを簡単に見つけるのに役立つSEO機能が含まれていることです。
さらに、電子メールやチャットなどの他のコミュニケーションチャネルとリンクして、顧客との連絡を改善し、すべての人が最も必要なコンテンツをすばやく発見できるようにします。 さらに、ユーザーインターフェイスは非常にユーザーフレンドリーであり、ユーザーはコンテンツや情報を簡単にナビゲートできます。 このツールにより、将来のコンテンツを簡単に検索、視聴、読み取り、または使用できるようになります。
＃13。 WordPressのKnowAll–フル機能のWordPressナレッジマネジメントソフトウェア
KnowAllはよく知られており、最高のWordPressナレッジマネジメントソフトウェアのXNUMXつです。 十分に構造化された知識ベースを構築するために必要なすべての機能を備えています。 また、プラグインをWebサイトに追加して、新しい機能や機能を追加したり、お気に入りのサードパーティアプリと組み合わせたりすることもできます。
＃14。 HelpCrunch –顧客セルフサービスのための最高の知識管理ソフトウェア
HelpCrunchは、チケット発行、チャット、電子メールマーケティング、ナレッジベース、ポップアップなど、多数の高度な機能を備えた、他に類を見ないナレッジベースソフトウェアです。 本質的に、これは、可能な限りユーザーフレンドリーにするための非常に洗練されたデザインのオールインワンカスタマーサポートソリューションです。
このツールを他のツールと区別するXNUMXつの機能は、SEOデータを直接編集する機能です。つまり、メタディスクリプション、メタタイトル、キーワードなどを定義できます。 また、パスワードを使用して特定の記事に制限を設定できる新しいアクセス制御機能もあります。
＃15。 HelpSite –中小企業向けの最もシンプルな知識管理ソフトウェア
他の知識管理オプションと比較すると、これはおそらく最も単純で最も安価です。 必要な編集機能はすべて備えていますが、高度な機能は備えていない基本的なテキストエディタをユーザーに提供します。 カスタマイズに関しては、いくつかの選択肢があります。
ナレッジベースに連絡フォームを含めることもできます。これにより、連絡しようとしているユーザーに関連する記事が自動的に提案されます。 これにより、サポートチームが通常処理する必要のあるサポートリクエストの数を大幅に減らすことができ、本当に重要なことに集中する時間を増やすことができます。
＃16。 Concord —契約を管理するための最も簡単な知識管理ツール
Concordは、契約文書の保管に焦点を当てた知識管理ソリューションです。 これは、契約が作成された瞬間から契約の概念が実装される瞬間まで、契約プロセスをナビゲートするための独自のソリューションを企業に提供します。
この内部ナレッジベースソフトウェアを使用すると、事前に作成されたテンプレートと事前に作成されたドキュメントを利用して契約を生成したり、オンラインとオフラインの両方でサードパーティとの契約を確認したりできます。 このプログラムでは、契約書の承認と署名、および契約書やその他の種類の書類の保存と管理もできます。
＃17。 Document360は、成長するビジネス向けのユニークな知識管理ソフトウェアです。
大規模なチーム向けのナレッジマネジメントソリューションをお探しの場合は、Document360が最適です。 最高のコラボレーションツールの宝庫と、必要なすべてのスタイリングおよび編集機能を備えたテキストエディタを提供します。 また、ビデオ、写真、表、コードサンプル、およびコールアウトを含めることもできます。
この最高の知識管理ソフトウェアを使用して、内部および外部の知識ベース、およびあなたとあなたのチームが取り組んでいるさまざまなプロジェクトの多数の知識ベースサイトを開発できます。 このソフトウェアを使用すると、チームメンバーを作成して、さまざまなタスクを割り当てることもできます。 チームメンバーはすぐに記事にコメントし、同僚に名前を付けることができます。
Document360は、検索とパフォーマンスの概要のXNUMX種類のレポートを提供します。 これにより、記事のパフォーマンスと、記事を読んでいる人の数を確認できます。
＃18。 Confluence –チームのワークスペースを改善するための優れたナレッジベースソフトウェア
Confluenceは、最高の知識管理ソフトウェアを探す際に考慮すべきもうXNUMXつのオプションです。 Atlassianはこのテクノロジーを発明しました。これにより、チームが知識を交換したり、複数のプロジェクトでコラボレーションしたりすることが容易になり、コラボレーションが劇的に向上します。 さらに、さまざまなAtlassianアプリとリンクされており、必要なすべての機能を提供します。
また、ツールをすばやく効率的に開始するのに役立つ15を超えるテンプレートが含まれています。 また、GIF、映画、写真をWebサイトに追加して、ユーザーにとってより魅力的なものにすることもできます。 また、関連するページをまとめて配置し、ユーザーが必要な情報や資料を見つけやすくすることもできます。
＃19。 Docebo –優れた学習体験のための最高の知識管理ソフトウェア
ナレッジマネジメントソリューションの最も優れている点のXNUMXつは、データを希望どおりに配置できると同時に、道に沿ってすばやく学習できることです。 Doceboはこれらの知識ベースシステムのXNUMXつであり、多数のコース、マルチメディアクラス、およびその他の種類の教材をすべてXNUMXつの場所で開発、保存、および提供できます。
Docebo は、事前に作成されたウィジェットと、シンプルで使いやすい UI およびオンボーディング プロセスを提供します。これにより、学習体験全体が簡素化され、すべての学習コンテンツがより魅力的でインタラクティブになります。 大規模な教材ライブラリがあり、発見、コーチ、および共有機能で学習を強化します。
＃20。 Zendesk –セルフサービスを改善するためのインテリジェントなナレッジマネジメントソフトウェア
Zendeskの最も優れている点は、ナレッジベースソフトウェアであるだけでなく、市場で最も有名で最も古いカスタマーサポートソリューションのXNUMXつでもあることです。 コミュニティフォーラムとヘルプセンターが含まれています。 また、強力なテキストエディタで記事を作成したり、カスタムテーマを利用してヘルプセンターをパーソナライズしたりすることもできます。
さらに、復元、コンテンツ履歴、アクセス制御、公開権限など、すぐに使える優れた機能を利用できます。 顧客は、多くの言語でナレッジ ベースにアクセスし、チャット ツールやチケット ツールを使用することもできます。 全体として、何百ものクライアントを定期的に管理するソリューションを探している大規模な組織の場合、Zendesk Support Suite は適切な選択です。
知識管理ソフトウェアは、継続的な学習と専門能力開発をどのようにサポートしますか?
知識管理ソフトウェアは、専門的な開発と継続的な学習を支援します。 従業員の情報、知識、およびアクセスを一元化します。 従業員は、豊富な知識とリソースにアクセスして、学び、成長するために必要な情報を簡単に見つけることができます。 ゲーミフィケーション、分析、およびフィードバックは、ナレッジ マネジメント ソフトウェアでの継続的な学習をサポートします。
ナレッジ マネジメント ソフトウェアは、コンプライアンスおよび規制要件に役立ちますか?
知識管理ソフトウェアは、企業が規制に準拠するのに役立ちます。 ナレッジ マネジメント ソフトウェアは、安全な一元化されたリポジトリを提供することで、重要な情報とドキュメントを整理してアクセスできるようにします。 これにより、コンプライアンス違反が減少し、効率と精度が向上します。 バージョン管理、監査証跡、およびユーザー権限は、一部のナレッジ マネジメント ソフトウェアでコンプライアンスとセキュリティを確保するのに役立ちます。
ナレッジ マネジメント ソフトウェアはコラボレーションとチームワークをどのようにサポートしますか?
ナレッジ マネジメント ソフトウェアを使用すると、従業員は簡単に情報を共有し、共同作業を行うことができます。 チームは、中央プラットフォームでコラボレーション、知識の共有、および情報の検索を行うことができます。 多くの場合、ナレッジ マネジメント ソフトウェアには、チャット ルーム、ディスカッション フォーラム、コラボレーション ツールなどのリアルタイム コミュニケーション ツールが含まれています。 知識管理ソフトウェアは、情報と知識の流れを改善することで、チームの生産性を高めることができます。
ソフトウェアに保存されている会社の知識のセキュリティを確保するにはどうすればよいですか?
会社のソフトウェアに保存された知識を保護することは非常に重要です。 ナレッジ マネジメント ソフトウェアを選択する際には、データの暗号化、ユーザーの認証と承認、災害復旧、およびバックアップを考慮する必要があります。 データを保護するために、ベンダーの物理的およびネットワーク セキュリティを検討してください。 機密情報を保護および管理するには、誰がアクセス権を持っているかを把握し、ポリシーを確立することが重要です。
チームがナレッジ マネジメント ソフトウェアを効果的に導入して使用するにはどうすればよいですか?
チームがナレッジ マネジメント ソフトウェアを使用できるようにするには、コミュニケーション、トレーニング、およびサポートが必要です。 ソフトウェアが彼らの仕事にどのように役立つかを説明することから始めます。 彼らが追いつくのを助けるために、トレーニングと継続的なサポートを提供してください。 情報を見つけやすくし、ナレッジ マネジメント システムに貢献した従業員に報酬を与えることで、利用を促進できます。
ナレッジ マネジメント ソフトウェアの実装の成功をどのように測定しますか?
目標と指標を設定して、ナレッジ マネジメント ソフトウェアの実装を評価します。 採用率、ナレッジ アセットの作成と共有、検索と情報の要求、および効率の向上が一般的な指標です。 従業員のフィードバックとソフトウェアの満足度を考慮してください。 ソフトウェアがビジネスに与える影響を正確に測定するには、メトリックを定期的に見直して調整してください。
まとめ
意思決定は困難で時間のかかるプロセスである可能性があることを理解しています。 ただし、上記で説明したナレッジマネジメントソフトウェアのすべての長所と短所についての洞察が得られ、意思決定に役立つことを願っています。
ただし、最終的な目的がナレッジマネジメントを合理化し、チームの全員が必要なすべての情報にアクセスできるようにすることである場合、Infinityはツールキットに追加する必要のあるツールであると考えています。 蓄積された知識を活用し、長期的にチームの生産性と効率を向上させるために必要なすべての機能を提供します。
ナレッジマネジメントソフトウェアに関するFAQ
セールスフォースには知識ベースがありますか？
Salesforceナレッジベースは 知識記事から構築、情報のドキュメントです。 …記事のページレイアウト、ユーザープロファイル、アクション、およびその他の設定に基づいて、公開または共有される情報の場所と共有を制御します。 ただし、SalesforceClassicとLightningExperienceの両方でナレッジを使用できます。
SharePointはナレッジマネジメントシステムですか？
SharePointは、 ナレッジマネジメント戦略のための内部の協調的なバージョン管理ツール。 簡単に言うと、これは、会社の情報をXNUMXつの場所に保持し、大規模な分散チーム全体でアクセスできるようにし、人々がより良い方法でコラボレーションできるようにすることを意味します。
ナレッジマネジメントのXNUMXつのタイプは何ですか？
ナレッジマネジメントの最高のXNUMXつのコンポーネントは次のとおりです。 人、プロセス、コンテンツ/ IT、および戦略。 組織の業界、規模、または知識のニーズに関係なく、知識の共有を主導、後援、およびサポートする人々が常に必要です。 知識の流れを管理および測定するには、定義されたプロセスが必要です。
マイクロソフトにはナレッジベースソフトウェアがありますか？
一部の企業は、SharePoint（Microsoft Officeの一部）を企業のナレッジベースを構築するための珍しい方法として使用しています。 …MicrosoftSharePointは、実際にはドキュメント管理ストレージシステムとして使用され、他のさまざまなニーズに適合します。 それは持っています バージョン管理 共有ワークフロー–ナレッジベースに必要なすべてのもの
