知識へのアクセスを得るには時間がかかり、多くの企業が対処する問題になる可能性があります。 彼らは、スタッフ、クライアント、および一般大衆とコミュニケーションをとるための情報を持っていますが、必ずしも効率的な方法でそうしているわけではありません. 幸いなことに、その問題を具体的に解決する知識ベースのソフトウェアが存在します。 ナレッジ ベース ソフトウェアとヘルプ デスク ソフトウェアは、何かに関する情報へのアクセスを支援するナレッジ管理システムです。 この記事では、ナレッジ ベース ソフトウェアの意味、その利点、および例について説明します。 さらに、有利に使用できる無料のオープン ソースのナレッジ ベース ソフトウェアについても知ることができます。
ナレッジ ベース ソフトウェアとは
ナレッジ ベース ソフトウェアは、情報を保存してアクセスできるデータベースです。 ナレッジ ベース ソフトウェアは、ナレッジ マネジメント ソフトウェアの一種です。 会社の商品、サービス、事業運営に関する知識など、仕事を遂行するために必要となる可能性のあるすべての情報を備えたセルフサービスのオンライン ライブラリであると想像してください。
通常はオンラインでアクセスされるナレッジ ベースを使用すると、企業は社内で使用する (または顧客や一般大衆のために) 情報を簡単に収集、整理、および取得できます。
知識ベースのソフトウェアにより、企業はスタッフ メンバーを反復的な質問応答タスクから解放し、最も得意とする複雑で創造的な仕事に集中することができます。
チームが拡大するにつれて、ナレッジ ベースはより役立つものになります。 また、スタッフ メンバーが重要な情報、重要なトレーニング、オンボーディング ガイドラインなどを交換することもできます。
ナレッジ ベース ソフトウェアが重要な理由
オンライン知識ベースの構築に資金を投入することの重要性がよくわからないかもしれません。 したがって、このセクションでは、このソフトウェアの重要性について説明します。
＃1。 従業員の生産性を向上させます
レポートによると、従業員は 1.8 日あたり XNUMX 時間を情報検索に費やしています。 これは生産性に影響します。 ナレッジ ベース ソフトウェアにより、スタッフは情報をすばやく簡単に見つけることができます。
さらに、ハイブリッド環境が急増するにつれて、従業員は自分の責任を果たすために一元化されたナレッジ ベースに接続する必要があります。
＃2。 カスタマーサポートの負担を軽減
日常的なカスタマー ケアの問い合わせの大部分を自動化することで、サポート スタッフがより複雑な問題に取り組む時間を増やすことができます。 ナレッジ ベースが整っていれば、より少ないリソースとより少ないサポート エージェントでより多くのことを達成できます。
セルフサービスは顧客の喜びを高めます。
大多数の顧客は、サポート スタッフに連絡せずに自分で問題を解決することを好みます。 消費者がサービスや製品に関する問い合わせでサポートに電話する必要がある場合、XNUMX 秒かかっていたはずの対応が XNUMX 分で済みます。
セルフサービスの選択肢を提供すれば、彼らはより幸せになり、より献身的になれるでしょう。
＃3。 24時間年中無休のカスタマーサポートを提供
カスタマー サポート スタッフとは異なり、ナレッジ ベースはいつでも利用できます。 セルフサービスのナレッジ ベースを使用すると、クライアントがいるタイム ゾーンに関係なく、XNUMX 日中いつでもカスタマー サポートを提供できるため、スタッフのメンバーが対応可能になるまで待たなければならない時間を短縮できます。 ナレッジ ベースは、会社のグローバルなリーチを拡大します。
＃4。 従業員の幸福度を高める
繰り返しの質問が自動化されると、重要な仕事により多くの時間を割くことができるため、従業員の全体的な士気が高まります。
ナレッジ ベースの作成は、対面でのコミュニケーションに取って代わるものではないことに注意してください。 むしろ、顧客が必要な情報に簡単にアクセスできるようにしながら、チームをサポートすることを目的としています。
知識ベースを改善するためのヒント
ナレッジ ベースの Web サイトを作成する方法がわかったので、この旅に役立つベスト プラクティスとヒントをいくつか紹介します。
- 他の人から発見してください。 他の企業の知識ベースを調査し、自分の Web サイトで見つけたものを使用することを恐れないでください。
- 消費者のフィードバックを得る。 この方法でのみ学習して向上することができます。
- コンテンツに目を通してください。 ナレッジ ベースの資料を確認し、新しいコンテンツを追加し、古い部分を削除するための定期的な時間を確立します。
- ナレッジ ベースを作成するときは注意してください。 ナレッジ ベースへのアクセス方法を決定するときは、ユーザー エクスペリエンスを念頭に置いて、それが利用可能であることを確認してください。
- 適切なナレッジ ベース アプリケーションを選択します。
- カスタマー サービス スタッフを関与させます。
- サポートへの連絡を簡単にします。 あなたの知識ベースは、クライアントが生身の人間と話すことを妨げる障壁にはなりません。
無料のナレッジ ベース ソフトウェア
無料のナレッジ ベース ソフトウェアは、オンラインのセルフサービス データベースであり、ビジネスやその製品に関する詳細を探している人なら誰でもアクセスできます。 このソフトウェアの助けを借りて、重要なデータと情報を便利な場所で整理、交換、および管理できます。 基本的に、ナレッジ ベース ツールを使用すると、オンラインのエージェントがいない場合でも顧客をサポートできるため、時間やお金などの主要なリソースを節約できます。
無料のナレッジ ベース ソフトウェアの主な機能
以下は、無料のナレッジ マネジメント ソフトウェアで探すべき主な特徴です。
- 素早く簡単に使える検索エンジン。
- コンテンツのコレクション。
- すべての情報を XNUMX か所に表示する簡単なダッシュボード。
- スケーラビリティ。
- 正確な報告。
- 無料使用、または少なくとも無料トライアル
- サードパーティの統合。
- スムーズな知識の伝達。
- 設定権限。
無料のナレッジ ベース ソフトウェアを作成する手順
次の手順に従って、無料のナレッジ ベース ソフトウェアを作成および管理できます。
- 作成する
- 設定してください
- カスタマイズする
- コンテンツで埋める
5年の上位2023つの無料ナレッジベースソフトウェア
- Document360。
- Bitrix24。
- 教師。
- 合流。
- Zohoデスク。
パーソナルナレッジベースソフトウェア
パーソナル ナレッジ ベース (PKB) は、個人の情報を伝達、記録、および後で取得するために使用されるデジタル ツールです。 所有者の個人的で主観的な情報が含まれているという点で、標準的なデータベースとは異なります。
重要なことに、PKB は主に情報ではなく知識で構成されています。 言い換えれば、人が遭遇した文書やその他の情報源の集まりではなく、それらの情報源や他の情報源から引き出された所有者の凝縮された知識です。
パーソナル ナレッジ ベース ソフトウェアの利点は何ですか?
有能な PKB ソフトウェアを使用すると、次の利点が得られます。
- 知識の生成と定式化: 優れた個人的な知識管理ツールは、アイデアや概念の保持、それらの調査、および新鮮な情報と洞察の開発に役立ちます。 堅固な PKB ソフトウェアの助けを借りて、以前に蓄積された知識の断片間の新しいリンクを発見して作成することにより、知識を拡張できます。
- ナレッジ キャプチャを使用すると、ナレッジが一時的に消える前にナレッジを取得できます。 重要だと思うものをすぐに保存せず、完全に忘れてしまうことがよくありますか? さらに、重要な Web サイトをブックマークした後でも、突然消えてしまうことがあります。 ローカルに保存しておくと非常に便利です。
- 知識の整理は、必要なときに適切な情報にアクセスするのに非常に役立ちます。
- 知識の管理と検索は、おそらく個人の知識ベースの最も重要な要素です。これは、将来いつでも検索できるように、簡単にアクセスできる場所に知識を永続的に保存する機能です。 知識は習得するのが難しいため、長期的な方法で保持することが重要です。 それをあなたのバックアップ脳と考えてください。
- 知識の独立性: 現在、かなりの数の組織情報にアクセスできますが、会社を辞めると、この知識は利用できなくなります。 その会社を離れた後でも、個人の知識ベース プログラムを使用して、自分と自分の専門分野に関連する情報を維持できます。
パーソナル ナレッジ ベース ソフトウェアはどのように機能しますか?
「知識要素」は、そのようなシステムがその基本的な構成要素と呼ぶものです。 各個人の知識システムは、これらの要素を、ユーザーが自分のメンタル モデルを表すために開発、操作、および再配置するコア ユニットとして使用します。
これらの要素は、多くの個人の知識システムの粒度と内容が異なります。 ナレッジ アイテムは単なる単語または概念である場合もありますが、他の Web サイトへのリンクやフリー テキスト ノートである場合もあります。
最後になりましたが、これらのナレッジ アイテムはフリーテキストの場合もあれば、特定のタイプやその他の機能を備えている場合もあります。
オープン ソースのナレッジ ベース ソフトウェア
オープン ソース ナレッジ ベース ソフトウェアは、自由に編集でき、公開されている情報のデータベースです。 これは、誰もがセクターまたは企業に関する情報を表示、追加、および変更できることを意味し、情報が常に最新であることを保証し、アイデアの自由な交換を促進します。 オープンソースのナレッジ ベースは、企業の成長、イノベーション、および協力をサポートする非常に役立つツールです。
オープンソースのナレッジベース ソフトウェアの例
- phpMyよくある質問
- eXo
- マイベース
- 論理DOC
- logseq
- OpenKM
- Zendeskガイド
- OpenDocMan
- 本の山
- PHPKB
- 文書化する
- ドキュウィキ
オープン ソースのナレッジ ベース ソフトウェアを使用する利点
ここでは、見逃すことのできないオープンソースのナレッジ ベース ソフトウェアの利点をいくつか紹介します。
＃1。 無料の場合が多い
特により高価な SaaS オプションと比較した場合のオープン ソース ソフトウェアの最も明白な利点は、間違いなくこれです。 ビジネス関連の選択のために知識ベースを開発するための予算が最小限に抑えられているか、単に費用を抑えたいと考えているスタートアップであるかに関係なく、会社の知識を管理するのに役立つ無料のソフトウェアが大きな利益になることは間違いありませんが、情報整理アップ。
＃2。 それを構築している間、あなたは責任があります
オープン ソース ソフトウェアは、基本的にすべてをプラグ アンド プレイできるというシンプルさと利便性を提供する他の種類のナレッジ ベース ソフトウェアとは対照的に、必要なことはすべて実行し、不要なことは何も行わない、完全に構成可能なプラットフォームを構築する機会を提供します。
言い換えれば、カスタム ナレッジ ベース アプリケーションの設計に伴う権限と制御が得られます。 これは、誰も生き残る方法を学ぶことができないことを意味します。
＃3。 現在のシステムとの統合。
オープンソースは、その性質上、非常に用途が広いため、既存のシステムに新しいソフトウェアを追加しようとしている人にとっては当然の選択です。
オープン ソース コードで作成しているナレッジ ベースが現在のセットアップで機能しないことは非常にまれですが、残念ながら、この利点は完全なシステムをゼロから作成しているユーザーにのみ提供されます。
オープンソースのナレッジ ベース ソフトウェアを既存の SaaS に統合している場合でも、API を使用してすべてを連携させる方法があります。
＃4。 自己ホストする能力
オープンソース ソフトウェアは、自分のナレッジ ベース システムがどこに格納されているかを知りたい場合 (そして自分のサーバーだけを本当に信頼している場合) に最適なオプションです。
ソフトウェア ベンダーがホストする SaaS の代替手段とは対照的に、オープンソース契約の大部分では、独自のサーバーでソフトウェアをホストできます。
ヘルプ デスク ナレッジ ベース ソフトウェア
ヘルプ デスク ナレッジ ソフトウェアは、企業がチケットの作成から完了までを管理し、顧客の質問や問題に対処するために使用するツールです。 さらに、エージェントには、コラボレーションを促進するリソースと機器の膨大な選択肢が提供されます。
ヘルプ デスク ソフトウェアのいくつかの基本的な要素には、次のようなものがあります。
- 連絡先
- 発券管理システムのチームチャット
- レポート オムニチャネル サポート (電話、ソーシャル メディア、電子メール)
- 知識ベースまたは FAQ
- フィルターと検索
中小企業向けのエンタープライズ ソリューションと発券システムは区別できます。 これらのヘルプ デスク ソリューションの多くはナレッジ ベースを備えていますが、通常はかなり単純であり、主要なサービスの補足としてのみ機能します。
ヘルプ デスクに付属のナレッジ ベース アドオンを選択すると、クライアント向けの FAQ が数個しかないことがよくあります。 実際のナレッジ ベース ソフトウェアは、はるかに包括的で高度です。
ヘルプデスク ソフトウェアの利点
ヘルプデスク ソフトウェアは、次のようなさまざまな方法であなたとあなたのビジネスに利益をもたらします。
- ヘルプデスク ソフトウェアを使用すると、クライアントとの話し合い、文書の改訂を追跡し、すべてのチケットを XNUMX つのシステムで管理できます。
- ヘルプ デスク ソフトウェアは、カスタマー サポート チケットに迅速に対応するのにも役立ちます。
- 複数のチームメンバーが同じシステムを利用できるようにすることで、コラボレーションを可能にします。
- チケットには、優先度ベースのラベルまたはエスカレーション オプションを使用できます。 多くの場合、対処するヘルプ デスク ソフトウェアのチケットは、ナレッジ ベースの資料に変換することもできます。 その結果、少人数の従業員で多数のクライアントをサポートできます。
ヘルプ デスク ナレッジ ベース ソフトウェアの例
- HelpSpot
- のZendesk
- フレッシュデスク
- ヘルプジュース
- ProProfsヘルプデスク
- ライブエージェントデスク
最高の知識ベースとは?
- Help Scout: ヘルプ デスクとナレッジ ベース ソフトウェアを組み合わせた最適なソフトウェアです。
- Guru: 最高の社内ナレッジ ベース ソフトウェア。
- Document360: 最高の無料知識ベース ソフトウェア。
- Obsidian: 最高の個人知識ベース ソフトウェア。
- HelpJuice: 最高のスタンドアロン セルフサービス ナレッジ ベース ソフトウェア。
- Zendesk: エンタープライズ企業向けの最高のナレッジ ベース ソフトウェア。
- BookStack: 最高のオープン ソース ナレッジ ベース ソフトウェア。
- inSided: コミュニティを構築するための最高の知識ベース ソフトウェア。
- Confluence: Jira を使用する企業に最適なナレッジ ベース ソリューション。
知識ベースのデータベースの例は?
ナレッジ ベースは、公共図書館のような場所や施設、特定のトピックに関する情報のデータベース、または whatis.com のような Web サイトにも似ています。
ナレッジ ベース ソフトウェアの重要性とは?
ナレッジ ベース ソフトウェアは、企業のコスト削減に役立ちます。 企業は、適切に実装されたナレッジ ベースから、エージェントの生産性の向上、通話応答の迅速化、トレーニングに費やす時間の短縮など、大きなメリットを享受できます。これらの指標にはすべて、時間とリソースが必要です。 そのため、知識ベース システムを使用することが重要です。
データベース ソフトウェアの 6 つの例とは?
データベース ソフトウェアは、データベース ファイルとレコードの作成、変更、および維持に使用され、ファイルとレコードの作成、入力、編集、更新、およびレポート作成をより簡単にします。
- MySQL
- SQLサーバー
- MongoDBの
- Oracle Database
- PostgreSQL
- Informixの
- サイベース。
データベース プログラムの 3 つの例は何ですか?
データベース プログラムの例としては、
- MySQL
- Microsoft Access
- Microsoft SQL サーバー
ナレッジ ベース システムをどのように作成しますか?
- 調査を実施して、必要なナレッジ ベースのタイプを決定します。 知識ベースの有用性を理解することは XNUMX つのことです。
- ナレッジ ベースのタイプを決定します。
- ナレッジ ベース構造を開発します。
- SME を設立してコンテンツを作成します。
- ナレッジ リソースを記述します。
- リソースを共有プラットフォームにアップロードする
- コンテンツを頻繁に更新する
ナレッジ ベースを開始するにはどうすればよいですか?
ナレッジを開始する前に、まずナレッジ ベースを何に使用するかを決定します。 次に、その基本的なコンポーネントの概要を説明できます。 その後、ナレッジ ベースに使用する資料とコンテンツを整理する必要があります。 ナレッジ ベース用の新しい記事を開発し、検索エンジンの可視性のために最適化し、投稿することで、一貫性を保ちます。 最後に、意見を取り入れて改善します。
ナレッジ ベースの構築にはどのくらいの費用がかかりますか?
通常、ナレッジ ベースのコストはさまざまです。 ナレッジ ベースの最小コストは、ユーザーあたりのコストを計算すると、ユーザーあたり月額 5 ドルから、ユーザーあたり月額 400 ドル以上の範囲になる場合があります。
結論は、
情報を保存してアクセスするためのより簡単でコスト効果の高い方法があることがわかったので、エージェントが知識を共有し、顧客が問題を解決できる場所を作成できます。 ニーズを満たすナレッジ ベース ソフトウェアを探す前に、ニーズを明確に特定することが不可欠です。 ナレッジ ベース ソフトウェアは、特にカスタマー サービスに役立ちます。
よくあるご質問
ナレッジベース システムの 2 つのアプリケーションは何ですか?
ナレッジ ベース システムは、多くの点でメリットがあります。 必要なすべての情報にアクセスするための XNUMX つのプラットフォームを作成することは、スリル満点です。 ナレッジベースシステムにより、
- すべての情報を XNUMX つの便利な場所にまとめて公開できます。
- 回答を明確にします。
- あなたのビジネスを上品でモダン、そして信頼できるものにしましょう。
ナレッジ ベース ソフトウェアを作成するにはどうすればよいですか?
- ナレッジ ベースの基本コンポーネントを選択します。
- ナレッジ ベースの情報を選択します。
- ナレッジ ベース記事の編成方法を受け入れます。
- ナレッジ ベースの記事を作成します。
- 投稿に画像を含めます。
- ナレッジ ベースを公開します。
- 文章を分析して強化する
Google ナレッジパネルになるにはどうすればよいですか。
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- 組織の公式 Web サイトまたはソーシャル メディア アカウントのいずれかにログインします。
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データベースと知識ベースの違いは何ですか?
ナレッジ ベースは、記事の形式でユーザーに有用な情報を提供する記事のコレクションです。 ただし、データベースは生データを含むツールです。 データベースとは対照的に、ナレッジ ベースは、特定の問題やテーマに関する情報を比較的簡単に取得して理解できるようにします。
- ヘルプデスクとは？ 例とソフトウェア ソリューション)
- 顧客サービスの経験: 定義とその説明方法(
- 2022 年ベスト カスタマー エクスペリエンス管理ソフトウェア
- コミッション プラン: セールス テンプレートと 2023 年のベスト プラクティス
- ミッションステートメントの書き方: 究極ガイド
参照
