職務分析により、企業は職務の性質を完全に理解できます。 これは、改善された職務記述書と効果的なトレーニングおよび能力開発プログラムの策定に役立ち、より安全な作業環境とより効果的な従業員計画に貢献し、パフォーマンス管理において重要です。
職務分析はいくつかの重要な人事責任に関わるため、正確で信頼できるデータを取得するには正しく行う必要があります。 このエッセイでは、職務分析について知っておくべきことをすべて説明します。 始めましょう!
ジョブ分析とは何ですか?
仕事分析は、仕事の具体的な責任、ニーズ、性質を特定し、定義する系統的なプロセスです。 これには、仕事をより小さな部分に分割し、各単位に関するデータを収集し、そのデータを分析してそのタスクに必要なスキルと能力を判断することが含まれます。
ジョブ分析の重要な原則は、ジョブを実行する人ではなくジョブを分析することです。 一部の業務分析アプローチでは従業員からデータを取得しますが、最終的に得られるのは仕事の説明であり、人々ではありません。
仕事の重要な情報と詳細をすべて明らかにするには、仕事分析では次の要素に焦点を当てる必要があります。
- 義務とタスク: 指定された職務とタスクが実行されるタイプ、頻度、および複雑さ。
- 環境： 温度、匂い、無愛想な人々は職場環境の例です。
- 道具と機材： 作業を正常に完了するために使用されるツールと機器。
- 関係： 対人関係と対人関係。
- 認定要件： 仕事を正常に完了するために必要な知識、スキル、能力。
ジョブ分析データの種類
ジョブ分析データには次の XNUMX 種類があります。
- 業務活動： ジョブを構成する特定のアクティビティに関する情報。
- 労働者の属性: 従業員が職務を遂行するために必要な資質に関する情報。
- 作業内容: ジョブの内部環境および外部環境に関する情報。
職務分析はなぜ重要ですか?
#1. 人事企画
人材ニーズの定性的な部分は職務分析であり、スキル、属性、その他の人間的特性の観点から職務要件を分析します。 これにより、労働力を個別の職業に分割することが容易になります。
#2. 選考、採用、配置
仕事に優秀な人材を雇用するには、仕事の基準とその仕事をする人の特徴を理解することが重要です。 この情報は職務内容や職務内容から得られ、経営陣が従業員の態度、才能、興味などに可能な限り近づけて職務要件を調整するのに役立ちます。
#3. 開発とトレーニング:
仕事分析は、仕事のパフォーマンスの許容可能な基準を確立します。 学習および能力開発プログラムの管理を支援します。
#4. 職務評価
職務分析は職務評価の基礎となります。 職務評価の目的は、職務の相対的価値を確立することであり、それが職務報酬の決定に役立ちます。
＃5。 性能評価
ジョブ分析からのデータは、各ジョブの定義されたパフォーマンス基準を確立します。 従業員のパフォーマンスは、職務パフォーマンス基準に照らして客観的に測定できます。
#6. 仕事をデザインする
産業技術者は、職務分析情報を活用して、職務要素を徹底的に調査し、職務を開発することができます。
＃7。 健康と安全
管理者は、危険な状態を排除するために、労働者の安全を確保し、さまざまな危険のリスクを下げるために是正措置を講じることができます。
#8. プロモーション
職務分析の大部分は、効果的なポリシーに基づいています。 昇進や異動に関する効果的な方針を策定できます。
#9. 就職に関するアドバイス
職務分析に基づいた職務記述書は、志望者が必要な能力や能力を備えた職務を決定するのに役立ちます。
＃10。 職場関係
職務分析は、労働者に要求されるパフォーマンスの質の結果として発生する可能性のある紛争を解決するための基礎です。
職務分析はどのように実施しますか?
#1. 仕事に関する情報を入手します。
現在のスタッフを観察し、インタビューする必要があります。 スタッフが義務を遂行し、義務を説明する際はできるだけ明確にするよう奨励します。 現在の状況を説明する取扱説明書または文献を読んでください。 従業員の言動と照らし合わせて、既存の職務内容を検討してください。 部門別または個人の役職ごとに結果を追跡します。 タスクとその仕事に必要な専門知識ごとに個別のアカウントを作成します。
#2. それぞれのタスクと能力の重要性を判断します。
各課題を完了するためにどの才能が必要かを判断したら、各タスクとスキルの難易度をランク付けできます。 各地域の最も重要な能力を決定します。 どの人材が初心者レベルで、どの人材がより多くの経験を必要とするかに注目してください。 あなたはこの仕事が仕事の重要な要素であると考えていたため、この仕事について異なる考えを持っているかもしれません。
#3. 業界標準を調査します。
職務分析では、現在の従業員とのつながりを確認するためのステータス データを探します。 政府出版物や企業グループからの情報を使用して、調査結果を検証します。 仕事を遂行するために完了しなければならない義務を明確にしてくれる、この件に関して専門家の支援を求めてください。 自社のネットワークとデータを他社のネットワークとデータと比較してください。
#4. 職務内容と基準は見直されるべきである。
その仕事を遂行するために必要な最も重要な資格を特定して明らかにした後、各仕事とスキルのリストを作成します。 これを使用して、既存の職務記述を変更したり、分析に基づいて新しい職務記述を作成したりできます。 スタッフからのフィードバックとあなた自身の仕事上の観察を組み込んだポジションごとに一連の基準を作成します。 満たされていないかもしれないが、調査から収集した専門的なガイドラインに基づいた期待を含めてください。
#5. データに基づいて修正を加えます。
組織全体を調べます。 分析に基づいて、正しいタスクが正しいタスクに割り当てられているかどうかを判断します。 ある部門の仕事が別のチームの方が適していることがわかった場合は、そのタスクを別の仕事に移します。 また、一部の部門が他の部門よりも大量の仕事を処理していることが判明する場合もあります。 職務分析データを利用して、各職務の能力に基づいて職務の責任を移転する戦略を特定できます。
職務分析と職務記述書の違いは何ですか?
ジョブ分析は、特定のジョブに関する情報を取得するプロセスとして定義できます。 このデータには、生産的な仕事のための知識、スキル、能力が含まれます。 職務内容や職務内容の作成に役立ちます。
職務記述書は、職務、責任、義務、権限、および職務に関連する役員を指定する文書です。
平たく言えば、職務分析とは、特定の職務を詳細に評価および評価することを指します。 その結果、ジョブディスクリプションは特定のジョブを説明するステートメントになります。
職務分析の構成要素は何ですか?
#1. 職位
組織内での役職およびその役割を持つ従業員は、役職と呼ばれます。 組織の報酬システムは職務ステータスに基づいて構築されています。 高賃金の職業や雇用者は、低賃金の雇用よりも高い利益を獲得します。
＃2。 仕事内容
たとえば、それぞれの状況には固有のタスクや義務が含まれるため、他の状況とは異なります。 経験、能力、知識。 これらの活動、義務、役割、および責任は、職務記述書に詳しく説明されています。
#3. 仕事の価値
労働価値とは、組織内の労働の価値を計算することです。 言い換えれば、仕事の価値は、その仕事が組織の最終目標にどれだけ貢献するかの推定値です。
職務分析の実施にはどのような方法がありますか?
#1。 インタビュー
適切な職務記述書を作成するための XNUMX つの方法は、従業員に仕事の詳細を尋ねることです。 雇用主は、特定の職責について、また従業員が特定の役職で果たす役割の内訳について質問します。
#2. 観察
雇用主は、従業員が仕事を遂行する様子を観察し、従業員が完了する活動やその業務に必要な能力に注目することもできます。 観察は、物理的なタスクと製品の結果を伴うプロセスでうまく機能します。
＃3。 調査
アンケートは、タスクが達成される頻度、またはスキル セットが使用される頻度を判断するために使用されます。 これらの調査は、従業員がスケールを使用して仕事関連の質問に回答する、高度に組織化された形式にすることができます。 アンケートは、より気軽にスタッフに自由形式の質問をするために使用することもできます。
#4. 作業ログ
雇用主は、特定の期間における日次労働の書面による説明を求めることができます。 これにより、従業員は通常の業務活動と各タスクに必要な時間の詳細な説明を提供できるようになります。
ジョブ分析はいつ実行する必要がありますか?
採用プロセスの最初の段階として、職務分析を実行する必要があります。 分析を書くことで、ニーズと期待が明確になります。 また、職務記述書を作成するために必要な情報も収集します。
職務分析の欠点は何ですか?
#1. 時間がかかる
採用審査プロセスの最も大きな欠点は、その時間がかかることです。 これは、特に雇用が定期的に変わる場合には、重大な欠点となります。 これは個人的な偏見を強調します。上司やアナリストが同じ会社で働いている場合、プロセスには個人的な好みや嫌いが含まれる可能性があります。 これは、信頼性の高い正確なデータの収集にとって重大な障害となります。
#2. 過剰な人間の努力
このプロセスには多大な人間の労力が必要です。 各ジョブには固有の情報が必要であり、固定パターンがないため、ジョブごとにカスタム データを収集する必要があります。 注文関連データを収集して記録するには、プロセスを独立して実行する必要があります。
#3. 不十分なスキル
アナリストが業務分析プロセスの目的を認識しておらず、それを実行するために必要な能力が不足している場合、それは企業リソースの無駄です。 信頼できるデータを収集するには、トレーニングを受ける必要があります。
#4. 精神的能力が不十分
最後に、知性、感情的特性、知識、能力、精神力、持久力などの精神的才能は、直接目にしたり評価したりすることができない無形のものです。 人はさまざまな状況で異なる行動をします。 その結果、精神的才能の一般的な基準を確立することはできません。
職務分析を行うのは誰ですか?
雇用主の人事部門または認定ジョブアナリスト/コンサルタントがジョブ分析を行う場合があります。
職務分析の例
完全なジョブ分析が実際にどのように行われるかを示す XNUMX つの例を見てみましょう。
#1. 営業職分析の例
| 職名 | 営業担当者 |
| Classification | 正社員 |
| 部門 | 営業 |
| 会場 | ワシントン州ミルクリーク |
| 有料グレード | レベルI |
| ジョブ要件 | |
| ポジションの概要 | 現在の顧客が必要な製品とサービスを確実に入手できるようにします。 新しい市場と見込み顧客を特定して追求し、見込み顧客に売り込みます。 見込み客への連絡、フォローアップ、製品やサービスの紹介、販売の成立などの販売プロセスに従います。 週次、月次、四半期ごとの売上レポートと予測を作成します。 年間販売目標を達成。 |
| 職務 | – リードの生成 – 顧客リストの作成 – 見込み客に連絡し、交渉する – 見込み客と既存顧客をフォローアップする – 販売を終了する – 顧客記録を維持する – 販売レポートを作成して提示する |
| 性格 | – デスクトップ オフィス プログラムの熟練度 – CRM の熟練度 – 優れた顧客サービスと対人スキル – 優れたコミュニケーション スキル |
| 報告体制 | – 全国営業マネージャーに直接報告します – このポジションには誰も直属しません – 年次営業会議に出席する必要があります |
| 従業員の要件 | |
| 教育 | – ビジネス、金融、マーケティング、経済学、または関連分野の学士号 – 少なくとも XNUMX 年の営業経験 |
| 性格 | – 変化する顧客のニーズと期待に適応する – 市場の変化に適応する – 週に数百件のコールドコールを自信を持って行うことができる – ペースの速い環境でも快適に働くことができる |
| 環境 | – 業務量の多いオフィス環境 – 一日のほとんどを机に座って過ごす – 顧客に会うために出張する |
| 認定とライセンス | – ワシントン州運転免許証 – National Association of Sales Professionals の認定プロフェッショナル セールス パーソン – American Association of Inside Sales Professionals の Certified Inside Sales Professional |
| 成功要因 | |
| 売り上げを伸ばす | – 紹介ベースの売上を年間 10% 成長させる – 初年度で市場チャネルの浸透率を 12% 成長させる |
| 営業部門の成長 | – 少なくとも XNUMX 人の新しいジュニア販売員をトレーニングする |
#2. エントリーレベルのジョブ分析の例
| 職名 | アシスタントエディタ |
| Classification | 正社員 |
| 部門 | 書籍制作 |
| 会場 | マリブ、カリフォルニア州 |
| 有料グレード | レベルIII |
| ジョブ要件 | |
| ポジションの概要 | 編集長と出版社の原稿の作成と納品を支援します。 原稿のレビューと校正を行います。 ストーリーを概念化して提案します。 編集長をサポートし、制作や営業など他部門との調整を行う。 プレスリリースを執筆し、新しい本の販売を行っています。 新しい著者を見つけます。 |
| 職務 | – 編集長をサポートするために編集業務を遂行する – 新しい著者を見つけて連絡する – 文書をレビューして変更する – サイン会、朗読会、出版会に出席する |
| 性格 | – デスクトップ パブリッシング ソフトウェアの熟練度 – 優れた時間管理 – マルチタスクの能力 – 優れた対人スキル – 優れたコミュニケーション スキル |
| 報告体制 | – 編集長と発行者に報告 – 副編集長には誰も報告しない |
| 従業員の要件 | |
| 教育 | – 英語、文学、ジャーナリズム、または関連分野の学士号 |
| 性格 | – 速く読んで間違いや流れを特定する能力 – 優れたライティングスキルとリーディングスキル – 複数のプロジェクトに同時に取り組む能力 – 締め切りを守る能力 |
| 環境 | – ペースの速いオフィス環境 – ほとんどの時間机に座っています – 50% の時間はイベントを予約するために出張しています |
| 認定とライセンス | – カリフォルニア州運転免許証 – American Copy Editors Society の会員 |
| 成功要因 | |
| 効率を向上させる | – プロジェクトを完了するまでの時間を 15% 短縮 – 編集を改善するための革新的なプログラムを特定する |
| 事業開発 | – 毎年少なくとも XNUMX 人の新しい優れた著者を見つける – インターンを訓練する |
ジョブ分析の結果は、上記のサンプル ジョブ分析と同じである必要はありません。 組織や立場に合わせて変更を加えてください。
まとめ
職務分析は、人材管理において明確な役割を持つ、賢明で実証済みの手法です。 実際、適切に実行された業務分析はビジネスの成果に影響を与えます。 集中的なトレーニングと効果的なパフォーマンス管理を通じて、人事担当者はこのデータを使用して、より適切な採用決定を下し、より高い勤務パフォーマンスを保証できます。
ただし、プロセス段階で説明したように、成功するには、ジョブの主要なコンポーネントをすべてカバーする体系的なアプローチを採用する必要があります。
ジョブ分析も時間のかかる手法です。 完全な職務分析を実施するには、アンケートに記入したり、数十人にインタビューしたりする必要があり、費用がかかります。 完全なジョブ分析が価値があるかどうかを常に検討する必要があります。 また、仕事の継続的に変化する性質も考慮する必要があります。ただし、これがそもそも仕事分析を行う理由になる場合があります。
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参考文献
