決定を下す前に、ほとんどの場合、多数の履歴書を見て、多数の潜在的な従業員と面接する必要があります。 そして今、このすべての努力の後、あなたの仕事のオファーレターを提出する時が来ました. 採用プロセスのこの段階は、他の段階と同様に重要であることを認識しています。最適な候補者を採用するためには、求人を目立たせる必要があるからです。 口頭での仕事の申し出に続いて、書面による仕事の申し出を行い、将来の従業員がその仕事の条件を完全に理解し、受け入れるようにするのが通例です。 この記事では、求人票のテンプレートとその書き方、本文に記載する内容と記載しない内容について説明します。
ジョブオファーレターとは？
求人通知書は、仕事に選ばれた個人に送られる正式な文書です。 従業員と雇用者の両方が仕事の条件を明確にするために、求人の書面による確認を取得することをお勧めします。
さらに、候補者は、会社のポリシーと採用手順に応じて、書面または電子版のオファーを受け取ることもあります。 応募者が電話または電子的にポジションを提供された後、そのオファーは書面で確認する必要があります。
求人レターはどのように書けばよいですか？
候補者がオファーを受け入れるかどうかを決定するのに役立つように、役割、組織、および開始日、給与、福利厚生、勤務時間などのその他の関連する仕事の詳細の概要が含まれています。
採用通知書を提出する適切な時期はいつですか. その場で採用決定を下す企業もあれば、時間がかかる企業もあります。 申請者は、バックグラウンド チェック、雇用資格チェック、リファレンス チェックなどの一連のスクリーニング手順を経た後、口頭でのオファーを受けることができます。
あなたの最有力候補が他の企業に考慮されないように、すぐに手紙で求人を送信する必要があります。 最良の見込み客は、多数の求人の中から自分で選んだ可能性が高いことを覚えておいてください。そのため、競争力のあるオファーを出すことを躊躇しないでください。
求人通知書の本文に含める内容
求人レター テンプレートのこれらの部分は常に存在する必要がありますが、レター内での順序は雇用主次第です。
＃1。 職名
仕事を提供する手紙を書くとき、テンプレートで最初にすべきことの XNUMX つは、潜在的な従業員が果たす役割の役職に言及することです。
面接の過程で、さまざまな職種について話し合った可能性があります。 従業員との間で誤解の余地がないように、従業員に引き受けてもらいたい役職を伝えることが不可欠です。 これにより、潜在的な誤解を避けることができます。
＃2。 仕事の責任
また、オファー レターで簡単な仕事の説明とそのポジションに付随する職務の概要を説明することも重要です。
候補者が忘れていたか、そのポジションに必要なすべての責任をカバーしていなかった可能性があります。 候補者は、会議後に質問や懸念がある場合に振り返ることができるように、発言内容を書面で記録しておきたいと考えています。
＃3。 給与と手数料
賃金オファーの条件について話し合うときは、給与スケジュールを説明することから始めるのが最善です。 たとえば、従業員が隔月で支払われる場合、賃金はそのように表示する必要があります。
従業員がコミッションも獲得する場合は、コミッションの構造と、コミッションの支払いを受けるために満たす必要がある要件を説明する必要があります。
＃4。 スーパーバイザーの名前
求人通知書は、候補者に将来のマネージャーまたはスーパーバイザーの名前を初めて紹介するのに適した場所です。 これについては、オンボーディング プロセス全体でより詳細に議論される可能性があります。
求人通知のこの部分は短く、必要に応じて他の情報と組み合わせる必要があります。 さらに、時間の経過とともに、雇用契約またはオンボーディングプロセスの詳細な説明をいつでも提供できます。
＃5。 報酬と福利厚生
内定通知書には、候補者の賃金と福利厚生について詳しく記載することが重要です。
時給 (非免除従業員の場合) または期間ごとの料金 (免除従業員の場合) を含めて、従業員が早退した場合に会社が全額を負担しないようにします。 同様に、あなたの会社が従業員に提供しなければならない主な福利厚生について説明してください。
＃6。 職場の場所に関する詳細
職場に関する情報は、求人の一環として送付する手紙にも記載する必要があります。
最初に、候補者の主な勤務先の場所に関する詳細を提供してください (例: オフィス、自宅、またはその XNUMX つのハイブリッド)。 次に、オフィスの場所、駐車場の仕組み、入り方などの詳細を説明します。
このリストの他の項目と同様に、このオファー レターは、この件について打ち明けるのに理想的な場所です。 ただし、候補者が仕事の初日に現れる前に、職場の詳細をもう一度確認することができます。
＃7。 連絡先
見込み客がオファーについてさらに問い合わせがある場合、または会う時間をスケジュールしたい場合に使用する連絡先番号を提供します。 応募者に質問できるようにすることで、オープンなコミュニケーションを促進し、その仕事についてよくわからない資格のある応募者が断る可能性を低くすることができます。
#8。 可能性と制限
求職者が身元調査や薬物検査に合格すること、守秘義務や競業避止義務に署名すること、または適切な証明書を取得することを条件として求人が提供されるかどうかを明確にします。
1986 年の移民改革および管理法により、米国での就労を希望するすべての人は、フォーム I-9 に記入して雇用主に送付する必要があることに注意してください。 会社が求人を取り消すことができる状況についての短い声明を含めることは賢明です.
内定通知書に書いてはいけないこと
候補者があなたの雇用の申し出を受け入れ、あなたの会社で良いスタートを切る可能性を高めたい場合は、魅力的な求人を設計してください。 求人通知書に含めてはいけないものは次のとおりです。
＃1。 候補者を驚かせるな
内定後の不快感を避けるため、採用プロセス中は潜在的な従業員の情報を常に把握しておきます。 たとえば、初級レベルの仕事の場合は、仕事のタイトルと説明にその旨を記載する必要があります。 透明性は、候補者が必要なすべての情報を使用して意思決定を行うのに役立ちます。
＃2。 年次で報酬について話すのは避ける
時給 (例: 時給 25 ドル) で労働者に報酬を与えたい場合は、それを指定します。 給与が支払われる場合は、毎週どのくらいの収入が見込めるかを伝えます。 賃金を年換算で述べないでください。これは、実際の報酬を正確に反映していない可能性があり、実際の報酬は、労働時間数または労働週数によって異なる可能性があります。 年間賃金が 12 か月分の報酬や終身雇用を保証するものだと労働者に思わせたくありません。 ボーナスやコミッションの構造について必ず言及してください。ただし、いつでも変更される可能性があることを知っておいてください。
＃3。 などの約束をしない（昇進、昇給、ボーナスの約束）
仕事上の関係がどれくらい続くか、または安定するかについての約束と解釈される可能性のあることは何も言わないでください. 求人通知書には、従業員は自由意志であり、通知書は契約書ではないことを明記してください。 あなたまたは従業員は、法律で許可されている理由の如何を問わず、いつでも仕事を終了することができます。 モンタナ州を除いて、他のすべての州は雇用を「自由意思」として扱います。 仕事が短期間になると思われる場合は、期間と辞めるオプションを含めてください。
＃4。 潜在的な従業員が給与について交渉しようとしても、それを個人的に受け取らないでください
今日の競争の激しい求人市場で内定を得た後、一部の応募者は初任給の引き下げやその他の福利厚生について交渉しようとする場合があります。 申請者は、より高い給与、より良い福利厚生、在宅勤務のオプション、またはその他の種類の従業員への感謝を要求する場合があります。 採用通知書を更新して、彼らの基準を満たすことができるかどうか、または彼らが受け入れる反対の申し出をすることができるかどうかを示してください。 オファーを調整することはできないことを明確にし、会社の福利厚生を利用して候補者を説得します。
求人通知書の後はどうなりますか?
雇用主候補があなたを雇うことに興味を持っているというのは朗報であっても、注意が必要です。 さて、仕事を引き受ける前に、上司候補と上手に話す方法を学びましょう。
仕事のオファーをすぐに受け入れることは、必ずしも良い選択ではありません。 最終決定を下す前に、慎重に検討する必要があります。 求人通知の後に何が起こるかは次のとおりです。
＃1。 求人を見たことを雇用主に知らせる
内定後は、採用担当者に熱意を伝えることが大切です。 オファーの受諾または拒否は、あなたがどのような従業員であるかについて多くを語り、会社での残りのキャリアのトーンを設定します。
ただし、賢明な選択をするには、オファーについて慎重に検討し、必要なすべての情報を収集するのに十分な時間が必要です。 迅速な選択を迫られる会社で働くのは避けましょう。
求人への対応を先延ばしにしないでください。 ビジネスはオファーを取り消し、その間に他の人を採用する可能性があります。
＃2。 求人を慎重に検討する
求人を検討するときは、給与と福利厚生、休暇時間、インセンティブなどの他の要因を比較検討することが重要です。 インターネットのリソースやツールを参照して、同様の組織の同様の役割の給与と比較して、賃金が市場または業界の基準に沿っているかどうかを確認します。
すべての特典を評価して、要件を満たしているかどうかを確認します。 たとえば、会社がより多くの有給休暇と在宅勤務のオプションを与えてくれれば、より少ないお金で喜んで働くかもしれません。 雇用を開始する前に合格しなければならない準備作業、認定、またはテストがあるかどうかを確認してください。
＃3。 別のオファーをする
オファーが低すぎる場合は、カウンターオファーを作成することをお勧めします。 オファーに対する感謝の気持ちと、始めたいという気持ちを示すことから始めましょう。 次に、あなたの過去の仕事が会社にどのように役立つか、そして会社全体の成功にどのように貢献できるかを説明してください。
次のステップは、あなたの研究と一般的な市場基準に基づいて、あなたがより受け入れられると考える賃金範囲とあなたの経験レベルを示すカウンターオファーを提出することです. ただし、企業がカウンターオファーを拒否することを期待する必要があります。
＃4。 他の将来の雇用主に知らせる
多くの場所に応募し、複数の場所から内定を得た場合は、他の誰かと仕事をすることに決めたことをすべての人に知らせる必要があります. 引き続きその仕事を検討されるのではなく、別の会社から別のオファーがあり、応募を取り下げたいことを説明する短いメールを書いてください。
＃5。 仕事のオファーを受け入れないでください
仕事のオファーを辞退することにした場合は、採用マネージャーに丁寧なメールを送信して、彼らの考慮に感謝し、そのポジションを受け入れることができない理由を説明する必要があります. 必須ではありませんが、潜在的な雇用主にあなたが求人を断る理由を知らせることは常に良いことです。 これにより、その会社のポジションに再応募することにした場合でも、良好な仕事上の関係を維持することができます。
＃6。 心より感謝申し上げます
最終的に内定を断ったとしても、潜在的な雇用主に感謝のメールを送ることは誠実さを示します。 これは履歴書の見栄えがよくなるだけでなく、会社での仕事の詳細を再確認する機会にもなります。 さらに、この電子メールは、必要な加入書類を完成させて提出するためのリマインダーとして機能します。 また、読んでください 候補者関係管理システム: プロセスへのガイド.
オファーレターを拒否することはできますか?
倫理上の理由から、会社内の特定の役職について既にあなたに申し出をした会社は、その申し出を取り消してはなりません。 その結果、オファーレターの条件に違反した場合、その条件に基づいて会社を訴えることができます。
求人レターのテンプレート
[候補者名] 様
[会社名] は [役職] の [フルタイム、パートタイムなど] のポジションを提供できることをうれしく思います。開始予定日は [開始日] で、[バックグラウンド チェック、薬物スクリーニングなどを条件とします] .].[役職] として [職務の責任と期待の簡単な説明] を担当していただきます。
[勤務地] の [マネージャーまたはスーパーバイザーの名前と役職] に直属します。 勤務時間は【曜日・時間帯】です。
この役職の初任給は、[時間、年など] あたり [金額] です。 支払いは、[最初の支払い期間の日付] から [口座振替、小切手など] によって [週単位、隔週単位、月単位など] で行われます。 さらに、[追加の補償の可能性について話し合う] を受け取る資格があります。
[会社名] は、医療保険、401(k)、有給休暇などを含む包括的な福利厚生プログラムを提供しています。
[会社名] でのあなたの雇用は自由意志に基づいて行われます。つまり、あなたと会社は、理由や事前の通知の有無にかかわらず、いつでも自由に雇用を終了することができます。 この手紙は、雇用条件または期間を示す契約ではありません。
[offer end date] までにこの手紙に署名して返送することにより、この特典を利用することをお知らせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
[あなたの署名] [活字体の名前] [あなたの役職]
候補者の署名:
候補者の氏名:
日付：
求人の評価に役立つヒント
賢明な選択をするために、仕事のオファーを検討する際に留意すべきいくつかの要因があります。 これができれば、将来の成功をより確実に掴むことができます。 求人を検討する際は、次の点を考慮してください。
＃1。 拡張の見通しを特定して分析する
この新しい役割があなたに成長と発展の機会を提供するかどうかを考えてください。 組織内の新しいポジションに成長の余地があるかどうかを確認してください。 昇進の余地があることで、プロとしての夢に近づくことができます。
＃2。 代替案を検討する
新しい仕事を受け入れる前に、現在の仕事を辞めることの長所と短所を慎重に検討する必要があります。 昇進の可能性が高い仕事を得るには、通勤時間の短縮や初任給の引き上げなど、何かをあきらめる必要があるかもしれません。 最終的な選択を行う前に、考えられる結果をすべて熟考してください。
＃3。 仕事内容をしっかり把握する
求人の条件を完全に理解していることを確認してください。 言い換えれば、給与や時給などの報酬の詳細と、資格のある福利厚生を知る必要があります。
まとめ
求人通知書は、新入社員を会社のオンボーディング手順に導くための最初のステップとして機能します。 新入社員に構築するための強固な基盤を与えることで、関係者全員にとって、最初の数日および数週間の仕事を楽にすることができます。 トレーニングやその他の関連活動の詳細な計画を立てることは、物事を成し遂げるための良い方法です。
ジョブオファーレターに関するよくある質問
内定をもらった後にやるべきことは？
- 仕事の承諾を書面に書く
- 現在の雇用主に、仕事のオファーを受け入れることを伝える
- 他の候補に知らせる
- 連絡先を構築する
- 移行を支援する
- 新しい上司と定期的に連絡を取り合いましょう。
求人通知書に法的拘束力はありますか?
従業員が雇用を受け入れ、オファーレターに署名すると、法的拘束力のある契約になります。
雇用主は求人を取り消すことができますか?
はい。 採用通知書を受け入れた後でも、会社は理由を説明せずに辞退することができます。
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参照
